Den ultimata guiden till e-postprojektledning
Gregsvan
Innehållsförvaltare
Vill lära sig om E-postprojektledning ?
E-postprojektledningHjälper projektledare och lag arbetar mer effektivt genom att de kan kommunicera och arbeta inom sina e-postinkorg.
Att sortera genom massor av e-postmeddelanden för din projektledning låter dock som något som skulle få dig att dra ut ditt hår. 🤯
Om det bara finns ett verktyg som kan sväva dig bort från elände ...
Det är en fågel ? Är det ett plan? Nej, det är en E-postprojektledning verktyg!
E-postprojekthanteringsverktyg Vänd inkorgar till samarbetsplatser, vilket sparar värdefull tid och ökar teameffektiviteten.
Men vad är det bästa e-postprojekthanteringsverktyget för du ?
Oroa dig inte, vi swooping in för att hjälpa. 🦸
I den här artikeln täcker viVilken e-postprojektledning är, denBästa verktyget för Gmail och Outlook Project Management, liksom fördelarna med e-postprojektledning.
Nu går vi.
Vad är e-postprojektledning?
E-post projektledninginnebär att du använder din e-postinbox för att hantera projekt. Detta inkluderar att använda den för att skapa och tilldela uppgifter, hantera tidsfrister och uppgiftsspecifik kommunikation.
MenE-postklienterLiksom Gmail och Outlook är inte utformade för projektledning, eller hur?
Nej, de är inte. Det är därför du harE-postbaserade projekthanteringsverktyg !
Med e-postbaserad projekthanteringsprogram kan du spåra uppgifter, kommunicera med lagmedlemmar ochexterna intressenter, och till och med Lägg till-gör listor alla via din e-postadress.
Trots allt, hur långt kan snigelpost få dig?
Och medan våra goda vänner gmail och outlook inte är detfaktisktByggd för projektledning, hjälper e-postprojekthanteringsprogramvaran att överbrygga det gapet.
Låt oss ta reda på hur ...
A. Gmail Project Management
Gmail kan låta dig vända e-post till uppgifter, men bara med hjälp av en dedikeradProjektledningsverktygden därintegrerarmed Google Apps.
Här är vad du kan göra med Gmail Project Management :
B. Outlook Project Management
Med Outlooks inbyggda projekthanteringsverktyg kommer ditt lag att ha ett bättresynpå deras ansvar. Med Microsoft Outlook kan du skapa uppgifter med påminnelser, förfallodagar och listorutanytterligare programvara.
Men med aDedikerat Outlook Project Management Tool, du kanockså :
Sammanfattningsvis, som ett fristående projekthanteringsverktyg, gör Outlook knappt klippet.
Det blir som att baka en tårta med en brödrost. Du kan försöka, men det är inte det bästa sättet, eller hur?
Det är bäst att gå för enOutlook-Supported Project Management Toolsom kan erbjuda dig mycket mer funktionalitet.
Vad ska du leta efter i ett e-postprojekthanteringsverktyg?
Det finns många e-postprojekthanteringsverktyg att välja mellan, men för att hitta den bästa för ditt lag, övervägasomfunktioner du behöver, ochE-postmarknadsföring KPIDu vill spåra.
Några viktiga funktioner i en e-postprojekthanteringsapp inkluderar:
Låt oss kolla in dessa funktioner snabbt:
1. E-postintegration
Du kan inte ha ett e-postprojekthanteringsverktyg utan ene-postintegration, höger?
Det verktyg du väljer måste integrera med populära plattformar, som Gmail eller Outlook.
Tvåvägsintegration garanterar också att uppdateringar på ditt projekthanteringsverktyg visas på ditt personliga e-postkonto.
Det hjälper ditt lag att vara det här nsync(Synkronisera, få det?)
2. Planering och schemaläggning
E-postprojektledning handlar mest om projektplanering. Så det är självklart att det verktyg du väljer måste haplaneraochschemaläggningfunktioner.
Det ska låta dig tilldela uppgifter till lagmedlemmar, ställa in deadlines och organisera projektuppgifter via e-postmeddelanden.
3. Team samarbete
Den perfekta e-postprojekthanteringsprogramvaran ska låta dig lägga tillkommentarervia e-post till en uppgift. Oavsett vad du skriver eller bifogas i e-postmeddelandet läggs automatiskt till som en kommentar för den specifika uppgiften.
Dessutom inbyggdchattRummen ger ditt team ett personligt utrymme för att ha uppdragsspecifika diskussioner. @nämnsär också en måstefunktion i något e-postprojekthanteringsverktyg eftersom det hjälper dig att snabbt meddela specifika lagmedlemmar att vidta åtgärder.
Oroa dig inte, du får e-postmeddelanden för alla dessa uppdateringar och mer!
För lite hjälpsam lagsamarbete tips, Kolla in det här inlägget !
4. Uppgiftsskapande
Projekthanteringsappen måste låta digSkapa uppgifter via din e-postadress. Du bör kunna lägga till bilagor, förfallodates och uppgiftsbeskrivningar på en gång.
Ja, det är rätt, säg farväl till "Jag fick inte din email"Och"Jag glömde din email" svar!
Det bästa e-postprojekthanteringsverktyget:UDN Task Manager
De flesta lag börjar och avslutar sina dagar med e-postmeddelanden, så det är ingen överraskning att projektledare behöver en utmärkt e-postbaserad projekthanteringslösning.
Och det är därför du borde använda UDN Task Manager , denperfektE-postprojekthanteringsprogramvara för något lag.
UDN Task Manager är Världens ledande projektledning.
Från att skapaObegränsade projektatt spåra in-house ellerfjärrlagproduktivitet,UDN Task Managerger lag medalltsom de behöver att hantera även det mest komplexa projektet.
Här är varförUDN Task Managerär den bästa e-postprojekthanteringsprogramvaran
BildUDN Task Managersom Robin och dina e-postmeddelanden som Batman.
Robin, akaUDN Task Manager, håller dina e-postmeddelanden från att våga sig tillmörk sida :
(Cue Batmans röst)
"Sidan av förlorade e-postmeddelanden och team förvirring."
Och här är det som händer:
Hur mycket tid skulle du spara om du kan omedelbart skicka eller svara på e-postmeddelanden direkt vid sidan av relevant arbete - utan att behöva ändra flikar? MedE-postUDN Task Manager , du kan göra exakt det!
Till exempel kan du tilldela e-postmeddelanden till lagmedlemmar, samarbeta på sändningar och svar och utlöser automationer baserat på anpassade fält, kundhändelser och till och med buggspårning. Möjligheterna är nästan obegränsade!
Integrera dina e-postmeddelanden medUDN Task Managerhjälper dig:
UDN Task ManagerStödjer för närvarande Outlook, IMAP, Office 365 och Gmail. Alla e-postmeddelanden du skickar frånUDN Task ManagerKommer att se ut som om det skickades direkt från ditt email - inga konstiga speditörer!
UDN Task Manager S E-postprojekthanteringsfunktionerlåt dig Skapa uppgifter Genom att skicka eller vidarebefordra e-postmeddelanden tillListor i UDN Task Manager .
Uppgiften kommer att skapas med detaljer som:
Vill lägga till extra info eller en bilaga till en Befintlig uppgift ?
Skicka eller vidarebefordra ett mail till den uppgiften och kommentar kommer att visas inom uppgiften tillsammans med anknytning .
Om du undrar om bilder och mönster,UDN Task ManagerFångar HTML-e-posten i sin helhet, så ditt innehåll kommer att se bra ut som nytt.
Oroa dig inte, grafiska designers, vi har din rygg!
UDN Task ManagerS e-postprojekthanteringsprogramvara låter digsvara till anmälningar handla omUDN Task Manageruppgifter.
Svara bara på meddelandemailen med e-post-ID som är associerat med dinUDN Task Managerkonto och svaret kommer att läggas till som en kommentar tillsammans med några bilagor.
Hur är det för bekvämlighet? 😉
Om du ärHerr Populäroch ta emot massor av e-postmeddelanden, du kan hantera flera projekt genom att skapa ene-post vidarebefordran automatisering regel .
Funktionen skapar automatiskt uppgifter för dig när ett nytt e-postmeddelande dyker upp i din inkorg.
Trots allt har Batman bättre saker att göra än att hantera otaliga e-postmeddelanden, eller hur?
Kom ihåg, utan Gmail och Outlook-integrationer, är en e-postprojekthanteringsapp helt enkelt värdelös.
Sorta som hur Batman och Robin inte kan bekämpa skurkar utan sina gadgets (och ikoniska kostymer, förstås).
Det är därförUDN Task Managererbjuder kraftfulla Gmail och Syn integrationer, göra e-postprojektledning en bit tårta.
Du kan:
UDN Task ManagerLåter dig spara uppgifter och lista adresser till din kontaktbok med lätthet. På så sätt kan du lägga till uppgifter och kommentarer från e-post till din uppgiftslista med ett enda klick under din kaffepaus. 🍵
Vill du ta kontroll över din inkorg?
Använda sig avUDN Task ManagerÄr kraftfullChrome Extension !
De förlängningLåter dig skapa uppgifter från e-postmeddelanden och till och med bifoga hela e-postmeddelanden till uppgifter.
Visa, hoppa tillbaka, eller ladda ner dina e-postmeddelanden med lätthet!
För att hantera projekt och uppgifter effektivt,UDN Task ManagerChrome Extension låter dig också:
Men det är inte allt detUDN Task Managerhar i butik för dig!
Förutom enFantastisk fri plan, den här e-postprojekthanteringsprogrammet erbjuder också flera andra funktioner som:
Det är som att vara ett barn i en godisaffär; Det är bara så många sötafunktioneratt prova!
Vilka är fördelarna med e-postprojektledning?
Förutom att hjälpa lag kommunicera och arbeta i ett centralt utrymme, är andra fördelar med e-postprojekthanteringsprogramvara:
1. Centraliserad Info Hub
E-postprojekthanteringsverktyg ger lag med ett utrymme där de enkelt kan komma åt och lagra projektinformation. Lagmedlemmar, projektuppgifter och framsteg ... alla lagras iett centralt område .
Vet vad det här betyder?
Du behöver inte längre byta mellan en miljon flikar för att hitta något du behöver! 😍
2. Minimal inlärningskurva
E-postbaserade projekthanteringsverktyg är lätta att navigera eftersom de i grunden lägger till ett extra lager över din ursprungliga inkorg.
Lagmedlemmar kananpassaSnabbt och det tar inte lång tid att integrera verktyget i ditt vanliga arbetsflöde.
Vill du lära dig hur du bättre hantera arbetsflöden? Läs vår djupgående guide här .
3. Streamlines kommunikation
Med e-projektledning programvara, kommer varje gruppmedlem och projektledare har en strömlinjeformad sätt att kommunicera med varandra.
Dessutom är de flesta projektledningsverktyg har chattrum som ger team med en mer personlig plats föreffektiv kommunikation .
Gruppmedlemmarna är mer benägna att engagera sig och svara i den här miljön och som inte älskar god ol’uttryckssymboler för att hjälpa få dina poäng över? 😁
4. Effektiv uppgift delegering
Du får en uppgift, får du en uppgift, alla får en uppgift!
Med skapandet uppgift och uppdrag via e-post, kommer det att finnas mindre lag förvirring eftersom alla uppgifter ärperfektsom är konstruerad för dem.
Inget behov av att skicka en teammedlem och CC halv företaget för uppdateringar på en uppgift.
Öppna helt enkelt projektledning app för att se projektets framsteg!
5. sparar tid
Med e-projektledning programvara, behöver du inte längre att kanalisera din inre Dr. Evil, försöker räkna ut olika sätt att förstöra den långa e kedja!
Hur?
Projekthanteringsverktyg hjälper dig att spara tid genom att bli av långa e-kedjor, papper spår, och dokumentsortering.
Eftersom alla företag och projektrelaterade dokument lagras på ett ställe, kommer din projektgrupp inte spendera timmar att slutföra administrativa uppgifter längre; hurra! 🥳
Slutsats
Även om du kan alltid hålla sig till din gamla skola inkorg, inte ge dig en central datahubben eller möjlighet att spåra uppgifter, framsteg, och deadlines.
Men med denhögere-post projektledning verktyg, kommer du att kunna göra det och så mycket mer.
Om du letar efter den ultimata e projektledning verktyg för att ta din ärendehantering till nästa nivå, se längre änUDN Task Manager .
Med funktioner som sträcker sig från e-integration till automatisk uppgift skapande,UDN Task Managerhjälper team hantera även de svåraste projekten med lätthet.
Skaffa sigUDN Task Managergratisidag och utnyttja kraften i e-projektledning!
