Den ultimate guiden til e-post prosjektledelse
Greg Swan.
Content Manager
Ønsker å lære om E-post prosjektledelse ?
E-post prosjektledelseHjelper prosjektledere og lagene jobber mer effektivt ved å la dem kommunisere og jobbe innenfor sine e-postboks.
Imidlertid sortering gjennom tonnevis av e-poster for prosjektledelsen lyder som noe som ville få deg til å trekke ut håret ditt. 🤯.
Hvis bare det er et verktøy som kan svinge deg bort fra elendigheten ...
Det er en fugl ? Er det et fly? Nei, det er en E-post prosjektledelse verktøy!
E-post Prosjektstyringsverktøy Slå innboksene til samarbeidende arbeidsområder, og sparer verdifull tid og økt teameffektivitet.
Men hva er det beste e-postprosjektstyringsverktøyet for du ?
Ikke bekymre deg, vi swooping inn for å hjelpe. 🦸.
I denne artikkelen vil vi dekkeHvilken e-postprosjektstyring er, The.Beste verktøy for Gmail og Outlook Project Management, samt fordelene med e-postprosjektledelse.
La oss gå.
Hva er e-post prosjektledelse?
E-post prosjektledelseinnebærer å bruke e-postboksen din til å administrere prosjekter. Dette inkluderer å bruke det til å opprette og tilordne oppgaver, administrere tidsfrister og oppgavespesifikk kommunikasjon.
MenE-postklienterSom Gmail og Outlook er ikke laget for prosjektledelse, ikke sant?
Nei, de er ikke. Det er derfor du harE-postbaserte prosjektstyringsverktøy !
Med e-postbasert prosjektstyringsprogramvare kan du spore oppgaver, kommunisere med lagmedlemmer ogeksterne interessenter, og til og med legge til i-gjør lister alle gjennom e-posten din.
Tross alt, hvor langt kan snail mail få deg?
Og mens våre gode venner gmail og utsikter ikke erfaktiskBygget for prosjektledelse, hjelper Email Project Management Software til å bygge bro over det gapet.
La oss finne ut hvordan ...
A. Gmail prosjektledelse
Gmail kan la deg slå e-post til oppgaver, men bare ved hjelp av en dedikertProsjektstyringsverktøy at integreresmed Google Apps.
Her er hva annet du kan gjøre med Gmail Project Management :
B. Outlook Prosjektledelse
Med Outlooks innebygde prosjektstyringsverktøy vil teamet ditt ha en bedreOutlookpå deres ansvar. Microsoft Outlook lar deg lage oppgaver med påminnelser, forfallsdatoer og gjøremålslisterutenEkstra programvare.
Men med enDedikert Outlook Project Management Tool, du kanogså :
For å oppsummere, som et frittstående prosjektstyringsverktøy, gjør Outlook knapt kuttet.
Det vil være som å bake en kake med brødrister. Du kan prøve, men det er ikke den beste måten, ikke sant?
Det er best å gå for enOutlook-støttet prosjektstyringsverktøysom kan tilby deg langt mer funksjonalitet.
Hva skal du se etter i et e-postprosjektstyringsverktøy?
Det er mange e-postprosjektstyringsverktøy å velge mellom, men for å finne den beste for teamet ditt, bør du vurderehvilkenFunksjoner du trenger, ogE-postmarkedsføring KPIS.Du vil spore.
Noen viktige funksjoner i en e-postprosjektstyringsapp inkluderer:
La oss sjekke ut disse funksjonene raskt:
1. E-postintegrasjon
Du kan ikke ha et e-postprosjektstyringsverktøy uten enE-postintegrasjon, Ikke sant?
Verktøyet du velger må integrere med populære plattformer, som Gmail eller Outlook.
Toveisintegrasjon sikrer også at oppdateringer på prosjektledelsesverktøyet ditt vises på din personlige e-postkonto.
Det vil hjelpe teamet ditt til å være denne NSync(Synkroniser, få det?)
2. Planlegging og planlegging
E-post prosjektledelse er for det meste om prosjektplanlegging. Så det sier seg selv at verktøyet du velger må haplanlegger og planleggingfunksjoner.
Det skal la deg tildele oppgaver til lagmedlemmer, fastsatte frister og organisere prosjektoppgaver via e-post.
3. Lagsamarbeid
Den ideelle e-postprosjektstyringsprogramvaren skal la deg legge tilKommentarervia e-post til en oppgave. Uansett hva du skriver eller vedlegges i e-posten, blir du automatisk lagt til som en kommentar for den spesifikke oppgaven.
I tillegg innebygdchatRommene gir teamet ditt en personlig plass til å ha oppgavespesifikke diskusjoner. @nevner deter også en må-ha-funksjon i et hvilket som helst e-postprosjektstyringsverktøy fordi det hjelper deg raskt å varsle bestemte lagmedlemmer til å handle.
Ikke bekymre deg, du vil motta e-postvarsler for alle disse oppdateringene og mer!
For noen nyttige Team samarbeid Tips, Sjekk ut dette innlegget !
4. Oppgaveopprettelse
E-postprosjektstyringsappen må la degOpprett oppgaver gjennom e-posten din. Du bør kunne legge til vedlegg, forfallsdato og oppgaveskrivelser på en gang.
Ja, det er riktig, si farvel til "Jeg fikk ikke e-posten din"Og"Jeg glemte e-posten din"Svar!
Det beste e-postprosjektstyringsverktøyet:UDN Task Manager
De fleste lagene starter og avslutter dagene med e-post, så det er ingen overraskelse at prosjektledere trenger en utmerket e-postbasert prosjektledelsesløsning.
Og det er derfor du bør bruke UDN Task Manager , The.perfektE-post prosjektledelse programvare for ethvert lag.
UDN Task Manager er denVerdens ledende prosjektstyringsverktøy.
Fra å skapeUbegrenset prosjekterå spore internt ellerFjernteamproduktivitet,UDN Task ManagerGir lag medaltsom de trenger å håndtere selv det mest komplekse prosjektet.
Her er hvorforUDN Task Managerer den beste e-postprosjektstyringsprogramvaren
BildeUDN Task Managersom Robin og e-postene dine som Batman.
Robin, AKA.UDN Task Manager, holder e-postene dine fra venturing tilmørk side :
(Cue Batmans stemme)
"Siden av tapte e-post og team forvirring."
Og her er det som skjer:
Hvor mye tid vil du lagre hvis du umiddelbart kunne sende eller svare på e-post til høyre sammen med relevant arbeid - uten å måtte endre faner? MedE-post iUDN Task Manager , du kan gjøre akkurat det!
For eksempel kan du tilordne e-post til gruppemedlemmer, samarbeide om sendinger og svar, og utløse automatisering basert på egendefinerte felt, kundehendelser og til og med feilsporing. Mulighetene er nesten ubegrensede!
Integrere e-postene dine medUDN Task Managerhjelper deg:
UDN Task ManagerForeløpig støtter Outlook, IMAP, Office 365 og Gmail. Alle e-postmeldinger du sender fraUDN Task ManagerVil se ut som om det ble sendt direkte fra e-posten din - ingen rare videresending adresser!
UDN Task Manager'S.E-post prosjektledelse funksjonerla deg skape oppgaver Ved å sende eller videresende e-post tilLister i UDN Task Manager .
Oppgaven vil bli opprettet med detaljer som:
Ønsker å legge til ekstra info eller et vedlegg til en eksisterende oppgave ?
Send eller send en e-post til den oppgaven og kommentar vil vises i oppgaven sammen med vedlegg .
Hvis du lurer på bilder og design,UDN Task ManagerFanger HTML-e-posten i sin helhet, så innholdet ditt vil se bra ut som nytt.
Ikke bekymre deg, grafiske designere, vi har ryggen din!
UDN Task Manager'S e-post prosjektledelse programvare lar degsvare på varsler Om UDN Task Manageroppgaver.
Bare svar på varsel-e-posten med e-post-IDen som er knyttet til dinUDN Task ManagerKonto og svaret vil bli lagt til som en kommentar sammen med eventuelle vedlegg.
Hvordan er det for enkelhets skyld? 😉.
Hvis du erMr. Popularog motta tonnevis av e-post, du kan administrere flere prosjekter ved å lage enE-post videresending automasjon regel .
Funksjonen oppretter automatisk oppgaver for deg når en ny e-post kommer inn i innboksen din.
Tross alt har Batman bedre ting å gjøre enn å håndtere utallige e-poster, ikke sant?
Husk, uten Gmail og Outlook-integrasjoner, er en e-postprosjektledelsesapp bare ubrukelig.
Sorta som hvordan Batman og Robin ikke kan kjempe mot skurker uten sine gadgets (og ikoniske drakter, selvfølgelig).
DerforUDN Task Managertilbyr kraftig Gmail og Outlook integrasjoner, lage e-postprosjektstyring et stykke kake.
Du kan:
UDN Task ManagerLar deg lagre oppgaver og listeadresser til din kontaktbok med letthet. På denne måten kan du legge til oppgaver og kommentarer fra e-post til oppgavelisten din med et enkelt klikk under kaffepausen. 🍵.
Vil du ta kontroll over innboksen din?
BrukUDN Task ManagerS kraftigeChrome-utvidelse !
De UtvidelseLar deg lage oppgaver fra e-post og til og med legge til hele e-poster til oppgaver.
Se, hopp tilbake, eller last ned e-postene dine med letthet!
For å administrere prosjekter og oppgaver effektivt,UDN Task ManagerChrome-utvidelsen lar deg også:
Men disse er ikke såUDN Task Managerhar i butikken for deg!
Foruten AN.Fantastisk gratis plan, Denne e-postprosjektstyringsprogramvaren tilbyr også flere andre funksjoner som:
Det er som å være et barn i en godteri; Det er bare så mange søtefunksjonerå prøve ut!
Hva er fordelene med e-postprosjektledelse?
Bortsett fra å hjelpe lagene kommunisere og jobbe i en sentral plass, er andre fordeler med e-postprosjektstyringsprogramvare:
1. Sentralisert info hub
E-post Prosjektstyringsverktøy gir lag med plass hvor de enkelt kan få tilgang til og lagre prosjektinformasjon. Teammedlemmer, prosjektoppgaver og fremgang ... alt lagret iett sentralisert område .
Vet hva dette betyr?
Du trenger ikke lenger å bytte mellom en million faner bare for å finne noe du trenger! 😍.
2. Minimal læringskurve
E-postbaserte prosjektstyringsverktøy er enkle å navigere fordi de i utgangspunktet legger til et ekstra lag over din opprinnelige innboks.
Teammedlemmer kantilpasseRaskt, og det vil ikke ta lang tid å integrere verktøyet i din vanlige arbeidsflyt.
Vil du lære å bedre håndtere arbeidsflyter? Les vår grundige guide her .
3. Strømlinjeformet kommunikasjon
Med e-postprosjektstyringsprogramvare vil hvert lagmedlem og prosjektleder ha en strømlinjeformet måte å kommunisere med hverandre.
Dessuten har de fleste prosjektstyringsverktøy chatterom som gir lag med en mer personlig plass tileffektiv kommunikasjon .
Teammedlemmer er mer sannsynlig å engasjere seg og svare på dette miljøet, og hvem elsker ikke gode ol 'uttrykksikoner for å få poengene dine på tvers? 😁.
4. Effektiv oppgavedelegasjon
Du får en oppgave, du får en oppgave, alle får en oppgave!
Med oppgaveopprettelse og oppdrag via e-post, vil det være mindre lagforvirring fordi alles oppgaver erPerfektlagt ut for dem.
Du trenger ikke å sende et lag medlem og cc halvparten av selskapet for oppdateringer på en oppgave.
Bare åpne prosjektledelsen din for å se prosjektet fremgang!
5. Lagrer tid
Med e-postprosjektstyringsprogramvare trenger du ikke lenger å kanalisere din indre Dr. Evil, og prøver å finne ut måter å ødelegge den lange e-postkjeden!
Hvordan?
Prosjektstyringsverktøy hjelper deg med å spare tid ved å bli kvitt lange e-postkjeder, papirstier og dokumentsortering.
Da alle selskaps- og prosjektrelaterte dokumenter lagres på ett sted, trenger prosjektgruppen din ikke å bruke timer med å fullføre adminoppgaver lenger; hurra! 🥳.
Konklusjon
Mens du alltid kan holde fast i din gamle skoleinnboks, gir det deg ikke et sentralisert datahub eller evnen til å spore oppgaver, fremgang og tidsfrister.
Men medIkke santE-post prosjektledelse verktøy, du vil kunne gjøre det og så mye mer.
Hvis du leter etter det ultimate e-postprosjektstyringsverktøyet for å ta oppgavebehandling til neste nivå, så se ikke lenger ennUDN Task Manager .
Med funksjoner som spenner fra e-postintegrasjon til automatisert oppgaveopprettelse,UDN Task ManagerHjelper lagene med å håndtere selv de vanskeligste prosjektene med letthet.
Få UDN Task Managergratisi dag og utnytte kraften til e-postprosjektledelsen!
