4 steg för att skapa den ultimata ombordsprocessen

Sammanfattning

En ombordstigningsprocess är ett strukturerat tillvägagångssätt för att välkomna nya anställningar och ställa upp dem för framgång. När du är klar hjälper du dig att bygga bra företagskultur, förhindra impostesyndrom och bemyndiga nya lagmedlemmar att lära sig och växa i sina roller. Lär dig om fördelarna med bra ombord och hur man uppnår dem, plus skapa din egen ombordstigning med fyra enkla steg.

Din mamma var rätt första intryck som verkligen räknas. Detta är särskilt sant när en ny hyra ansluter ditt lag. Du har investerat tid och resurser för att hitta en bra kandidat - nu är det dags att få dem att känna sig välkomna, befogenhet att lyckas, och glad att vara en del av ditt lag.

Medarbetarnas ombord är mer än bara en träningsperiod för ett nytt jobb - när det är gjort rätt är det en chans att bygga din företagskultur, stoppa impostorsyndrom innan det börjar och ger tid för nya anställningar att lära sig de färdigheter de behöver. Och med en strukturerad ombordstigningsprocess kan du ställa in varje ny lagmedlem för framgång.

Vad är en anställd ombord på processen?

En anställd ombordstigning är ett strukturerat tillvägagångssätt för att välkomna nya anställer till ditt lag och få dem att fart. Under ombordstigning lär anställda om din organisation och dess kultur, lära känna sina lagkamrater, träffa tvärfunktionella partners och lära sig de verktyg och information som de behöver för deras roll.

En strukturerad ombordstigningsprocess lägger fram de steg som krävs för varje ny hyra, så du kan se till att alla nya anställda får rätt information vid rätt tidpunkt. Det ger en standardiserad upplevelse för nya anställningar, ett förvar för information för deras ombord, och en tidslinje för introduktioner och träningar så nya anställningar vet vad de kan förvänta sig under sina första veckor och månader.

Fördelarna med effektiv ombord

En effektiv ombords process hjälper nya lagmedlemmar att känna sig välkomna och bemyndigade att lära sig. Det ökar också produktiviteten och uppmuntrar stor talang att bo på ditt företag längre. Faktiskt,Forskning av glasdörrvisade att organisationer med en stark ombordstigningsprocess kan förbättra medarbetarnas behållning med 82% och produktiviteten med över 70%.

Så här effektivt kan du hjälpa ditt lag:

Bygga en positiv kultur

Organisationskulturbestår av alla normer, bästa praxis, idealer och delade värden inom ditt företag. Att investera i stora kulturförmåner Alla - inte bara hjälper lagmedlemmarna att vara stödda, men det uppmuntrar dem också att engagera sig, växa och producera sitt bästa arbete.

Stor kultur börjar med ett bra första intryck. Så här använder du din ombordsplan för att bygga en positiv arbetsmiljö:

Ta dig tid att kommunicera din kärna Företagsvärden . Värden beskriver hur lagmedlemmar kan förvänta sig att behandlas och ge riktlinjer för anställda att samarbeta med ömsesidig respekt. Till exempel, några av UDN Task ManagerS värderingarinkludera att vara verklig, ge och ta ansvar och öva mindfulness.

Ställ in standarden för mångfald, inkludering och tillhörighet . Du vill att lagmedlemmar ska känna att de hör hemma. Till exempel kan du inkludera en Di & amp; B-lärande i ombordstigningsprocessen för alla nya anställda att lära sig om dina företagsstandarder och medarbetares resursgrupper. Dessutom, låt nya anställningar veta om några speciella evenemang där lagmedlemmarna kan kandidigt diskutera sina erfarenheter med identitets- och arbetsplatsutmaningar.

Bygg tillit med feedback . Effektiv feedbackär viktigt för arbetsplatsens kommunikation och anställningsförlovning eftersom det hjälper människor att växa och förbättra. Att uppmana feedback från nya anställningar uppmuntrar dem att be om vad de behöver och visar att du värdesätter in deras inmatning. Omvänt, vilket ger feedback hjälper nya lagmedlemmar att lära sig och känna sig trygga i sin roll, eftersom de kan lita på att du ska berätta för dem om de gör något fel.

Combat Impostor syndrom

Impostor syndromÄr en känsla av självtvivel om dina förmågor, som att tänka dig inte förtjänar ditt jobb eller att du inte är lika med att dina medarbetare tror att du är. Det är svårt att klara av och kan leda till utbrändhet, låg självkänsla och en koppling med medarbetare. Impostor syndrom är också uppringande vanligt bland nya hyror-enligtVår forskning, nästan åtta av alla tio nya anställer upplevde impostes syndrom 2020.

Som chef kan du hjälpa till att förhindra impostor syndrom direkt genom att bygga dessa komponenter i ditt ombordsprogram:

Använd mål för att ställa in tydliga förväntningar. Med Impostor syndrom är det viktigt att fokusera på fakta. Att ställa in mål ger lagmedlemmar en tydlig definition av framgång och mätvärden för att mäta deras framsteg. Till exempel kan du ställa in mål för vad den nya uthyrningen ska utföra inom sina första 30, 60 och 90 dagar. Dessa kan vara mindrekortsiktiga målFör att börja, som träning bör de slutföra i sina första veckor. Senare kan du arbeta med den nya hyra för att ställa in mätbaralångsiktiga mål. Se till att varje mål du ställer in ärSMART-Specifik, mätbar, uppnåelig, realistisk och tidsbunden.

Tilldela en mentor för din nya hyra.En mentor möter regelbundet med din nya hyra och är vanligtvis en peer på deras team-i andra ord, en mentor är någon den nya hyra kan prata med andra än deras chef, så de har ett utrymme att ta upp problem i ett lågt tryck miljö. Att tilldela en mentor under ombord kan också uppmuntra människor att stanna med ditt lag längre. EnligtEn studie av DeloitteDe anställda som avser att stanna hos sin organisation i mer än fem år var dubbelt så sannolikt att ha en mentor än de som planerade att lämna förr.

Var specifik om hur ditt lag kommunicerar. Detta är särskilt viktigt förvirtuella lag, för att det är svårare för nya anställningar att ställa frågor när de inte är fysiskt på kontoret. Skapa och dela enkommunikationsplanDet skisserar vem som ska prata med specifika problem, vilka kommunikationsverktyg som ska användas för vad, hur ofta lagmedlemmar ska kommunicera statusuppdateringar och projektuppgifter, och vad som kräver ett ansikte mot ansikte (eller virtuellt) i stället förasynkron kommunikation. Det är också till hjälp att ställa förväntningar kring snabbmeddelanden Apps som Slack-till exempel, du kan betona att lagmedlemmar inte behöver svara på meddelanden omedelbart.

Ge tid att lära

Det finns mycket att ta in när du börjar ett nytt jobb. Nya anställningar behöver lära sig nya färdigheter, utforska företagsprocesser, förstå deras arbetsansvar och ta reda på hur man samarbetar med tvärfunktionella partners. En strukturerad ombordstigningsupplevelse ger tid att absorbera all denna nya information så att de är uppställda för framgång när arbetet rampar upp.

Så här kan du prioritera lärandet under ombord:

Gör din ombords process minst tre månader lång. Anställande chefer och HR-proffs spenderar oftamindre än en månadombord på nya anställda. Men det lämnar kort tid för nya anställningar att bli övertygade i sina roller. Helst bör ombord på att gå från tre till sex månader för att tillåta nya anställningar att rampa upp gradvis. Och du kanske vill förlänga det ännu längreforskning föreslårDen anställdas retention förbättras när du är ombord på varar under det första året, särskilt eftersom de flesta nya anställer bestämmer sig för att stanna eller gå inom sina första sex månader. Det här är inte att säga att nya medarbetare inte kommer att bidra till laget under det hela tiden - det betyder bara att du fortsätter att leta efter och ge lärande möjligheter, så din nya hyra kan fördjupa sin förståelse för ditt företag och lag.

Ge nya anställningar ostrukturerad tid. I stället för att packa i back-to-back-sessioner, lämna gott om plats för nya lagmedlemmar att läsa igenom information och utforska på egen hand. Detta är särskilt viktigt under de första veckorna, när anställda är obekanta med företagsprocesser. Med detta är det till hjälp att uppskatta den tid det tar för din nya hyra att läsa igenom alla material du ger dem - lägg sedan till på någon ytterligare buffertid så att de kan ta pauser och absorbera information.

Gör information lättillgänglig. Eftersom nya anställningar har extra tid under ombord på att läsa igenom projektmaterial och dokumentation, bör information vara lätt för dem att hitta. Men det är tidskrävande att dela enskilda filer för din lagmedlem att läsa, och nästan omöjligt att sammanställa en omfattande lista över resurser. Det är där ett projekthanteringsprogram som UDN Task Manager kan hjälpa. När du delar ett projekt iUDN Task Manager, lagmedlemmar kan se alla relevanta uppgifter, dokumentation och bidragsgivare-plus utforska andra relaterade projekt som de kan vara intresserade av. Så istället för att försöka sätta ihop en omfattande lista kan du bara lägga till dem i relevanta projekt och låt dem utforska i sin egen takt.

4 steg för att skapa en effektiv ombordsprocess

Att skapa en bra ombordstigningsprocess kan tyckas skrämmande först. Lyckligtvis behöver du inte återuppfinna hjulet. Oavsett om du bygger på befintliga företagsprocesser eller använder enanställd ombord på mallFör att hoppa över processen, kolla in dessa fyra steg för att effektivt ombord på lagmedlemmar. Så här ska du göra:

1. Bestäm vilka nya anställningar som behöver veta

I sitt hjärta handlar ombord på att lära sig. Det betyder att det är viktigt att bestämma vilka nya anställningar som behöver veta för sin roll så att du kan se till att de får den information och träning de behöver. Tänk utöver barahårda färdigheter-Detta kan också innehålla detaljer som din företagskultur och värderingar, hur ditt lag är strukturerat och hur anställdage och få feedback .

Försök att separera nyckelinformation i två hinkar-detaljer som alla nya anställningar ska veta, och saker som är specifika för en ny hyres roll. Till exempel bör alla nya anställda lära sig om din företagskultur, men bara ingenjörer behöver lära sig om ditt företags utvecklingsstack.

Inte säker på var att börja? Här är några exempel för att komma igång.

Företagskultur och värderingar,Såsom hur nya anställningar kan förvänta sig att behandlas och vad din organisation skapar en bra medarbetarupplevelse där alla känner sig välkomna.

Företagets politik och processer, som hur årliga granskningscykler görs och hur anställda ska begära ledig tid.

Team processer, som hur ditt lag kommunicerar med varandra och syftet med olika lagmöten.

Lagstruktur och ansvar, så nya anställningar vet vem som ska nå ut till specifika problem eller frågor.

Arbetsförmågor. Till exempel kan en designer behöva förstå utseendet på din företags webbplats.

Verktyg. Till exempel kan en kontochef behöva lära sig att hantera ledningar i Salesforce.

Rollspecifika processer. Till exempel bör en IT-chef lära sig att sätta i en order för ersättningsdatorer.

Individuella ansvarsområden och förväntningar. Till exempel, ansvaret och förväntningarna på alagledareskiljer sig från de enskilda bidragsgivare som är inbyggd.

2. Översikt logistiska krav

Nästa upp måste du bestämma de logistiska uppgifter som behöver ta hand om när din nya hyra startar. Detta är vanligtvis en kombination av uppgifter för dig, den nya hyra, mänskliga resurser och det. Till exempel kan detta innehålla:

Tech setup. Till exempel, som begär och konfigurerar en dator för den nya hyran.

Kontorsanslutning, som att skapa ett nytt anställningsåtkomst märke.

Inrätta en fysisk arbetsyta. Detta kan innebära att man skapar ett kontor, skrivbord eller ger en fördel så att nya anställer kan köpa hemkontorsutrustning.

HR-uppgifter, som att skapa förmåner och direkt insättning.

Tillgång till verktyg. Till exempel kan du behöva skapa konton så att den nya hyran kan komma åt Online Tools och Team Software.

Obligatorisk säkerhet och sekretessutbildning.

Tänk på att ditt företag redan kan ha processer på plats för vissa eller alla dessa krav. Som ett första steg, kolla med din IT- och HR-avdelningar för att se vad som automatiskt tagit hand om för nya anställningar, och vad du måste köra.

3. Bestäm vem som nya anställer ska träffas

En del av ombordstigningsprocessen för nya anställningar är att möta lagmedlemmar och korsfunktionella partners som de kommer att arbeta med regelbundet. Som chef kan du hjälpa din nya hyra att göra rätt anslutningar under ombord, så de är klara vem de ska arbeta med på vilka projekt. Gör en lista över alla som din nya hyra ska träffas under sina första veckor på jobbet - senare kan du använda denna information för att schemalägga introduktionsmöten.

Om du har valt att tilldela en mentor för den nya medarbetaren, är det dags att ange vem den personen kommer att vara. Din nya hyra mentor ska vara ett av de första människor som de möter med regelbundet. Deras mentor kan också ha förslag på personer som de borde träffas under sina första veckor.

Och viktigast av allt, se till att din nya hyra har dedikerad tid att träffa sina medarbetare. Detta kan inkludera grupphändelser som en lag lunch på sin första dag, plus 1: 1 gång med varje ny lagkamrat.

4. Skapa en ombordstigning

Nu är det dags att sätta allt ihop och skapa en ombordstigning. En inbyggd tidslinje lägger ut när varje steg i den nya medarbetaren ombord på processen ska hända, så din nya hyra har en tydlig väg att följa från dag ett framåt. Din tidslinje ska adressera följande frågor:

När börjar ombordsprocessen?Du kanske vill starta de logistiska aspekterna av ombord innan en anställdas första dagliknande får direkt insättning och skatteinformation, inrätta sin utrustning och skicka ett personligt välkomstmeddelande från ditt lag.

Hur länge kommer den inbyggda processen att sist?Eftersom du redan har lagt fram all information och färdigheter behöver du veta att du borde ha en allmän känsla av hur länge det tar för dem att komma igång. Kom ihåg att bygga på massor av buffertid så att de kan ta pauser och bearbeta all den nya informationen. Det är också viktigt att kommunicera längden på din ombordstigningsprocess till nya anställningar, så de vet hur mycket tid de ska spendera på varje uppgift. Tänk på att detta inte är i sten - du kan alltid justera takten på ombord på hur snabbt din nya hyra är att lära.

När ska du schemalägga träningssessioner att passera längs nyckelinformation?Till exempel kanske du vill planera på hög nivå sessioner på företagsprocesser den första veckan och kompetensutbildning under andra och tredje veckorna.

När behöver din nya hyra att lära och börja använda specifika färdigheter?Försök att tidens färdigheter träningssessioner nära när den nya medarbetaren faktiskt kommer att sätta dessa färdigheter i praktiken. På det sättet har de möjlighet att stärka sin förståelse och ställa frågor som inte behandlades under träning.

Vem ska din nya hyra träffas med, när?De kan till exempel checka in med sin mentor varje dag under sin första vecka och träffa tvärfunktionella intressenter under sin andra eller tredje vecka.

Vilka mål ska din nya hyra uppnås vid den första dagen, veckan, månaden och så vidare?Dessa bör vara tydliga förväntningar på vad den nya medarbetaren ska åstadkomma när. Till exempel kan en ny rekryterare på ditt team ha ett mål att skugga en anställningsprocess med en av sina kamrater under sin första månad. Tänk på att mål är en utgångspunkt - du kan fortfarande arbeta med din nya hyra för att anpassa mål efter behov.

När kommer du att träffas med den nya medarbetaren för att ge och få feedback?Detta kan innehålla informella incheckningar för att se hur saker går och vad som kan förbättras, plus mer strukturerade återkopplingssessioner i slutet av den nya hyrans första månad eller 100 dagar.

Exempel New Hire Checklista

En inbyggd checklista är ett användbart verktyg för att säkerställa att din ombordstigningsprocess innehåller alla nödvändiga åtgärder för att ställa in nya anställningar för framgång. Detta kan vara en version av din ombordstignings tidslinje, med enskilda uppgifter grupperade i avsnitt för din nya hyres första dag, vecka, månad och så vidare.

Använder sig avProjektledningsprogramvaratycka omUDN Task Managerkan hjälpa till att göra din ombord på checklista. Du kan till exempel skapa uppgifter med länkar till relevant information och specifika förfallodagar, sedan tilldela dem till dig själv, det och HR-laget, eller din nya hyra för att slutföra. På så sätt är din checklista inte bara ett statiskt dokument - det är en levande resurs dig och din nya hyra kan fungera från och slutföra tillsammans.

Gör ditt första intryck

Med dessa steg kan du ombord på nya lagmedlemmar med förtroende. Att ta sig tid att skapa en strukturerad ombordstigningsprocess hjälper inte bara anställda att lyckas i sin nya roll - det gör också ditt företag bra från insidan, med en positiv kultur som uppmuntrar till begåvade medarbetare att hålla fast.