25 ทักษะการจัดการโครงการที่สำคัญที่คุณต้องประสบความสำเร็จ

ที่ผู้จัดการงาน UDNเราเชื่อว่าหากคุณจัดการโครงการคุณเป็นผู้จัดการโครงการ ... แม้ว่านั่นไม่ใช่ตำแหน่งงานของคุณ เพื่อให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและรับงานที่ดีที่สุดของพวกเขาพวกเขาต้องการผู้จัดการโครงการอย่างที่คุณจะเป็นผู้นำ แต่แม้ว่าคุณจะจัดการโครงการแล้ว - หรือแม้กระทั่งหลายโครงการ- คุณจะได้อย่างไร ในการเป็นผู้จัดการโครงการ?

หากคุณสนใจที่จะจัดการกับทักษะการจัดการโครงการของคุณคุณอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสม ในคู่มือนี้เราจะครอบคลุม 25 ทักษะสำคัญที่คุณต้องประสบความสำเร็จในฐานะผู้จัดการโครงการหรือผู้ดูแลโครงการและวิธีที่คุณสามารถพัฒนาทักษะเหล่านั้นเมื่อเวลาผ่านไป

ทักษะการจัดการโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการเป็นการฝึกฝนการจัดระเบียบและการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ - และช่วยให้ทีมของคุณทำเช่นเดียวกัน ในอดีตผู้จัดการโครงการเป็นสมาชิกในทีมที่ได้รับการฝึกฝนและได้รับการรับรองในเทคโนโลยีการจัดการโครงการที่ซับซ้อน เครื่องมือการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมนั้นยากที่จะตั้งค่าและจำเป็นต้องบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องซึ่งเป็นตำแหน่งที่ "ผู้จัดการโครงการ" มาจากไหน

การจัดการโครงการสมัยใหม่วิวัฒนาการมาจากการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมในสองวิธีที่แตกต่างกัน ในฐานะที่เป็น บริษัท และทีมประชาธิปไตยกระบวนการจัดการโครงการของพวกเขาพวกเขาต้องการสมาชิกในทีมและทีมนำไปสู่ผู้ที่สามารถจัดการกระบวนการจากการคิดที่จะเสร็จสิ้น เพื่อสนับสนุนการเป็นผู้นำทีมเหล่านั้นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจำเป็นต้องพัฒนาจากกลไกที่ซับซ้อนไปจนถึงเครื่องมือที่ยืดหยุ่นและใช้งานง่าย

เครื่องมือการจัดการโครงการวันนี้

วันนี้สมาชิกในทีมใด ๆ อาจถูกเรียกใช้เพื่อเรียกใช้โครงการและกลายเป็นผู้จัดการโครงการ De-Facto ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมเครื่องมือการจัดการโครงการที่ทันสมัยถูกสร้างขึ้นเพื่อยืดหยุ่นเพียงพอสำหรับทุกคนที่จะใช้ในโครงการใด ๆ ดังนั้นคุณจึงสามารถกระโดดได้ ในและกดพื้นดินวิ่ง

เครื่องมือเหล่านี้เช่น ผู้จัดการงาน UDN ทำให้ง่ายต่อการติดตามจัดการและจัดระเบียบงานโดยไม่มีเส้นโค้งการเรียนรู้ที่เกี่ยวข้องกับเครื่องมือแบบดั้งเดิม กับวันนี้เครื่องมือการจัดการโครงการคุณสามารถใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการได้อย่างง่ายดายและนำระดับความคมชัดและการมองเห็นไปสู่ทีมโครงการของคุณ

ที่ซึ่งทักษะและเครื่องมือรวมกัน

เครื่องมือการจัดการโครงการทำการยกอย่างหนักเมื่อมาถึงการลดไซโลเพิ่มการมองเห็นที่เพิ่มขึ้นและอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันข้ามการทำงาน ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อให้ทีมของคุณเข้าใจถึงความเข้าใจที่พวกเขาต้องการเพื่อให้ได้งานที่ดีที่สุด ในขณะที่คุณไม่จำเป็นต้องเรียนรู้ทักษะหรือเครื่องมือที่ซับซ้อนเพื่อกลายเป็นผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จมีทักษะที่ยากนุ่มนวลและเทคนิคที่คุณสามารถพัฒนาเพื่อพัฒนาทักษะการจัดการและการทำงานร่วมกันของคุณ

บางทักษะเหล่านี้อาจไม่สามารถใช้กับคุณในขณะที่คนอื่น ๆ อาจเป็นสิ่งที่คุณปรุงรสเหมือนทุกอย่างในห้าขั้นตอนของการจัดการโครงการเข้าหารายการนี้ด้วยความยืดหยุ่นและการทำงานเกี่ยวกับทักษะที่เกี่ยวข้องกับคุณมากที่สุด

10 ทักษะที่อ่อนนุ่มสำหรับการจัดการโครงการ

ทักษะที่อ่อนนุ่มคือสิ่งที่เราเรียกว่า "ทักษะที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค" หรือทักษะที่สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงคุณภาพการทำงานของคุณโดยไม่มีเครื่องมือหรือความต้องการทางเทคนิคที่เฉพาะเจาะจง สิ่งเหล่านี้เรียกว่า "ทักษะคน" หรือ "ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล" เพราะพวกเขามักจะช่วยให้คุณทำงานและเกี่ยวข้องกับผู้อื่นในพื้นที่ทำงานของคุณ 10 ทักษะนี้เป็นทักษะที่อ่อนนุ่มที่สำคัญที่สุดสำหรับการจัดการโครงการ:

1. การทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกันเป็นรากฐานที่สำคัญของทักษะการจัดการโครงการทั้งหมด - ไม่ว่าจะเป็นทักษะที่อ่อนนุ่มทักษะที่ยากลำบากหรือทักษะทางเทคนิค ในการบริหารโครงการการทำงานร่วมกันช่วยให้คุณเป็นผู้เล่นทีมที่ดีกว่า เมื่อคุณสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพคุณสามารถสื่อสารกับทีมของคุณได้ดีขึ้นและทำงานที่ยอดเยี่ยม

หากต้องการเรียนรู้วิธีการพัฒนาทักษะการทำงานร่วมกันของคุณฝึกฝนการสนทนาทุกประเภท การสื่อสารแบบเปิดโล่งที่ลดลงและการสร้างร่วมมีความสำคัญต่อทีมงานที่ทำงานร่วมกัน สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมให้อ่านคู่มือของเราในการทำงานร่วมกันของทีม .

2. การสื่อสาร

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในความสามารถหลักในการจัดการโครงการและเป็นศูนย์กลางสำหรับการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณฝึกฝนการเปิดและซื่อสัตย์กับเพื่อนร่วมงานของคุณ สิ่งนี้ต้องการความไว้วางใจมากมายในส่วนของคุณและในส่วนของสมาชิกในทีมของคุณ ในการสร้างความไว้วางใจกับการสื่อสารแบบเปิดกระตุ้นให้สมาชิกในทีมของคุณนำความคิดใด ๆ ไปสู่การอภิปราย - แม้ว่าคุณจะไม่เห็นด้วยกับพวกเขา ในขณะที่คุณฝึกการสื่อสารแบบเปิดต่อไปคุณจะเพิ่มความสามารถของทีมในการทำงานร่วมกันและทำงานได้อย่างยอดเยี่ยม

เพื่อเป็นผู้สื่อสารที่ดีขึ้นสร้างแนวทางการสื่อสารกับทีมของคุณ คุณอาจมีประเภทต่าง ๆซอฟต์แวร์การสื่อสาร- อีเมลเหมือน, หย่อนและเครื่องมือการจัดการงาน. การรู้ว่าเครื่องมือใดที่ใช้สำหรับการสื่อสารประเภทต่าง ๆ สามารถช่วยให้ทีมงานของคุณสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ

3. การทำงานเป็นทีม

การทำงานเป็นทีมในที่ทำงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการสนับสนุนทีมของคุณและสนับสนุนให้พวกเขาทำงานได้ดีกัน ทุกคนในทีมของคุณมีบางอย่างที่จะนำไปที่โต๊ะและทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนก็เอง การทำงานร่วมกันเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานเป็นทีม แต่การทำงานเป็นทีมที่ใหญ่กว่าและทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนรู้สึกยินดีและสามารถมีส่วนร่วมได้

หากคุณกำลังทำงานเพื่อเพิ่มทักษะการทำงานเป็นทีมของคุณฝึกถามคำถาม ขุดลึกลงไปในการระดมสมองของทีม 1: 1 การสนทนาและการป้อนข้อมูลจากสมาชิกในทีมทั้งหมด ถามตัวเองว่ามีคนที่ไม่ได้พูดในขณะที่หรือถ้าสมาชิกในทีมอื่นอาจมีความคิดที่ดีหรือชุดทักษะที่เกี่ยวข้อง

4. การแก้ปัญหา

ทักษะการแก้ปัญหากำลังทำงานร่วมกันทักษะการวนซ้ำที่ช่วยให้คุณเข้าใกล้ปัญหาและในที่สุดแก้ไขมัน การพัฒนาทักษะการแก้ปัญหาของคุณไม่ได้เกี่ยวกับการมีคำตอบ "ถูกต้อง" สำหรับทุกปัญหา - ค่อนข้างคนที่มีปัญหาในการแก้ปัญหาการฝึกฝนการฝึกฝนการเข้าใกล้ปัญหาจากมุมมองใหม่และการทำงานเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบ

เพื่อเป็นตัวแก้ปัญหาที่ดีเริ่มขุดลึกลงไปในการตัดสินใจของคุณเล็กน้อย ทำไมคุณถึงเลือกที่แน่นอนและมีสิ่งที่แตกต่างที่คุณสามารถทำได้? แม้ว่าคำตอบคือ "ไม่" ตั้งคำถามของคุณแรงจูงใจที่แท้จริงและการแก้ปัญหาของคุณสามารถช่วยคุณฝึกทักษะการแก้ปัญหาของคุณและปัญหาวิธีการที่ดีขึ้นในอนาคต

5. องค์กร

สำหรับผู้จัดการโครงการจำนวนมากองค์กรเป็นทักษะที่อ่อนโยนที่สุด คุณอาจคิดว่าองค์กรเป็นสิ่งที่คุณ "มี" หรือ "ไม่มี" แต่เช่นเดียวกับทักษะการจัดการโครงการอื่น ๆ ในบทความนี้คุณสามารถพัฒนาทักษะองค์กรของคุณและกลายเป็น Marie Kondo ในสิทธิของคุณเอง

วิธีที่ดีที่สุดในการเป็นผู้จัดงานที่ดีกว่าคือการสร้าง (และบำรุงรักษา) แหล่งความจริงส่วนกลางสำหรับงานของคุณและงานของทีมของคุณ เรามักจะไม่เป็นระเบียบเพราะงานถูกตัดการเชื่อมต่อ - ในความเป็นจริงสวิตช์พนักงานโดยเฉลี่ยระหว่าง10 เครื่องมือต่อวัน. หากข้อมูลของคุณกระจัดกระจายแน่นอนว่าคุณรู้สึกไม่เป็นระเบียบ แทนที่จะแยกเวลาของคุณระหว่าง 10 เครื่องมือลองใช้ผู้จัดการงาน UDNเป็นของคุณเครื่องมือองค์กรดังนั้นคุณและทีมของคุณมีแหล่งความจริงกลาง

6. การจัดการเวลา

การจัดการเวลาและทักษะองค์กรไปจับมือกัน เมื่อคุณทำงานได้ดีขึ้นในการจัดระเบียบงานของคุณคุณจะมีความรู้สึกที่ชัดเจนยิ่งขึ้นของทุกสิ่งที่อยู่บนจานของคุณและงานที่กำลังจะเกิดขึ้นนานเท่าใด

ยังคงยากที่จะหัวเข็มขัดลงและจัดลำดับความสำคัญงานของคุณ เพื่อปรับปรุงของคุณทักษะการจัดการเวลาและสานต่อการผัดวันประกันพรุ่งให้ใช้เครื่องมือการจัดการงานเพื่อติดตามลำดับความสำคัญสัมพัทธ์ของแต่ละงาน เมื่อคุณชัดเจนว่างานที่มีความสำคัญสูงคุณสามารถจัดการกับพวกเขาก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรจะถูกทิ้งไว้ข้างหลังหรือล้มลงผ่านรอยแตก

7. ทักษะความเป็นผู้นำ

หากคุณกำลังจัดการโครงการคุณไม่ได้เป็นเพียงผู้จัดการโครงการ - คุณเป็นผู้นำ แม้ว่าคุณจะไม่คิดถึงตัวเองแบบนั้นทีมงานของคุณกำลังมองหาคุณสำหรับความเป็นผู้นำแนวทางและการสนับสนุน

เพื่อพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำของคุณฝึกฝนสถานการณ์ที่กำลังมาถึงด้วยความเห็นอกเห็นใจและความเข้าใจ ผู้นำที่ดีนำทุกคนมารวมกันและช่วยส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน คุณควรใช้เวลาในการตัดสินใจว่าเป็นผู้นำประเภทใดที่คุณต้องการ สไตล์ความเป็นผู้นำที่เป็นที่นิยมบางอย่างรวมถึง:

ความเป็นผู้นำคนรับใช้ . หากเป้าหมายหลักของคุณคือการให้บริการทีมของคุณคุณอาจสนใจความเป็นผู้นำของคนรับใช้ ผู้นำคนรับใช้มุ่งเน้นที่การช่วยเหลือทีมของพวกเขาพัฒนาและดำเนินการให้สูงที่สุด

ความเป็นผู้นำแบบมีส่วนร่วมหรือที่เรียกว่า "ความเป็นผู้นำประชาธิปไตย" ในความเป็นผู้นำประเภทนี้คุณสนับสนุนให้ทีมงานโครงการทั้งหมดทำงานร่วมกันเพื่อตัดสินใจ

ผู้นำการเปลี่ยนแปลงผู้นำการเปลี่ยนแปลงคือเมื่อผู้นำมุ่งเน้นไปที่วิสัยทัศน์อย่างหนักสำหรับทีมงานของพวกเขาและทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงที่สร้างแรงบันดาลใจ

ความเป็นผู้นำของเผด็จการผู้นำเผด็จการปรับปรุงการตัดสินใจของโครงการและปล่อยให้ทีมงานโครงการเล็กน้อย สิ่งนี้สามารถช่วยให้ทีมมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายโครงการของพวกเขาและตัดสินใจอย่างรวดเร็ว

ความเป็นผู้นำ Laissez-Faireในสไตล์ความเป็นผู้นำนี้ผู้นำสนับสนุนความคิดสร้างสรรค์และความยืดหยุ่นภายในทีมโครงการของพวกเขา "Laissez-Faire" เป็นภาษาฝรั่งเศสสำหรับ "ปล่อยมันไป" และผู้นำ Laissez - Faire ยอมรับความคิดนั้น

8. การปรับตัว

ในบางจุดไม่ว่าจะเป็นโครงการนี้หรืออันถัดไปบางองค์ประกอบของแผนโครงการของคุณจะเปลี่ยนไป บางทีกำหนดเวลาของคุณจะเปลี่ยนหรือลำดับความสำคัญของคุณจะเปลี่ยนไปและคุณจะต้องปรับเวิร์กโฟลว์ของคุณตามนั้น ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมสามารถหมุนและปรับให้เข้ากับสถานการณ์ใหม่เพื่อขับเคลื่อนทีมโครงการของพวกเขาต่อไปในทิศทางที่ถูกต้อง

การปรับตัวมากขึ้นคือทั้งหมดเกี่ยวกับความเข้าใจเมื่อและวิธีการเปลี่ยนเกียร์ หากไม่มีการมองเห็นทุกสิ่งที่เกิดขึ้นอาจเป็นเรื่องยากที่จะแก้ไขหรือตัดสินใจเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความสามารถในการปรับตัวของคุณคือการมีความรู้สึกที่ชัดเจนของทุกสิ่งในการเคลื่อนไหวซึ่งคุณสามารถทำได้โดยการติดตามโครงการของคุณในเครื่องมือการจัดการงาน .

9. การแก้ไขข้อขัดแย้ง

ความขัดแย้งจะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ในระหว่างโครงการที่คุณจัดการ อาจเป็นได้ว่าสมาชิกในทีมไม่เห็นด้วยกับการส่งมอบที่สำคัญกว่า อาจจะมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่พยายามเปลี่ยนขอบเขตโครงการ หรือบางทีคุณอาจพลาดงบประมาณหรือกำหนดเวลาของคุณ

การแก้ไขข้อขัดแย้งเกี่ยวกับการจัดการกับทั้งสองด้านของความขัดแย้งดังนั้นทุกคนให้ความรู้สึกได้ยินและได้รับการสนับสนุน หากมีบุคคลที่ได้รับอันตรายใช้เวลาในการฟังพวกเขาและพยายามหาวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะกับทุกคน แม้เมื่อไม่สามารถเกิดขึ้นได้ใกล้ถึงการสนทนาด้วยความอดทนและการเอาใจใส่สามารถช่วยป้องกันสถานการณ์ที่น่าผิดหวังและนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

10. การคิดอย่างมีวิจารณญาณ

การคิดอย่างมีวิจารณญาณเช่นการแก้ปัญหาไม่มี "วิธีการแก้ปัญหา" คุณไม่สามารถ "ชนะ" ที่คิดอย่างมีวิจารณญาณ แต่คุณสามารถฝึกฝนปัญหาที่ใกล้เข้ามาอย่างมีเหตุผลแทนที่จะตัดสินใจตามอารมณ์ของคุณเท่านั้น นักคิดที่สำคัญที่ดีฝึกการวิเคราะห์ข้อมูลต่อหน้าพวกเขาและสร้างข้อสรุปของตนเองตามข้อเท็จจริง - วิธี Sherlock Holmes แก้ปริศนา

ในการฝึกการคิดอย่างมีวิจารณญาณมักจะถอยกลับและถามตัวเองเสมอ: ฉันมาข้อสรุปนี้ได้อย่างไร? มีคำตอบอื่นหรือไม่? ฉันกำลังเผชิญกับสิ่งอื่นนอกเหนือจากข้อมูลจริงหรือไม่? การตัดสินใจทางอารมณ์ไม่จำเป็นต้องไม่ดี - ในความเป็นจริงการตัดสินใจที่ดีที่สุดบางอย่างคือคนที่เราหลงใหล แต่การคิดเชิงวิพากษ์เป็นวิธีที่เป็นประโยชน์ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังเข้าใกล้สถานการณ์จากมุมมองที่เหมาะสม

7 ทักษะที่ยากสำหรับการจัดการโครงการ

ซึ่งแตกต่างจากทักษะที่อ่อนนุ่มทักษะที่ยากลำบากคือความสามารถในการสอนที่คุณสามารถหาปริมาณได้ ในขณะที่ทักษะที่อ่อนนุ่มที่กล่าวถึงข้างต้นสามารถใช้ได้ในทุกสถานการณ์ทักษะที่ยากเจ็ดข้อเหล่านี้มีความเกี่ยวข้องภายในทรงกลมการจัดการโครงการ การพัฒนาทักษะทั้งเจ็ดนี้จะช่วยให้คุณกลายเป็นผู้จัดการโครงการที่ทรงกลมและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. การกำหนดขอบเขตโครงการ

ขอบเขตโครงการคือขนาดเป้าหมายและข้อ จำกัด ของโครงการ ขอบเขตโครงการของคุณจะกำหนดสิ่งที่คุณสามารถทำได้ภายในระยะเวลาหนึ่งและภายในงบประมาณที่แน่นอน การตั้งค่าและการกำหนดขอบเขตโครงการของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการป้องกันขอบเขตคืบซึ่งเป็นเมื่อโครงการของคุณส่งมอบเกินขอบเขตโครงการของคุณ

เพื่อปรับปรุงทักษะการกำหนดขอบเขตโครงการของคุณการตั้งค่าขอบเขตโครงการในช่วงต้นและบ่อยครั้ง เมื่อคุณตั้งขอบเขตโครงการของคุณแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและพื้นผิวบ่อยครั้งดังนั้นทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับเป้าหมายและข้อ จำกัด ของโครงการ สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมให้อ่านคู่มือของเราในขอบเขตคืบ .

2. โครงการ Rookmapping

ให้แผนงานโครงการเป็นภาพรวมระดับสูงของการส่งมอบและไทม์ไลน์ของโครงการของโครงการของคุณ Roadmaps โครงการมีประโยชน์สำหรับการริเริ่มที่ซับซ้อนกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากเพราะพวกเขาสามารถช่วยให้คุณได้รับทีมโครงการทั้งหมดของคุณในหน้าเดียวกันก่อนที่โครงการจะเริ่ม

ตามเนื้อผ้าโครงการ Roadmaps ถูกสร้างขึ้นในซอฟต์แวร์เหมือนแผนภูมิ Ganttเพื่อแสดงตารางเวลาทั่วไปของโครงการของคุณเป็นแผนภูมิแท่งแนวนอน ในการสร้างแผนงานโครงการให้ใช้เครื่องมือเช่นเส้นเวลา ใน ผู้จัดการงาน UDNในการสร้างไทม์ไลน์คร่าวๆของโครงการของคุณรวมถึงเหตุการณ์สำคัญที่สำคัญหรือการพึ่งพาที่สำคัญ

3. ร่างโครงการสั้น ๆ

แม้ว่าคุณจะไม่สร้างแผนงานโครงการคุณยังสามารถได้รับประโยชน์จากสรุปโครงการ. สรุปโครงการของคุณสรุปทั่วไปของคุณวัตถุประสงค์ของโครงการและวิธีที่คุณวางแผนที่จะไปที่นั่น สิ่งนี้สามารถใช้เป็นดาวเหนือที่เป็นประโยชน์ในระหว่างการวางแผนในอนาคต

สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องจดจำเกี่ยวกับบทสรุปโครงการของคุณคือมันเป็นเอกสารที่มีชีวิต ในขณะที่คุณพัฒนาแผนโครงการของคุณและรับข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคุณสามารถปรับและอัปเดตโครงการสั้น ๆ ของคุณ โดยทั่วไปบทสรุปโครงการของคุณควรมีลิงค์ไปยังแผนงานโครงการของคุณหากคุณสร้างรายการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการของคุณและความรับผิดชอบของพวกเขา (บางครั้งเรียกว่าแผนภูมิ RACI) เอกสารหรือไฟล์ที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ และข้อมูลระดับสูงอื่น ๆ ของคุณ ทีมอาจต้องการ

4. การประชุมเขี่ยโครงการ

การประชุม Kickoff เป็นโอกาสที่จะสอดคล้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการของคุณ นี่เป็นโอกาสของคุณในการชี้แจงเป้าหมายโครงการและขอบเขตของคุณและแบ่งปันเอกสารใด ๆ ที่คุณรวบรวมไว้แล้วเช่น RoadMap โครงการโดยย่อโครงการหรือเอกสารเสริมเช่นใบเรียกเก็บเงินสำหรับการตลาดการตลาดหรือสั้น ๆสำหรับทีมออกแบบ

เพื่อเป็นเจ้าภาพการประชุมที่ประสบความสำเร็จวางแผนที่จะแบ่งปันเอกสารที่คุณใส่ร่วมกับผู้มีส่วนได้เสียโครงการ จากนั้นโฮสต์การระดมสมองหรือถาม & amp; เซสชั่นเพื่อจัดตำแหน่งกับตัวแปรเพิ่มเติมใด ๆ เช่นงบประมาณทรัพยากรหรือส่งมอบสุดท้าย

5. การวางแผนโครงการ

ที่แกนกลางแผนโครงการ(บางครั้งเรียกว่ากฎบัตรโครงการ) เป็นพิมพ์เขียวขององค์ประกอบสำคัญที่โครงการของคุณต้องประสบความสำเร็จ โดยทั่วไปแล้วแผนโครงการจะมีเจ็ดสิ่ง:

เป้าหมาย

ตัวชี้วัดความสำเร็จ

ผู้มีส่วนได้เสียและบทบาทโครงการ

งบประมาณโครงการ

เหตุการณ์สำคัญและส่งมอบ

ไทม์ไลน์และตารางเวลา

แผนการสื่อสารโครงการ

บางสิ่งเหล่านี้เช่นเป้าหมายหรือเหตุการณ์สำคัญของคุณอาจถูกกำหนดไว้ในแผนงานโครงการของคุณหรือสั้น ๆ แต่แผนโครงการของคุณคือจุดที่องค์ประกอบของโครงการเหล่านี้ทั้งหมดมารวมกันเพื่อสร้างภาพที่มีความเหนียวแน่นของงานที่กำลังจะมาถึงของคุณ เพื่อเริ่มต้นกับการวางแผนโครงการอ่านของเราคู่มือแผนโครงการหรือลองของเราเทมเพลตแผนโครงการฟรี .

6. การสร้างไทม์ไลน์ของโครงการ

ของคุณโครงการไทม์ไลน์เป็นคำสั่งและระยะเวลาของเหตุการณ์ในระหว่างวงจรโครงการของคุณ การรู้ไทม์ไลน์โครงการของคุณช่วยให้ทีมของคุณติดตามความสำเร็จของโครงการและส่งมอบสินทรัพย์ที่เหมาะสมตรงเวลา

ในการสร้างไทม์ไลน์โครงการที่ยอดเยี่ยมให้แน่ใจว่าคุณชี้แจงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการของคุณรวมถึงเหตุการณ์สำคัญที่สำคัญ ในขณะที่คุณยังคงสร้างงานแต่ละอย่างและส่งมอบให้ตั้งค่าการพึ่งพาระหว่างงานและชี้แจงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของงานแต่ละชิ้น จากนั้นใช้ เครื่องมือไทม์ไลน์เพื่อนำงานของคุณมาสู่ชีวิต

7. การจัดการงาน

เมื่อโครงการของคุณดำเนินการอย่างเป็นทางการการจัดการงานหมายถึงว่าคุณจัดการเวลาและเวลาของทีมของคุณได้ดีแค่ไหน ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดมีการมองเห็นสิ่งที่ทีมของพวกเขากำลังทำงานอยู่ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถช่วยให้ทีมของพวกเขาจัดลำดับความสำคัญและดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แต่คุณไม่ต้องรู้ทุกอย่างอย่างน่าอัศจรรย์ที่เกิดขึ้นในโครงการของคุณ - แทนที่จะให้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานซอฟต์แวร์การจัดการงานเป็นมากกว่ารายการที่ต้องทำ - มันเป็นวิธีที่จะได้รับมุมมองแบบองค์รวมของงานทั้งหมดที่เกิดขึ้นในโครงการของคุณ ด้วยการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพคุณสามารถช่วยให้ทีมงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ

8 ทักษะการจัดการโครงการทางเทคนิคที่สำคัญ

ทักษะที่อ่อนนุ่ม: ตรวจสอบ ทักษะที่ยาก: เข้าใจแล้ว สิ่งเดียวที่คุณเหลืออยู่เพื่อเป็นผู้เชี่ยวชาญคือทักษะทางเทคนิค!

ทักษะทางเทคนิคอ้างถึงความรู้ของคุณเกี่ยวกับเครื่องมือและโปรแกรมเฉพาะภายในการจัดการโครงการ เครื่องมือเหล่านี้ไม่ยากที่จะเรียนรู้ - ที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้การจัดการโครงการสมัยใหม่ถูกสร้างขึ้นเพื่อยืดหยุ่นและใช้งานง่าย ทักษะทั้งแปดนี้เป็นแง่มุมของการจัดการโครงการที่คุณควรทำความคุ้นเคยดังนั้นคุณจึงรู้ว่าเมื่อไหร่และวิธีการใช้ประโยชน์จากพวกเขา

1. แผนภูมิ Gantt

แผนภูมิ Ganttเป็นวิธีที่จะเห็นภาพโครงการของคุณเป็นแผนภูมิแท่งแนวนอนที่แต่ละบาร์แสดงชิ้นงานชิ้นงานและความยาวของแต่ละแถบแสดงถึงจำนวนเวลาที่ใช้งานได้ แผนภูมิ Gantt มีคุณสมบัติที่สำคัญหลายประการรวมถึง:

เหตุการณ์สำคัญของโครงการ

การพึ่งพา

ความคืบหน้าของโครงการเรียลไทม์

วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด

เทคโนโลยีแผนภูมิ Gantt แบบดั้งเดิมสามารถใช้งานได้และ จำกัด ขอบเขตซึ่งเป็นสาเหตุที่ผู้จัดการงาน UDNเราใช้เทคโนโลยีแผนภูมิ Gantt ที่ดีที่สุดและสร้างขึ้นเส้นเวลา, แผนภูมิ gantt เช่นเดียวกับเครื่องมือที่ช่วยให้คุณเห็นว่าชิ้นส่วนทั้งหมดเข้ากันได้อย่างไร

2. Kanban Boards

อีกประเภทหนึ่งของการจัดการโครงการภาพที่เป็นที่นิยมคือKanban Board. แต่ละคอลัมน์ใน Kanban Board แสดงถึงขั้นตอนการทำงานเช่นใหม่ , กำลังดำเนินการ, หรือเสร็จแล้ว. งานแต่ละชิ้นเป็นตัวแทนของการ์ดซึ่งเคลื่อนที่ผ่านคอลัมน์จนกว่าพวกเขาจะเสร็จสมบูรณ์

เครื่องมือ Kanban Boardsเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการภาพยอดนิยมสำหรับการจัดการโครงการลีนทีมงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งทีมงานวิศวกรรมและทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ ในผู้จัดการงาน UDN, Kanban เป็นหนึ่งในสี่มุมมองโครงการซึ่งช่วยให้ทีมมีความยืดหยุ่นในการดูงานของพวกเขาอย่างไรก็ตามพวกเขาต้องการ

3. การจัดการความคล่องตัว

การจัดการ Agile เป็นวิธีการจัดการโครงการแบบลีนซึ่งเป็นที่นิยมอย่างยิ่งกับทีมงานวิศวกรรมวิศวกรรมและการพัฒนาซอฟต์แวร์ ว่องไวทำงานเกี่ยวกับระบบของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและวิวัฒนาการที่เพิ่มขึ้นและมันครอบคลุมวิธีการที่ไม่จำเป็นหลายอย่างเช่นการจัดการพอร์ตการลงทุนแบบลีน , การต่อสู้, และภาษาคณาตา .

เพื่อจัดการทีมว่องไวให้ใช้ความยืดหยุ่นเครื่องมือการจัดการที่คล่องตัวที่ช่วยให้ทีมงานของคุณเคลื่อนที่ได้อย่างรวดเร็วและวนซ้ำในผลลัพธ์

4. การจัดการต้นทุน

ในการบริหารโครงการการจัดการต้นทุนเกี่ยวข้องกับการพิจารณางบประมาณของคุณในทุกขั้นตอนของโครงการ การจัดการต้นทุนเป็นส่วนสำคัญของการเป็นผู้นำโครงการและองค์ประกอบสำคัญของโครงการของคุณหรือไม่ก็ตาม การอยู่ภายในงบประมาณมีความสำคัญเท่ากับการกดปุ่มวันที่ครบกำหนดของโครงการของคุณและการบริหารต้นทุนสามารถช่วยให้คุณไปถึงที่นั่น

ในการจัดการต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพผู้จัดการโครงการที่ดีกำหนดค่าใช้จ่ายและงบประมาณของพวกเขาในตอนต้นของโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้เสียของโครงการและสมาชิกในทีมเข้าใจงบประมาณ จากนั้นในระหว่างโครงการให้คิดค่าใช้จ่ายและงบประมาณในใจ เช็คอินที่การใช้จ่ายของคุณหลายครั้งในระหว่างโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ใช้งบประมาณของคุณ เมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์ค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้เทียบกับราคาที่แท้จริงเพื่อกำหนดกลยุทธ์การจัดการต้นทุนของคุณได้อย่างไร นอกจากนี้ยังสามารถช่วยคุณมาตรฐานสำหรับโครงการในอนาคต

5. การจัดการการเปลี่ยนแปลง

หากคุณเคยเปิดตัวการเปลี่ยนแปลงองค์กรขนาดใหญ่คุณอาจฝึกฝนการจัดการการเปลี่ยนแปลงแม้ว่าคุณจะไม่รู้ การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการของการแนะนำกระบวนการหรือเครื่องมือใหม่ที่มีการเปลี่ยนแปลงองค์กร - ในช่วงระยะเวลาที่กำหนดเพื่อเพิ่มการใช้ประโยชน์และลดแรงเสียดทาน องค์ประกอบทั่วไปของการจัดการการเปลี่ยนแปลงรวมถึงการเปลี่ยนการเปลี่ยนแปลงขององค์กรเป็นหนึ่งเวิร์กโฟลว์ในแต่ละครั้งและมีแชมเปี้ยนภายในเพื่อช่วยแนะนำกระบวนการเปลี่ยนแปลง

ที่ผู้จัดการงาน UDNเราใช้ผู้จัดการงาน UDNวิธีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการหกขั้นตอนที่พัฒนาโดยทีมงานความสำเร็จของลูกค้าของเราที่รวมกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่พิสูจน์แล้ว เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมอ่านคำแนะนำของเราเพื่อเปลี่ยนการจัดการ .

6. ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้มาไกลจากเครื่องมือดั้งเดิมที่ใช้งานยากและต้องการผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการเพื่อนำไปใช้ แต่เช่นเดียวกับเครื่องมือใด ๆ แม้แต่สิ่งที่ใช้งานง่ายซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกใช้เวลาในการเรียนรู้และเป็นผู้เชี่ยวชาญอย่างแท้จริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่คุณเลือกมีการเขียนแนะนำและวิดีโอที่เป็นประโยชน์ในการสอนให้คุณรู้ถึงวิธีการใช้งาน

ตามธรรมชาติเราคิดว่าผู้จัดการงาน UDNเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับงาน ผู้จัดการงาน UDN เป็นเครื่องมือจัดการงานที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณประสานงานแผนโครงการและกระบวนการทั่วทั้งองค์กรของคุณ ในขณะที่การจัดการโครงการสามารถช่วยให้คุณได้รับความชัดเจนในแต่ละโครงการการจัดการงานเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการประสานงานกระบวนการในโครงการความคิดริเริ่มและทีม กับเครื่องมือการจัดการงานทุกคนมีข้อมูลที่พวกเขาต้องการในการทำงานที่สำคัญที่สุดของพวกเขา

7. การจัดการภาระงาน

หากคุณจัดการโครงการมาก่อนคุณจะรู้ว่ามันยากแค่ไหนที่จะได้รับความชัดเจนในการทำงานกับสิ่งที่ - แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นการจัดการภาระงานช่วยให้คุณวัดแบนด์วิดท์ของทีมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ได้ทำงานหนักเกินไปหรือทำงาน มันเป็นกระบวนการโต้ตอบที่ไม่มีสถานะเริ่มต้นหรือสิ้นสุด - แต่ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพจะติดตามภาระงานของทีมอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครเผาไหม้

มีสองขั้นตอนในการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการภาระงาน. ก่อนอื่นให้เริ่มต้นด้วยการหาความจุของทีมและภาระงานปัจจุบันของคุณ จากที่นั่นจัดสรรทรัพยากรตามปริมาณงานส่วนบุคคลหรือการปรับสมดุลภาระงานตามต้องการ

8. การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ

กับการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการคุณสามารถรับมุมมองที่ตาของนกของทีมงานของคุณในหลายโครงการเครื่องมือการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการช่วยให้คุณได้รับมุมมองแบบองค์รวมของงานของทีมงานทั้งหมดในแบบเรียลไทม์ดังนั้นคุณสามารถเชื่อมต่อกลยุทธ์ในการดำเนินการ

วิธีการพัฒนาทักษะการจัดการโครงการของคุณ

ทักษะยี่สิบห้าอาจรู้สึกเหมือนเป็นจำนวนมาก แต่จำไว้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องเชี่ยวชาญทักษะทุกอย่างในรายการนี้ บางอย่างเช่นว่องไวมีความเกี่ยวข้องกับทีมที่มีความสนใจในวิธีการเหล่านั้นเท่านั้น คนอื่น ๆ เช่นองค์กรกลายเป็นเครื่องมือที่ใช้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม ผู้จัดการงาน UDN .

โปรดทราบว่าการพัฒนาทักษะการจัดการโครงการของคุณใช้ความสามารถ ท้าทายตัวเองให้มุ่งเน้นไปที่ทักษะใหม่หนึ่งหรือสองทักษะสำหรับแต่ละโครงการ - ไม่ว่าจะพยายามใหม่รูปแบบภาพของการจัดการโครงการเช่นเดียวกับ Kanban ร่างแผนโครงการครั้งแรกของคุณหรือเอนกายลงในการจัดการเวลา

นอกจากนี้ยังมีชั้นเรียนที่คุณสามารถพัฒนาทักษะการจัดการโครงการที่แข็งและอ่อนนุ่ม แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการการรับรองอีกต่อไปเพื่อให้ได้รับการพิจารณาว่าเป็นผู้จัดการโครงการสถาบันบริหารโครงการ(PMI) เสนอหลักสูตรกิจกรรมการเรียนรู้และชื่อเสียงของพวกเขา ซึ่งเป็นคู่มือการจัดการโครงการครั้งแรกที่เคยมีมา

ในที่สุดเมื่อคุณเลือกเครื่องมือการจัดการโครงการนอกจากนี้คุณยังสามารถเรียนเรียนรู้ทักษะการจัดการโครงการด้านเทคนิคได้ ที่ผู้จัดการงาน UDNเราได้พัฒนา ผู้จัดการงาน UDNสถาบันการศึกษาและวิธีทำผู้จัดการงาน UDN ซีรีส์เพื่อช่วยให้ผู้จัดการโครงการใหม่เรียนรู้ทักษะที่นุ่มนวลยากและเทคนิคใหม่

ชุดเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณ

หากคุณจัดการโครงการคุณเป็นผู้จัดการโครงการ - และคุณอาจมีทักษะการจัดการโครงการที่สำคัญอยู่แล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการตั้งใจฟังทีมของคุณและทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมของคุณ ส่วนที่เหลือจะติดตาม

.