Memecah langkah-langkah dalam proses manajemen proyek

UDN Task Manager.mengubah pekerjaan Anda dengan fitur-fitur industri terkemuka

Proses manajemen proyek adalah kerangka kerja untuk proyek apa pun yang Anda lakukan.

Yang memohon pertanyaan, apa yang bahkan merupakanproses manajemen proyek ?

Mengingat betapa pentingnya langkah-langkah dalam proses manajemen proyek adalah untuk pengembangan danPengiriman suatu proyek, Kami telah menguraikan 5 langkah biasanya diikuti untuk proyek apa pun.

Jadi, mari kita sampai ke sana!

Siklus hidup proyek, apa itu?

Ketika mempertimbangkan manajemen proyek, tidak ada keraguan bahwa Anda telah mendengar tentang istilah siklus hidup proyek.

Tapi apa itu siklus hidup proyek?

Nah, cukup masukkan, siklus hidup proyek adalah serangkaian fase atau langkah-langkah yang dilakukan proyek tertentu. Ini termasuk mulai dariInisiasi proyeksemua jalan menuju penutupannya.

Gaya dan jenis siklus hidup proyek Anda, dan lebih spesifik jumlah dan urutan siklus hidup proyek Anda, ditentukan oleh beberapa faktor.

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi tahap siklus hidup proyek Anda meliputi sifat proyek yang Anda kerjakan, kebutuhan khusus organisasi yang bekerja pada proyek, serta area penerapan proyek.

Lifecycle proyek menyediakan kerangka dasar tindakan yang perlu dilakukan dalam proyek Anda.

Gaya siklus hidup proyek Anda juga dapat bervariasi. Siklus hidup proyek dapat berkisar dari pendekatan yang digerakkan oleh rencana untuk lebihpendekatan yang digerakkan oleh perubahan .

Jika siklus hidup proyek Anda mendefinisikan spesifik pada awal proyek dan mendekatkan cara menangani perubahan pada ruang lingkup, Anda bekerja dengan siklus hidup prediktif.

Di sisi lain, dalam siklus hidup adaptifLingkup terperinci didefinisikanuntuk iterasi tertentu, dan produk itu sendiri dikembangkanganda iterasi. .

Lifecycle proyek Anda juga dapat berupa adaptif atau lebih digerakkan oleh perubahan dan gesit.

Biasanya, jenis siklus hidup proyek mana pun yang dibutuhkan organisasi Anda, siklus hidup proyek Anda akan mencakup 5 fase, fase-fase ini sering disebut sebagai kelompok proses manajemen proyek.

5 Grup Proses Manajemen Proyek

Kerangka kerja standar untuk setiap siklus hidup manajemen proyek melibatkan 5 proses manajemen proyek, kelompok.

Meskipun siklus hidup proyek Anda dapat bervariasi dan unik dalam struktur dan detailnya, kerangka kerja standar terdiri dari struktur siklus hidup generik yang sama.

5 fase ini meliputi:

Meskipun kita dapat masuk ke detail yang panjang menjelaskan elemen-elemen terperinci yang lazim di setiap fase, untuk artikel ini, kita akan secara singkat mendiskusikan gambaran umum dari setiap fase, untuk memungkinkan Anda kemampuan untuk memahami bagaimana cara membuat fase proyek Anda dan tim Anda.

Mari kita lihat lebih dekat pada kelompok proses manajemen proyek.

Awal dari setiap siklus hidup proyek dimulai dengan fase inisiasi.

Fase inisiasi dari setiap proyek bertujuan untuk menyoroti visi proyek yang ingin Anda lakukan, mengidentifikasi, dan mendokumentasikan apa yang ingin Anda capai, serta mencapaiPersetujuan dari pemangku kepentingan .

Oleh karena itu, fase inisiasi suatu proyek mensyaratkan piagam proyek serta register pemangku kepentingan.

Hal pertama yang pertama, apa itu Piagam Proyek?

Nah, piagam proyek adalah seluruh proyek Anda yang digambarkan dalam dokumen pendek dan formal.

Piagam proyek akan menjawab pertanyaan seperti:

Oleh karena itu, komponen utama dariPiagam proyekadalah sebagai berikut:

16 alat perencanaan proyek terbaik 2022

Setelah proyek menerima persetujuan, sekarang saatnya untuk memulai proyek.

Namun, sebelum Anda bisa turun ke proyek yang sebenarnya sendiri, atau dengan kata lain fase eksekusi, penting untuk merakit tim untuk menjalankan proyek serta rencanaCara menjalankan proyekuntuk mencapai tujuannya.

Ini berarti Anda perlu terlebih dahulu Tentukan tujuan Andauntuk proyeknya.

Saat menetapkan tujuan untuk proyek apa pun, ada dua metode populer yang dapat Anda adopsi.

Dua metode umum untuk menetapkan tujuan adalah S.M.R.R.T dan C.L.E.R.

MengadopsiPendekatan s.m.r.r.Untuk menetapkan tujuan memungkinkan Anda untuk memahami efek dari proses pengaturan tujuan.

S.M.A.R.T Singkatan spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan tepat waktu.

Selain pendekatan S.M.A.R.T untuk membuat dan menetapkan tujuan, ada metode baru c.l.e.a.r.

Dengan pendekatan C.L.E.A.R yang lebih baru, menciptakan tujuan memperhitungkan lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini.

C.L.E.R Singkatan dari kolaboratif, terbatas, emosional, cukup, dan disaring.

Selain menciptakan dan menentukan tujuan proyek dalam fase perencanaan, ruang lingkup proyek didefinisikan dan rencana manajemen proyek dikembangkan.

Fase perencanaan juga memungkinkan tim untuk memahami dengan benarperan dan tanggung jawab .

Dokumen lain perlu dibuat untuk proyek untuk tetap di jalur.

Dokumen-dokumen ini dapat meliputi:

Setelah Anda menerima persetujuan bisnis dan semua perencanaan dilakukan dan semua tim Anda berada di halaman yang sama, akhirnya tiba saatnya untuk menendang rencana Anda.

Fase ini sering dimulai dengan aPertemuan "kick-off". Pertemuan kick-off adalah pertemuan pertama antara tim proyek dan klien.

Alasan untuk pertemuan ini adalah untuk memungkinkan tim untuk diperkenalkan, serta untuk memahami proyek, baik dalam hal latar belakangnya serta apaKeberhasilan proyekakan menjadi.

Terlepas dari pertemuan kick-off, tugas-tugas lain tertentu selesai selama fase eksekusi.

Tugas-tugas ini termasuk tetapi tidak terbatas pada:

Seringkali manajer proyek akan membuatproses manajemen proyekdiagram alir , grafik ini membantu tim memvisualisasikan langkah-langkah dan urutan tugas yang harus diikuti di seluruh siklus hidup manajemen proyek.

Coba lihat:

14 perangkat lunak manajemen alur kerja terbaik untuk bisnis

Biasanya tumpang tindih dengan fase eksekusi, pemantauan dan kontrol manajemen proyek terus menerus sepanjang proses manajemen proyek, setelah proyek dimulai.

Sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun bahwa tim proyek melakukan pemantauan dan pemeriksaan konstan dari proses proyek.

Pemantauan dan kontrol proyekDitujukan untuk memastikan bahwa proyek ini berkembang secara keselarasan dengan rencana manajemen proyek.

Sering bermanfaat bagi manajer proyek untuk menggunakan alat visual yang dapat mengidentifikasi dan menyoroti hasil yang telah diselesaikan, dan dengan demikian memberi Anda visual apakah proyek Anda berada di jalurnya.

Alat visual tertentu tergantung pada metodologi manajemen proyek yang digunakan perusahaan Anda dan dapat mencakupGantt Charts.danPapan Kanban .

Selain alat visual untuk melacak proyek Anda, manajer proyek sering mengandalkanIndikator kinerja utama .

Indikator kinerja utama ini memungkinkan manajer proyek untuk melacak apakah proyek tersebut berada di jalur dan berjalan sesuai rencana.

Manajer proyek akan sering memilih 2 hingga 5 dari indikator kinerja utama berikut untuk menentukan kemajuan proyek mereka.

Indikator-indikator ini meliputi:

Selama pemantauan dan kontrol suatu proyek, Anda perlu memastikan bahwa Anda menyesuaikan jadwal dan sumber daya jika perlu, dan memastikan bahwa proyek tersebut berada di jalur dan maju sesuai persyaratan yang ditentukan pada awal.

Proyek ini sekarang berada di peregangan terakhir, tetapi sebelum Anda dapat menyalakan kembang api dan membiarkan perayaan dimulai, ada tugas-tugas tertentu yang tersisa untuk menyelesaikan manajer proyek.

Kiriman akhir akan disediakan, sumber daya proyek akan dirilis dan kesuksesan proyek akan ditentukan.

Tugas-tugas ini meliputi:

Penting untuk memberikan fase penutupan proyek sebanyak yang Anda lakukan untuk sisa siklus hidup proyek.

Meskipun secara teknis proyek selesai, tugas-tugas yang dilakukan selama fase tutup proyek akan memungkinkan Anda untuk dipersiapkan untuk proyek-proyek masa depan dan menghindari kesalahan yang Anda buat dalam proyek ini dan dengan demikian menjadi lebih produktif sebagai tim secara keseluruhan.