16 mẹo nghi thức kinh doanh cho mỗi doanh nghiệp chuyên nghiệp

Tóm lược

Nghi thức kinh doanh là một loại hành vi mà các thành viên trong nhóm dự kiến sẽ theo dõi để duy trì hình ảnh công ty và tôn trọng lẫn nhau. Trong khi văn hóa kinh doanh đã trở nên bình thường hơn, nó vẫn quan trọng để thực hành lịch sự chung. Trong phần này, chúng ta sẽ giải thích nghi thức kinh doanh là gì và một số quy tắc cơ bản để làm quen với.

Những người trong thế giới kinh doanh có những kỳ vọng khác nhau về giao tiếp bằng mắt, ngôn ngữ cơ thể, trang phục, và nghi thức ăn uống, chỉ để đặt tên cho một số ít. Trong khi nhiều công ty đã chuyển sang một nền văn hóa bình thường hơn, hãy hiểu nghi thức kinh doanh thích hợp có thể đi một chặng đường dài. Trong phần này, chúng ta sẽ giải thích nghi thức kinh doanh là gì và một số quy tắc cơ bản để làm quen với.

Nghi thức kinh doanh là gì?

Nghi thức kinh doanh là một loại hành vi mà các thành viên trong nhóm dự kiến sẽ theo dõi để duy trì hình ảnh công ty và tôn trọng lẫn nhau. Nghi thức kinh doanh có thể thay đổi từ văn hóa sang văn hóa, nhưng khi mọi người hiểu và theo một bộ tiêu chuẩn cụ thể, nó có thể tạo ra một cảm giác thống nhất.

Nghi thức kinh doanh đôi khi không được nói, nhưng thường xuyên hơn là không, các thành viên trong nhóm sẽ đồng ý với các quy tắc cơ bản để mọi người trình bày một hình ảnh thống nhất. Khi các thành viên trong nhóm theo dõi Nghi thức kinh doanh, nó xây dựng Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc .

5 Khái niệm cơ bản về nghi thức kinh doanh là gì?

Khái niệm cơ bản về nghi thức kinh doanh khác nhau từ văn hóa này sang văn hóa sang văn hóa, và nó có thể đặc biệt đáng sợ để hiểu nghi thức kinh doanh nếu bạn đang làm việc cho một công ty với một nền văn hóa khác với người bạn lớn lên. Tuy nhiên, có một số hằng số phổ quát có thể giúp bạn gắn bó với hiện trạng khi bạn học cụ thể nhóm năng động, nhóm nỗ lực và định mức nhóm tại công ty của bạn.

Năm phép lịch sự kinh doanh quan trọng này có thể giúp bạn tạo ấn tượng đầu tiên vững chắc và thể hiện sự tôn trọng đối với các thành viên trong nhóm của bạn.

1. Đúng giờ

Cho dù bạn đang tham dự một cuộc phỏng vấn hay hàng ngày Cuộc họp đứng , đúng giờ trong một môi trường làm việc cho thấy bạn tôn trọng lịch trình của mọi người. Nếu đúng giờ không phải là thứ bạn ưu tiên trong quá khứ, hãy chải lên một số Mẹo quản lý thời gian để giữ cho mình tổ chức và nhận thức được của bạn những việc cần làm .

Có những sắc thái để thực hiện đúng giờ, một số nền văn hóa hoạt động trên một hệ thống hơi muộn đến tất cả mọi thứ. Nhưng khi nghi ngờ, hãy xuất hiện đúng giờ và điều chỉnh từ đó nếu cần thiết.

2. Nhận dạng đội của bạn

Công nhận những người khác là nghi thức kinh doanh phù hợp cho cả môi trường làm việc thông thường và chính thức. Khi ai đó đi trong phòng tại một bữa tối kinh doanh hoặc gặp gỡ, hãy chào đón họ và nói xin chào một cách thích hợp - liệu bằng cách bắt tay hay theo một số phong tục văn hóa khác.

Quy tắc tương tự áp dụng nếu bạn làm việc tại nhà và tham dự các cuộc họp zoom hàng ngày. Bạn có thể không cần phải có trên máy ảnh trong mỗi cuộc họp kinh doanh, nhưng đã lên tiếng và dành thời gian để nhận ra các thành viên trong nhóm của bạn có thể cho mọi người biết bạn đang nghe và khiến người khác cảm thấy chú ý.

3. Ăn mặc phù hợp

Mặc quần áo thích hợp là chủ quan và sẽ phụ thuộc vào việc bạn làm việc trong một văn phòng hay từ nhà. Một số công ty làm việc trong văn phòng mỗi ngày sẽ mong mọi người mặc trang phục thông thường kinh doanh vì phần lớn công việc liên quan đến thời gian với Các bên liên quan hoặc khách hàng. Các công ty khác làm việc trong môi trường hybrid có thể khuyến khích các thành viên trong nhóm ăn mặc tình cờ để thúc đẩy sự thoải mái và năng suất .

Nếu bạn không chắc chắn về trang phục kinh doanh thích hợp, hãy hỏi người quản lý hoặc người giám sát của bạn cho các mẹo. Điều đặc biệt phổ biến khi cảm thấy không chắc chắn nếu bạn vừa mới bắt đầu một công việc mới, nhưng đừng ngại gửi email nhanh trước ngày đầu tiên của bạn để cảm nhận chính sách văn phòng. Ngoài ra, hãy suy nghĩ lại với cuộc phỏng vấn của bạn và cố gắng nhớ những gì mọi người đang mặc để bạn có thể ăn mặc phù hợp.

4. Tôn trọng không gian chia sẻ

Ngay cả khi bạn làm việc từ xa, bạn có thể đi vào văn phòng vào dịp hoặc chia sẻ không gian ảo với các thành viên trong nhóm của bạn. Không gian văn phòng Bạn có thể chia sẻ với các thành viên trong nhóm bao gồm nhà bếp, phòng tắm, máy in và phòng sao chép và khu vực phòng khách. Không gian ảo Bạn có thể chia sẻ bao gồm các thư mục của Google Drive và Phần mềm quản lý dự án .

Cách bạn đối xử với không gian chia sẻ sẽ phản ánh bạn là một chuyên gia, vì vậy điều quan trọng là bạn phải gắn nhãn đúng, tổ chức và tôn trọng những người khác cũng sử dụng các không gian này. Nghi thức kinh doanh áp dụng cho các không gian được chia sẻ cho dù bạn đang dọn dẹp sau khi tự mình xử lý vật lý hoặc theo dõi trực tuyến.

5. Xây dựng trí tuệ cảm xúc

Trí tuệ cảm xúc là khả năng nhận ra, điều tiết và hiểu cảm xúc trong chính bạn và ở những người khác. Kỹ năng tình cảm tình cảm hiệu quả có thể giúp bạn đồng cảm với các thành viên trong nhóm và vượt qua những thách thức. Trong khi trí tuệ cảm xúc không phải là một nguyên tắc trực tiếp về nghi thức kinh doanh, nó sẽ giúp bạn ở nơi làm việc, bất kể xung đột nào phát sinh.

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang ở đằng sau công việc và ông chủ của bạn đột nhiên thêm một dự án lớn, nhạy cảm với thời gian vào đĩa của bạn. Với các kỹ năng tình cảm tình cảm, bạn có thể nói chuyện với người quản lý của mình để hiểu ưu tiên tương đối của công việc. Vì bạn đã ở sau công việc, bạn có thể bày tỏ sự lo lắng của mình về việc trở thành làm việc quá sức và làm việc với người quản lý của bạn để đưa ra một giải pháp công việc bạn có thể giảm hoặc đại biểu. các nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

Nghi thức kinh doanh cho người lao động từ xa

Với sự chuyển đổi để ngày càng đội ảo , định nghĩa và thực hành của nghi thức kinh doanh đã thay đổi. Trong người, bạn có thể cần một cái bắt tay một cách lịch sự và trang phục bên phải, nhưng khi nào làm việc từ xa , bạn sẽ cần biết những điều cơ bản về email, điện thoại và nghi thức video.

Email và nghiên cứu truyền thông

Viết một email hoặc giao tiếp với nhóm của bạn thông qua các công cụ như chùng hoặc Quản lý tác vụ UDN Có vẻ đủ đơn giản, nhưng giao tiếp chuyên nghiệp trực tuyến khác với giao tiếp cá nhân. Hãy xem xét các mẹo dưới đây để biết email thích hợp và nghi thức trực tuyến.

CHỨNG MINH: Đọc lại email của bạn là một quy tắc khó khăn mà bạn không nên bỏ qua. Trong khi nền tảng quản lý email hoặc dự án của bạn có thể có một công cụ ProofReading tích hợp, bạn cũng nên xem qua email của mình trước khi gửi nó ra, chỉ trong trường hợp.

Hãy lịch sự và chuyên nghiệp: Mặc dù bạn không nói chuyện trực tiếp với người nhận email, giọng nói của bạn sẽ thông qua trong lời nói của bạn. Điều quan trọng là phải lịch sự và chuyên nghiệp trong bản sao của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các cụm từ lạc quan như: "Tôi hy vọng bạn ... Cảm ơn ... Chỉ là một lời nhắc nhở thân thiện ... Xin vui lòng cho tôi biết ... Mong muốn được nghe từ bạn."

Đáp ứng một cách kịp thời: Bất cứ khi nào một thành viên trong nhóm hoặc khách hàng tiếp cận với bạn, họ đang làm như vậy vì một lý do. EMAIL THÚ VỊ VÀ GIAO TIẾP GIAO TIẾP ENTIQUETTE có nghĩa là đáp ứng với mọi người một cách kịp thời, ngay cả khi điều đó có nghĩa là thiết lập phản hồi tự động khi bạn ra khỏi văn phòng. Mặc dù bạn không cần phải trả lời trong vòng vài phút, hãy nhằm đáp ứng trong vòng một hoặc hai ngày làm việc.

Giữ cho nó ngắn gọn: Giữ bản sao quảng cáo email của bạn có thể nhận được điểm của bạn nhanh chóng và tiết kiệm thời gian cho người đọc của bạn. Khi bạn ẩn mục tiêu chính của tin nhắn của mình trong một email dài, người đọc của bạn có thể ít phản ứng hơn về cách bạn hy vọng.

Hãy nhớ rằng những người bạn đang viết để có thể tạo sự khác biệt trong email hoặc nội dung trực tuyến của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang giao tiếp với các thành viên trong nhóm khác thông qua Quản lý tác vụ UDN Và chùng, bạn có thể viết theo giai điệu thông thường hơn, trong khi email khách hàng nên trang trọng hơn.

Nghi thức điện thoại

Giao tiếp kinh doanh thường xảy ra thông qua các cuộc gọi điện thoại. Khi nói chuyện với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh trên điện thoại, hãy xem xét các cách sau để duy trì nghi thức kinh doanh.

Đừng gọi không báo trước: Tất cả mọi người trong thế giới kinh doanh có một lịch trình theo dõi, cho dù họ đang làm việc nghiêm khắc Dòng thời gian dự án hoặc cố gắng ưu tiên một khối lượng công việc nặng nề. Khi bạn cần nói chuyện với ai đó trên điện thoại, hãy gửi email cho họ trước để lên lịch cho cuộc gọi của bạn. Gọi điện thoại không được coi là cách cư xử tồi tệ vì người nhận cuộc gọi có thể được chuẩn bị để nói chuyện với bạn.

Sử dụng giai điệu hợp lý và rõ ràng: Giọng nói của bạn rất quan trọng trong các cuộc gọi điện thoại làm việc. Bạn sẽ cần giữ một giai điệu lịch sự khi bạn nói chuyện với các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng và cũng nhận thức được âm lượng và sự rõ ràng của mình. Nếu bạn nói quá lớn hoặc lẩm bẩm về một cuộc gọi chuyên nghiệp, người nhận của bạn có thể không nhận được thông điệp của bạn theo cách bạn hy vọng chúng. Tone và Truyền thông cũng có thể thay đổi dựa trên văn hóa, vì vậy hãy giữ sự hiểu biết văn hóa Trong tâm trí khi trên điện thoại.

Gửi tin nhắn kịp thời: Giống như với email công việc, điều quan trọng là phải trả lời các thư thoại làm việc kịp thời. Bạn có thể nhận được email từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng yêu cầu lên lịch cho các cuộc gọi điện thoại. Trả lời các email này một cách nhanh chóng với thời gian tốt nhất bạn có sẵn để nói chuyện trên điện thoại.

Tạo một thư thoại chuyên nghiệp: Tạo một thư thoại chuyên nghiệp khi bạn không có sẵn là nghi thức kinh doanh thích hợp bởi vì nó cho phép mọi người biết bạn là ai, bạn làm gì và bạn không có sẵn. Sau đó, họ có thể để lại cho bạn tin nhắn giải thích lý do tại sao họ gọi.

Nghi thức video.

Video là một trong những cách phổ biến nhất cho người lao động từ xa kết nối. Với phương pháp giao tiếp này, bạn nhận được lợi ích của việc nói chuyện với nhiều thành viên trong nhóm của bạn trong thời gian thực, điều đó có nghĩa là có một số điều cơ bản về nghi thức về nghi thức bạn nên biết.

Tắt tiếng bản thân: Một trong những vấn đề lớn nhất Các thành viên trong nhóm đối mặt với các cuộc gọi video là tiếng ồn nền đến từ những người không nói. Vấn đề này có một bản sửa lỗi đơn giản: Tắt tiếng chính mình khi bạn không phải là loa. Tắt tiếng bản thân sẽ đảm bảo micro của bạn im lặng để những người khác có thể có sự chú ý đầy đủ của phòng ảo.

Tham gia với cơ thể của bạn: Khi gặp cuộc gọi video, những người khác có thể thấy cách bạn không tương tác bằng lời nói với loa. Nếu bạn đang nhìn xuống hoặc bạn quá thoải mái ở chỗ ngồi, bạn có thể gửi tin nhắn mà bạn không quan tâm trong cuộc trò chuyện. Ngồi thẳng, nhìn cảnh giác, và sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ Để thể hiện bạn đã đính hôn cho phép người nói biết bạn đang chú ý.

Đừng ngắt: Làm gián đoạn ai đó trong một cuộc gọi video có thể đặc biệt gây rối. Công nghệ không thể luôn luôn theo kịp với nhiều người đang cố gắng nói lên một cuộc gọi video, vì vậy sự gián đoạn có thể dẫn đến sự cố và sự nhầm lẫn cho tất cả mọi người tham gia.

Ăn mặc phù hợp: Các cuộc gọi video chỉ có thể hiển thị quần áo của bạn từ eo lên, nhưng nó vẫn quan trọng để ăn mặc thích hợp với nhau. Trang phục của bạn cho các cuộc gọi video nên theo dõi trang phục của công ty bạn. Cũng xem xét vệ sinh cá nhân của bạn khi trên máy ảnh.

Làm việc từ nhà Làm cho nó ít phổ biến hơn rằng bạn sẽ tương tác với các thành viên và khách hàng trong nhóm, nhưng đừng quên rằng các tương tác ảo vẫn để lại ấn tượng lâu dài. Khi nghi ngờ, tiếp cận các tương tác này với cùng một dấu mềm và chăm sóc như bạn sẽ cho một cuộc trò chuyện trực tiếp.

Cải thiện giao tiếp nhóm với nghi thức kinh doanh

Mục tiêu của Nghi thức kinh doanh là trình bày một hình ảnh của công ty thống nhất, thúc đẩy sự tôn trọng lẫn nhau đối với các thành viên trong nhóm và cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc. Khi các đội giao tiếp hiệu quả, họ làm việc tốt hơn.

Giao tiếp hiệu quả không dừng lại ở đó. Sử dụng phần mềm có thể giúp nhóm của bạn làm việc cùng nhau để đáp ứng thời hạn và đạt được mục tiêu. Với phần mềm truyền thông nhóm, bạn có thể tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm bằng cách đảm bảo mọi người nhận được thông tin đúng vào đúng thời điểm.