Vad är förändringshantering? 6 steg för att bygga en framgångsrik förändringshanteringsprocess

Sammanfattning

Ändra ledningen ger dig en steg-för-steg-process för att hantera stora övergångar - till exempel när du antar ett nytt företagsverktyg eller få nytt ledarskap ombord. Med en solid förändringshanteringsprocess kan du hjälpa ditt lag justerat och ta övergång i strid. I den här artikeln beskriver vi olika ändringshanteringsmodeller och när de ska använda dem plus sex steg för att effektivt rulla ut en ny teknik eller ett verktyg.

Ändring är en viktig ingrediens för att hjälpa din organisation att lyckas. När du växer behöver du alltid att implementera nya verktyg, prova nya strategier eller bryta in på nya marknader - bara för att nämna några. Små förändringar eller de som inte påverkar många människor är lätta att implementera - men vad gör du när du behöver implementera en svepande, organisatorisk förändring?

Utan korrekt planering kan man försöka genomföra organisationsförändringar leda till kaos, förvirring och minskad företagshastighet. Istället måste du rulla ändras noggrant med planering och stöd på plats innan ändringen går live-för att göra övergången så sömlös som möjligt.

Enkelt uttryckt, behöver du förändringshantering.

Om du någonsin har kämpat för att rulla ut en Organisatorisk förändring Eller du närmar dig en förändring och försöker tänka på hur det är bäst att ta med ditt företag ombord - den här artikeln är för dig.

Vad är förändringshantering?

Ändra ledningen är processen att förbereda sig för och hantera någon ny organisatorisk förändring. Vanligtvis under förändringshanteringsprocessen kommer du att förbereda dig för övergången till en ny förändring, få organisatoriskt stöd för vad som helst förändringen är och distribuera förändringen omtänksamt över tiden.

Det viktigaste för förändringshantering är att närma sig förändringen medvetet och från flera vinklar. Innan du gör en organisationsförändring, tänk på hur förändringen kommer att påverka medlemmarna i din organisation på olika nivåer och på olika lag. Därför omfattar förändringsmetoderna ofta strategier för att hjälpa lag att introducera en organisatorisk förändring långsamt över tiden, pilotförändringen med en delmängd av företaget, eller säkerställa inköp från rätt intressenter innan du rullar ut ett nytt initiativ.

Ändra ledningen är en process, liksom en metodik. Du får aldrig ha spenderat så mycket tid på att tänka på hur man rullar ut ett förändringsinitiativ. Det är ok. Genom att följa en förändringshanteringsprocess kan du bäst utrusta ditt lag och ditt företag för att dra nytta av en ny förändring.

Fördelarna med förändringshantering

Med effektiv förändringshantering kan du introducera nya processer utan att störa ditt lag eller organisation. Vi tenderar att vara ganska knutna till det "gamla sättet" att göra saker, även om det nya sättet är objektivt bättre. En förändringshanteringsplan hjälper ditt team att inse värdet av den nya förändringen, genom att göra det så minimalt störande som möjligt.

Effektiva förändringshanteringsprocesser kan hjälpa dig:

Bygga momentum på ditt företag

Minska motståndet mot förändring

Öka sannolikheten för framgångsrik förändring

Minska eventuella negativa effekter av förändringen

Traditionella förändringshanteringsmodeller

Ändra hanteringsprocesser går tillbaka till början av 1960-talet, och det har varit flera modeller av förändringshantering genom åren. I den här artikeln täcker vi tre traditionella modeller för allmän förändringshantering.

Lewins förändringsmodell

Kurt Lewin , En tysk-amerikansk psykolog, är mest känd för sina bidrag av tillämpad forskning för kommunikationspraxis. Lewins förändringsmodell Breaks byta hantering i en tre-stegs process:

Onämnd. Under frisättningsfasen hjälper du ditt lag eller ett företag att övervinna sin första förändring aversion. Inte bara kommer du att analysera någon aversion mot förändringen, men du kommer också att börja övertyga ditt team varför du behöver förändringen. Vid denna tidpunkt i Lewins förändringsmodell är ditt fokus på att förbereda ditt lag för något nytt.

Förändra. Ändringssteget är när du rullar ut den organisatoriska förändringen. Tänk på att förändringen kan vara en multi-steg-process när du kör in i oförutsedda hinder och arbeta för att sakta ombord på alla på det nya systemet, oavsett det kan vara.

Frysa. Du har implementerat förändringen - nu är det dags att frysa den på plats så det "nya" sättet att göra saker blir standarden.

ADKAR-modellen

De ADKAR-modell skapades av Jeff Hiatt. ADKAR är en akronym, som står för:

Medvetenhet av behovet av förändring

Önskan att delta och stödja förändringen

Kunskap av vad man ska göra för att säkerställa framgångsrik förändring

Förmåga att genomföra förändringen

Förstärkning För att säkerställa förändringen fortsätter att genomföras på lång sikt

8-stegs process för ledande förändring

Dr. John Kotter uppfann den här metoden, som han skisserade i sin bok, . Enligt Kotter, åtta steg är:

Skapa en känsla av brådska Att betona vikten av att agera omedelbart

Bygg en ledande koalition att vägleda, koordinera och kommunicera den organisatoriska förändringen

Bilda en strategisk vision och initiativ För att klargöra hur framtiden kommer att skilja sig från det förflutna

Enlist en volontär armé att rallya runt förändringen

Aktivera åtgärd genom att ta bort hinder För att ge den frihet din organisation behöver generera verkliga effekter

Generera kortvariga vinster att aktivera organisationen att fortsätta

Bibehålla acceleration och vara obeveklig om att initiera förändring tills din vision är en verklighet

Institutändring tills det är tillräckligt starkt för att ersätta gamla vanor

När du ska använda Change Management

Du bör inte rulla ut hela förändringshanteringsprocessen för varje organisationsförändring. Ändra ledningen är bara viktig när den potentiella pushbacken kommer att bli stor eller företagsövergripande. Kom ihåg att vi som människor kan vara avvikande att ändra -Vi tenderar att gilla det aktuella systemet (även om det inte är den bästa processen), och det kan vara svårt för människor eller lag att föreställa sig att arbeta på ett nytt sätt.

Här är några exempel på organisatoriska förändringar som du skulle rulla ut med en förändringshanteringsprocess:

Nytt företagsverktyg eller teknik

Förändring av ledarskap eller organisationsstruktur

Arbetskultur eller värderingsuppdateringar

Uppdaterad företagspolicy, HR-program eller fördelar

Fusion eller förvärv

Det viktigaste att komma ihåg när man implementerar en förändringshanteringsprocess är att vara omtänksam när och hur du rullar ut den här ändringen till din organisation.

På UDN Task Manager , våra professionella tjänster och kundsucceslag hjälper ofta lag att bygga en förändringshanteringsstrategi för att rulla ut ett nytt företagsverktyg eller teknik. Med UDN Task Manager , lag har inte bara ett verktyg för att organisera och utföra arbete - de rullar också ut ett nytt tillvägagångssätt för lagsamarbete genom arbetshantering . Att använda en förändringshanteringsprocess kan hjälpa till att säkerställa framgång och adoption.

De UDN Task Manager Ändringssätt: 6 steg för att rulla ut ett nytt verktyg eller teknik med förändringshantering

För att hjälpa nya lag att anta UDN Task Manager , våra professionella tjänster och Kundsucceslag Byggde en förändringshanteringsprocess inspirerad av Dr. Kotters 8-stegs process för ledande förändring och informerad av bästa praxis från kunder som framgångsrikt genomförts UDN Task Manager i sina organisationer. Den resulterande metoden, UDN Task Manager Ändbyte , hjälper lag att rulla ut nya verktyg eller tekniker på organisationsnivå.

Det finns sex steg till UDN Task Manager Vägen för förändring:

Definiera din varför

Upptäck din nu

Designa ditt första arbetsflöde

Aktivera ditt team och fira vinner

Få setup för framtida framgång

Mäta och expandera din användning

Oavsett om du antar UDN Task Manager eller rulla ut ett annat nytt verktyg, här är hur du kan använda UDN Task Manager Sätt att ändra för att rulla ut ett nytt verktyg eller teknik hos ditt företag.

Använda UDN Task Manager Ändringssätt: En fallstudie

Låt oss säga att ditt team kommer att övergå till en centraliserad Arbetshanteringsplattform För att kunna fungera mer effektivt och samarbetande . Så här använder du UDN Task Manager Sätt att ändra för att genomföra den organisatoriska förändringen:

1. Definiera din varför

Innan du rullar den här ändringen till din organisation behöver du först veta: Varför gör du det här? Vilka smärtpunkter är denna förändringslösning? Även om inte alla medlemmar i din organisation kommer att vara stolta över förändringen - för vi är alla söta förändringar averse-har en konkret anledning till varför du gör det här kommer att hjälpa.

Det finns tre olika element för att definiera din "varför:"

För att börja, dokumentera varför du genomför denna organisationsförändring. Detta "varför uttalande" kommer att vara din kompass för att allt arbete ska komma.

"[Team / Organization Name]implementerar detta nya arbetshanteringsverktyg för att[hantera dessa projekt och processer]. Därmed hoppas vi att [lindra dessa smärtpunkter]och[uppnå dessa mål]. "

Till exempel, om du rullar ut ett arbetshanteringsverktyg, kan du skriva:

"Vårt företag implementerar detta nya arbetshanteringsverktyg för att förbättra det korsfunktionella samarbetet och synligheten. Därmed hoppas vi att öka företagets produktivitet och slutföra fler projekt i schema. "

Du vill också definiera vilken framgång som ser ut för din förändringshanteringsprocess. Sätt dig med laget som leder förändringen för att ställa in mätvärden. Vissa mätvärden inkluderar:

När denna förändring bör rullas ut

Antagande eller utbildning Procentandelar över hela bolaget

Utnyttjandegrad över hela företaget med ett visst datum

Till exempel, för att rulla ut ett arbetshanteringsverktyg, kanske du har några av följande mätvärden:

Vi kommer att börja rulla ut det här verktyget till en liten grupp den 3 mars. Anställda får möjlighet att opt-in i mitten av juni. Då ska alla på vårt företag vara ombord och bekant med verktyget senast den 17 juli.

Lag ska skicka varje vecka Projektstatusrapporter I arbetshanteringsverktyget och arbetet ska hanteras exklusivt i verktyget.

100% av de anställda ska vara aktiva på verktyget senast den 30 juli.

Att rulla ut en organisationsförändring är inte ett personligt jobb. Du behöver ett team av människor, och din adoption allians är det laget. Det finns tre typer av adoption Alliance-medlemmar:

Konventet setter. Detta är en Pountplace Influencer. Din konventionssetter eller setters hjälper dig att definiera hur du använder ditt nya arbetshanteringsverktyg över hela företaget. De kan leda utbildningar eller svarfrågor lagmedlemmar har på vägen.

Den medvetenhetsbyggare. Detta är medlem (eller medlemmar) av ledarskapet. Dina medvetenhetsbyggare kanske inte är så nära förändringen som implementeras, men de kommer att vara stödets röst. Den medvetenhetsbyggare bör kommunicera ditt "varför uttalande" för att öka laginköp

Produkten förespråkar. Dessa är enskilda bidragsgivare eller tidiga adoptörer som är glada att hjälpa till att bygga fart för denna förändring.

2. Upptäck din nu

För att genomföra bredskalig förändring måste du först börja små. Välj ett arbetsflöde för att implementera i det nya systemet först, så din adoption allians kan bygga praxis och exempel innan du rullar ut det helt. Välj idealiskt ett arbetsflöde som är samarbetande och brett, så du kan träna några kinks innan du genomför förändring.

Till exempel, för att rulla ut ett nytt arbetshanteringsverktyg, kan du välja ett lag eller en avdelning, som marknadsavdelningen. Innan du introducerar marknadsavdelningen till ditt nya verktyg, överväga att bygga ut demo-miljöer om hur de kan använda den. Till exempel kan du visa dem hur de kan springa mer samarbete Marknadsföringskampanjer med det nya verktyget.

3. Designa ditt första arbetsflöde

Det här är din chans att testa din nya förändring på ett arbetsflöde eller process. Din konventionssetter ska hålla en träning för det valda laget eller arbetsflödet. Se till att din produktförespråkare också är till hands för att fira vinner och dokumentera processen som fungerar effektivt.

Vid denna tidpunkt kommer du sannolikt att gå i frågor som du inte har tänkt på förut. Var noga med att dokumentera vanliga frågor (och deras svar) så att du kan implementera dem i din dokumentation när du rullar ut det mer i stort sett.

Till exempel, i utbyggnaden av ditt nya arbetshanteringsverktyg, har du redan byggt demo-miljöer för marknadsföringsteam . Allt som är kvar är att hålla träningssessioner med laget för att visa dem hur verktyget fungerar. Uppmuntra dem att planera tvärfunktionella initiativ, som marknadsföringskampanjen du demoed, i det här verktyget. Kolla in ofta för att se hur rullningen går och svarar på några frågor som laget kan ha. Under hela, dokumentera sina framgångar, så du kan använda dessa ögonblick för att inspirera andra lag att anta verktyget.

4. Aktivera ditt team och fira vinner

Ditt laget är inrättat i ditt valda arbetsflöde. Var noga med att checka in med dem ofta om hur det går och firar några vinner-även små. Att få den här farten kommer inte bara att hjälpa din förändring att få Steam-det kommer också att bygga en hel kohort av pro-förändring personer som kan bli produkt förespråkare i sig själv när du rullar det här förändras mer i stort sett.

5. Få inrättad för framtida framgång

Vid denna tidpunkt ska ditt lag vara igång på det nya sättet att fungera. Använd den här tiden för att fira ditt lags tidiga segrar, samla regelbunden feedback, övervaka verktyget antagande och bygga på bästa praxis. Inklusive FAQ-dokumentation, hjälp sessioner och en plan för kontinuerlig ombord på nya lagkamrater på en central plats kommer att säkerställa långsiktig framgång.

6. Mät och expandera användningen

När du känner att du har utarbetat problemen i den första förändringen är det dags att rulla ut det bredare. Använd träningssessionerna, FAQ-dokumentation och förberedelse du har gjort med ditt första arbetsflöde för att hjälpa till att styra andra lag. Beroende på storleken på ditt företag, planera att hålla kontorstid med din adoption allians för att svara på några frågor. Uppmuntra din produktförespråkare att checka in och fira vinner ofta, för att hjälpa din nya Arbetshanteringsverktyg få momentum.

Innan du vet det har du framgångsrikt genomfört en förändringshanteringsplan!

Nyckeln till organisationsförändring är förändringshantering

Oavsett vilken organisatorisk förändring du rullar ut eller som ändrar förvaltningsmetodik du använder, är en tankeväckande uppmätt rollout är nyckeln till förändringshantering. Hjälp ditt team framgångsrikt anpassa till någon förändring med hjälp av Change Management.

Om du rullar ut en ny teknik eller ett verktyg, prova UDN Task Manager Sätt att förändras. För att lära dig mer, läs vår guide om hur du kan använda denna förändringshanteringsprocess till hjälpa ditt lag att anta UDN Task Manager .