Nhiệm vụ ủy thác: Hướng dẫn của bạn về phái đoàn hiệu quả
Bạn có ngập với số điều cần làm và các nhiệm vụ trên đĩa của bạn bạn cần phải tung hứng?
Là người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm, bạn có nhiều khía cạnh để duy trì hàng đầu nhưng bạn đã bao giờ nghĩ đến việc ủy thác các nhiệm vụ cho đội bạn đang làm việc chưa?
Nếu bạn làm việc quá sức và giảm ngắn thì có thể là lúc để xem xét nhiệm vụ ủy thác đến nhóm của bạn.
Nhưng bằng cách nào?
Chà, đây là tất cả những gì bạn cần biết để ủy thác hiệu quả và tận dụng tối đa thời gian và kỹ năng của bạn và đội của bạn.
Đoàn ý nghĩa & amp là gì; Nơi nào ' Nhiệm vụ ủy thác 'Phù hợp với?
Những cá nhân này có thể là đồng nghiệp của bạn, các thành viên trong nhóm của bạn hoặc những người bạn đang quản lý.
Do đó, phái đoàn có thể được xem là một Trưởng nhóm hoặc người quản lý cho một thành viên khác trong tổ chức một số loại cơ quan tự trị và trách nhiệm Hoàn thành một nhiệm vụ được giao .
Điều này không nên nhầm lẫn với "Nhiệm vụ bán phá giá" trên ai đó hoặc việc làm nhiệm vụ của người quản lý.
Là người quản lý dự án hoặc người lãnh đạo, bạn có thể tự hỏi tại sao bạn nên được ủy thác nhiệm vụ ngay từ đầu.
Khái niệm chính của phái đoàn là để bạn tránh cố gắng tự làm mọi thứ sẽ dẫn đến kiệt sức . Điều này không có lợi cho bạn hoặc nhóm của bạn cho vấn đề đó.
Với phái đoàn hiệu quả, bạn nên nhắm đến Sử dụng tài nguyên của bạn và tài năng của mỗi cá nhân.
Khi được thực hiện chính xác, ủy quyền hiệu quả có thể tăng năng suất, hợp lý hóa của bạn quy trình và quy trình làm việc và cải thiện công việc tổng thể của đội của bạn và do đó kết quả bạn sản xuất.
Nếu điều này không đủ để thuyết phục bạn bắt đầu ủy thác cho các thành viên trong nhóm của bạn, đây là một số lợi ích mà bạn có thể đạt được với tư cách là người quản lý từ Đoàn, cũng như một số Lợi ích thành viên trong nhóm của bạn hoặc nhân viên sẽ đạt được.
Lợi ích của các nhiệm vụ ủy thác cho các nhà quản lý hoặc lãnh đạo nhóm
Dưới đây là một số lợi ích bạn có thể đạt được là trưởng nhóm hoặc người quản lý bằng cách ủy thác cho các thành viên trong nhóm của bạn.
Khi bạn ủy thác hoạt động hoặc nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, bạn tự giải phóng mình cho những nhiệm vụ yêu cầu của bạn Trọng tâm cụ thể. hoặc chú ý.
Là một nhà lãnh đạo nhóm, bạn có nhiều nhiệm vụ chiến lược hơn để coi trọng. Bạn cũng sẽ giải phóng thời gian để giúp nhóm của bạn phát triển và phát triển.
Là người quản lý khi bạn ủy thác cho nhóm của bạn một cách chính xác, bạn sẽ giúp họ có động lực và cảm thấy liên quan.
Họ biết rằng bạn là cho họ trách nhiệm và chính quyền do đó thiết lập một nền văn hóa của sự tin tưởng trong nhóm của bạn.
Khi bạn hợp tác trong một dự án với tư cách là một đội thay vì chỉ đơn giản là chính mình để hoàn thành mọi thứ, bạn có nhiều ý tưởng và giọng nói hơn để thêm vào kết quả.
Bằng cách đưa ra đội của bạn một cơ hội để thách thức kỹ năng của họ , công việc của bạn sẽ được hoàn thành năng suất cao hơn và kịp thời.
Lợi ích của các nhiệm vụ ủy thác cho các thành viên trong nhóm hoặc nhân viên
Dưới đây là một số lợi ích mà nhóm của bạn có thể đạt được bằng cách bạn ủy thác nhiệm vụ của bạn cho các thành viên trong nhóm của bạn.
Khi các thành viên trong nhóm là các mục công việc được ủy quyền hoặc các nhiệm vụ được hoàn thành bởi các nhà quản lý của họ, điều này cho phép họ có cơ hội chứng minh giá trị của họ và làm nổi bật kỹ năng họ sở hữu .
Được ủy thác để có trách nhiệm và thẩm quyền đối với một nhiệm vụ là Củng cố tích cực cho các thành viên trong nhóm. Nó cho họ thấy rằng là người quản lý hoặc trưởng nhóm, bạn nhận ra khả năng họ sở hữu.
Hơn nữa, được tham gia vào các dự án theo cách này mang đến cho nhân viên của bạn một cơ hội để có liên quan đến nơi họ có thể chia sẻ ý kiến của họ và suy nghĩ với các nhà lãnh đạo trong công ty. Điều này do đó cho họ cơ hội được nghe và cảm thấy liên quan đến công việc của công ty.
Được giao phó các nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và nhân viên cơ hội để thể hiện những gì họ có khả năng.
Bằng cách hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả đã được ủy quyền cho họ, cho phép công nhận. Sự công nhận này có thể dẫn đến một chương trình khuyến mãi, tăng lương hoặc thậm chí Linh hoạt trong vai trò hiện tại của họ .
Đây chỉ là một số lợi ích mà cả bạn và nhóm của bạn có thể gặt hái nếu bạn là một nhà lãnh đạo nhóm là để ủy thác một số nhiệm vụ và các mặt hàng làm việc mà bạn phải thực hiện.
Sử dụng phần mềm quản lý tác vụ tốt nhất:
Các yếu tố của đoàn
Khi bạn xem xét ủy nhiệm trách nhiệm đối với các thành viên trong nhóm của bạn, về bản chất, có ba khía cạnh chính để ủy thác trách nhiệm đó.
Ba khía cạnh của phái đoàn được gọi là các yếu tố của đoàn .
Chúng tôi sẽ đi qua từng khía cạnh lần lượt. Ba yếu tố bao gồm trách nhiệm, thẩm quyền , và trách nhiệm giải trình .
Đó là trách nhiệm của các thành viên trong nhóm hoặc nhân viên để thực hiện nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ được ủy quyền đúng cách.
Khi bạn ủy thác một nhiệm vụ cho một thành viên trong nhóm, trách nhiệm hoàn thành việc chuyển công việc đó cho cá nhân đó.
Là người quản lý hoặc trưởng nhóm, bạn cần sử dụng thẩm quyền của mình để đánh giá cá nhân bạn đang chỉ định nhiệm vụ làm. Vì vậy, trong các kỹ năng họ sở hữu họ sở hữu.
Bạn cần ghi nhớ rằng tại một số thời điểm nhất định thành viên nhóm của bạn có thể yêu cầu đào tạo để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Là một cơ quan có thẩm quyền, bạn cũng cần đảm bảo rằng một khi bạn ủy thác một nhiệm vụ nhất định mà bạn không vi mô. .
Đối với phái đoàn là nhân viên hiệu quả và thành công, các thành viên trong nhóm cần phải chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ mà họ được chỉ định. Điều này đòi hỏi phải cung cấp cho bạn thông tin phản hồi và cập nhật về cách nhiệm vụ được gán theo.
Trách nhiệm cũng bao gồm bạn có trách nhiệm về hướng và tài nguyên bạn cung cấp một thành viên trong nhóm hoặc nhân viên để hoàn thành nhiệm vụ thành công.
Lý do tại sao các nhà quản lý không ủy thác
Với rất nhiều lợi ích cho các nhiệm vụ ủy thác, đó là một điều kỳ diệu rằng rất nhiều nhà quản lý vẫn không thể ủy thác cho các đội của họ.
Nếu bạn thấy mình đang đọc bài viết này bởi vì bạn thường thấy mình tránh được việc ủy thác công việc và trách nhiệm, bạn có thể liên quan đến một số lý do dưới đây.
Dưới đây là một số lý do tại sao các nhà quản lý không ủy quyền cho các đội của họ.
Có nhiều rào cản mà các nhà quản lý có thể phải đối mặt cản trở họ từ việc ủy thác cho đội của họ. Những rào cản này có thể bao gồm những lý do như bản ngã, thời gian, trách nhiệm, những khoảng trống trong các bộ kỹ năng và các mối đe dọa để có thẩm quyền.
Hãy xem xét một số lý do tại sao một người quản lý có thể không thể ủy quyền trong nơi làm việc.
Những quan niệm sai lầm về phái đoàn là một trong những lý do các nhà quản lý thường không thể ủy thác. Nhiều phái đoàn sai lầm như đã đi công việc cho người khác. Tuy nhiên, như chúng tôi đã xác định ở trên, đây không phải là trường hợp. Những lợi ích của việc ủy nhiệm và cơ hội để thực hiện khối lượng công việc quản lý nên là một lý do để áp dụng nó.
Đoàn không phải là dấu hiệu của điểm yếu, cũng không phải là một dấu hiệu của bạn lợi dụng và có thể có lợi cho cả bạn và nhóm của bạn, điều này nên được ghi nhớ.
Là một người quản lý, bạn có rất nhiều trách nhiệm trên đĩa của bạn. Thông thường trách nhiệm này dẫn đến căng thẳng là tốt. Khi một người nghĩ về việc ủy nhiệm, điều này có thể gây lo lắng và căng thẳng buông tay đi.
Điều quan trọng cần nhớ là thành công của bạn và thành công của nhóm bạn bị trói và đội của bạn cũng muốn làm tốt.
Thông thường, các nhà quản lý tin rằng họ có thể thực hiện nhiệm vụ tốt hơn và không có niềm tin bắt buộc trong nhóm của họ để cảm thấy tự tin trong việc ủy nhiệm công việc.
Theo một nghiên cứu , Hai quá trình tâm lý có thể khiến mọi người do dự để ủy nhiệm công việc.
Những quy trình này là hiệu ứng tự tăng cường và niềm tin vào hiệu ứng giám sát.
Theo hiệu ứng tự tăng cường, người quản lý có khả năng đánh giá một kết quả công việc nhiều hơn tùy thuộc vào cách anh ta tham gia vào quá trình hoặc sản xuất.
Theo đức tin trong hiệu ứng giám sát, là xu hướng của mọi người tin rằng công việc được thực hiện dưới sự giám sát là tốt hơn so với việc thiếu sự giám sát.
Những thiên vị này có thể chỉ ra rằng người quản lý thiếu niềm tin đầy đủ vào đội của mình.
Một lý do phổ biến khác cho các nhà quản lý không thể ủy thác là có thể mất nhiều thời gian hơn để dạy một cá nhân cách hoàn thành một nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn nếu một người chỉ để hoàn thành nó.
Điều này có thể chính xác trong vài lần đầu tiên bạn ủy nhiệm một nhiệm vụ nhưng một khi bạn đã dành thời gian để đào tạo thành viên trong nhóm, bạn sẽ giải thoát thời gian của mình về lâu dài.
Làm thế nào để ủy nhiệm nhiệm vụ?
Bây giờ chúng tôi đã có bạn trên tuyến đường ủy nhiệm, bạn cần hiểu cách bạn có thể ủy thác nhiệm vụ một cách hiệu quả để bạn có thể gặt hái tất cả các lợi ích từ việc ủy thác cho nhóm của bạn mà không gặp vấn đề gì.
Trong khi lý thuyết cách ủy thác các nhiệm vụ cho đội của bạn có vẻ dễ dàng, trong thực tế, nó thường có thể khá khó để thành thạo.
Dưới đây là một số mẹo và kỹ thuật để sử dụng để bạn biết cách làm thế nào để ủy nhiệm các nhiệm vụ.
Bước đầu tiên để phái đoàn hiệu quả là biết những nhiệm vụ bạn sẽ ủy thác để bắt đầu.
Xác định các nhiệm vụ nào bạn hiện phải hoàn thành và thoát khỏi các nhiệm vụ này mà các mặt hàng cần được bạn hoàn thành và có thể được hưởng lợi từ việc bị người khác thực hiện.
Jenny Blake Một chiến lược gia nghề và kinh doanh đề nghị tiến hành một kiểm toán với sáu t để xác định các nhiệm vụ nào sẽ được ủy quyền.
Sau khi quyết định các nhiệm vụ nào để ủy quyền, bạn cần quyết định bạn sẽ ủy quyền cho họ.
Làm như vậy bằng cách xem xét những điểm mạnh và kỹ năng của các thành viên trong nhóm của bạn. Không chỉ vậy, mà bạn muốn xem xét lịch trình của họ Cũng để xem liệu họ có thể đảm nhận nhiệm vụ bạn sẽ chỉ định chúng hay không.
Đừng gán nhiệm vụ quá dễ dàng đối với họ, bạn muốn nhóm của mình gặp một số khó khăn để họ thực sự có thể miêu tả kỹ năng của họ.
Một khi bạn đã quyết định những nhiệm vụ là gì và bạn cũng đang ủy thác cho họ đã đến lúc chỉ định các nhiệm vụ cho nhóm của bạn.
Khi bạn làm như vậy, bạn muốn đảm bảo bạn không chỉ bàn giao nhiệm vụ mà là chuẩn bị chúng để hoàn thành chúng thành công với hướng và bối cảnh họ sẽ cần.
Nếu họ cần một số khóa đào tạo, chẳng hạn như cách sử dụng một số phần mềm nhất định, để hoàn thành nhiệm vụ, hãy đảm bảo bạn cung cấp dịch vụ này cho họ. Không đặt chúng lại vì thất bại khi bạn gán nhiệm vụ, điều này sẽ mất niềm tin của nhóm của bạn.
Bối cảnh về nhiệm vụ cũng có thể quan trọng đối với các nhiệm vụ của bản chất phức tạp hoặc đó là ưu tiên . Giao tiếp ý nghĩa của thời hạn mất tích để thành viên trong nhóm biết làm thế nào và khi nào để hoàn thành nhiệm vụ.
Ngoài ra, khi gán các nhiệm vụ để đảm bảo bạn làm như vậy với sự tin tưởng đầy đủ của mình vào khả năng của cá nhân.
Đoàn chỉ mang lại lợi ích cho cả hai bạn nếu bạn để họ thực hiện công việc mà không liên tục đăng ký vào chúng. Vi mô. Cách này chỉ lãng phí thời gian của bạn và của họ.
Hơn nữa, theo dõi từ không vi mô, bạn muốn đảm bảo rằng bạn cung cấp cho nhóm của bạn toàn quyền trong công việc họ được chỉ định. Bằng cách này, họ sẽ cảm thấy tham gia để hoàn thành nó thành công.
Bạn cũng cần thúc đẩy một bầu không khí mở trong nhóm của bạn bằng cách nhận và đưa ra phản hồi cho phái đoàn hiệu quả.
Đặt thời gian để thảo luận về bất kỳ khó khăn nào các thành viên trong nhóm phải đối mặt trong việc hoàn thành các nhiệm vụ có thể giúp với các nhiệm vụ tiếp theo.
Hơn nữa, sử dụng cơ hội này để thể hiện lòng biết ơn. Đảm bảo nhóm của bạn cảm thấy được đánh giá cao và nhận thấy tăng cường tinh thần và động lực để làm tốt trong tương lai.
Ngoài ra, hãy tham gia Phản hồi từ nhóm của bạn để biết nơi bạn có thể cải thiện trong vai trò ủy nhiệm của mình với tư cách là người quản lý.
Theo dõi các nhiệm vụ được ủy quyền
Mặc dù chúng tôi đã đề cập ở trên rằng bạn không muốn vi mô và đảm bảo rằng nhóm của bạn có thẩm quyền và cảm thấy trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ được giao cho họ, bạn vẫn có thể muốn có được một số kiến thức về cách tiến triển công việc.
Điều này đặc biệt đúng trong các nhiệm vụ như những nhiệm vụ thuộc về các nhiệm vụ tiêu tốn thời gian của người Viking trong số sáu t. Cụ thể, những người là một phần của các nhiệm vụ đã bị phá vỡ thành các mảnh có thể quản lý được nhiều hơn.
Một cách để theo dõi cách mà nhóm của bạn đang làm việc mà không cần lấy đi quyền lực của họ về các nhiệm vụ được giao hoặc khiến họ đặt câu hỏi về sự tin tưởng của bạn về kỹ năng của họ là sử dụng Quản lý tác vụ UDN[số 8] .
Với Quản lý tác vụ UDN[số 8] bạn có thể dùng Công cụ quản lý nhiệm vụ để tạo và chỉ định các nhiệm vụ được ủy quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn. Họ có thể truy cập tất cả các thông tin liên quan bạn cung cấp trong hộp Chi tiết bao gồm khi tác vụ cần được hoàn thành cũng như ưu tiên của mỗi tác vụ được chỉ định. Hơn nữa, với trạng thái tác vụ, bạn cũng có thể nhận được các bản cập nhật về tiến trình của tác vụ.
Bạn cũng có thể sử dụng Tính năng Timesheets. để cho phép nhóm của bạn theo dõi thời gian họ đang chi tiêu cho các nhiệm vụ của bạn. Bạn có thể thấy họ đang hoạt động như thế nào trong khi thực hiện các nhiệm vụ và các nhiệm vụ nào đang mất nhiều thời gian hơn và do đó có thể yêu cầu các tài nguyên bổ sung.
Bạn cũng có thể thích:
