Cum se utilizează încadrarea problemelor pentru a rezolva ineficiențele echipei

rezumat

Încadrarea problemelor este o metodă de gândire folosită pentru a înțelege, a defini și a prioritiza obstacolele și problemele dificile de afaceri. În acest articol, acoperim modul în care încadrarea problemelor vă poate ajuta să vă mențineți echipa în cunoașterea și rezolvarea ineficiențelor.

În mediul de lucru complex de astăzi, poate fi greu să se întâlnească ca o echipă pentru a rezolva problemele. Norocos pentru tine, nu a mai fost niciodată un moment mai bun pentru a descoperi încadrarea problemelor.

Așa cum sugerează numele, încadrarea problemelor ajută echipele să înțeleagă, să articuleze și să cad în probleme complexe de afaceri în cadrul departamentelor. Rezultatul? Problema Framing ajută echipa dvs. să învețe cum să înțeleagă mai bine și să rezolve problemele prin munca în echipă.

Vom trece peste ceea ce este în detaliu și vă vom ajuta să înțelegeți cei patru pași care alcătuiesc încadrarea problemei cândGestionarea mai multor proiecte .

Ce este încadrarea problemei?

Problema încadrarea este o metodă de gândire folosită pentru a înțelege, defini șiprioritizaobstacole și probleme dificile de afaceri. În termenii lui Layman, este o modalitate de a înțelege mai bine problemele specifice, astfel încât să știți cum să le rezolvăm în timp real.

Când vine vorba de proiecte și procese, este comună pentru ca obstacolele să apară. De la noi părți interesate care se alătură schimbărilor de ultim minut, obstacolele nerezolvate se pot transforma în probleme mai mari pe drum. De aceea, construirea abilităților de rezolvare a problemei echipei dvs. este un prim pas important.

Când să utilizați metoda de încadrare a problemei

Problema de încadrare este utilă oricând apar obstacole în timpul unui proiect sau proces. Această metodă de gândire vă ajută să rezolvați problemele în timp real, astfel încât să puteți obține echipa dvs. înapoi pe drumul cel bun.

Iată câteva scenarii pe care le-ați putea folosi încadrarea problemelor pentru a rezolva.

Scenariul 1:În timpul unei întâlniri de planificare a Sprint, un membru al echipei aduce preocupări cu privire la faptul că nu are suficient ajutor pentru a-și îndeplini termenul limită. Pentru a ușura stresul, vă refracționați modul în care echipa se gândește la această problemă și oferă o perspectivă diferită. Adică, în loc să sublinieze o lipsă de resurse, vă dați seama cum să reorganizați prioritățile echipei pentru a asigura îndeplinite termenele limită.

Scenariul 2:După lansarea unui nou proiect, aflați că conversiile sunt mai mici decât se anticipează. În loc să cheme proiectul un eșec, să refracați modul în care vă uitați la această problemă, plasându-vă în pantofii clientului. Vă dați seama după ce analizați site-ul web că apelul la acțiune ar putea fi ușor ratat. Voi decideți să experimentați soluții prin testarea unui nou apel la acțiune.

În timp ce aceste scenarii sunt diferite, fiecare arată nevoia de a refuza modul în care vă gândiți la o problemă pentru a găsi noi soluții.

Cum de a încadra o declarație de problemă

O declarație de problemă este modul în care o problemă este comunicată membrilor echipei. O declarație de problemă eficientă este încadrată într-un mod care oferă context și relevanță, astfel încât este ușor de înțeles. Acesta este pasul inițial în procesul de încadrare a problemei. Scopul este de a introduce problema membrilor echipei pentru a începe idealizarea soluțiilor potențiale.

Nu există întotdeauna soluții ușoare pentru problemele complexe de afaceri. În aceste cazuri, acesta vă poate ajuta să refracționați modul în care vă uitați la această problemă pentru a veni cu o soluție inovatoare. Aici vine încadrarea problemelor. Primul pas în problema încadrarea ciclului de viață este știind cum să comunice o problemă.

Când comunicați verbal o problemă în timpul unei întâlniri de echipă, includeți întotdeauna:

Context:Contextul de afaceri al problemei include informații de fundal despre momentul în care a apărut problema și în care sistemul sau procesul a avut loc. De exemplu, se adună date inconsistente în timpul etapei de planificare a procesului.

Problema:Problema detaliază ceea ce este problema și de ce este o problemă în primul rând. De exemplu, aceste date inconsistente creează o discrepanță în timpulfaza de implementare .

Relevanţă:Relevanța problemei detalii cum este legată de un anumit sistem și de ce este important să se rezolve. De exemplu, discrepanța cere apoi ca echipa să se întoarcă și să identifice unde a început problema, provocând întârzieri limită.

Obiectiv:Obiectivul precizează cronologia sau prioritatea când soluția trebuie pusă în aplicare și scopul soluției menționate. De exemplu, echipa trebuie să rezolve problema înainte de sfârșitul trimestrului, având în vedere că este o problemă de prioritate ridicată.

Includerea acestor patru componente din declarația dvs. de problemă asigură că fiecare părinte să înțeleagă detaliile de bază ale problemei și planul general de acțiune. Când toată lumea se află pe aceeași pagină, puteți executa lucrări și puteți obține rezultate mai rapide și mai eficient.

Cele 4 pași ale procesului de încadrare a problemelor

Când vine vorba de procesul de încadrare a problemelor, există patru pași-cheie pentru a urma odată ce declarația de problemă este introdusă. Acestea vă pot ajuta să înțelegeți mai bine și să vizualizați problema deoarece se referă la nevoile de afaceri mai mari.

Folosind un ajutor vizual pentru a se uita la o problemă, puteți oferi echipei dvs. o imagine mai mare a problemei pe care încercați să o rezolvați. Prin contextualizarea, prioritizarea și înțelegerea detaliilor la un nivel mai profund, echipa dvs. poate dezvolta un punct de vedere diferit atunci când revizuiește problema cu părțile interesate.

Definirea problemei la aprobarea soluției, să ne aruncăm în cele patru etape ale procesului de încadrare a problemelor.

1. Definiți problema

Analizați-vă problema în context cu sistemul sau procesul în care se prezintă. Puneți întrebări precum "Unde locuiește această problemă în sistem?" și "Care este cauza principală a problemei?"

Definirea întrebărilor contextuale ajută la plasarea problemei în procesele existente și identificați ceea ce ar putea provoca problema.

De exemplu, dacă lucrați la lansarea unei noi inițiative de marketing și vă aflați într-o problemă cu dezvoltarea, ați putea defini problema ca lipsa resurselor de dezvoltare.

2. Prioritizați problema

Apoi, prioritizați punctele de durere pe baza altor probleme șiObiectivele proiectului. Întrebări precum ", această problemă împiedică îndeplinirea obiectivelor?" și, "această problemă va diminua resursele necesare?" sunt cele bune pentru a începe.

Aceste întrebări vă ajută să vă clasificați problemele prin importanță, astfel încât să puteți vizualiza rezultatul potențial de rezolvare a problemei vs. așteaptă până la o dată ulterioară.

3. Înțelegeți problema

Pentru a înțelege problema, colectați informații de la diverse părți interesate și lideri departamente. Acest lucru vă va asigura că aveți o gamă largă de date.

Puneți întrebări și adunați detalii de la cât mai mulți membri ai echipei posibil pentru a vă ajuta să vă diversificați perspectiva asupra problemei. La rândul său, acest lucru vă va conduce la soluții mai inovatoare care servesc majorității membrilor echipei.

De exemplu, pentru a înțelege pe deplin de ce nu există suficiente resurse de dezvoltare, ar fi util să cerem șefului de dezvoltare pentru a ajuta la reprioritizarea resurselor necesare.

4. Aprobați soluția

În cele din urmă, este timpul să vă aprobați soluția. Calitatea vă asigură soluția prin testarea în unul sau mai multe scenarii interne. În acest fel, puteți fi sigur că funcționează înainte de introducerea acestuia către clienții externi.

De asemenea, este posibil să aveți nevoie să îl aprobați de conducere înainte de a merge în direct, deși acest lucru va depinde de situația dvs. unică. Odată aprobată, analizați succesul soluției dvs. și continuați să testați idei noi până când ajungeți la rezultatul dorit.

Tehnici de încadrare a problemelor și sfaturi

Deoarece încadrarea problemei este o modalitate de a vă schimba perspectiva pentru a vedea rezultate diferite, poate ajuta lucrările să prospere. Prin motivarea echipei dvs. de a utiliza această tehnică, puteți construi toată lumeaabilități de rezolvare a problemelorca un intreg, per total.

Iată câteva modalități pe care le puteți utiliza încadrarea problemelor pentru a descoperi soluții inovatoare la locul de muncă:

Probleme cadru folosind declarații organizate:În timp ce metoda de încadrare a problemelor poate fi utilizată în aproape orice situație în care există o problemă, există un mod drept și greșit atunci când vine vorba de probleme de refractare. O declarație de problemă poate diferi de situația situației, dar fiecare ar trebui să urmeze componentele de bază prezentate mai sus. Aceasta include contextul, problema, relevanța și obiectivul. Toate acestea ajută părțile interesate să înțeleagă modul în care problema se referă la proiectul la îndemână.

Conduceți sesiuni eficiente de brainstorming:Încadrarea problemelor poate fi utilizată în timpul sesiunilor de brainstorming pentru a încuraja diferite perspective și noi perspective. Puteți folosi acest lucrutehnica de brainstormingsolicitând părților interesate să-și încadreze ideile folosind o tablă albă sau note lipicioase. În acest fel, toate ideile sunt susținute de date.

Încadrați problema cu sfârșitul în minte: Tehnica deÎncepând cu sfârșitul în minteimplică lucrul înapoi. În acest fel, puteți schimba mentalitatea echipei dvs. și puteți încuraja gândirea orientată spre scopuri. Ca să nu mai vorbim, această tehnică vă poate ajuta membrii echipei să învețe să prioritizeze dezvoltarea personală și gândirea strategică.

Prin utilizarea inițiativelor de încadrare a problemelor la locul de muncă, vă puteți asigura că toate problemele suntcomunicate eficientși soluțiile provin dintr-un loc de cercetare. Ambele conducând la rezolvarea unei probleme mai eficiente.

Folosind colaborarea echipei pentru a rezolva problemele

Rezolvarea problemelor nu este o slujbă solo. Cei mai mulți membri ai echipei care sunt implicați, cu atât vor fi mai creativi soluțiile dvs. Într-o lume a procesului de luare a deciziilor complexe și a proiectelor din ce în ce mai evolutive, utilizarea încadrării problemelor poate fi o modalitate excelentă de a păstra pe toată lumea pe aceeași pagină atunci când vine vorba de rezolvarea problemelor.

Pentru a vă asigura că echipa dvs. este conectată la fiecare pas al drumului, încercați software-ul de colaborare a echipei. Din obiectivele aliniate la creșterea productivității,Manager de sarcini UDN.poate ajuta.