Phát hiện ra những bí mật đằng sau quản lý hoạt động

Tóm lược

Quản lý hoạt động là việc thực hiện các chiến lược kinh doanh để tạo ra mức độ hiệu quả cao nhất có thể trong một tổ chức. Các nhà quản lý hoạt động có trách nhiệm cụ thể và yêu cầu các kỹ năng chính, mà chúng ta thảo luận trong bài viết này.

Nếu bạn có một doanh nghiệp, nó phải hoạt động bằng cách nào đó. Điều này không có gì mới. Trên thực tế, hồ sơ của các doanh nghiệp lịch sử, chẳng hạn như danh sách hàng tồn kho, giao dịch và sổ cái đã được truy tìm tất cả các cách trở về người Sumer cổ đại ở 5000 BC. Tài liệu hoạt động kinh doanh gần như cũ như nền văn minh.

Mặc dù chúng ta đã qua tuổi viết ra các giao dịch kinh doanh trên một mảnh vải, học các trách nhiệm và thực hành quản lý hoạt động sẽ giúp bạn tạo ra một doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Quản lý hoạt động là gì?

Quản lý hoạt động là việc thực hiện các chiến lược kinh doanh để tạo ra mức độ cao nhất của hiệu quả có thể trong tổ chức của bạn.

Quản lý hoạt động liên quan đến quy hoạch, tổ chức và giám sát các quy trình như quản lý hàng tồn kho, quy trình sản xuất, hoạt động dịch vụ và các quy trình kinh doanh khác. Mục tiêu của chiến lược hoạt động là làm cho các quá trình này hiệu quả hơn, do đó bạn có thể cân bằng chi phí và doanh thu và tạo ra lợi nhuận cao nhất có thể.

Trách nhiệm quản lý hoạt động

Có nhiều trách nhiệm khác nhau khi nói đến quản lý hoạt động hiệu quả. Dưới đây là một vài trong số các trách nhiệm mà một người quản lý hoạt động có thể gặp phải khi làm việc.

Dự báo kinh doanh

Khi công ty của bạn làm tốt, có nhiều nhu cầu về sản phẩm có tác động đến hoạt động kinh doanh. Đó là lý do tại sao để hiểu cách dự báo kinh doanh tiềm năng vì nhu cầu thị trường thay đổi là quan trọng như một người quản lý hoạt động. Các nhà quản lý hoạt động chịu trách nhiệm giám sát những thứ có thể ảnh hưởng đến tắc nghẽn theo mùa, lập kế hoạch sản xuất, Kế hoạch năng lực và lập kế hoạch sản xuất chung.

Học cách theo dõi và phân tích các ca làm việc này trong kinh doanh là một trong những nguyên tắc cơ bản chính của quản lý hoạt động. Là một người quản lý hoạt động, bạn cũng nên dành thời gian để hiểu cách những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến cả quy trình lập kế hoạch và kinh doanh sản xuất.

Quản lý chuỗi cung ứng

Một chuỗi cung ứng là tổ chức của người dân, doanh nghiệp và thông tin cần thiết để tạo ra một sản phẩm. Hiểu cách thức hoạt động của chuỗi cung ứng của bạn đặc biệt quan trọng nếu sản phẩm của bạn yêu cầu bất kỳ nguyên liệu thô nào từ các nguồn bên ngoài, vì các tài nguyên này ảnh hưởng trực tiếp đến việc sản xuất hàng hóa.

Nếu chuỗi cung ứng bị gián đoạn, nó có thể ảnh hưởng lớn đến các hoạt động kinh doanh bình thường. Một trình quản lý hoạt động tuyệt vời không chỉ giám sát chuỗi cung ứng, họ cũng chủ động ngăn chặn các tắc nghẽn. Để làm điều này, sử dụng Kỹ năng giải quyết vấn đề Để tránh các vấn đề chuỗi cung ứng và giữ cho quá trình sản xuất chảy. Điều này giúp giữ lợi nhuận, bất chấp bất kỳ vấn đề quản lý chuỗi cung ứng nào.

Hiểu phát triển sản phẩm

Phát triển sản phẩm đề cập đến toàn bộ quá trình thiết kế và tạo ra một sản phẩm cuối cùng sẽ đi đến một người tiêu dùng cuối. Mặc dù người quản lý hoạt động không chịu trách nhiệm về việc tạo ra chính sản phẩm, nhưng họ cần biết cách sản phẩm được thực hiện từ đầu đến cuối. Trách nhiệm này còn được gọi là quản lý sản xuất. Tùy thuộc vào cấu trúc công ty của bạn, nó thường rơi vào trình quản lý hoạt động chính thức hoặc ai đó đặc biệt phụ trách quản lý sản xuất.

Ngoài việc biết cách phát triển sản phẩm, các nhà quản lý hoạt động cần giữ các tab về cách sản phẩm được thực hiện trên thị trường. Điều này giúp họ thông báo cho bất kỳ quyết định nào trong tương lai để đảm bảo sản phẩm của họ đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Quản lý giao hàng.

Trong bối cảnh này, quản lý giao hàng đề cập đến việc cung cấp sản phẩm cuối cùng cho người tiêu dùng cuối và đảm bảo rằng họ đáp ứng các yêu cầu hài lòng của khách hàng. Để làm điều này, trước tiên bạn phải hiểu các quy trình kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng chung và các hình thức quản lý chất lượng khác.

Một phần của quản lý giao hàng đang triển khai các quy trình đánh giá để đảm bảo các sản phẩm bạn cung cấp tùy thuộc vào tiêu chuẩn của công ty bạn. Ngoài ra, các nhà quản lý hoạt động đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng khiến nó trở thành người tiêu dùng cuối một cách an toàn và hiệu quả. Điều này có thể bao gồm xem xét hậu cần vận chuyển và đóng gói, hoặc thậm chí làm việc với khách hàng cuối cùng để đảm bảo họ hài lòng với sản phẩm của họ.

Kỹ năng của một người quản lý hoạt động

Các chuyên gia quản lý hoạt động đòi hỏi các kỹ năng cụ thể để thực hiện nhiều trách nhiệm của vai trò của họ. Dưới đây là một vài kỹ năng mà các nhà quản lý hoạt động có.

Kỹ năng tổ chức

Quản lý hoạt động là. quản lý dự án cho toàn bộ quá trình sản xuất. Họ biết trong và ngoài của từng bước nhỏ đi vào hệ thống sản xuất và họ cần giữ tất cả thông tin đó gọn gàng và có tổ chức. Điều này rất quan trọng khi các nhà quản lý vận hành chia sẻ thông tin này có chức năng chéo. Sử dụng một công cụ quản lý công việc có thể giúp giữ tất cả các thông tin quan trọng được tổ chức cho tất cả các bên liên quan. Một công cụ quản lý công việc có thể giúp phân công nhiệm vụ cho các chủ sở hữu cụ thể và giữ đúng ngày rõ ràng để có một nguồn sự thật cho tất cả mọi người trong đội.

Kỹ năng phối hợp

Các nhà quản lý hoạt động cần biết cách di chuyển một dự án từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo, không có bất kỳ trục trặc nào. Điều này bao gồm phối hợp với các đội chức năng chéo, tự động hóa hợp lý và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nếu các đầu vào (tài nguyên như tiền, người hoặc giờ làm việc) vượt trội hơn các đầu ra (cung cấp bạn mong đợi để sản xuất), người quản lý hoạt động có thể đề xuất tối ưu hóa quy trình ở đâu đó dọc theo dây chuyền sản xuất. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn phối hợp các thay đổi với các bên liên quan chính để đảm bảo sự rõ ràng, tối ưu hóa ổ đĩa và hỗ trợ cải tiến liên tục.

Kỹ năng người dân

Các nhà quản lý vận hành tương tác với nhiều người khác nhau, từ các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài đến COO của công ty. Để đảm bảo bạn đang giao tiếp tại nơi làm việc hiệu quả, phân định giữa các cập nhật theo thời gian thực và Báo cáo không đồng bộ. . Điều này có thể giúp các thành viên trong nhóm của bạn hiểu những thông tin nào là quan trọng nhất đối với họ tại thời điểm đọc. Chú ý đến giao tiếp phi ngôn ngữ và sử dụng nghe tích cực để đảm bảo bạn hiểu chính xác từng bên liên quan. Nếu cần thiết, hãy xem xét phát triển của bạn Kỹ năng giải quyết xung đột Đồng thời, vì bạn có thể gặp phải xung đột, bạn cần giải quyết trong suốt thời gian làm việc hàng ngày.

Nó cũng quan trọng để giả mạo và duy trì quan hệ đối tác nhất quán với các nhà cung cấp. Các nhà quản lý vận hành có thể làm điều này bằng cách thường xuyên kết nối với các nhà cung cấp bên ngoài mà họ làm việc với. Tạo trái phiếu mạnh với các nhà cung cấp chất lượng cao có thể cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một lợi thế cạnh tranh. Cho dù đó là giảm giá cho nguyên liệu thô hoặc ưu tiên theo đơn đặt hàng, việc giả mạo quan hệ đối tác có thể giúp doanh nghiệp của bạn về lâu dài.

Nguyên tắc cơ bản của công nghệ có liên quan

Trong khi một người quản lý vận hành không nhất thiết phải là một chuyên gia về công nghệ, bạn sẽ cần biết các nguyên tắc cơ bản của công nghệ mà công ty bạn sử dụng. Nếu nhóm của bạn sử dụng phần mềm cụ thể cho các hệ thống thông tin, hàng tồn kho, quản lý dây chuyền sản xuất hoặc phối hợp chức năng chéo, hãy đảm bảo bạn biết cách sử dụng các nền tảng này.

4 lý thuyết quản lý hoạt động

Không có một cách chính xác để quản lý các hoạt động. May mắn thay, các doanh nghiệp đã phát triển các phương pháp quản lý hoạt động khác nhau để giúp các hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ hơn. Kiểm tra bốn lý thuyết quản lý hoạt động này để bắt đầu.

Thiết kế lại quy trình kinh doanh (BPR)

Quá trình kinh doanh thiết kế lại là hành động phân tích và thiết kế quy trình công việc và quy trình trong một công ty. Mục tiêu ở đây là tối ưu hóa các quy trình để tăng hiệu quả, nâng cao lợi nhuận và giảm vượt mức.

Các số liệu thành công của một BPR thường liên quan đến lợi nhuận. Để chạy một bpr một cách hiệu quả, hãy đặt mục tiêu rõ ràng và xác định rõ ràng những phần của quy trình bạn muốn cải thiện. Khi bạn đã triển khai BPR, hãy đảm bảo kết nối với các bên liên quan để đánh giá hiệu quả của nó. Ví dụ: nếu một nhóm thực hiện BRP với mục tiêu tăng số lượng sản phẩm mỗi ngày, nhóm có thể dễ dàng đo lường hiệu quả của họ bằng cách so sánh sự khác biệt của sản phẩm được sản xuất trong một ngày trước khi thực hiện BRP, và sau đó.

Hệ thống sản xuất cấu hình lại

Hệ thống sản xuất cấu hình lại là một hệ thống mô-đun cho phép thay đổi nhanh chóng để đáp ứng với sự thay đổi đột ngột trên thị trường. Loại hệ thống này cho phép các công ty nhanh chóng sửa đổi quy trình của họ để đáp ứng với cạnh tranh.

Một trong những lợi ích của một hệ thống sản xuất cấu hình lại là bền vững. Thông thường, hệ thống sản xuất cấu hình lại tạo ra các sản phẩm nằm trong cùng loại. Ví dụ: Đại dịch Covid-19 Ví dụ: Một công ty dệt may tạo ra quần áo bền vững có thể xoay sở hệ thống của họ để sản xuất mặt nạ khi nhu cầu tăng lên.

Sáu Sigma

Six Sigma là một loại phương pháp quản lý hoạt động tập trung vào cải tiến quy trình. Mục tiêu của Six Sigma là đảm bảo rằng 99.99966% (vâng, bạn đã đọc chính xác) các sản phẩm được phát triển bởi quy trình không có bất kỳ lỗi nào.

Six Sigma được phát triển bởi Kỹ sư Mỹ Bill Smith khi anh ta đang làm việc cho Motorola vào năm 1986. Thuật ngữ này xuất phát từ số liệu thống kê, đặc biệt từ lĩnh vực kiểm soát chất lượng thống kê. Có hai phương pháp chính của Six Sigma: Dmaiic và DMAdv.

Dmaic được sử dụng để tối ưu hóa các quy trình hiện có. DMAIC là viết tắt của:

Đo lường các khía cạnh quan trọng của các quy trình hiện tại.

Cải tiến hoặc tối ưu hóa các quy trình hiện tại dựa trên phân tích dữ liệu.

DMAdv được sử dụng để tạo ra các sản phẩm mới hoặc thiết kế quy trình. Nó còn được gọi là DFSS (thiết kế cho sáu Sigma). DMAD STANDS cho:

Định nghĩa Mục tiêu thiết kế phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Đo lường và xác định các đặc điểm cụ thể quan trọng đối với chất lượng (CTQ).

Phân tích để phát triển và thiết kế các lựa chọn thay thế.

Sản phẩm tinh gọn

Lean sản xuất là một quá trình loại bỏ chất thải một cách có hệ thống trong quy trình sản xuất. Phương pháp này là một hình thức cải tiến liên tục. Dựa trên triết lý của Nhật Bản của Kaizen. , các quy trình nạc nhằm loại bỏ ba loại chất thải: Muda, Mura và Muri.

Muda (lãng phí): Thực hành tiêu thụ tài nguyên nhưng không thêm giá trị.

Mura (không đồng đều): Xảy ra thông qua việc sản xuất quá mức và bỏ lại chất thải.

Muri (quá tải): Xảy ra khi có quá nhiều căng thẳng về tài nguyên.

Bằng cách loại bỏ ba loại chất thải khác nhau, các quy trình sản xuất tinh gọn nhằm đạt hiệu quả cao nhất, cuối cùng dẫn đến lợi nhuận cao hơn.

Sắp xếp công việc với phần mềm quản lý công việc

Quản lý hoạt động yêu cầu tổ chức và hiểu biết sâu sắc về các quy trình công việc khác nhau. Hợp lý hóa quản lý hoạt động của bạn bằng cách sử dụng một trong các mẫu sẵn sàng của chúng tôi. Thủ tục thanh toán Quản lý tác vụ UDN Mẫu kế hoạch dự án hoạt động của dự án bên dưới.