Vad är en riskmatris?

Tänk dig att du är tilldeladprojektChef på ett högt insatsprojekt. Projektetomfattningdefinieras, viktiga intressenter är överens, du är övertygad om att du kan stanna inom budgeten, och projektgruppen är redo att dyka in.

De börjar arbeta outtröttligt för att möta de överenskomna målen - och sedan en oväntadriskmöter dig halvvägs genom projektet. Du såg aldrig den här, så du har ingen aning om hur du ska få projektet tillbaka på rätt spår och se det till framgång.

Om du bara hade identifierat och bedömt risken underProjektplaneringsfas, du kanske har känt mig mer beredd attbetagenden. Det är vad en riskbedömningsmatris används för och varför du behöver en för dina projekt.

Vad är en riskbedömningsmatris i projektledning?

Risker i projektledningär oväntade händelser som kan eller kanske inte uppstår och påverka ditt projektresultat på något sätt. EnligtProjektledningsinstitutet (PMI), analysera och hantera risker är en viktig praxis iprojektledning. Det förbättrar chanserna för framgångsrik projektanslutning samtidigt som konsekvenserna av någon risk som uppstår.

Risker kan uppstå relaterade till någon aspekt av ett projekt, inklusive budget, resurser, processer eller teknik, för att bara nämna några. Medan det kan vara lätt att anta att alla risker ger negativa konsekvenser för bordet är det viktigt att förstå detpositiva riskerkan också uppstå under projektets livscykel.

A Riskbedömningsmatris(ibland kallad en riskkontrollmatris) är ett verktyg som används under riskbedömningsstadiet för projektetplanera. Det är vanligt att identifiera och fånga sannolikheten för projektrisker, såväl som att utvärdera den potentiella skador eller avbrott som orsakas av dessa risker.

Riskbedömningsmatrisen erbjuder en visuell representation av riskanalysen och kategoriserar risker baserade på deras sannolikhetsnivå och svårighetsgrad eller påverkan. Det här verktyget är ett enkelt och effektivt sätt att få en helhetssyn av projektriskerna på ett sätt som lätt kan förstås av alla lagmedlemmar och viktiga intressenter.

Riskmatrisexempel

Låt oss ta en titt på ett enkelt riskmatrisexempel för ett projekt. Vi använder en 5x5, fempunktsskala för påverkan och sannolikheten i detta matrisexempel, men använd ett skala system som fungerar bäst för ditt lag. Du kan till exempel använda en 3x3-matris för mindre granularitet.

Påverkan eller svårighetsgrad

Sannolikhet eller sannolikhet

I det här exemplet ser du riskkategorier som sträcker sig från låg till hög och sannolikhet från mycket sannolikt till mycket osannolikt. Att använda det är lika enkelt som någon annan matris: du letar efter var båda dina kriterier möts för att få din riskbedömning.

Låt oss säga att du är projektledare för en ny organisationsövergripande programvaruverktygsutrullning och kommer att arbeta med en konsult för att genomföra den. För detta projekt är konsultförseningar möjliga på grund av brist på resurser i slutet, och om en fördröjning sker, skulle effekten vara stor eftersom det skulle påverka hela utrullningsplanen. Vi skulle kategorisera denna risk som medelhög baserad på exemplet matrisen.

Vilka är fördelarna med en riskbedömningsmatris?

Du kanske undrar om det är värt att spendera tid att bedöma risker och skapa en matris för alla dina projekt. Tja, fördelarna med en riskbedömningsmatris talar för sig själva:

Hur beräknar du risk i en riskmatris?

En riskmatris är ett värdefullt verktyg för din projektplanering, och att skapa en behöver inte vara komplicerad. Följ dessa steg för att beräkna risken för ett eget projekt.

För att slutföra din riskbedömningsmatris måste du börja med att ha en fördjupad förståelse för ditt projekt - omfattningen, budgeten, resurserna, tidslinjen och målet. Du behöver den här informationen för att hjälpa dig att upptäcka de potentiella riskerna.

Identifiera så många risker som möjligt med ditt projektteam. Överväga aspekter somräckvidd kryp, budgethinder , schemaeffekter, ochresursfördelning som utgångspunkter för din risk identifieringsprocessen. Skapa enRiskregisterkomplett med alla identifierade risker, eftersom det kommer att göra det lättare att skapa din matris.

Inga två risker och inte två riskmatriser är likadana, vilket innebär att du behöver för att arbeta med din projektgrupp och viktiga intressenter för att definiera och bestämma riskkriterier du använder för att utvärdera varje risk du har identifierat.

Kom ihåg att två korsande kriterier måste specificeras, var och en med sina nivåer: sannolikheten eller sannolikheten att risken kommer att inträffa och svårighetsgraden eller påverka risken kommer att ha.

När du har identifierat och beskrivit alla de potentiella riskerna, är nästa steg att analysera dem. I din analys, använd din riskkriterier för att kategorisera varje risk inom sitt lämplig svårighetsgrad och sannolikhet.

många matrisertilldela ett numeriskt värdekriterier. Så hålla sig med vårt exempel, kan du betygsätta effekterna sträcker sig från en (obetydliga) till fem (katastrofal) och gör samma sak med sannolikhet där man står mycket osannolikt, och fem representerar mycket troligt.

Med hjälp av matrisen är det sedan lätt att multiplicera svårighetsgrad gånger sannolikheten för att få ett numeriskt värde. En risk som är katastrofala och mycket sannolikt skulle rankas som 25, medan en som är obetydlig och mycket osannolikt skulle rankas som en etta. Det är ett enkelt och intuitivt sätt att jämföra och förstå riskerna.

Din sista steget är att prioritera riskerna och skapariskhanteringsplaneratt minska eller neutralisera dem med dina risker kategoriseras i enlighet därmed. Du vill beskriva de steg du tar om risken inträffar och de strategier du distribuera till hjälp få projektettillbaka på banan .

Hur skapar man en riskmatris i Excel?

Undrar hur man gör en riskmatris i Excel? Börja med att bygga en tabell som återspeglar möjligheten och svårighetsgrad skalor du har definierat för riskbedömning. Här är några tips för att hjälpa dig att komma igång:

Hur skapar man en riskmatris iUDN Task Manager ?

Om ett Excel-ark är inte din jam när det gäller att spåra och övervaka risker, kan du användaUDN Task Managerför att skapa en riskmatris. Några av de viktigaste funktionernaUDN Task Managerhar som du kan använda för att bedöma projektets risk inkluderar:

Den bästa delen om hur du använder en plattform somUDN Task Managerär att den automatiskt kan uppdatera och justera din projektet fortskrider, vilket besparar dig från den manuella arbete som krävs i Excel.

Vad gör man med riskmatris resultat?

Så, vad gör en riskmatris åstadkomma för dig? Det korta svaret är att din matrisresultat hjälpa dig att skapa en risk åtgärdsplan.

Till att börja med är det viktigt att ta itu med de risker som rankas högt eller extrem. Beroende på projektet och ditt team resurser, kanske du bara behöver för att övervaka medelstora och lågriskkategorierna de snarare än att ta omedelbara åtgärder.

Slutligen refererar risken matris genom hela projektet tills det är markerad fullständig och framgångsrik. Gör intemisstagatt inte binda dig tillriskhanteringsom en pågående process. Med hjälp av detta verktyg är ett kraftfullt sätt att stödja din projektgrupp och mildra de flaskhalsar som står i vägen mellan dem och ett vinnande projektet.

Är du redo att komma framåt i spelet och sluta förlora sömn över projektrisker?Registrera dig för en gratis provning avUDN Task Manager att börja bygga riskmatriser med ditt team idag.