¿Estás bloqueando tu calendario? Aquí es por eso que debes comenzar ahora.

En la semana pasada, es probable que haya vuelto a activar sus tareas, reprogramó su calendario, y tal vez incluso funcione hasta tarde para hacer algo. No estás solo. De acuerdo ainvestigación reciente, El 87% de los trabajadores del conocimiento funcionan dos horas después todos los días en comparación con 2019. Sin embargo.más de un cuartoDe los plazos se pierden cada semana. Todos los días, hacemos malabares con las demandas que compiten en nuestro tiempo y, como resultado, experimentamos más caos que la claridad.

Afortunadamente, hay una solución: bloqueo de tiempo.

Con el bloqueo de tiempo, puede recuperar el control de su calendario para concentrarse en lo que realmente importa. El bloqueo de tiempo puede ayudarlo a alinear su atención con sus intenciones, por lo que siempre prioriza el trabajo correcto en el momento adecuado. ConPlantillas de gestión de tiempo, también puede dedicar tiempo para su tiempo personal, tiempo de inactividad, almuerzo y otros elementos esenciales que a menudo se dejan de lado en nuestro mundo trabajador "siempre en".

El bloqueo de tiempo es unEstrategia de gestión del tiempoDonde programas cada parte, y nos referimos a cada parte de tu día. Con el bloqueo de tiempo, estás rompiendo efectivamente la semana laboral en las ranuras de tiempo de tamaño de un bocado donde revisa su correo electrónico, trabaje en proyectos, tome un descanso o incluso haga ejercicio.

Al igual que la mayoría de las estrategias de administración de tiempo, el bloqueo de tiempo es una forma de reclamar su día y obtener un mejor sentido de dónde va realmente su tiempo. De acuerdo con laAnatomía del índice de trabajo.El 71% de los trabajadores del conocimiento informaron que la sensación de agotamiento al menos una vez en 2020. Además, el 32% de esas personas citó no poder apagar o desconectarse como el factor superior que alimenta su agotamiento. Al programar bloques de trabajo, no solo puede asegurarse de que está completando sus tareas importantes, sino también asegúrese de que está a un tiempo para quedescanso y autocuidado .

Cómo funciona el bloqueo de tiempo

Para crear un bloque de tiempo, grupo como tareas y programe un bloque de tiempo para trabajar en esas tareas. Hay dos fundamentos principales del bloqueo de tiempo:

Programando visualmente los bloques de tiempo en su calendario, por lo que su trabajo no puede ser interrumpido o programado.

Agrupar las tareas en un bloque de tiempo concentrado.

Por ejemplo, puede comenzar a crear un bloque de tiempo de una hora a las 9 am para responder a los correos electrónicos. Luego, creará un bloqueo de tiempo de 10 am a 11:30 AM para trabajar en su proyecto principal para el día, por ejemplo, revisar y finalizar una cubierta GTM. A las 11:30 am, crearía otro punto de tiempo de una hora para el almuerzo, y así sucesivamente.

Por el tiempo, bloqueando su calendario, no solo está ajustando los trozos de tiempo para responder a los correos electrónicos o las tareas de acabado, también está reduciendo la conmutación de contexto. ¿Con qué frecuencia se pone al día con los correos electrónicos entre tareas y trata de abordar un proyecto más grande entre otros trabajos? En su lugar, el bloqueo de tiempo le permite establecer momentos específicos para tareas importantes para que pueda enfocarse de manera efectiva en su trabajo de alto impacto.

Time Blocking vs. TimBoxing

Caja de tiempoEs otra estrategia de gestión de tiempo útil, pero funciona ligeramente diferente a la que bloquea el tiempo. Aquí es cómo difieren:

Para crear un bloque de tiempo, asignará un bloque de tiempo a un conjunto de tareas, como verificar su correo electrónico, hablar con los clientes o escribir.

Para crear una caja de tiempo, asignará cada tarea una "casilla" individual con horarios de inicio y finalización para cada tarea.

Si miras un calendario bloqueado por el tiempo, verías grandes bloques de tiempo dedicados aTareas por lotes. Por ejemplo, es posible que tenga un bloque de 3pm a 4:30 pm para "revisar los comentarios de diseño" en varios diseños que ha creado. Un calendario de caja de tiempo, por otro lado, tendría cada tarea programada. Por lo tanto, es posible que tenga una tarea de 3pm a 3:15 PM para "revisar los comentarios del diseño en la imagen de la bandera de Facebook" y otra tarea de 3:15 pm a 3:30 pm para "revisar la imagen de la página de inicio basada en la retroalimentación de diseño", etc.

TimBoxing Su calendario puede ser particularmente útil si necesita completar el trabajo dentro de las limitaciones de tiempo preestablecido, o si frecuentemente lucha con el perfeccionismo y desea aumentar la productividad.

Bloqueo de tiempo vs. Tarea Batching

La batalla de la tarea es un elemento de bloqueo de tiempo. Cuando las tareas de lote, usted recopila y conecta cualquier tarea similar para que pueda trabajar en ellos a la vez. Estas tareas a menudo ocupan mucho más tiempo de lo que pensamos, pero debido a que se completan tan rápido, en realidad no vamos a seguir cuánto tiempo estamos gastando en ellos. La lote de tareas puede ayudarlo a reducir la cantidad de tiempo que gasta en tareas extraviadas y trabajo ad hoc. En su lugar, la lotación de tareas lo alienta a que sea intencional sobre de dónde van su tiempo y atención.

Por ejemplo, digamos que manejas de su empresa.Calendario de contenido de medios sociales. Todos los lunes, debes lidiar con las publicaciones de esa semana, compartir un resumen de las publicaciones de la semana pasada, y registrarse con el equipo de diseño para asegurarse de que están programados para el trabajo de la próxima semana. Normalmente, haces este trabajo cuando puedes, y tiende a ser dispersado por el día.

Al bloquear estas tres tareas, en su lugar, serás más productivo y enfocado en completar su trabajo para el día. El paso final es programar ese trabajo en su calendario, que luego se convierte en un bloque de tiempo.

Bloqueo de tiempo vs. Seguimiento de tiempo

El seguimiento de tiempo se refiere al proceso de grabar el tiempo que gasta en proyectos, generalmente para fines de facturación. Normalmente, el seguimiento de tiempo es más una función comercial que una estrategia de gestión del tiempo. El seguimiento de tiempo es común para los equipos y organizaciones, como las agencias creativas, las firmas de abogados y los equipos con trabajadores independientes o contratados, que facturó por el tiempo en sus servicios. Si está buscando comenzar con el seguimiento de tiempo, hay muchas herramientas excelentes yIntegraciones para ayudar con el seguimiento de tiempo. .

El bloqueo de tiempo puede ayudar con el seguimiento de tiempo, ya que le brinda una idea clara de cuánto tiempo gastó en cada iniciativa, solo asegúrese de que se pegue a los bloques de tiempo o actualizándolos si algo cambia.

¿Quién debería probar el bloqueo de tiempo?

El bloqueo de tiempo no será efectivo si su calendario se llena principalmente con reuniones, pero si con frecuencia tiene trozos de tiempo abierto en su calendario, puede usar esta estrategia para administrar mejor su atención y enfoque. ComoLey de ParkinsonLos estados, "el trabajo se expande para completar el tiempo disponible para su finalización", el bloqueo de tiempo es una excelente manera de recuperar el control de su calendario e intencionalmente programar el trabajo.

El bloqueo de tiempo es particularmente útil si:

Con frecuencia intentas multitarea

Necesita ayuda para centrarse en una tarea y reducir las distracciones.

Quieres ser intencional sobre tu tiempo y energía en el trabajo.

Necesitas un sentido más claro de dónde va el tiempo cada día.

Luchas con exceso de trabajo

A medida que comience con el bloqueo de tiempo, piense en cada bloque como un trozo de trabajo ininterrumpido donde puede abordar proyectos críticos y entrar entrabajo profundo .

¿Qué es profundo trabajo?

El término "trabajo profundo" fue acuñado porCal newport, uno de los mayores defensores modernos de bloqueo de tiempo. Aunque el bloqueo de tiempo se ha utilizado famoso.a través de la historia-Con a Benjamin Franklin como uno de sus primeros adoptantes: Newport fue el primero en conectar el bloqueo de tiempo a un trabajo profundo en la era digital. Según Newport, el bloqueo de tiempo puede ayudarlo a programar grandes bloques de tiempo libre de distracción donde puede sumergirse en un trabajo profundo e ininterrumpido.

7 consejos para comenzar a bloquear su horario hoy

El bloqueo de tiempo es simple en la práctica, pero puede ser una estrategia difícil de implementar, y mantenerse constantemente. Con estos siete consejos, puede hacerse cargo de su calendario. Además, obtenga información sobre las trampas en las que pueda encontrar en cada etapa del proceso.

1. Identifique lo que necesita para trabajar para el día.

Al igual que la mayoría de las estrategias de administración de tiempo, el primer paso es identificar lo que realmente necesita para hacerse en un día o una semana determinados. Si aún no, practica mantenimiento y actualización de unlista de quehaceresCon todo tu importante trabajo.

Tenga en cuenta que no solo necesita saber qué trabajar, también necesita saber qué priorizar. Asegúrese de entender cuáles son sus tareas más importantes para que las hagas ese día. Idealmente, busque una herramienta que le permita agregar detalles y contexto a su trabajo, como la prioridad de una tarea específica, cualquier archivo adjuntos o documentos importantes, colaboradores relevantes y más.

Incluso con el bloqueo del tiempo, puede haber días en los que no puede llegar a todo su trabajo. Si no sabe qué trabajo para priorizar, no tendrá un sentido claro de qué tareas debe terminar hoy y qué puede diferir hasta mañana.

2. Averigua cuando eres más productivo.

Cuando crea un bloque de tiempo, está programando un período de tiempo para abordar el trabajo, ya sea que responda a los correos electrónicos, asistiendo a las reuniones, revisando a DOS, o algo más. Los bloques de tiempo son útiles por su cuenta, pero puede aumentar la efectividad de un bloque de tiempo al adaptar el trabajo a sus preferencias de productividad.

Si aún no lo sabes, piensa cuando te sientes.más productivo. ¿Te sientes energizado por la mañana? Si es así, considere programar el trabajo que requiere la mayor cantidad de energía, ya sea que sea el trabajo y las reuniones enfocadas, antes del almuerzo. ¿Te sientes adormecido en la tarde? Programe tareas más pequeñas, como responder correos electrónicos, para que pueda mantener la productividad. ¿Tienes un segundo viento en las últimas tardes? Guarde sus tareas importantes para ese período y asegúrese de minimizar las distracciones que podrían interrumpir su flujo.

Después de haber estado bloqueando el tiempo durante unos días, evalúe cómo se siente al final del día. ¿Te sientes escurrido? Si es así, es posible que haya juzgado mal cuando sea más productivo durante el día. Trate de reprogramar sus bloques de trabajo para ver si eso ayuda.

3. Reuniones grupales si es posible.

Las reuniones son otro lugar donde puede poner en práctica sus tiempos de productividad preferidos. Es posible que tenga reuniones dispersas durante todo el día, lo que podría obstaculizar su productividad. EnGestor de tareas UDN¡Llamamos a esto un horario de queso suizo! Las reuniones dispersas pueden impedir su productividad y hacer que suhorario diarioRealmente difícil de trabajar. En lugar de tener tiempo para el trabajo enfocado y el tiempo libre, está siendo constantemente interrumpido mentalmente por las reuniones.

Al igual que las tareas, también puede encontrar las reuniones de bloques. En lugar de dispersarlos durante todo el día, apuntar a un bloque de reuniones que están relativamente cerca unas de otras, con unas pocas roturas entre lo que puede descansar y recargar, por lo que tiene más tiempo para el trabajo enfocado. O, considere invertir en una herramienta que automáticamente lo supervisará para usted, comoAgujas del reloj .

Habrá casos en que las reuniones se programan fuera de su bloque ideal para reuniones. Está bien. El bloqueo de tiempo es una estrategia para ayudarlo a ser intencional sobre su tiempo, pero no hará que todo su día se ajuste a un horario perfecto. Para tener éxito con el bloqueo del tiempo, trate de ser flexible con su calendario y reprogramar las cosas si es necesario.

4. Programe sus bloques de tiempo

Una vez que sepa cuándo es más productivo, y ha tenido la oportunidad de bloquear el horario de su reunión, es hora de programar y establecer el resto de sus bloques de tiempo. Piense a través de las prioridades que tiene para el día, y programe el tiempo de enfoque dedicado para cada lote de tareas en su calendario. Está bien, si desea volver a las tareas más de una vez en un día, por ejemplo, es posible que desee programar dos o tres bloques de tiempo para verificar y responder a los mensajes.

Recomendamos programar sus bloques de tiempo para que pueda verlos y mantenerse responsable ante ese compromiso. Pero si todo el tiempo en su calendario está completamente programado, puede ser difícil para los miembros del equipo programar reuniones de última hora o obtener un control para chats importantes.

Para evitar esto, sugerimos etiquetar cada bloque de tiempo en su calendario. Por ejemplo, es posible que tenga "tiempo de enfoque" por la mañana, "Tiempo personal" durante el almuerzo, y "No programe el bloqueo de trabajo" por la tarde para un trabajo profundo. Al aclarar qué tipo de bloque de tiempo que ha programado, los miembros del equipo pueden sentirse más facultados para programar ciertos bloques si es necesario.

5. Bloquear el tiempo personal

El bloqueo de tiempo no es solo una forma de programar sus tareas de trabajo, también debe programar tiempo de inactividad todos los días. Al igual que programar el tiempo dedicado para el trabajo, la creación de un bloque de tiempo para las actividades personales puede ayudarlo a seguirlas. Además de programar el almuerzo, déjese descansos rápidos por tiempo personal, actividades cotidianas, o cualquier otra tarea diaria que necesita para hacer, como elegir a sus hijos de la escuela o trabajar en la tarde.

No todos los bloques de tiempo personal necesitan un propósito. Considere dejar un bloque de tiempo personal abierto para que pueda decidir sobre el lugar si desea dar un paseo, verifique las redes sociales, limpie su apartamento o llame a su madre. Sin un propósito establecido para ese bloque de tiempo personal, puede hacer lo que sea más rellenado durante ese tiempo, no hay respuestas incorrectas (no le diremos a su madre).

5. Permitir que las interrupciones inesperadas o el trabajo.

El bloqueo de tiempo falla cuando no tiene espacio para navegar ninguna sorpresa en su día, como tareas inesperadas que deben realizarse lo antes posible o las reuniones de última hora que se programan durante un bloqueo importante de tiempo de enfoque. Quieres poder participar con estos, pero tampoco quieres que descarrilen totalmente su día.

Si estas situaciones frecuentemente aparecen en el trabajo, sugerimos dedicar un bloque de tiempo de la tarde a un tiempo flexible. De esa manera, ya tiene un bloqueo de tiempo para cualquier tarea inesperada. O, si algo sucede para interrumpir uno de sus bloques de tiempo de la mañana, puede mover el trabajo interrumpido a su bloque de la tarde flexible.

Asegúrese de que cualquier nueva tarea que surja sea una prioridad más alta que la que está trabajando actualmente. A menudo, el trabajo inesperado se siente urgente, pero eso no significa que sea más importante que en lo que estabas trabajando inicialmente. Siempre recuerde cuáles son sus prioridades de trabajo, luego reorganice su horario en consecuencia.

6. Planea para el tiempo perdido

Incluso el bloqueador de tiempo más efectivo perderá tiempo durante el día. Inevitablemente, deberá revisar un mensaje de flojo o un correo electrónico que parece alta prioridad. Es posible que tenga una llamada telefónica que tenga que responder. Si está trabajando desde casa, definitivamente se distraerá por un compañero de cuarto, un niño o mascota. ¡Esto es natural, y está bien!

Considere dedicar ciertos bloques de tiempo para el trabajo de enfoque y otros para un trabajo profundo. Cuando está revisando su correo electrónico e pase por sus tareas diarias, puede interrumpirse sin que la distracción lo devuelva. Pero si programa un bloqueo de tiempo para un trabajo profundo, considere destruir todas las notificaciones y activar el modo "No molestar".

Puede tomar un tiempo averiguar la mejor estrategia para ayudarlo a minimizar las distracciones. Sigue ajustándose y reajustando los bloques de tiempo según sea necesario. Con el tiempo, es posible que descubra que pierda menos tiempo con esta técnica de administración de tiempo.

7. Ajuste según sea necesario

Como todas las estrategias de gestión de tiempo, debe modificar y ajustar sus bloques de tiempo hasta que se sientan bien para usted. No tendrá un día perfecto la primera vez que intente bloquear el tiempo. Dale tiempo, y haz lo que se siente bien. Recuerde: esta estrategia es solo efectiva si cumple con sus metas y necesidades, así que optimice lo que funciona y descarta cualquier estrategia que no le ayude a sentirse más productiva.

Si el tiempo de bloqueo no es tu estilo, eso también está bien. Pruebe otra técnica de administración de tiempo, como la caja de tiempo, una estrategia de gestión de tiempo orientada a objetivos donde asigna cada tarea una fecha de inicio y finalización. Para aprender más, lee nuestroGuía de la caja de tiempo .

Ejemplo de bloqueo de tiempo

El calendario de cada persona es diferente, por lo que cada vez que el calendario bloqueado también será ligeramente diferente. Pero si implementa las siete estrategias anteriores, aquí es para que se vea su calendario:

Paso siguiente: Decidir qué hacer con todo su tiempo extra

El bloqueo de tiempo puede ayudarlo a ser más intencional por su tiempo. Al dedicar bloques específicos de tiempo para un trabajo importante, puede centrarse enresolviendo las cosasEn lugar de perder tiempo y energía amultitarea y dilación. Pero como todas las estrategias de gestión de tiempo, el bloqueo de tiempo solo es efectivo si tiene un sentido claro de lo que necesita hacer y por cuándo.

Para obtener más consejos sobre cómo organizar y administrar su trabajo,Echa un vistazo a nuestro artículo sobre cómo hacer una lista de tareas que realmente funciona .