Slik forbedrer du Team Communication: 6 Strategier og tips
Sammendrag
Sterk kommunikasjon er drivkraften for alt du gjør på jobb. Som prosjektleder er det ditt ansvar å sette tonen for hvordan gruppemedlemmene kommuniserer med hverandre. I dette stykket diskuterer vi betydningen av lagkommunikasjon og gir strategier for hvordan man kan forbedre engasjementet på arbeidsplassen.
Din kommunikasjonsstil sier mye om deg som leder. Er du støttende og avslappet når du veileder teamet ditt gjennom kreative prosjekter? Eller er du mer intens i leveransen, og presser gruppemedlemmene dine til å jobbe effektivt og skape vinnende leveranser? Det er forskjellige Kommunikasjonsstiler , og manglende kommunikasjon effektivt kan forårsake lav ytelse og moral.
Teamkommunikasjon er kritisk - men heldigvis er det enkelt å utvikle gode lagkommunikasjonspraksis. Som en prosjektleder , Du kan angi tonen for hvordan gruppemedlemmene kommuniserer med hverandre. Hvis du for tiden sliter med kommunikasjon, ikke bekymre deg. Kommunikasjonsstiler er ikke satt i stein, og i denne artikkelen vil vi dekke det grunnleggende om hvordan teamet ditt kan implementere kommunikasjons beste praksis. Dette er hvordan.
Hvorfor er lagkommunikasjon viktig?
Sterk kommunikasjon er drivkraften for alt du gjør på jobb. Du kan spore prosjektkvalitet, interessentrelasjoner og kundetilfredshet tilbake til hvor godt laget ditt kommuniserer med hverandre.
God kommunikasjon fører til effektiv beslutningsprosess, engasjert lagmedlemmer og vellykkede prosjekter. På den annen side kan dårlig kommunikasjon i laget ditt forårsake:
Ubalansert eller duplisert arbeid
Scope Creep.
Skuffende prosjektresultater
Utilfredse kunder
Dårlig tilbakemeldinger fra kunder
High Team Member Ourover
Høyt stress miljø
Lavt teammedlems engasjement
For å forbedre lagkommunikasjonen må du føre til eksempel . Øv deg oppmerksomhet og ta tiltak for å være gjennomsiktig med dine lagmedlemmer. Proaktivt svar på deres spørsmål, og gi dem kontekst om hvorfor du tar avgjørelser. Effektiv kommunikasjon er ikke lett, men ved å skape en kultur av åpen dialog, kan du opprette et sunt arbeidsmiljø.
Hva er de 5 typer lagkommunikasjon?
Det er mer enn en måte at teamet ditt kommuniserer. Du må vite om alle fem former for kommunikasjon hvis du håper å bygge et høyt utøvende lag. Bruk dette diagrammet til å identifisere kommunikasjonsområder der laget ditt kan bli bedre.
Verbal kommunikasjon: Verbal kommunikasjon er det viktigste poenget med samspillet mellom lagmedlemmer. Hvorvidt ditt team snakker ansikt til ansikt, over telefonen, eller gjennom videokonferanser, kan disse samtalene være den avgjørende faktoren i hvordan en person oppfatter den andre. Verbal kommunikasjon gir den beste muligheten for at lagmedlemmer uttrykker sine tanker.
Ikke-verbal kommunikasjon: Ikke-verbal kommunikasjon Inkluderer ting som kroppsspråk, ansiktsuttrykk og tone i stemmen. Mange mennesker er ikke klar over hvordan ikke-verbal kommunikasjon påvirker deres relasjoner. Men egentlig, mer enn halvparten Av all kommunikasjon er ikke-verbal, og derfor er det viktig å være oppmerksom på ikke-verbale tegn.
Skriftlig kommunikasjon: Du kan enkelt kontrollere hvordan du kommuniserer gjennom skriving. Teamet ditt skal ha et felles mål å kommunisere effektivt gjennom hver skriftlig kommunikasjonskanal, inkludert e-post, Prosjektstyringsverktøy , Meldinger, Undersøkelser eller Reviews. Å vite hvordan du skal uttrykke deg selv gjennom skriving, kan være til nytte for teamet ditt og publikum.
Visuell kommunikasjon: Visuell kommunikasjon er viktig i lagmøter eller trening når du deler informasjon gjennom lysbilder eller videoer. Fordelen med visuals er at du har tid til å tenke før du presenterer meldingen til andre. Før du deler, bør du vurdere om bildene du har valgt, vil hjelpe teamet ditt til å forstå hva du prøver å kommunisere.
Lytte: Du kan ikke tenke på å lytte som kommunikasjon, men effektiv kommunikasjon kan ikke forekomme uten det. Lytting er hvordan du mottar informasjon når andre snakker til deg. Aktiv lytting Spesielt skaper et sunt arbeidsmiljø fordi det viser kommunikatoren at du er engasjert og betaler oppmerksomhet til hva de har å si.
6 strategier for å bygge lagkommunikasjonsferdigheter
Det finnes ulike strategier du kan bruke til å forbedre laget Kommunikasjon på arbeidsplassen . Hvorvidt teamet ditt fungerer eksternt eller på kontoret, vil disse handlingene fremme Team samarbeid og fremme sunne relasjoner, uavhengig av posisjon eller rangering.
1. Løs på konflikter raskt
Konflikter på jobben kan starte små og virke uoverensstemmende. For eksempel kan ett lagmedlem skifte frist, noe som betyr at et annet lagmedlem har mindre tid for sin del av prosjektet. Det første lagmedlemmet beklager til den andre, og alt virker bra. Men hvis det første gruppemedlemet fortsetter å skifte tidsfrister - og det andre lagmedlemmet ikke har kommunisert hvordan det påvirker sitt arbeid - det andre lagmedlemmet kan bli forferdelig og frustrert. Når gruppemedlemmene ikke løser konflikter raskt, lider spenningsbyggene og arbeidsytelsen.
Tips: Lær teammedlemmer Konfliktløsningsstrategier Så de kan adressere problemer raskt, direkte og respektfullt. På den måten blir små problemer ikke til store.
2. Oppmuntre engasjement
Ingen liker å føle seg mikromanaged, men uten noen veiledning eller lagsamarbeid, kan lagmedlemmer oppleve mangel på engasjement. Som leder er det viktig å oppmuntre lagmedlemmer samtidig som de fortsatt gir dem frihet til å være kreative.
Prøv å utveksle informasjon og ideer med teamet ditt gjennom brainstorming og ukentlige workshops. Husk å ikke bare be om ideer fra teamet ditt, men vis at du verdsetter hver ide. Dette beroliger lagmedlemmer som du støtter dem.
Tips: Planlegg ukentlige møter slik at alle kan dele hva de jobber med og stille spørsmål om nødvendig. Møter er en fin måte å engasjere teamet ditt uten å forstyrre viktig fokuset tid .
3. Fremme bottom-up kommunikasjon
Lagmedlemmer på bunnen av lagstruktur Kan ikke føle seg komfortabel å snakke opp og dele ideer. Når du fremmer bottom-up-kommunikasjon, oppfordrer du lagmedlemmer i alle posisjoner til brainstorm ideer og kommuniserer sine meninger. Du kan markedsføre denne typen kommunikasjon ved å bygge tillit og moral med teamet ditt og gi dem en følelse av eierskap i prosjekter.
Tips: Teammedlemmer kan trenge et løft hvis du vil at de skal føle seg komfortabel med å snakke opp. Spør dem om deres ideer, meninger og tilbakemeldinger, slik at de blir vant til å dele. Oppmuntre lagmedlemmer i forskjellige miljøer, som lagmøter, undersøkelser, en-mot-en-interaksjoner og et forslags boksformat.
4. Strive for åpenhet
En kommunikativ arbeidsplass er en hvor lagmedlemmer prioriterer gjennomsiktighet. Hvis du og dine lagmedlemmer kan være ærlige med hverandre, så vil du redusere sjansen for feilkommunikasjon og eventuelle risikoer som følger med det.
En måte å være gjennomsiktig som leder er å være ærlig om forretningsytelsen og avsløre informasjon som det oppstår. Du bør også gi konstruktiv kritikk når du føler at det er nødvendig, slik at gruppemedlemmene dine kan forbedre sine ferdigheter. Viktigst er det viktig å koble sitt daglige arbeid til store bildemål. Å gi teammedlemmer kontekst og vise dem hvorfor deres arbeid er viktig, kan øke motivasjonen og få dem til å føle seg som verdsatte medlemmer av laget.
Tips: Det er en forskjell mellom åpenhet og oversharing. For eksempel er det nyttig for dine lagmedlemmer å vite om selskapet møtte årlige omsetningsmål, men du trenger ikke å dele dine personlige problemer med konsernsjefen som skjer denne uken.
5. Planlegg en-mot-enmøter
Teamkommunikasjon skjer i gruppeinnstillinger og i individuelle interaksjoner. Når lagmedlemmer samhandler, bringer de energien fra hver erfaring tilbake til gruppen.
Vanlige en-mot-møter er din sjanse til å løse problemer og sjekke inn på velvære av gruppemedlemmene dine. Teamet ditt vil være mer selvsikker når du tilbyr dem plass til å snakke fritt. Du kan også oppmuntre dine lagmedlemmer til å planlegge en-on-ons med hverandre, slik at de kan bli kjent med hverandre og bygge samarbeidsforhold.
Tips: Du trenger ikke å ta på seg rollen som terapeut som en leder, men du bør bry deg om hvordan gruppemedlemmene dine gjør. Hvis et lagmedlem sliter følelsesmessig, se om du kan gi dem tid, slik at de kan komme tilbake til jobb i en sunnere tilstand.
6. Gi konsistent tilbakemelding
En viktig del av Team Communication er ytelse tilbakemelding. Teammedlemmer trenger trygghet om hvordan de gjør det å være motiverte og engasjert. Under dine ett-mot-møter, gi tilbakemelding til lagmedlemmer og diskutere rom for vekst. Du kan også spørre lagmedlemmer hvis de har tilbakemelding for deg.
Tips: Teammedlemmer kan ikke alltid føle deg komfortabel som gir deg direkte tilbakemelding. Vurder å distribuere en anonym undersøkelse, slik at du kan få ærlige meninger fra teamet ditt på ytelsen som lagleder .
4 Team Communication Styles
Å vite hvordan gruppemedlemmene kommuniserer, kan hjelpe deg med å administrere teamet ditt som helhet. Diskprofilen er en personlighet og atferdsmessig vurdering som kategoriserer en persons primære kommunikasjonsstil som dominerende, innflytelse, samvittighetsfull eller stabil.
Kommunikasjonsstilene er komplekse, og dine lagmedlemmer kan ha egenskaper fra mer enn en av de fire stilene. Men å forstå hver persons primære stil og skreddersy din kommunikasjon til den kan gå langt i å bygge et sterkt lag.
Dominerende
Teammedlemmer med dominerende kommunikasjonsstiler er intense, effektive og fokuserte resultater. Du kan vanligvis se disse personene fordi de er konkurransedyktige og drevet for å lykkes. Mens disse personene er naturlige lagledere, kan deres svakheter være utålmodighet og for mye tillit.
Tips: Utfordre dominerende lagmedlemmer, slik at de føler seg motiverte på jobb, men påminner dem om å holde laget og selskapets oppdrag i fokus hele tiden.
Influencer
Teammedlemmer med Influencer Communication Styles er sosialisatorene i gruppen din. Disse menneskene vet hvordan å sjarmere andre og skape et energisk og engasjerende miljø. Influencers vil lykkes på kundens og klientforhold fordi de liker å snakke med folk.
Tips: Hold innflytelsesgruppemedlemmer fra å miste fokus ved å gi dem oppgaver som passer til deres ferdighetssett. Tillat dem å uttrykke seg i deres rolle, samtidig som de sørger for at de ikke er en distraksjon for andre.
Pliktoppfyllende
Lagmedlemmer med samvittighetsfulle kommunikasjonsstiler er dine høye prestasjoner. Disse lagmedlemmene jobber hardt for å produsere feilfritt arbeid og vil gå ut av deres måte å øke sin kunnskap. Et samvittighetsfullt teammedlem kan foretrekke å jobbe selvstendig slik at de kan kontrollere ytelsen deres.
Tips: Disse gruppemedlemmene har en tendens til å foretrekke objektivt lederskap, så det er ikke noe rom for feilkommunikasjon. Tillat samvittighetsfulle lagmedlemmer å jobbe med prosjekter de utmerker seg. Gi dem klare retningslinjer og målbar tilbakemelding.
Stabil
Teammedlemmer med jevn kommunikasjonsstiler verdsetter konsistens og stabilitet i arbeidsmiljøene. I motsetning til dominerende lagmedlemmer som liker utfordringer, kan et jevnt lagmedlem foretrekke en mer forutsigbar rolle i kundeservice eller det. Et avslappet arbeidsmiljø gjør at lagmedlemmer har stabile kommunikasjonsstiler til å føle seg komfortabel og i fred.
Tips: Gi stabile lagmedlemmer med et stabilt arbeidsmiljø. Hvis endringer oppstår, lever dem trinnvis når det er mulig. Lytt aktivt på disse gruppemedlemmene, slik at de føler seg hørt og gir dem klare retning på noen komplekse oppgaver, slik at ingen spørsmål forblir ubesvarte.
Lagkommunikasjonsverktøy som fremmer samarbeid
Fjernarbeid blir stadig mer vanlig over hele verden, noe som betyr at mye lagkommunikasjon skjer på nettet. Men selv om du jobber på kontoret, bruker du sannsynligvis Team Kommunikasjonsverktøy å dele informasjon og effektivisere arbeidsflytene dine.
Det finnes lagkommunikasjonsverktøy tilgjengelig for alt, inkludert:
Meldinger og chat: Bruk direktemeldinger og chat-apps for å diskutere prosjekter og stille spørsmål i sanntid.
Fildeling: Fildelingsprogrammer lar deg dele dokumenter uten å måtte overføre dem mellom lagmedlemmer.
Videokonferanse: Videokonferanser er en fin måte å se lagmedlemmene dine ansikt til ansikt hvis du jobber fra forskjellige steder eller tidssoner.
Dokumentredigering: Online dokumentredigering lar deg dele og lagre dokumenter automatisk. Teamet ditt kan samarbeide på dokumenter fordi de vil forbli synlige og redigerbare til andre lagmedlemmer.
Prosjektledelse: Du kan ikke opprettholde sterk kommunikasjon med teamet ditt uten et prosjektstyringsverktøy. Prosjektstyringsverktøy som UDN Task Manager Tilbyr oppgavebehandling, målinnstilling, tilbakemelding, fildeling og mer.
Når du kan lagre, dele og referere til arbeidet ditt, vil teamet ditt ha mer klarhet på arbeidsplassen og kommunikasjonen blir lettere.
Øk ansattes engasjement med lagkommunikasjon
Bedre kommunikasjon blant lagmedlemmer krever at du føre til eksempel . Medlemmene i teamet ditt vil snakke opp og bli mer engasjert når du oppfordrer dem til å gjøre det. Lagkommunikasjonsverktøy som UDN Task Manager er designet for samarbeid, og de kan hjelpe deg med å bygge sunne vaner som fører til suksess.
