25 Основні навички управління проектами Ви повинні досягти успіху
У
Менеджер завдань UDNМи вважаємо, що якщо ви керуєте проектами, ви менеджер проекту ... навіть якщо це не ваша посада. Для того, щоб команди ефективно співпрацювати та отримати найкращу роботу, їм потрібен менеджер проекту, як ви, щоб очолити шлях. Але навіть якщо ви вже керуєте проектом або навітьКілька проектів- Як ви отримуєте
у тому, що менеджер проекту?
25 Основні навички управління проектами Ви повинні досягти успіху
У
Менеджер завдань UDNМи вважаємо, що якщо ви керуєте проектами, ви менеджер проекту ... навіть якщо це не ваша посада. Для того, щоб команди ефективно співпрацювати та отримати найкращу роботу, їм потрібен менеджер проекту, як ви, щоб очолити шлях. Але навіть якщо ви вже керуєте проектом або навітьКілька проектів- Як ви отримуєте
у тому, що менеджер проекту?
Якщо ви зацікавлені в очікуванні та розробці навичок управління проектами, ви знаходитесь у правильному місці. У цьому посібнику, ми будемо покривати 25 ключових навичок, які потрібно досягти успіху як менеджера проекту абоАдміністратор проекту, і як ви можете розробити ті навички з часом.
Управління проектамиЧи є практика організації та виконавчої роботи ефективно, і допомагає вашій команді робити те ж саме. Історично керівник проекту був членом команди, який був підготовлений та сертифікований у складних технологіях управління проектами. Традиційні інструменти управління проектами важко встановити та вимагало постійного технічного обслуговування, звідки походить позиція "менеджера проекту".
Сучасне управління проектом розвивалася з традиційного управління проектами у двох різних способах. Оскільки компанії та команди демократирують свої процеси управління проектами, вони потребували більше членів команди, а команда призводить до того, хто змогли керувати процесом від зачаття до завершення. Для того, щоб підтримувати ці команди, програмне забезпечення управління проектами, необхідне для розвитку з складних механізмів до гнучких та простих у використанні інструментів.
Сьогодні будь-який член команди може бути закликаний запустити проект і стати де-факто менеджером проекту, тому що сучасні інструменти управління проектами будуються, щоб бути достатньо гнучким для будь-якого використання на будь-якому проекті, тому ви зможете стрибати і потрапив у землю.
Ці інструменти, якМенеджер завдань UDN, полегшує відстеження, керування та організовувати роботу без обчислювальної кривої, пов'язаної з традиційними інструментами. З сьогоднішнімІнструменти управління проектами, Ви можете легко здійснити найкращі практики управління проектами та привести новий рівень чіткості та видимості вашої команди проекту.
Інструменти управління проектами роблять важкий підйом, коли мова йде про зниження силосу, підвищення видимості та полегшення перехресного співпраці. Як менеджер проекту, ви можете використовувати ці інструменти, щоб дати вашій команді розуміння, яку їм потрібно, щоб отримати найкращу роботу. Хоча вам не потрібно вивчати складні навички або інструменти для того, щобстати успішним керівником проекту, є жорсткі, м'які та технічні навички, які ви можете розвивати, щоб покращити свої навички управління та співпраці.
Деякі з цих навичок можуть не застосовуватися до вас - а інші можуть бути речами, які ви вже були досвідчені. Як і все вП'ять етапів управління проектами, підходити до цього списку з гнучкістю та роботою з найважливішими навичками.
М'які навички - це те, що ми називаємо "нетехнічними навичками", або навичками, які можуть допомогти вам покращити вашу якість роботи без конкретного інструменту або технічної вимоги. Вони також називають "навичками людей" або "міжособистісні навички", оскільки вони часто допомагають вам працювати і відносити до інших у робочому просторі. Ці 10 навичок є найважливішими м'якими навичками управління проектами:
Співпраця є наріжним каменем усіх навичок управління проектами - будь то м'які навички, важкі навички або технічні навички. У сфері управління проектами співпраця допомагає вам бути кращим гравцем команди. Коли ви зможете ефективно співпрацювати, ви можете краще спілкуватися з вашою командою та отримати велику роботу.
Щоб дізнатись, як покращити свої навички співпраці, практика, маючи всілякі розмови. Відкрите спілкування, зменшені межі та спільне створення є критичними для спільної команди. Для отримання додаткових порад, прочитайте наш гідКомандна співпраця
.
Ефективне спілкування є однією з ключових компетенцій у сфері управління проектами та є центральним для ефективної співпраці. Розробити свої комунікаційні навички, практика бути відкритими та чесними з колегами. Це вимагає великої довіри до вашої частини та з боку членів вашої команди. Щоб побудувати довіру з відкритим спілкуванням, заохочуйте членів вашої команди, щоб принести будь-які думки в обговорення, навіть якщо ви не згодні з ними. Як ви продовжуєте практикувати відкрите спілкування, ви збільшите здатність вашої команди співпрацювати та отримати велику роботу.
Щоб стати кращим комунікатором, встановити керівні принципи комунікації з вашою командою. Ви, мабуть, мають різні типиЗв'язок програмного забезпечення-Подібна електронна пошта, слабі, іІнструменти управління роботою. Знаючи, які інструменти для використання для різних видів комунікації можуть допомогти вашій команді легше та ефективно спілкуватися та співпрацювати.
Командна робота на робочому місціце все про підтримку вашої команди та заохочення їх робити великі роботи разом. Кожен у вашій команді має щось принести до столу, і ваша команда більш ефективно разом, ніж кожен елемент-член команди самі по собі. Співпраця є частиною спільної роботи, але командна робота більша - і гарантує, що кожен відчуває себе вітаю і здатні внести свій внесок.
Якщо ви працюєте, щоб підвищити свої навички команди, практикуйте запитання. Копайте глибше в командні мозкові штурми, 1: 1 бесіди та введення з усіх членів команди. Запитайте себе, якщо є той, хто не розмовляв у той час, або якщо інший член команди може мати гарну ідею або відповідні навички.
Навички вирішення проблем є спільним,Ітеративні навичкиЦе допоможе вам підходити до проблеми і, зрештою, вирішити це. Розробка навичок вирішення проблем не завжди має "правильну" відповідь на кожну проблему, а люди з великими навичками вирішення проблем практики наближаються до проблем з нових перспектив та методично працювати над рішенням.
Щоб стати великим вирішенням проблем, почніть копати трохи глибше у ваші рішення. Чому ви робили певний вибір, і чи був інший, який ви могли б зробити? Навіть якщо відповідь "ні", допитуючи вашувнутрішня мотиваціяІ ваші рішення можуть допомогти вам практикувати свої навички вирішення проблем та кращих проблем у майбутньому.
Для багатьох керівників проектів організація є найбільш залякування м'якої майстерності. Ви думаєте, що організація - це те, що ви "маєте" або "не має". Але, як і всі інші навички управління проектами у цій статті, ви можете розробити свої організаційні навички та стати марі Конно у своєму власному право.
Найкращий спосіб стати кращим організатором є створення (і підтримувати) центральне джерело істини для вашої роботи та вашої команди. Ми часто дезорганізовані, тому що робота відключена - насправді, середній працівник перемикається між10 інструментів на добу. Якщо ваша інформація розкидана, звичайно, ви відчуваєте себе дезорганізованим. Замість того, щоб розбити час між 10 інструментами, спробуйте використовуватиМенеджер завдань UDNяк вашІнструмент організаціїОтже, ви і ваша команда мають центральне джерело істини.
Управління часом та навички організації йдуть рука об руку. Як ви стаєте кращими на організації ваших завдань, ви також матимете більш чітке відчуття всього, що на вашій тарілці, і як довго виконують ваші майбутні завдання.
Тим не менш, важко знищити та визначити пріоритетність вашої роботи. Щоб покращити свійНавички управління часомІ наполегливо проти затримки, використовуйте інструмент керування роботою для відстеження відносного пріоритету кожного завдання. Коли ви зрозуміли, на яких завданнях є високим пріоритетом, ви можете вирішувати їх першим, щоб переконатися, що ніщо не залишилося позаду або падає через тріщини.
Якщо ви керуєте проектом, ви не тільки менеджер проекту - ви також є лідером. Навіть якщо ви не думаєте про себе таким чином, ваша команда проекту дивиться на вас для керівництва, керівництва та підтримки.
Розробити свої лідерські навички, практикуйте наближаючись до ситуацій з емпатією та розумінням. Хороші лідери приносять кожного разом і допомагають сприяти спільній роботі та співпраці. Ви також повинні витрачати деякий час, вирішивши, який тип лідера ви хочете бути. Деякі популярні стилі лідерства включають:
Службовець керівництво
.
Якщо ваша головна мета - служити вашій команді, ви можете зацікавити керівництво служби. Лідери слуги зосереджені на тому, щоб допомогти своїй команді розвиватися та виконувати якомога сильніше.
Учасного керівництва.Також відомий як "демократичне керівництво", у цьому виду керівництва ви заохочуєте всю команду проекту працювати разом, щоб прийняти рішення.
Трансформаційне керівництво.Трансформаційний лідерство полягає в тому, що лідер сильно зосереджується на баченні своєї команди та працює з членами команди, щоб побудувати натхненну зміну.
Самодержавне керівництво.Автократичні лідери покладають рішення проекту та залишають трохи до команди проекту. Це може допомогти командам зосередити увагу на своїх цілях проекту та приймати швидкі рішення.
Лідерство Laissez-Faire.У цьому лідерському стилі лідери заохочують творчість та гнучкість у своїй команді проекту. "Laissez-Faie" - це французька для "відпустити це", а лідери міста Лайссеса охоплюють цю менталітет.
У якийсь момент, будь то це проект або наступний, якийсь елемент вашого плану проекту буде змінюватися. Можливо, ваш термін буде змінюватися, або ваші пріоритети зміниться, і вам доведеться відповідним чином адаптувати ваш робочий процес. Великі менеджери проектів можуть потерти і адаптуватись до нових ситуацій, щоб продовжувати керувати командою проекту у правильному напрямку.
Стаючи більш адаптованим - це все про розуміння, коли і як змінювати передачі. Без видимості у всьому, що відбувається, це може бути важко звичайно, щоб правильно чи вирішувати найкращий курс дій. Найкращий спосіб побудувати вашу адаптивність полягає в тому, щоб мати чітке відчуття всього в русі, який ви можете зробити, відстежуючи свій проект уІнструмент управління роботою
.
Неминуче, конфлікт виникне під час керування вами проектами. Може бути, що член команди не згоден, з яким є більш важливими. Можливо, зацікавленість намагається змінити обсяг проекту. Або, можливо, ви пропустили свій бюджет або термін.
Резолюція конфліктів полягає у вирішенні обох сторін конфлікту, тому кожен відчуває себе почутим і підтримувати. Якщо є постраждалі Сторони, знайдіть час, щоб слухати їх і намагатися знайти рішення, яке працює для всіх. Навіть коли це не може відбутися, наближаючись до розмови з терпінням та співпереживанням, може допомогти знешкодити потенційно розчаровуючу ситуацію і призвести до кращого результату.
Критичне мислення, як вирішення проблем, не має "рішення". Ви не можете "виграти" в критичному мисленні, але ви можете практикувати проблеми логічно, замість прийняття рішень, заснованих виключно на ваших емоціях. Хороші критичні мислителі практикують аналізу інформації перед ними та утворюючи власні висновки на основі фактів, як Шерлок Холмс вирішує таємницю.
Щоб практикувати критичне мислення, завжди візьміть крок назад і запитайте себе: Як я прийшов до цього висновку? Чи може бути ще одна відповідь? Я коливаюся щось інше, ніж фактична інформація? Емоційні рішення не обов'язково погано-насправді, деякі з найкращих рішень є ті, що ми пристрасні. Алекритичне мисленняце корисний спосіб переконатися, що ви наближаєтеся до ситуації з правої точки зору.
На відміну від м'яких навичок, важкі навички - це здібності до навчання. Хоча, згадані вище навички, застосовуються в будь-якій ситуації, ці сім важких навичок є актуальними в рамках сфери управління проектами. Розробка цих семи навичок допоможе вам стати більш добре округленим та ефективним керівником проекту.
Обсяг проекту - це розмір, цілі та обмеження проекту. Ваша сфера проекту визначатиме, що ви можете досягти протягом певного періоду часу та в межах певного бюджету. Налаштування та визначення обсягу проекту важливо для того, щоб запобігтиСфера повзучість, тобто коли ваш проект виводить обсяг обсягу проекту.
Для того, щоб покращити свої навички складання проекту, практика встановлення сфери проекту рано і часто. Після того, як ви встановите масштаб проекту, поділіться ним із зацікавленими сторонами та часто поверхню, тому кожен знаходиться на тій же сторінці про цілі та обмеження проекту. Для отримання додаткових порад, прочитайте наш гідСфера повзучість
.
A
Проектна дорога- огляд високого рівня ключа вашого проекту та часової шкали. Проектні дорожні карти корисні для складних ініціатив з великою кількістю зацікавлених сторін, оскільки вони можуть допомогти вам отримати всю команду проекту на тій же сторінці, перш ніж запустити проект.
Традиційно проектні дорожні карти створюються вGantt CHART-подібне програмне забезпечення, щоб відобразити загальний графік вашого проекту як горизонтальної стрічкової діаграми. Щоб створити дорожню карту проекту, скористайтеся подібним інструментомХронологія
в
Диспетчер завдань UDNЩоб створити грубу шкалу вашого проекту, а також ключових етапів або важливих залежностей.
Навіть якщо ви не створюєте дорожню карту проекту, ви все ще можете скористатисяПроект короткий. Ваш проект коротким окреслює ваш генералЦілі проектуІ як ви плануєте потрапити туди. Це може служити корисною Північною зіркою під час майбутніх планових сесій.
Найголовніше, що слід пам'ятати про ваш проект, полягає в тому, що це живий документ. Оскільки ви розробляєте свій план проекту та отримайте вхід від зацікавлених сторін, ви можете адаптуватися та оновити свій проект. Загалом, ваш проект повинен містити посилання на дорожню карту проекту, якщо ви створили один, список ваших зацікавлених сторін проекту та їх обов'язки (іноді називають грошовою діаграмою), іншою відповідною документацією або файлами та будь-якою іншою інформацією високого рівня команда може знадобитися.
4. Зустріч Kickoff проекту
Зустріч Kickoff - це можливість вирівняти з зацікавленими сторонами проекту. Це ваш шанс уточнити свої цілі та обсяги проекту, а також поділитися будь-якими документами, які ви вже об'єднали, як ваш проект Roadmap, коротку проект або додаткова документація, як кампанія з маркетингової кампанії абоТворчий короткийДля дизайнерської команди.
Провести успішну зустріч Kickoff, плануйте поділитися документацією, яку ви зіткнулися з зацікавленими сторонами проекту. Потім приймають мозковий штурм або Q & amp; сеанс, щоб вирівняти будь-які додаткові змінні, як бюджет,ресурсиабо остаточні договір.
5. Планування проекту
На його ядрі, aПлан проекту(Іноді називають статутом проекту) - це проект ключових елементів, який ваш проект повинен досягти успіху. Як правило, план проекту включатиме сім речей:
Цілі
Успіх показників
Проект зацікавлених сторін та ролей
Бюджет проекту
Віхи та поєднання
Хронологія та графік
План комунікації проекту
Деякі з цих речей, як ваші цілі або ваші віхи, вже можуть бути визначені у вашому проекті Roadmap або короткий. Але ваш план проекту - це те, де всі ці елементи проекту об'єднуються, щоб створити згуртовану картину вашої майбутньої роботи. Почати з планування проекту, читайте нашКерівництво проектуабо спробувати нашіБезкоштовний шаблон плану проекту
.
6. Створення хронології проекту
ВашХронологія проектуце порядок і тривалість подій під час вашого життєвого циклу проекту. Знаючи ваш графік проекту допомагає вашій команді відстежувати успіх проекту та доставити правильні активи вчасно.
Для того, щоб побудувати велику часову шкалу проекту, переконайтеся, що ви прояснюєте дати початку та закінчення вашого проекту, а також будь-яких ключових етапів. Оскільки ви продовжуєте вибудувати окремі завдання та поставки, встановлюйте залежності між завданнями та уточнення дату початку та закінчення кожного твору. Потім використовуйте a
Інструмент хронологіїщоб принести свою роботу до життя.
7. Управління завданнями
Після того, як ваш проект офіційно ведеться, керівництво завдання відноситься до того, наскільки добре ви керуєте своїм часом та часом вашої команди. Найкращі менеджери проектів мають видимість в тому, що їхня команда працює, тому вони можуть допомогти своїй команді ефективно пріоритети та виконувати роботу.
Але вам не доведеться магічно знати все, що відбувається у вашому проекті, замість цього використовуйте програмне забезпечення для управління завданнями.Програмне забезпечення для управління завданнямиБільше, ніж список, - це спосіб отримати цілісний погляд на всю роботу, що відбувається у вашому проекті. Завдяки ефективному управлінню завдань ви можете мати повноваження вашої команди працювати більш продуктивно, ефективно та ефективно.
8 Ключові навички управління технічним проектом
М'які навички: перевірка. Жорсткі навички: отримали це. Єдине, що ви залишили, щоб мати, є технічні навички!
Технічні навички відносяться до ваших знань про конкретні інструменти та програмне забезпечення в рамках управління проектами. Ці інструменти не важко вчитися, як ми вже згадували раніше, сучасне управління проектом побудована, щоб бути гнучкою та простим у використанні. Ці вісім навичок - це аспекти управління проектами, з якими ви повинні ознайомитися, тому ви знаєте, коли і як їх використовувати.
1. Графіки Gantt
Графіки Ganttє способом візуалізації вашого проекту як горизонтальної стрічкової діаграми, де кожен бар являє собою шматок роботи, а довжина кожного бара являє собою час, коли робота буде приймати. Графіки Gantt мають кілька ключових функцій, у тому числі:
Етапи проекту
Залежності
Прогрес проекту в режимі реального часу
Дати початку та закінчення
Традиційна технологія Gantt Chart може бути складним для використання та обмеженого обсягу, тому, наДиспетчер завдань UDN, ми взяли найкращі технології Gantt Chart і створилиХронологія, gantt-графік, як інструмент, який допомагає вам побачити, як всі частини підходять разом.
2. Канна дощок
Інший популярний тип управління візуальним проектом єКанвальна дошка. Кожен стовпець у канбанській дошці являє собою етап роботи, якНовий
,
В процесіабоЗроблений. Індивідуальна робота представлена картами, які переміщуються через стовпці, поки вони не будуть завершені.
Інструменти KANBANє популярним інструментом управління візуальним проектомLean Management ProjectКоманди, зокрема, продукти, інженерія та команди розробки програмного забезпечення. ВДиспетчер завдань UDN, Kanban - один зЧотири перегляди проекту, що дає команді гнучкість, щоб переглянути свою роботу, однак вони віддають перевагу.
3. Графічне управління
Management Management - це легкова методологія управління проектами, яка особливо популярна з продуктами, інженерними та розробками програмного забезпечення. Agile працює над системою безперервного вдосконалення та інкрементної еволюції, і вона охоплює кілька методів, якКерівництво портфеля
,
Шматок
І
Канбан
.
Для того, щоб управляти гнучкою, скористайтеся гнучкоюІнструмент керування AgileЦе дозволяє вашій команді швидко рухатися і ітерацію за результатами.
4. Управління витратами
У керівництві проекту,Управління витратамипередбачає розгляду вашого бюджету на кожному етапі проекту. Управління витратами є ключовою частиною керівництва проекту, а також важливий елемент того, чи є ваш проект успішним. Залишаючись у межах бюджету, настільки ж важливо, як попадання вашого проекту термін, а вартість управління може допомогти вам потрапити туди.
Для того, щоб ефективно керувати витратами, хороші керівники проекту визначають свої витрати та бюджет на початку проекту. Переконайтеся, що зацікавлені сторони проекту та члени команди все розуміють бюджет. Потім, під час проекту, майте на увазі вартість та бюджет. Забронюйте свої витрати кілька разів під час проекту, щоб переконатися, що ви не перевищуєте свій бюджет. Коли проект буде завершено, передбачувана вартість проти фактичної вартості, щоб визначити, наскільки ефективні стратегії управління витратами. Це також може допомогти вам тестувати майбутні проекти.
5. Управління змінами
Якщо ви коли-небудь викурили великі організаційні зміни, ви, ймовірно, практикував менеджмент змін, навіть якщо ви це не знали. Управління змінами - це процес впровадження організаційних змін, як нові процеси або інструменти протягом встановленого періоду часу, щоб збільшити використання та зменшення тертя. Загальні елементи управління змінами включають розгортання організаційних змін до одного робочого процесу за один раз і мають внутрішні чемпіони, щоб допомогти керувати процесом зміни.
6. Програмне забезпечення для управління проектами
Програмне забезпечення управління проектамиПройшов довгий шлях від застарілих інструментів, які були важко використовувати та вимагає професійного управління проектами для реалізації. Але, як і будь-який інструмент, навіть прості у використанні, програмне забезпечення, яке ви виберете, вимагає часу, щоб навчитися і по-справжньому майстер. Переконайтеся, що інструмент, який ви вибираєте, написанокерівництво
і
корисні відеоЩоб навчити вас, і вийти, як його використовувати.
Природно, ми думаємоДиспетчер завдань UDNє найкращим інструментом для роботи.Диспетчер завдань UDNце інструмент керування роботою, призначений для того, щоб допомогти вам координувати плани, проекти та процеси у всій своїй організації. Хоча управління проектами може допомогти вам отримати чіткість окремих проектів, управління роботою є найкращим способом узгодження процесів у проектах, ініціативах та команд. ЗІнструмент управління роботою, кожен має інформацію, яку вони потребують, щоб зробити свою найважливішу роботу.
7. Управління робочим навантаженням
Якщо ви керували проектами раніше, ви знаєте, як важко отримати чіткість, хто працює над тим, що це не повинно бути.Управління робочим навантаженнямДопомагає вам виміряти пропускну здатність вашої команди та переконатися, що вони не працювали або не працювали. Це інтерактивний процес, який не має початку або кінцевого стану, ефективний менеджер проекту постійно стежить за робочим навантаженням з їхньої команди, щоб ніхто не випало.
Є два кроки до використанняПрограмне забезпечення керування робочим навантаженням. По-перше, починайте з того, що спроможність вашої команди та поточну робочу навантаження. Звідти, виділяють ресурси на основі індивідуального робочого навантаження або обланту навантаження за необхідності.
8. Управління портфелем проекту
З
Керування портфелем проекту, Ви можете отримати посвідку з висоти пташиного польоту роботи вашої команди в декількох проектах.Інструменти управління портфелем проектудопоможе вам отримати цілісний погляд на роботу всієї вашої команди в режимі реального часу, тому ви можете підключити стратегію виконання.
Як розвивати свої навички управління проектами
Двадцять п'ять навичок можуть відчувати себе як багато, але пам'ятайте, що вам не потрібно освоїти кожну майстерність у цьому списку. Деякі, такі як Agile, відносяться лише до команд, які зацікавлені в цих методологіях. Інші, як організація, стають практично без зусиль з великим інструментомДиспетчер завдань UDN
.
Майте на увазі, що розробка навичок управління проектами займаються практикою. Кинути виклик собі, щоб зосередитися на одному або двох нових навичках для кожного проекту - чи це спробувати новийВізуальна форма управління проектамиЯк канбан, складання першого коли-небудь плану проекту, або притискаючись до одноразового управління.
Є також класи, які ви можете взяти, щоб розвинути навички управління важкими та м'якими проектами. Хоча ви більше не потрібні сертифікати, щоб вважати менеджером проекту,Інститут управління проектами(PMI) пропонує курси, навчальні заходи та їх знаменитий
, який був першим керівництвом управління проектами, коли-небудь опублікованим.
Якщо ви керуєте проектом, ви менеджер проекту, і ви, ймовірно, вже є ключові навички управління проектами. Найголовніше, щоб бути навмисним, слухати вашу команду та співпрацювати з членами вашої команди. Решта буде слідувати.
