Delegering av uppgifter: Din guide till effektiv delegation
Är du swamped med antalet saker att göra och uppgifter på din tallrik måste du jonglera?
Som projektledare eller lagledare har du många aspekter att bo på toppen av men har du någonsin tänkt på att delegera uppgifter till laget du jobbar med?
Om du är överarbetad och faller kort kan det vara dags att övervägadelegering av uppgiftertill ditt lag.
Men hur?
Tja, här är allt du behöver veta att delegera effektivt och få ut det mesta av ditt eget och ditt lags tid och färdigheter.
Vad betyder Delegating Mean & Amp; Var 'Delegering av uppgifter' Passa in?
Som enprojektledareeller ledare, när du delegerar uppgifter, betyder det att du använder din auktoritet som chef för att tilldela ansvaret för andra personer som arbetar i ditt företag eller organisation.
Dessa individer kan vara dina medarbetare, dina lagmedlemmar, eller de som du hanterar.
Därför kan delegationen ses som enlagledareeller chef som ger en annan medlem av organisationen någon form av autonom myndighet och ansvar tillFyll i en tilldelad uppgift .
Detta bör inte förväxlas med "dumpningsuppgifter" på någon eller abdikation av plikt av chefen.
Som projektledare eller ledare kan du undra varför du ska delegera uppgifter i första hand.
Det viktigaste begreppet delegation är så att du undviker att försöka göra allt som kommer att leda tillutbränning. Detta är varken fördelaktigt för dig eller ditt lag för den delen.
Med effektiv delegation bör du sträva efterAnvänd dina resurseroch varje individs talanger.
När det är gjort korrekt kan effektiv delegation öka produktiviteten, effektivisera dinProcesser och arbetsflöde, och förbättra det övergripande arbetet med ditt lag och därmed det resultat du producerar.
Om det inte räcker för att övertyga dig om att börja delegera till dina lagmedlemmar, är det några fördelar som du kan få som chef från delegering, liksom vissagynnar dina lagmedlemmareller anställda kommer att vinna.
Fördelar med att delegera uppgifter för chefer eller lagledare
Här är några av de fördelar du kan få som lagledare eller chef genom att delegera till dina lagmedlemmar.
När du delegerar arbeten eller uppgifter till lagmedlemmar går du till dig själv för de uppgifter som kräver dinSärskilt fokuseller uppmärksamhet.
Som lagledare har du mer strategiska uppgifter att ge betydelse för. Du kommer också att frigöra tid för att hjälpa ditt lag att växa och utvecklas.
Som chef när du delegerar till ditt lag hjälper du dembli motiveradoch känner sig involverad.
De är medvetna om att du ärger dem ansvaroch auktoritet som således upprätta en förtroende kultur bland ditt lag.
När du samarbetar på ett projekt som ett lag istället för att bara försöka slutföra allt själv, har du fler idéer och röster att lägga till resultatet.
Genom att ge ditt lag en chans attutmana sina färdigheter, ditt arbete kommer att slutföras mer produktivt och snabbt.
Fördelar med delegering av uppgifter för lagmedlemmar eller anställda
Här är några av de fördelar som ditt lag kan vinna av dig som delegerar dina uppgifter till dina lagmedlemmar.
När lagmedlemmarna är delegerade arbetsobjekt eller uppgifter som ska slutföras av sina chefer gör det möjligt för dem en chans att bevisa sitt värde och markera färdigheter de äger .
Att vara anförtrotts att ha ansvar och auktoritet över en uppgift ärpositiv förstärkningför lagmedlemmar. Det visar dem att som en chef eller lagledare du känner igen de möjligheter de äger.
Dessutom, som är inblandad i projekt, ger du dina medarbetare en chans att vara involverad där de kan dela sina åsikter ochtankar med ledarei företaget. Detta ger dem sålunda en chans att bli hörd och känna sig involverad i företagets arbete.
Att vara uppdragna med uppgifter ger lagmedlemmar och anställda en chans att visa vad de kan.
Genom att slutföra uppgiften effektivt som delegerades till dem, tillåter erkännande. Detta erkännande kan leda till en kampanj, en löneökning, eller till och medflexibilitet i sin nuvarande roll .
Det här är bara några av fördelarna både och ditt lag kan skörda om du som lagledare skulle delegera några av de uppgifter och arbetsobjekt du måste uppnå.
Använd den bästa arbetshanteringsprogramvaran:
Delegationselement
När du överväger att delegera ansvaret för dina lagmedlemmar, i huvudsak finns det tre huvudaspekter att delegera det ansvaret.
Dessa tre aspekter av delegationen är kända somdelegationselement .
Vi kommer att gå över varje aspekt i sin tur kortfattat. De tre elementen inkluderaransvar, myndighetochansvarighet .
Det är lagmedlems eller arbetstagarens ansvar att utföra den delegerade tullen eller uppgiften korrekt.
När du har delat en uppgift till en lagmedlem ansvaret för att slutföra det arbetet överföringen till den personen.
Som chef eller lagledare måste du använda din auktoritet för att bedöma den person du tilldelaruppgift att göraSå i ljuset av de färdigheter de äger.
Du måste komma ihåg att vid vissa tillfällen kan din lagmedlem behöva utbildning för att slutföra uppgiften effektivt.
Som en auktoritet måste du också se till att du när du delegerar en viss uppgift är du inteMicromanaging .
För delegering för att vara effektiva och framgångsrika anställda eller lagmedlemmar måste vara ansvariga för de uppgifter som de tilldelas. Detta medför att du ger dig feedback och uppdateringar om hur den tilldelade uppgiften kommer med.
Accountability inkluderar också att du är ansvarig för den riktning och resurser du tillhandahåller en lagmedlem eller en anställd för att slutföra uppgiften.
Anledningar till att chefer misslyckas med att delegera
Med så många fördelar med att delegera uppgifter är det konstigt att så många chefer fortfarande misslyckas med att delegera till sina lag.
Om du befinner dig att läsa den här artikeln eftersom du också tycker att du undviker att delegera arbete och ansvar, kan du relatera till några av anledningarna nedan.
Här är några av anledningarna till att chefer misslyckas med att delegera till sina lag.
Det finns många barriärer som chefer kan möta som hindrar dem från att delegera till sitt lag. Dessa hinder kan innefatta skäl som ego, tid, ansvarsskyldighet i färdighetsuppsättningar och hot mot myndighet.
Låt oss titta över några av anledningarna till att en chef kan misslyckas med att delegera auktoritet på arbetsplatsen.
Missuppfattningar om delegation är en av anledningarna till att cheferna ofta misslyckas med att delegera. Många misstagsdelegation som passerar på jobbet till någon annan. Men som vi har identifierat ovan är detta inte fallet. Fördelarna med delegering och chans att göra arbetsbelastningar hanterbaraborde vara en anledning att anta den.
Delegationen är inte ett tecken på svaghet, och det är inte ett tecken på dig som utnyttjar och kan gynna både dig och ditt lag, det bör komma ihåg.
Som chef har du mycket ansvar på din tallrik. Ofta leder detta ansvar också till stress. När man tänker på delegering, kunde det härorsaka nervositet och stressatt släppa ut.
Det är viktigt att komma ihåg att din framgång och ditt lags framgång är knuten och att ditt lag också vill göra det bra.
Ofta tror chefer att de kan göra uppgiften bättre och inte ha det nödvändiga förtroendet i sitt lag för att känna sig övertygade om att delegera arbetet.
Enligt astudie, två psykologiska processer kan göra människor tveksamma att delegera arbete.
Dessa processer är självförbättringseffekten och tron i övervakningseffekten.
Enligt självförbättringseffekten är en chef sannolikt att utvärdera ett arbete som är mer mycket beroende på hur det är i processen eller produktionen.
Enligt tron i övervakningseffekten är folkets tendens att tro att det arbete som utförs under tillsyn är bättre än om det saknades tillsyn.
Dessa fördomar kan indikera att chefen saknar adekvat förtroende i hans eller hennes lag.
En annan vanlig orsak till chefer att misslyckas med att delegera är att det kan ta längre tid att lära sig en person hur man skaslutföra en uppgift effektivtän om man bara skulle slutföra sig själv.
Detta kan vara korrekt för de första några gånger du delegerar en uppgift, men när du har tagit tid att träna lagmedlemmen kommer du att frigöra din egen tid på lång sikt.
Hur man delegerar uppgifter?
Nu när vi har dig ombord på delegeringsvägen måste du förstå hur du kan delegera uppgifter effektivt så att du kan skörda alla fördelar från att delegera till ditt lag utan att vända problem.
Medan teorin hur man delegera uppgifter till ditt lag kan tyckas lätt, i praktiken kan det ofta vara ganska svårt att behärska.
Här är några tips och tekniker att använda så du vet bara hur man delegerar uppgifter.
Det första steget till effektiv delegation är att veta vilka uppgifter du kommer att delegera till att börja med.
Identifiera vilka uppgifter du för närvarande måste slutföra och av dessa uppgifter som föremål måste slutföras av dig och som kan dra nytta av att göra någon annan.
Jenny Blake En karriär och affärsstrateger föreslår att man utför enrevision med sex t sför att bestämma vilka uppgifter som ska delegeras.
Efter att ha bestämt vilka uppgifter som ska delegera måste du bestämma vem du kommer att delegera dem till.
Gör det genom att överväga styrkorna och kompetensen hos medlemmarna i ditt lag. Inte bara det, men du villTänk på deras schemanFörutom att se om de kan ta på sig den uppgift kommer du att tilldela dem.
Tilldela inte uppgifter som är för lätta för dem, du vill att ditt lag ska uppleva lite svårighet så att de verkligen kan skildra sina färdigheter.
När du har bestämt vad uppgifterna är och vem du delegerar dem är det dags att tilldela uppgifterna till ditt lag.
När du gör det vill du se till att du inte bara överlämnar uppgifter men förbereder dem för att slutföra dem framgångsrikt med riktning och sammanhang som de behöver.
Om de behöver lite träning, till exempel hur man använder viss programvara, för att slutföra uppgiften, se till att du ger dem till dem. Ställ inte upp dem för misslyckande när du tilldelar uppgifterna kommer det att förlora ditt lags förtroende.
Kontextet om uppgiften kan också vara viktigt för uppgifter om komplexa natur ellervilket är av prioritet. Kommunicera konsekvenser av saknade tidsfrister så att lagmedlemmen vet hur och när du ska slutföra uppgiften.
Också, när du tilldelar uppgifter för att du ska göra det med ditt fulla förtroende för individens kapacitet.
Delegering endast fördelar du både om du låter dem göra jobbet utan att ständigt checka in på dem.MicromanagingPå så sätt slösar bara din tid och deras.
Dessutom, efter det att du inte vill se till att du ger ditt lag full auktoritet över det arbete de tilldelas. På så sätt kommer de att känna sig förlovade för att slutföra det framgångsrikt.
Du måste också främja en öppen atmosfär i ditt team genom att ta emot och ge feedback för effektiv delegation.
Att ta bort tid för att diskutera eventuella svårigheter lagmedlemmar som syftar till att slutföra uppgifter kan hjälpa till med ytterligare uppdrag.
Använd dessutom denna möjlighet att visa tacksamhet. Att säkerställa att ditt lag känns uppskattat och märkte ökar moralen och motivationen att göra det bra i framtiden.
Ta även på feedback från ditt team för att veta var du kan förbättra i din delegationroll som chef.
Övervakning av delegerade uppgifter
Medan vi har nämnt ovan att du inte vill ha mikromanage och se till att ditt team har myndighet och känner ansvaret för att slutföra uppgifter som tilldelas dem, kanske du fortfarande vill få lite kunskap om hur arbetet fortskrider.
Detta är särskilt sant i uppgifter som de som faller under de "tidskrävande uppgifterna" av de sex T: s. Namnlösa: De som är en del av uppgifter som har brutits i mer hanterbara bitar.
Ett sätt att övervaka hur ditt lag arbetar utan att ta bort sin auktoritet på sina tilldelade uppgifter eller göra dem ifrågasätter ditt förtroende för sina färdigheter är att användaUDN Task Manager .
Med UDN Task Manager Du kan användaTask Management ToolAtt skapa och tilldela delegerade uppgifter till dina lagmedlemmar. De kan komma åt all relevant information som du tillhandahåller i rutan Detaljer inkluderar när uppgiften måste slutföras samt prioriteringen av varje tilldelad uppgift. Dessutom, med uppgiftsstatus, kan du få uppdateringar om uppgiftens framsteg också.
Du kan också användaTimesheets funktionFör att låta ditt lagspåra tidenDe spenderar på dina uppgifter. Du kan se hur aktiv de är när de gör uppgifter och vilka uppgifter som tar längre tid och kan det kräva ytterligare resurser.
Du kanske också gillar:
