ขั้นตอนการลดลงในกระบวนการจัดการโครงการ
กระบวนการจัดการโครงการเป็นกรอบสำหรับโครงการใด ๆ ที่คุณทำ
ซึ่งขอถามคำถามอะไรที่แม้จะเป็นกระบวนการจัดการโครงการ ?
พิจารณาถึงวิธีการที่ขั้นตอนในกระบวนการจัดการโครงการมีความสำคัญต่อการพัฒนาและการส่งมอบของโครงการเราได้ระบุไว้ 5 ขั้นตอนโดยทั่วไปตามโครงการใด ๆ
ดังนั้นมารับมันกันเถอะ!
วงจรชีวิตโครงการมันคืออะไร?
เมื่อพิจารณาการจัดการโครงการไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณเคยได้ยินเรื่องวงจรโครงการระยะเวลา
แต่วงจรโครงการของโครงการคืออะไร?
เพียงแค่ใส่วงจรชีวิตของโครงการเป็นชุดของเฟสหรือขั้นตอนโครงการใด ๆ ที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งรวมถึงการเริ่มต้นจากการเริ่มต้นของโครงการตลอดทางในการปิดของมัน
สไตล์และประเภทของวงจรโครงการของคุณและโดยเฉพาะอย่างยิ่งจำนวนและลำดับของวงจรชีวิตของโครงการของคุณจะถูกกำหนดโดยปัจจัยต่าง ๆ หลายประการ
ปัจจัยที่อาจส่งผลกระทบต่อขั้นตอนของวงจรชีวิตของโครงการของคุณรวมถึงลักษณะของโครงการที่คุณกำลังดำเนินการตามความต้องการเฉพาะขององค์กรที่ทำงานในโครงการรวมถึงพื้นที่ของการประยุกต์ใช้โครงการ
วงจรชีวิตของโครงการจัดทำกรอบพื้นฐานของการกระทำที่ต้องดำเนินการในโครงการของคุณ
รูปแบบของวงจรชีวิตของโครงการของคุณอาจแตกต่างกันไป วงจรชีวิตของโครงการอาจมีตั้งแต่แนวทางการขับเคลื่อนไปจนถึงมากกว่าวิธีการเปลี่ยนแปลงที่ขับเคลื่อนด้วย .
หากวงจรชีวิตของโครงการของคุณกำหนดรายละเอียดเฉพาะในช่วงเริ่มต้นของโครงการและตัดสินวิธีการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ในขอบเขตคุณกำลังทำงานกับวงจรชีวิตที่คาดไม่ถึง
ในทางกลับกันในวงจรชีวิตที่ปรับตัวได้ขอบเขตโดยละเอียดถูกกำหนดไว้สำหรับการทำซ้ำเฉพาะและผลิตภัณฑ์เองได้รับการพัฒนาการวนซ้ำหลายครั้ง .
วงจรชีวิตของโครงการของคุณสามารถปรับเปลี่ยนได้หรือเปลี่ยนแปลงและคล่องแคล่วมากขึ้น
โดยทั่วไปแล้ววงจรโครงการประเภทใดก็ตามที่องค์กรของคุณต้องการวงจรชีวิตของโครงการของคุณจะมี 5 ขั้นตอนขั้นตอนเหล่านี้มักเรียกกันว่ากลุ่มกระบวนการจัดการโครงการ 5 ราย
5 กลุ่มกระบวนการจัดการโครงการ
กรอบมาตรฐานสำหรับวงจรชีวิตการจัดการโครงการใด ๆ เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการ 5 กระบวนการกลุ่ม
แม้ว่าวงจรชีวิตของโครงการของคุณอาจแตกต่างกันไปและมีเอกลักษณ์ในโครงสร้างและรายละเอียดกรอบมาตรฐานประกอบด้วยโครงสร้างวงจรชีวิตทั่วไปเดียวกัน
5 เฟสเหล่านี้รวมถึง:
แม้ว่าเราจะสามารถเข้าสู่รายละเอียดที่ยาวนานในการอธิบายองค์ประกอบที่มีรายละเอียดที่แพร่หลายในแต่ละเฟสสำหรับบทความนี้เราจะพูดคุยสั้น ๆ เกี่ยวกับภาพรวมของแต่ละเฟสเพื่อให้คุณสามารถเข้าใจวิธีการทำให้ขั้นตอนโครงการทำงานให้คุณและทีมงานของคุณ
ลองดูที่กลุ่มกระบวนการจัดการโครงการกันเถอะ
จุดเริ่มต้นของวงจรชีวิตของโครงการใด ๆ เริ่มต้นด้วยขั้นตอนการเริ่มต้น
ขั้นตอนการเริ่มต้นของโครงการใด ๆ มีวัตถุประสงค์เพื่อเน้นวิสัยทัศน์ของโครงการที่คุณต้องการดำเนินการระบุและจัดทำเอกสารสิ่งที่คุณต้องการให้สำเร็จเช่นเดียวกับการบรรลุการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้เสีย .
ดังนั้นขั้นตอนการเริ่มต้นของโครงการกำหนดกฎบัตรโครงการรวมถึงการลงทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
สิ่งแรกที่แรกกฎบัตรโครงการคืออะไร?
กฎบัตรโครงการคือโครงการทั้งหมดของคุณแสดงให้เห็นถึงเอกสารสั้น ๆ ที่เป็นทางการ
กฎบัตรโครงการจะตอบคำถามเช่น:
ดังนั้นองค์ประกอบสำคัญของกฎบัตรโครงการมีรายละเอียดดังนี้:
16 เครื่องมือการวางแผนโครงการที่ดีที่สุดของปี 2022
เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติแล้วถึงเวลาที่จะเริ่มในโครงการ
อย่างไรก็ตามก่อนที่คุณจะสามารถลงไปยังโครงการที่เกิดขึ้นจริงเองหรือในคำอื่น ๆ ขั้นตอนการดำเนินการมันเป็นสิ่งสำคัญในการรวบรวมทีมเพื่อเรียกใช้โครงการรวมถึงแผนวิธีการเรียกใช้โครงการเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
ซึ่งหมายความว่าคุณต้องก่อน กำหนดเป้าหมายของคุณสำหรับโครงการ
เมื่อตั้งเป้าหมายเป้าหมายสำหรับโครงการใด ๆ มีวิธีการที่นิยมสองวิธีที่คุณสามารถนำมาใช้
วิธีการทั่วไปสองวิธีในการตั้งค่าคือ s.m.a.r.t และ c.l.e.a.r.
การใช้วิธีการ s.m.a.r.tในการตั้งเป้าหมายช่วยให้คุณเข้าใจถึงผลกระทบของกระบวนการตั้งเป้าหมายได้อย่างถูกต้อง
s.m.a.r.t ย่อมาจากเฉพาะที่วัดได้สามารถบรรลุได้จริงและทันเวลา
นอกเหนือจากวิธีการสร้างและกำหนดเป้าหมายมีวิธีการใหม่ของ c.l.e.a.r.
ด้วยวิธีการที่ใหม่กว่าของ c.l.e.a.r การสร้างเป้าหมายคำนึงถึงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่รวดเร็วของวันนี้
c.l.e.A.R หมายถึงการทำงานร่วมกัน จำกัด อารมณ์และการปรับแต่งและสามารถปรับแต่งได้
นอกเหนือจากการสร้างและกำหนดเป้าหมายของโครงการในขั้นตอนการวางแผนขอบเขตของโครงการที่กำหนดไว้และการพัฒนาแผนการจัดการโครงการ
ขั้นตอนการวางแผนยังช่วยให้ทีมเข้าใจอย่างถูกต้องหน้าที่และความรับผิดชอบ .
ต้องสร้างเอกสารอื่น ๆ สำหรับโครงการเพื่อติดตาม
เอกสารเหล่านี้อาจรวมถึง:
เมื่อคุณได้รับการอนุมัติทางธุรกิจและการวางแผนทั้งหมดเสร็จสิ้นและทีมงานทั้งหมดของคุณอยู่ในหน้าเดียวกันก็ถึงเวลาที่จะเตะแผนการของคุณในการดำเนินการ
ขั้นตอนนี้มักจะเริ่มด้วยการประชุม "เตะออก". การประชุมเริ่มต้นเป็นการประชุมครั้งแรกระหว่างทีมโครงการและลูกค้า
เหตุผลในการประชุมครั้งนี้คือการอนุญาตให้ทีมได้รับการแนะนำรวมทั้งเพื่อทำความเข้าใจกับโครงการทั้งในแง่ของภูมิหลังรวมถึงอะไรความสำเร็จของโครงการอยากจะเป็น.
นอกเหนือจากการประชุมเริ่มต้นงานอื่น ๆ บางอย่างเสร็จสมบูรณ์ในช่วงการดำเนินการ
งานเหล่านี้รวมถึง แต่ไม่ จำกัด เพียง:
บ่อยครั้งที่ผู้จัดการโครงการจะสร้างกระบวนการจัดการโครงการผังงาน แผนภูมิเหล่านี้ช่วยให้ทีมเห็นภาพขั้นตอนและลำดับของงานที่ต้องปฏิบัติตามตลอดวงจรการจัดการโครงการ
ลองดูสิ:
14 ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ
มักจะทับซ้อนกันกับขั้นตอนการดำเนินการการตรวจสอบการจัดการโครงการและการควบคุมเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องตลอดกระบวนการจัดการโครงการเมื่อโครงการเริ่มขึ้น
เป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของโครงการที่ทีมโครงการดำเนินการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องและตรวจสอบกระบวนการโครงการ
การตรวจสอบและควบคุมโครงการมีวัตถุประสงค์เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการมีความคืบหน้าสอดคล้องกับแผนการจัดการโครงการ
มันมักจะเป็นประโยชน์ต่อผู้จัดการโครงการในการใช้เครื่องมือภาพที่สามารถระบุและเน้นที่การส่งมอบที่เสร็จสมบูรณ์และทำให้คุณสามารถมองเห็นได้ว่าโครงการของคุณกำลังติดตามหรือไม่
เครื่องมือภาพบางอย่างดังกล่าวขึ้นอยู่กับวิธีการจัดการโครงการที่ บริษัท ของคุณใช้และสามารถรวมได้แผนภูมิ GanttและKanban Boards .
นอกเหนือจากเครื่องมือภาพเพื่อติดตามโครงการของคุณผู้จัดการโครงการมักพึ่งพาตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ .
ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สำคัญเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการติดตามว่าโครงการกำลังติดตามและเป็นไปตามแผน
ผู้จัดการโครงการมักจะเลือกตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพคีย์ต่อไปนี้ 2 ถึง 5 รายการเพื่อกำหนดความคืบหน้าของโครงการของพวกเขา
ตัวชี้วัดเหล่านี้รวมถึง:
ในระหว่างการตรวจสอบและควบคุมโครงการคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปรับตารางเวลาและทรัพยากรหากจำเป็นและให้แน่ใจว่าโครงการอยู่ในการติดตามและความคืบหน้าตามความต้องการที่กำหนดไว้ในการเริ่มต้น
โครงการนี้อยู่ในตอนนี้ที่ยืดขั้นสุดท้าย แต่ก่อนที่คุณจะสามารถจุดพลุไฟและปล่อยให้การเฉลิมฉลองเริ่มต้นมีงานบางอย่างที่เหลือสำหรับผู้จัดการโครงการให้เสร็จสมบูรณ์
การส่งมอบขั้นสุดท้ายจะได้รับการปล่อยตัวทรัพยากรโครงการและความสำเร็จของโครงการจะถูกกำหนด
งานเหล่านี้รวมถึง:
เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องให้ขั้นตอนการปิดโครงการมีความสำคัญมากเท่าที่คุณทำในช่วงอายุโครงการที่เหลือ
แม้ว่าในทางเทคนิคจะเสร็จสิ้นโครงการแล้วงานที่ดำเนินการในระหว่างการปิดโครงการจะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับโครงการในอนาคตและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่คุณทำในโครงการนี้และทำให้มีประสิทธิผลมากขึ้นในฐานะทีมโดยรวม
บทสรุป
และที่นั่นคุณมีทุกอย่างที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับกระบวนการจัดการโครงการที่จะช่วยคุณในโครงการต่อไปของคุณ
อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่านี่เป็นเทมเพลตและรายละเอียดของกระบวนการจัดการโครงการจะเป็นตัวกำหนดโครงการของคุณ
แนวทางนี้เป็นกระบวนการมาตรฐานที่จะติดตาม แต่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เพื่อให้เหมาะกับความต้องการและความต้องการของคุณ
