Como melhorar a comunicação da equipe: 6 estratégias e dicas

Resumo

A forte comunicação é a força motriz para tudo o que você faz no trabalho. Como gerente de projeto, é sua responsabilidade definir o tom de como seus membros da equipe se comunicam uns com os outros. Nesta peça, discutimos a importância da comunicação de equipe e fornece estratégias de como melhorar o envolvimento no local de trabalho.

Seu estilo de comunicação diz muito sobre você como um líder. Você está apoiando e relaxado enquanto guia sua equipe através de projetos criativos? Ou você é mais intenso em sua entrega, empurrando os membros da sua equipe para trabalhar eficientemente e criar entregas vencedoras? Existem váriosEstilos de comunicação.e falha em se comunicar efetivamente pode causar baixo desempenho e moral.

A comunicação da equipe é crítica - mas felizmente, desenvolvendo boas práticas de comunicação da equipe é fácil. Como umgestor de projeto, você pode definir o tom de como os membros da sua equipe se comunicam uns com os outros. Se você está atualmente lutando com a comunicação, não se preocupe. Estilos de comunicação não estão definidos em pedra e neste artigo, vamos cobrir o básico sobre como sua equipe pode implementar as melhores práticas de comunicação. Veja como.

Por que a comunicação da equipe é importante?

A forte comunicação é a força motriz para tudo o que você faz no trabalho. Você pode rastrear a qualidade do projeto, as relações de partes interessadas e a satisfação do cliente de volta a sua equipe se comunica entre si.

Boa comunicação leva a uma tomada de decisão eficaz, engajados membros da equipe e projetos de sucesso. Por outro lado, a má comunicação dentro de sua equipe pode causar:

Trabalho desequilibrado ou duplicado

Oportunista

Resultados do projeto decepcionante

Clientes insatisfeitos

Feedback do cliente pobre

Volume de negócios de alto membro da equipe

Ambiente de alto estresse

Noivado de membro da baixa equipe

Para melhorar a comunicação da equipe, você develidere pelo exemplo. Pratique a atenção plena e agir para ser transparente com os membros da sua equipe. Responder proativamente suas perguntas e dar-lhes contexto sobre por que você está tomando decisões. A comunicação eficaz não é fácil - mas, ao criar uma cultura de diálogo aberto, você pode criar um ambiente de trabalho saudável.

Quais são os 5 tipos de comunicação de equipe?

Há mais de uma maneira sua equipe se comunica. Você deve saber de todas as cinco formas de comunicação se você espera construir uma equipe de alto desempenho. Use este gráfico para identificar áreas de comunicação onde sua equipe pode melhorar.

Comunicação verbal:A comunicação verbal é o ponto mais importante da interação entre os membros da equipe. Se sua equipe fala cara a cara, por telefone, ou através de videoconferência, essas conversas podem ser o fator decisivo em como uma pessoa percebe a outra. A comunicação verbal fornece a melhor oportunidade para os membros da equipe expressar seus pensamentos.

Comunicação não verbal: Comunicação não verbalInclui coisas como linguagem corporal, expressões faciais e tom de voz. Muitas pessoas não estão cientes de como a comunicação não verbal afeta seus relacionamentos. Mas de fato,mais da metadeDe toda a comunicação é não verbal, e é por isso que é importante prestar atenção a sugestões não verbais.

Comunicação escrita:Você pode facilmente controlar como se comunica através da escrita. Sua equipe deve ter um objetivo comum de se comunicar efetivamente através de todos os canais de comunicação escritos, incluindo e-mail,Ferramentas de gerenciamento de projetos, mensagens, pesquisas ou comentários. Saber como se expressar através da escrita pode beneficiar sua equipe e seu público.

Comunicação visual:A comunicação visual é importante em reuniões de equipe ou treinamento quando você está compartilhando informações por meio de slides ou vídeos. O benefício do VisualS é que você tem tempo para pensar antes de apresentar sua mensagem aos outros. Antes de compartilhar, considere se os visuais que você escolheu ajudará sua equipe a entender o que você está tentando se comunicar.

Ouvindo:Você não pode pensar em ouvir como comunicação, mas a comunicação eficaz não pode ocorrer sem ela. Ouvir é como você recebe informações quando os outros falam com você. Escuta activa, Em particular, cria um ambiente de trabalho saudável porque mostra o comunicador que você está envolvido e prestando atenção ao que eles têm a dizer.

6 estratégias para construir habilidades de comunicação da equipe

Existem várias estratégias que você pode usar para melhorar a equipeComunicação no local de trabalho. Se sua equipe funciona remotamente ou no escritório, essas etapas de ação promoverãoColaboração em equipee fomentar relacionamentos saudáveis, independentemente da posição ou classificação.

1. Resolva os conflitos rapidamente

Conflitos no trabalho podem começar pequenos e parecer inconsequente. Por exemplo, um membro da equipe pode mudar seu prazo, o que significa que outro membro da equipe tem menos tempo para sua parte do projeto. O primeiro membro da equipe se desculpa com o outro, e tudo parece bem. Mas se o primeiro membro da equipe continuar a mudar de prazos - e o segundo membro da equipe não comunicou como isso impacta seu trabalho - o segundo membro da equipe pode ficar ressentido e frustrado. Quando os membros da equipe não resolvem conflitos rapidamente, a tensão constrói e o desempenho do trabalho sofre.

Dica:Ensine os membros da equipe.estratégias de resolução de conflitospara que eles possam abordar questões rapidamente, diretamente e respeitosamente. Dessa forma, pequenos problemas não se transformam em grandes.

2. Incentive o envolvimento

Ninguém gosta de sentir o microganificado, mas sem alguma orientação ou colaboração em equipe, os membros da equipe podem experimentar uma falta de engajamento. Como gerente, é importante incentivar os membros da equipe enquanto ainda lhes dão liberdade para ser criativo.

Tente trocar informações e ideias com sua equipe através de sessões de brainstorming e workshops semanais. Lembre-se de não apenas pedir ideias de sua equipe, mas mostre que você valoriza cada ideia. Isso tranquiliza os membros da equipe que você os apoia.

Dica:Agende reuniões semanais para que todos possam compartilhar o que estão trabalhando e fazem perguntas, se necessário. As reuniões são uma ótima maneira de envolver sua equipe sem interromper importantestempo de foco .

3. Promover a comunicação de baixo para cima

Membros da equipe na parte inferior doEstrutura de equipepode não se sentir confortável falando e compartilhando ideias. Quando você promove a comunicação de baixo para cima, encoraja os membros da equipe em todas as condições para debater ideias e comunicar suas opiniões. Você pode promover esse tipo de comunicação construindo confiança e moral com sua equipe e dar a eles uma sensação de propriedade em projetos.

Dica:Os membros da equipe podem precisar de um impulso se você quiser que pareçam se sentir confortáveis. Peça-lhes suas idéias, opiniões e feedback para que se acostumem a compartilhar. Incentive os membros da equipe em diferentes ambientes, como reuniões de equipe, pesquisas, interações one-on-one e formato de caixa de sugestões.

4. Esforce-se pela transparência

Um local de trabalho comunicativo é aquele em que os membros da equipe priorizam a transparência. Se você e seus membros da equipe puderem ser honestos uns com os outros, você reduzirá a chance de erros de comunicação e quaisquer riscos que vêm com ele.

Uma maneira de ser transparente como um líder é ser honesto sobre o desempenho dos negócios e divulgar informações como ocorre. Você também deve fornecer críticas construtivas quando sentir que é necessário para que os membros da sua equipe possam melhorar suas habilidades. Mais importante, é fundamental conectar seu trabalho diário a grandes metas de imagem. Dando contexto dos membros da equipe e mostrando-os por que seu trabalho é importante pode aumentar a motivação e fazê-los se sentir como membros valiosos da equipe.

Dica:Há uma diferença entre transparência e superviar. Por exemplo, é útil para os membros da sua equipe saber se a empresa encontrou metas de receita anual, mas você não precisa compartilhar seus problemas pessoais com o CEO está acontecendo esta semana.

5. Agende reuniões one-on-one

A comunicação da equipe ocorre nas configurações do grupo e em interações individuais. Quando os membros da equipe interagem, eles trazem a energia de cada experiência de volta ao grupo.

Reuniões regulares one-on-one são sua chance de resolver problemas e check-in no bem-estar dos membros da sua equipe. Sua equipe ficará mais confiante quando você oferece espaço para falar livremente. Você também pode encorajar seus membros da equipe a agendar uns sobre os outros, para que possam se conhecer e construir relacionamentos colaborativos.

Dica:Você não precisa assumir o papel do terapeuta como gerente, mas você deve se importar com a forma como os membros da sua equipe estão fazendo. Se um membro da equipe estiver lutando emocionalmente, veja se você pode dar tempo de folga para que possam voltar ao trabalho em um estado mais saudável.

6. Forneça feedback consistente

Uma parte importante da comunicação da equipe é o feedback de desempenho. Os membros da equipe precisam de garantia sobre como estão fazendo para ficar motivado e engajado. Durante suas reuniões one-on-one,dê retornopara os membros da equipe e discutir espaço para o crescimento. Você também pode perguntar aos membros da equipe se tiverem feedback para você.

Dica:Os membros da equipe nem sempre se sentem confortáveis ​​dando-lhe feedback direto. Considere a distribuição de uma pesquisa anônima para que você possa obter opiniões honestas da sua equipe em seu desempenho comolíder da equipe .

4 estilos de comunicação em equipe

Saber como os membros da sua equipe se comunicam podem ajudá-lo a gerenciar sua equipe como um todo. O perfil do disco é uma personalidade e avaliação comportamental que categoriza o estilo de comunicação primária de uma pessoa como dominante, influenciador, consciencioso ou estável.

Os estilos de comunicação são complexos, e seus membros da equipe podem ter características de mais de um dos quatro estilos. Mas entender o estilo primário de cada pessoa e adaptar sua comunicação a ele pode percorrer um longo caminho na construção de uma equipe forte.

Dominante

Os membros da equipe com estilos de comunicação dominantes são intensos, eficientes e focados nos resultados. Você geralmente pode identificar esses indivíduos porque eles são competitivos e impulsionados para ter sucesso. Enquanto esses indivíduos são líderes de equipe natural, suas fraquezas podem ser impacientes e muita confiança.

Dica:Desafie os membros da equipe dominante para que se sentem motivados no trabalho, mas lembre-os de manter a equipe e a missão da empresa em foco em todos os momentos.

Influenciador

Membros da equipe com os estilos de comunicação de influenciador são os socializadores do seu grupo. Essas pessoas sabem como encantar os outros e criar um ambiente enérgico e envolvente. Seus influenciadores terão sucesso em clientes e relações com clientes porque gostam de conversar com as pessoas.

Dica:Mantenha os membros da equipe de influenciador de perder o foco, dando-lhes tarefas que se encaixam em seu conjunto de habilidades. Permita que eles se expressem em seu papel, certificando-se de que não sejam uma distração para os outros.

Consciencioso.

Membros da equipe com estilos de comunicação conscienciosos são seus altos empreendedores. Esses membros da equipe trabalham duro para produzir trabalho sem erros e sairão de seu conhecimento. Um membro consciencioso da equipe pode preferir trabalhar de forma independente para que possam controlar seu desempenho.

Dica:Esses membros da equipe tendem a preferir a liderança objetiva, então não há espaço para falta de comunicação. Permita que os membros da equipe conscienciosos trabalhem em projetos que se destem. Dê-lhes diretrizes claras e feedback mensurável.

Estável

Membros da equipe com estilos de comunicação constantes valorizam consistência e estabilidade em seus ambientes de trabalho. Ao contrário dos membros da equipe dominante que gostam de desafios, um membro da equipe constante pode preferir um papel mais previsível no atendimento ao cliente ou. Um ambiente de trabalho descontraído permite que os membros da equipe com estilos de comunicação estejam se sentirem confortáveis ​​e em paz.

Dica:Forneça membros da equipe constante com um ambiente de trabalho estável. Se ocorrerem mudanças, entreguizá-las incrementalmente sempre que possível. Ouça ativamente esses membros da equipe, então se sentem ouvidos e lhes dê uma direção clara em quaisquer tarefas complexas, então nenhuma pergunta permaneça sem resposta.

Ferramentas de comunicação de equipe que promovem o trabalho em equipe

O trabalho remoto está se tornando cada vez mais comum em todo o mundo, o que significa que muita comunicação de equipe ocorre online. Mas mesmo se você trabalha no escritório, você provavelmente usaFerramentas de comunicação de equipepara compartilhar informações e simplificar seus fluxos de trabalho.

Existem ferramentas de comunicação em equipe disponíveis para tudo, incluindo:

Mensagens e bate-papo:Use o Instant Messaging e Chat Apps para discutir projetos e fazer perguntas em tempo real.

Compartilhamento de arquivos:Aplicativos de compartilhamento de arquivos permitem compartilhar documentos sem a necessidade de transferi-los entre os membros da equipe.

Vídeo conferência:A videoconferência é uma ótima maneira de ver seus membros da equipe cara a cara se você estiver trabalhando em diferentes locais ou fusos horários.

Edição de documentos:A edição de documentos on-line permite compartilhar e salvar documentos automaticamente. Sua equipe pode colaborar em documentos porque permanecerá visíveis e editáveis ​​para outros membros da equipe.

Gerenciamento de Projetos:Você não pode manter uma forte comunicação com sua equipe sem uma ferramenta de gerenciamento de projetos.Ferramentas de gerenciamento de projetosComoGerenciador de tarefas UDN.Ofereça gerenciamento de tarefas, configuração de metas, feedback, compartilhamento de arquivos e muito mais.

Quando você pode armazenar, compartilhar e consulte o seu trabalho, sua equipe terá mais clareza no local de trabalho e a comunicação se tornará mais fácil.

Aumentar o envolvimento dos funcionários com a comunicação da equipe

Melhor comunicação entre os membros da equipe requer que vocêlidere pelo exemplo. Os membros da sua equipe falarão e se tornarão mais envolvidos quando você encorajá-los a fazê-lo. Ferramentas de comunicação da equipe como Gerenciador de tarefas UDN. são projetados para colaboração, e eles podem ajudá-lo a construir hábitos saudáveis ​​que levam ao sucesso.