Hvordan lage et prosjekt tidslinje i 7 enkle trinn

Administrere et prosjekt? Vise arbeid i en tidslinje-i stedet for et regneark eller uorganisert til-do list-er en av Fordeler med prosjektledelse . En tidslinje kan vise deg hvordan alle stykkene i planen passer sammen. Så, hvorfor har du ikke gjort en ennå? Uten den rette teknologien kan det være rotete og manuelt å skape et prosjekt tidslinje.

Fret ikke mer. Her er et trinnvis eksempel for å skape et prosjekt tidslinje - uansett hva jobbtittel, industri eller avdeling er. Følg disse trinnene og lær hvordan du bygger prosjektet tidslinjer som setter deg i førersetet og Bygg din egen prosjekt tidslinje mal .

1. Lag et prosjektkort

[1. 3]

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner

For å holde alle prosjektinteressenter rettet mot planen, bør hvert prosjekt starte med en Prosjektoversikt . Det fungerer som veikart og er en måte å forklare formålet, målene, milepæler og visjon om det overordnede prosjektet. Her er noen spørsmål å svare på i din korte:

Hvilke interne og eksterne interessenter er en del av prosjektet? Hva er deres roller?

La oss sette dette trinnet i praksis. Du er ansvarlig for å planlegge årets klientpraksismiddag. Ditt personlige mål for arrangementet er å være som organisert, produktiv og effektiv som mulig . Du er sikker på at du kan gjøre det, og forstå det hele begynner å sette sammen en sammenhengende kort for arrangementet ditt. Dine svar på de fire spørsmålene som er oppført ovenfor, er:

Hva er målene dine for prosjektet, både internt og eksternt?

Det interne målet er å planlegge en høy effekt klienthendelse under $ 15.000. Det eksterne målet er å oppnå en 50% RSVP-rate og 80% oppmøte.

Hvilke interne og eksterne interessenter er en del av prosjektet?

De interne interessentene er arrangementets planleggingsutvalg (John, Sam, Tara, Linda), VP av klientsuksess og markedsføringsteamet. Eksternt inkluderer interessentene alle nåværende kunder, og visse leverandører (cateringfirma, arrangementsmiljø, etc.).

Hva er tidsrammen for prosjektet?

Prosjektplanleggingen sparker av 15. januar, og arrangementet vil skje den 30. august.

Hvilke oppgaver bør betraktes som milepæler i prosjektet?

Publiserer registreringssiden, som sikrer spillestedet, og signerer bestemte leverandører.

Når du har problemer med prosjektet, og målene er skissert, vil du være klar til å jobbe bakover og finne ut alle trinnene du må ta for å komme dit, og du kan begynne å lage et prosjekt tidslinje.

2. Oppgi din til-dos

For å få en vellykket prosjekt tidslinje må du opprette en liste over alt som må skje gjennom hele prosjektplanleggingsprosessen helt til din endelige leveranse, enten det er en rapport eller en hendelse. Tenk både store og små når det gjelder trinn. Eventuelle oppgaver som vil hjelpe deg med å få prosjektet ditt gjennomført i tide, og på budsjettet skal gå på denne listen.

På dette tidspunktet, ikke bekymre deg for mye om rekkefølgen av alle trinnene dine, eller når du trenger å få dem gjort, vil vi dekke det senere.

For lengre eller mer komplekse trinn, bryt dem inn i mindre, enkle å fordøye subtasker. Ikke bare vil det hjelpe deg med å finne ut det sanne omfanget av et skritt, men det vil også sørge for at du ikke glemmer noen liten detalj og gjør takling det mer håndterbart.

I vårt arrangement eksempel, for å gjøre "Select Catering" trinnet mindre overveldende, ville vi dele denne delen av prosjektet i fordøyelige stykker:

3. Estimere hvor lenge hvert trinn vil ta

Når du har en omfattende liste over hvert trinn i prosjektet ditt, vil du da tildele en mengde tid hver vil ta for å fullføre. Når du gjør dette, har balansen gi laget ditt nok tid til å få oppgaver ferdig og holde seg innenfor din generelle tidsramme. Når du vet hvor mye tid hver oppgave vil ta, vil du kunne planlegge og sekvensere hver oppgave å lage et prosjektkart.

Fortsetter med vårt klientpraksishendelseseksempel, la oss ta "Select Catering" -trinnet, sammen med hver av sine subtasker, og anslå hvor mye tid de enkelte oppgavene vil ta.

Velg catering (9 uker)

Basert på vår tidsprognoser, vil prosessen med å velge et cateringfirma ta totalt ni uker. Ved å arbeide bakover kan du avgjøre når du må starte på dette trinnet og fylle ut prosjektets tidslinje med faktiske datoer.

4. Kart ut avhengigheter

Når du kjører et prosjekt, kan det fungere noen skritt samtidig - spesielt hvis forskjellige lagkamerater er ansvarlige for hver av de overlappende oppgavene. Imidlertid kan andre ikke startes eller fullføres til et annet trinn er ferdig. Med andre ord, noen trinn er avhengige av at andre blir fullført først. For eksempel kan du ikke bestille mat før du har valgt Caterer. Dette er en av de mange grunnene til at a tidslinje er så viktig. Visuelt å se hvert trinn, hvordan trinnene overlapper, og hvor mye tid som hver tar, vil holde deg på kurs.

Dette er også på tide å finne ut hvem som er ansvarlig for hvert trinn. Tilordnes hvem som er ansvarlig for hva som helst i hele prosjektet tidlig, vil hjelpe deg med å få øye på og justere timing eller ressurskonflikter, og unngå fremtidige overraskelser og forsinkelser. I trinn 6 lærer du hvordan du deler prosjektets tidslinje med de som er involvert, noe som gjør ansvaret Crystal Clear.

En av oppgavene for vårt eksempelhendelse er å sende ut invitasjoner. Mens dette spesielle trinnet virker som en enkel, er det flere andre ting som må skje før vi til og med kan tenke på å sende invitasjoner. Invittene må utformes, og vi kan ikke designe dem før et tema er valgt for vår hendelse. En oppgave må oppstå før en annen start. For eksempel:

Event tema (Event Planning team) → Design konsepter (LINDA) → Velg design (Event Planning team) → Skape invitasjon (LINDA) → Send invitasjoner (Tara)

Det er verdt tiden å Kart ut hver avhengighet og sekvensen (eller rekkefølgen) av hver oppgave. Du vil raskt begynne å se prosjektet ditt som kommer sammen. Bestemme hvem som vil gjøre det som også er kritisk. Hvem skal jobbe med å fullføre arrangementet temaet? Hvem vil designe invitasjonene? Ikke vent til det er på tide for en oppgave å starte før du tilordner den til noen - få alt stryket ut tidlig for å unngå konflikter eller hikke.

Den gode nyheten er invitasjonsprosessen og cateringvalgene kan skje samtidig (som vil bli vist på prosjektets tidslinje).

5. Lag din tidslinje

Begynner du å visualisere Hva prosjektet ditt tidslinje kunne se ut ? Selv om det ikke er praktisk å beholde bildet (og alle de oppgavene og på grunn datoene) i hodet ditt, er det realistisk å få dem ned på papir (eller på skjermen). Ditt første instinkt kan være å åpne et Excel-regneark eller PowerPoint-men vent. Siden det ikke var designet for å planlegge eller administrere prosjekter, går du inn i noen Utfordringer du kan unngå ved å velge et bedre verktøy .

I stedet velger du et prosjektstyringsverktøy som er designet for å bygge og Administrer prosjektet tidslinjer -som UDN Task Manager . Ikke bare vil det spare deg tid på å tegne tidslinjen (siden du ikke trenger å forsøke å hacke sammenfeste celler og legge til formler for å slå et regneark til et prosjekt tidslinje), vil det tillate deg å fortsette å administrere tidslinjen etter prosjektet kickoff. Dedikert Prosjektstyringsverktøy Tillat deg til Enkelt tilpass din tidslinje Som du jobber, og oppdaterer dine interessenter på endringer og fremgang.

Med det rette verktøyet ditt vil tidslinjen din være knyttet til ditt underliggende arbeid og vil alltid holde deg oppdatert. Det kan være forskjellen mellom et prosjekt som kjører på sporet og en går haywire.

Hvordan lage en tidslinje i UDN Task Manager

Klikk på "TimeLine" -visningen for å se listen oversatt til en visuell tidslinje.

Tips: Hvis du allerede har opprettet planen din i et regneark, kan du raskt importere det til UDN Task Manager bruker vår CSV Importør Integration , og hopp over til trinn fire.

Prosjekt tidslinje maler for å komme i gang

Den enkleste måten å sette opp et prosjekt tidslinje raskt er å starte med en prosjektmal . Nedenfor er et par prosjektmaler, laget av UDN Task Manager , som du kan bruke nå. Hvert prosjekt starter som en listevisning, men du kan klikke på "TimeLine" -fanen for å konvertere den til en tidslinje:

6. Del det med interessenter

Husk når du har lagt til en liste over alle prosjektinteressenter til din kort i begynnelsen av denne prosessen? Nå som du har bygget din tidslinje, er det viktig å dele det med alle involverte. Vi kan love at de vil bli begeistret for å se hvor klart planen din er. Jo lettere du gjør sin del av prosjektet, jo mer kudos kommer i hele prosessen.

Når du bruker en Prosjektstyringsverktøy For å bygge din tidslinje, deles det raskt og sømløst. Glem e-post og flere docs-på kort tid, vil interessentene dine vite hvem som gjør hva som helst når.

For klientpraksishendelsen vil vi dele vår tidslinje med alle som er involvert i hele prosjektet, ikke bare de som har umiddelbar ansvar. Når som helst, vil noen kunne spore sin del av prosjektet og dets avhengigheter uten å måtte pinge deg for informasjon.

7. Administrer og tilpass deg når du går

Hvis du noen gang har jobbet med et prosjekt, vet du at ting ikke alltid går som planlagt. Men når du er forberedt på å tilpasse seg, virker ikke endringer så vanskelig å håndtere. Tidslinjer er ikke bare bra for planlegging; De vil også hjelpe deg med å justere som forsinkelser eller endringer uunngåelig skje.

Flytte oppgaver rundt trenger ikke å være skremmende eller forstyrre hele prosjektet. Hvis en del av prosjektet går i en forsinkelse, som prosjektets eier, vil du ha klarhet på effekten av resten av prosjektet. Deretter vil du bli bemyndiget til å flytte ting rundt dermed, slik at det overordnede prosjektet fortsatt kan bevege seg produktivt.

Som Balansen karriere Notater, prosjektendringer kan administreres i sine egne spesifikke trinn, men når endringen er endelig, er det på tide å oppdatere tidslinjen. Fordi tidslinjer går tom for dato raskt når planene endres, stole på en Prosjektstyringsverktøy , i stedet for e-post eller regneark, gir en stor fordel. Som prosjektets eier er det ditt ansvar å kommunisere til alle interessenter hva den eneste sannhetskilden er (din tidslinje) og sørg for at den alltid oppdateres.

Ta umiddelbar handling. Så snart endringen er bekreftet, oppdater du tidslinjen for å gjenspeile den.

Varsle interessenter. Alle som er berørt av endringen i prosjektets tidslinje, bør forstå hvordan det påvirker dem og kunne visuelt se endringen på prosjektets tidslinje.

Bestemme effekten. Når din tidslinje er oppdatert, kan du se om det er tidsperioder som er overfylte og interessenter som har for mange oppgaver. Kan du flytte en oppgave for å sikre mer tid? Kan noen andre ta over det ansvaret eller låne en hånd?

For å pakke opp vårt arrangement eksempel, la oss si at du klarte å velge en caterer for klientens takknemlighet middag. Du er i ferd med å fullføre kontrakten når en samtale kommer i at cateringfirmaet har dobbelt booket seg. Dessverre må du finne et nytt cateringfirma.

Med en tidslinje er det enkelt å justere forfallsdatoer for enhver oppgave eller noen lagmedlemmer som påvirkes av denne endringen. Den positive delen av denne utfordringen er at vi allerede har gått gjennom flere av de første oppgavene og kan se det som reflekteres på tidslinjen. Selv om dette er et frustrerende problem, føles det mer håndterbart fordi vår tidslinje har holdt oss organisert og på sporet.

Vanlige spørsmål om prosjektet tidslinjer

Å vite hvordan du lager et godt organisert prosjekt Tidslinje er et flott første skritt mot å forstå hvordan du bruker dette kraftige verktøyet, men du kan fortsatt ha noen flere spørsmål. Du er ikke alene. Her er svar på et par vanlige spørsmål folk har om prosjektet tidslinjer:

Hva er forskjellen mellom en tidslinje og et Gantt-diagram?

Gantt diagrammer fokusere mer på arbeidsflyt og oppgaveavhengigheter. De er mer lineære og tar ikke hensyn til endringer eller flere ting som skjer samtidig. Tidslinjer er fleksible og tilpasser seg lett til endringer i prosjektplaner. De tillater at arbeidsflyten oppdateres uanstrengt. Begge tjener som visuelle verktøy.

Hvordan kan du spore prosjektfremgang, spesielt hvis du administrerer flere prosjekter?

Dette er vanskelig å gjøre i regneark, men enklere i et prosjektstyringsverktøy. Det er flere visninger for å kunne se ett prosjekt om gangen, eller du kan Administrer flere prosjekter gjennom A. Portfolio-stil utsikt .

Med andre ord, kan du visualisere når du har mer tid til å jobbe med bestemte oppgaver, og når du er i kapasitet, kan du justere etter behov for å til og med ut lags arbeidsbelastning .

Lag ditt neste prosjekt tidslinje trygt

Det er ikke nok å bare komme opp med en prosjektplan. Bestemme hvordan du utfører det er like viktig . Utvikling av en tidslinje om hvordan planen vil utvikle seg, er kritisk for planleggingsfasen, og gjør også å administrere prosjektet mer effektivt.

Ved hjelp av denne trinnvise prosessen for hver prosjektledelse vil tidslinje holde deg på oppgave og mindre stresset. Prøv det, tilpass det til din bedrift, og del den!

For å ta prosjektets tidslinjer enda ytterligere, opprett din neste tidslinje med UDN Task Manager .