Förstå PARETO-principen (80/20-regeln)

Sammanfattning

PARETO-principen (även känd som 80/20-regeln) är ett fenomen som säger att ungefär 80% av resultaten kommer från 20% av orsakerna. I den här artikeln bryter vi ner hur du kan använda denna princip för att bidra till att prioritera uppgifter och företagsinsatser.

När du kommer in på kontoret på morgonen, vad är det första du gör? De flesta tar sin koffeinfria dryck av val, kolla deras email och prioritera sina uppgifter för dagen. Men vilka tekniker använder du för att identifiera vad som behöver göras först?

En vanlig teknik kallas PARETO-principen, även känd som 80/20-regeln. Denna teknik kan hjälpa dig att bestämma och prioritera dina högsta slaguppgifter, vilket ökar din produktivitet hela dagen.

Vad är PARETO-principen?

Pareto-principen säger att för många resultat kommer cirka 80% av konsekvenserna från 20% av orsakerna. Med andra ord har en liten andel av orsakerna en outsized. Detta koncept är viktigt att förstå eftersom det kan hjälpa dig att identifiera vilka initiativ som ska prioritera så att du kan få mest inverkan.

Var kommer PARETO-principen ifrån?

PARETO-principen utvecklades av den italienska ekonomen Vilfredo Pareto 1896. Pareto observerade att 80% av landet i Italien ägdes av endast 20% av befolkningen. Han bevittnade också detta med växter i hans trädgård-20% av sina växter med 80% av frukten. Detta förhållande är bäst matematiskt beskrivet som en kraftlagsfördelning mellan två kvantiteter, där en förändring i en kvantitet resulterar i en relevant förändring i den andra.

Detta fenomen går också med ett par olika namn:

Pareto princip

80/20-regeln (vanligaste)

Lag av de vitala få

Princip för faktor Sparsitet

80/20-regeln är inte en formell matematisk ekvation, men mer ett generaliserat fenomen som kan observeras i ekonomi, företag, tidshantering och till och med sport.

Allmänna exempel på PARETO-principen:

20% av en växt innehåller 80% av frukten

80% av ett företags vinst kommer från 20% av kunderna

20% av spelarna resulterar i 80% av poängen poäng

Hur man använder 80/20-regeln

Medan 80/20-regeln gäller nästan varje bransch, används PARETO-principen vanligtvis i näringsliv och ekonomi. Detta beror på att 80/20-regeln är till hjälp vid att bestämma var du kan fokusera dina ansträngningar för att maximera din produktion.

Grunden för PARETO-principen anger att 80% av resultaten kommer från 20% av åtgärderna. Om du har någon form av arbete som kan segmenteras i mindre portioner, kan PARETO-principen hjälpa dig att identifiera vilken del av det arbetet är den mest inflytelserika.

Här är några exempel på hur du använder verktyget i praktiken.

Produktivitet

Du kan använda 80/20-regeln för att prioritera de uppgifter du behöver göra under dagen.

Tanken är att ut ur hela din uppgiftslista, kommer att slutföra 20% av dessa uppgifter resultera i 80% av den påverkan du kan skapa för den dagen. Så för att få den mest effektiva, identifiera vilka uppgifter som har störst för ditt lag och fokusera på de för dagen.

För att göra detta, lista ut alla de saker du behöver göra den dagen. Identifiera sedan vilken av dessa uppgifter som har störst påverkan. Involar någon av dina uppgifter samarbeta med andra lagkamrater? Finns det några uppgifter på din tallrik som blockerar projekt från att gå vidare? Dessa uppgifter kan vara enkla i utförande, men de kan göra stor inverkan på resten av laget genom att tillåta processen att fortsätta flyta.

Beslutsfattande

PARETO-principen kan hjälpa dig att fatta de bästa besluten under problemlösningsprocessen. När det finns många olika orsaker till ett problem kan PARETO-principen hjälpa dig att prioritera lösningar. Här är några steg till hur det fungerar:

Identifiera de problem som ditt lag upplever.Det här är de problem som du försöker hitta en lösning inom denna beslutsprocess.

Identifiera orsakerna till dessa problem.Använder ett verktyg som5 whys process, hitta alla orsaker till de problem du försöker lösa.

Kategorisera dina problem i liknande grupper.Om några av orsakerna till de problem du försöker lösa kan falla i liknande kategorier, använd detta som ett tillfälle att gruppera dem tillsammans. Detta kan hjälpa dig att bestämma om en lösning kan lösa flera problem.

Tilldela ett värde till var och en av dessa problem baserat på effekterna på verksamheten.Värdet kan vara så enkelt som ett tal mellan 1-10, eller det faktiska monetära värdet för att indikera vikten.

Utveckla en plan för att fokusera på de 20% av de problem som påverkar verksamheten.Tanken är att en lösning kan lösa flera problem. Baserat på de värden du tilldelade varje problem, beräkna vilka som är i topp 20%. När du har identifierat det viktigaste problemet, utveckla en plan för att skapa en lösning som kan leda till 80% av resultaten medProblemlösningsstrategier .

Exempel på hur man använder 80/20-regeln för beslutsfattande:

Föreställ dig att du arbetar på ett e-handelsföretag. Du tittar på 100 av dina senaste kundservice klagomål, och märker att huvuddelen av klagomålen kommer från det faktum att kunderna får skadade produkter. Ditt lag beräknar beloppet av återbetalningar som ges för dina skadade produkter och finner att cirka 80% av de angivna bidragen var för skadade produkter. Ditt företag vill undvika behandling av återbetalningar för trasiga produkter, så du gör det här problemet en prioriterad lösning.

Ditt lag bestämmer för att uppdatera förpackningar för att skydda dina produkter under frakt, vilket löser problemet med kunder som får skadade produkter.

Kvalitetskontroll

Pareto-analysen och pareto-diagrammet är viktiga verktyg som används inom Six Sigma Quality Control-metoden.

I Six Sigma-metoden kan du med hjälp av ett pareto-diagram hjälpa dig att visualisera dina data för att identifiera hur man prioriterar åtgärder. Sex Sigmas huvudmål är att minska mängden variation i en process med målet att öka produktionsbeloppet. Pareto-diagram är vanliga i sex Sigma-metodik eftersom du snabbt kan identifiera vad majoriteten av variationerna är i en process.

Fördelar med att använda PARETO-principen

Den största fördelen med att använda PARETO-principen är att du kan skapa maximal påverkan med minst arbete. Detta kan låta ditt team arbeta mer effektivt och hålla fokus på specifika initiativ.

80/20-regeln kan hjälpa din mätvärden på mindre tid, helt enkelt genom att prioritera initiativ i rätt ordning.

Övriga fördelar med att använda PARETO-principen:

Tydliga prioriteringar både för dig och ditt lag

Ökad daglig produktivitet

Förmåga att dela ditt arbete i hanterbara segment

Mer fokuserad strategi

Nackdelar med att använda 80/20-regeln

Det finns en vanlig felaktig tolkning av PARETO-principen att med 20% av ansträngningen kan du uppnå 80% av resultaten. Detta är inte nödvändigtvis fallet. De 20 och 80% siffrorna refererar inte till den mängd ansträngning du lägger in, men orsakerna och konsekvenserna du arbetar på. Målet är att inte minimera ansträngningen, utan att fokusera din insats på en viss del av arbetet för att skapa en större inverkan. Du måste fortfarande lägga 100% av ansträngningen till 20% av fokus för att uppnå 80% av resultaten.

En annan nackdel med 80/20-regeln är att ibland lagmedlemmar kan bli för fokuserade och förlora syn på andra uppgifter. Om du bara fokuserar på de viktiga uppgifterna och lägga undan de mindre viktiga uppgifterna, som e-post och annan korrespondens, kan saker gå vilse. Utmaningen är att hitta rätt balans av att använda 80/20-regeln och komma igenom resten av dina uppgifter - även om de inte leder till 80% av resultaten. För att bekämpa detta kan du använda tekniker som tidsboxningeller denFå saker gjort (GTD)metod.

Anpassa uppgifter till mål medUDN Task Manager

Att hitta olika sätt att hjälpa ditt lag att uppnå produktivitet är en viktig del om att vara en lagledare. Använder enArbetshanteringsverktygtycka omUDN Task ManagerKan hjälpa till att organisera alla dina lagprojekt och uppgifter, dela filer, lämna kommentarer och feedback allt på ett ställe, samtidigt som du sparar tid.