Varför ska jag använda anpassningsbara mallar i projekthanteringsprogram?

Oavsett hur stor eller liten,vilket projekt som helst kan gynnafrån att använda mallar. Mallar är återanvändbara projektskurser som minskar omarbetet och tjänar som utgångspunkt för nytt arbete. De är förformaterade och har redan några överflödiga detaljer på plats. Mallar gör att du kan ställa in projekt, uppgifter, rapporter och andra filer utan att behöva börja från början varje gång.

Anpassningsbara mallar Ta det ett steg längre än din standardmall, så att du kan justera mallstrukturen och informationen för att passa ditt projekts behov.

Om du till exempel skulle använda en projektplanmall från Microsoft Office, skulle du förmodligen behöva ändra den generiska mallen för att inkludera din företagsinformation och specifika projektinmatningar varje gång du skapar en ny projektplan. Med anpassningsbara mallar kan du spara den här informationen direkt i mallen, så den är automatiskt befolkade varje gång du behöver det.

I projektledning finns det gott om möjligheter att använda anpassningsbara mallar istället för att börja från början. Här är några av de möjligheter du borde hålla koll på. Håll dessa vanliga projektmallar i åtanke när du bestämmer dig för en ny projekthanteringsprogramvara.

I projektledningsprogramvara,Begär formulärLåt dig fånga arbetsansökningar när de kommer in. Dessa formulär gör det möjligt för dig att inrätta en formell process för inlämning, spårning, utvärdering och genomförande av dessa önskemål.

När du skapar en mallad begäran formulär vill du uppmana användaren att ge alla relevanta uppgifter om deras arbetsbegäran. Begär formulär mallar kommer vanligtvis att erbjuda olika frågetyper, inklusive kortvarans svar, stycke svar, dropdown svar, datumrespons, och mer.

Templated Request Blanketter kan utformas för att möta behoven hos många olika typer av projekt. Här är bara tre idéer om vad du kan göra med begäran formulär mallar i projektledning programvara:

Bygga en effektiv kreativ kort mallGör det möjligt för dig att samla detaljerna i en kreativ begäran till ett skannbart och handlingsfullt dokument. Kreativa korta förfrågningsformer begär vanligtvis en översikt över begäran, en profil för den avsedda publiken, specifika uppgifter om utförande och namnen på relevanta intressenter.

IT / Help Desk-förfrågningar är enkelt templerade och spara tekniker värdefulla tid och resurser genom att förtydliga de viktiga detaljerna i problemet och tilldela en prioriteringsnivå till begäran.

Begär formulär mallar kan hjälpa mänskliga resursergrupper samla viktig administrativ information passivt, vilket minimerar behovet av att jaga små bitar av personalinformation.

Andra vanliga förfrågningsformmallar inkluderar:

Projektledning Programvara som innehåller anpassningsbara förfrågningsformulär mallar kommer att se till att ditt team får all viktig information utan att fråga onödiga frågor.

Här är 10 förfrågan formulärproverFör att komma igång.

Projektledningsprogramvaror gör att du kan strukturera dina projekt och uppgifter för att möjliggöra enkel navigering och ledning. Mappar gör det möjligt för dig att gruppera liknande projekt eller uppgifter baserat på vilket kriterier du anger.

Uppgifter och projekt är de viktigaste byggstenarna inom Project Management-programvaran som hjälper dig att spåra och organisera ditt arbete.

En uppgiftär en enda arbetsenhet som måste utföras inom ett projekt.Ett projektÄr hela serien av uppgifter som måste slutföras tillsammans för att uppnå ett enda resultat eller ett mål.

Templade uppgifter, mappar och projekt kan ge dig en ram för att starta nya projekt som har likheter med tidigare avslutat arbete. Om du befinner dig som arbetar med uppgifter som konsekvent liknar tidigare arbete, kan det vara dags att bygga ut en anpassad mall.

Mallar för uppgifter, mappar och projekt kan låta dig enkelt duplicera:

Genom att bygga mallar för din mappstruktur, projektstrukturer och uppgifter kan du spara tid och se till att arbetet är konsekvent strukturerat under hela projekthanteringsprogramvaran. Med mallar har du redan kontur och struktur varje gång du skapar ett nytt projekt eller en uppgift.

Rapportmallar hjälper dig att snabbt skapa rapporter för att få mer synlighet i dina projekt, övervaka hur arbetet fortskrider, eller bedöma vilket arbete som fortfarande behöver tilldelas. Rapporter i projektledningsprogramvara är också ett värdefullt sätt att kommunicera framsteg med intressenter.

Vissa vanliga rapportmallar är:

Men vad händer om du har kunder eller intressenter som har specifika kriterier som de vill se i rapporter? Om du arbetar från en standardmall, måste du ändra rapporten varje gång. Lyckligtvis, med anpassningsbara mallar i din projekthanteringsprogram, kan du ändra mallen och sedan köra den begärda rapporten så många gånger som behövs, utan att det behövs ytterligare manipulering.

Här är några fler projekt och aktiviteter som kan dra nytta av användningen av mallar:

Det är viktigt att väljaEtt projekthanteringsverktyg som är tillräckligt flexibeltAtt stödja olika projektkrav och människors unika arbetsstilar. Anpassningsbara mallar tillåter användare att skapa individuella synpunkter och rapporter som speglar sin arbetsstil och den information de bryr sig om.

Anpassningsbara förfrågningsformulär mallar gör det också möjligt för dig att ändra den information som begärs och samlas in baserat på kunden eller scenariot. Till exempel ger anpassningsbara formmallar dig flexibiliteten att variera frågor för olika typer av kunder eller projekt.

Trots allt kräver arbetsintagsbegäran för ett fastprisprojekt avsevärt annorlunda information än formuläret för ett kostnads- och arbetsprojekt.

Anpassningsbara mallar försäkrar inte bara att alla börjar med rätt struktur och format men de sänker också risken för att väsentlig information saknas.

När du börjar jobba på enprojekt, en tom duk kan vara skrämmande. Hur ser du till att du har allt du behöver? Hur anpassar du dina mål och prioriteringar med andra lag? Finns det ett sätt att skapa en formell process för att hålla återkommande arbete konsekvent?

Svaret är självklart att använda anpassningsbara mallar i din projekthanteringsprogram.

Om du startar ett nytt projekt från början är du och ditt team på egen hand att samla all information om vilka uppgifter, leveranser, krav etc. behövs. I jämförelse, om du börjar med en mall av ett liknande projekt, har du redan mest, om inte alla, av den här informationen befolkade, och ditt team behöver helt enkelt bekräfta att det är allt relevant.

Denna process sänker risken att glömma viktiga krav, och det minskar också den tid det tar att samla in information och sparka ett projekt. Anpassningsbara mallar gör replikering fungerar enkelt genom att automatisera repetitiva processer och upprätthålla konsistens över projekt.

Bottom linjen är att anpassningsbara mallar i projekthanteringsprogramvara sätter dig och ditt team upp för repeterbar framgång samtidigt som du gör dig effektivare.

Använda mallar i projektledning (Infographic)

Hur man bygger och använder projektplanmallar som en proffs

Säg adjö till Gantt-diagram i Excel med dessa projekthanteringsmallar

10 Begär formulär mallar för att hjälpa ditt lag att lyckas

5 bästa praxis för hantering av inkommande arbetsförfrågningar