ما هو سجل المخاطر: دليل مدير المشروع (ومثال)
هل تبحث عن أدوات لتعيين فريقك للنجاح؟ سجل المخاطر يمكن أن يفعل ذلك فقط.
سجل المخاطر هو عنصر مهم في أي ناجح عملية إدارة المخاطر ويساعد في تخفيف تأخير المشاريع المحتملة التي قد تنشأ.
يتم تقاسم سجل المخاطر مع أصحاب المصلحة في المشروع لضمان تخزين المعلومات في مكان واحد يمكن الوصول إليه. لأنه عادة ما يصل إلى مدراء مشروع (نحن نتحدث عنك!)، من الجيد أن تتعلم كيف ومتى تستخدم سجل المخاطرة حتى تكون مستعدا لمشروعك التالي.
ما هو سجل المخاطر؟
سجل المخاطر هو وثيقة تستخدم كأداة لإدارة المخاطر لتحديد النكسات المحتملة داخل مشروع. تهدف هذه العملية إلى تحديد المخاطر وتحليلها وحلها بشكل جماعي وحلها قبل أن تصبح مشاكل. بينما يتركط عادة حول المشاريع، الظروف الأخرى التيإدارة المخاطروتشمل أن تشمل إطلاق المنتج والتصنيع.
وثيقة تسجيل المخاطر، والمعروفة باسم سجل تسجيل المخاطر، وتتبع المخاطر المحتملة على وجه التحديد داخل المشروع. كما يتضمن معلومات حول أولوية المخاطر واحتمال حدوثها.
يجب ألا يتعين على سجل مخاطر المشروع تحديد المخاطر وتحليلها فحسب، بل يقدم أيضا تدابير تخفيف ملموسة. وبهذه الطريقة، إذا أصبحت المخاطرة تهديدا أكبر، فسيتم إعداد فريقك مع حلول وتمكينه من حل المشكلات.
متى يجب عليك استخدام سجل المخاطر؟
هناك العديد من الحالات التي يأتي فيها سجل المخاطر في متناول يدي. من الناحية المثالية، يجب استخدامه - أو متاح للاستخدام عند الحاجة - لكل مشروع. يمكن استخدامه لكل من المشاريع الصغيرة والكبيرة، على الرغم من أن سجل المخاطر الخاص بك قد تبدو مختلفة اعتمادا على نطاق وتعقيد مبادرتك.
في حين أن مشروع صغير قد يشمل فقط المعلومات الأساسية حول مخاطر مثل الاحتمالية والأولوية والحلول، فقد يتطلب مشروع أكثر تعقيدا حوالي 10 حقول مستند مختلفة.
في حين أن بعض الشركات توظف محترفي إدارة المخاطر لإدارة سجل المخاطر، إلا أنها غالبا ما تسقط في مدير المشروع أو فريق يؤدي إلى الإشراف عليه. إذا كان فريقك لا يستخدم بالفعل إدارة المخاطر أوإدارة الحوادثالعملية، قد يكون من المفيد معرفة سيناريوهات المخاطر الشائعة لتحديد ما إذا كان تسجيل المخاطر مناسب لك ولفريقك.
يمكن أن تشمل بعض سيناريوهات المخاطر المرتبة حسب الأولوية:
أولوية منخفضة:يمكن للمخاطر مثل عدم وجود أخطاء الاتصال والجدولة أن تترك مشاريع مفتوحةالنطاق زحفوفقدت النواتج.
الأولوية المتوسطة:مخاطر مثل العمل غير المخطط لها أو العمل الإضافي يمكن أن يسبب أن تكافح فرقإنتاجيةوإنشاء أهداف غير واضحة.
ذا أهيمة عليا:مخاطر مثل أمن البيانات والسرقة يمكن أن تترك شركتك مفتوحة لخسارة الإيرادات ويجب إعطاء الأولوية.
بمجرد معرفة وقت استخدام سجل المخاطر، يمكنك تحديد المخاطر ذات الأولوية العالية بشكل صحيح عند صادفتها.
سيناريوهات المخاطر الشائعة
يمكن أن تنشأ مخاطر متعددة خلال مشروع جديد. أي شيء من أمان البيانات إلى العمل غير المخطط له يمكن أن يخاطر بالمشاريع التي تمر عبر الميزانية والنطاق. لا أحد يريد أن يتخيل عواقب تواريخ استحقاق غاب، ولهذا السبب من المهم تحديد المخاطر المحتملة قبل أن يحدث.
من الجيد أن تشمل فئات المخاطر الشائعة في سجل تسجيل المخاطر الخاص بك حتى تكون مستعدا عندما تحدث. تعلم المزيد عن هذه المخاطر وتحديد تلك التي يمكن أن تنطبق على فريقك.
أمن البيانات
إذا كنت تعمل على المشاريع التي قد تؤثر على أمن البيانات، فمن المهم للغاية تتبع المخاطر المحتملة والتخفيف منها. المخاطر غير المدارة يمكن أن تؤدي إلى:
المعلومات التي تسرق:بدون تخفيف مناسب، قد تصبح عملك عرضة للمعلومات الخاصة التي تسرق. هذا ضار بشكل خاص إذا سرقت معلومات العملاء.
الاحتيال بواسطة بطاقات الائتمان:هذا أمر خطير على عدد من الأسباب، ولكن قد يؤدي إلى فقدان الإيرادات ويحتمل أن يتطلب إجراءات قانونية.
أمان البيانات هو خطر كبير وينبغي إعطاء الأولوية وفقا لذلك من أجل منع قضايا الأمان على المدى الطويل.
قضايا الاتصال
يمكن أن تنشأ قضايا الاتصالات بغض النظر عن حجم مشروعك وفريقك. في حين أن سجل المخاطر يمكن أن يساعد في تحديد المكان الذي تعيش فيه مجالات الاتصال، فقد يكون من المفيد أيضا تنفيذها أيضا برنامج إدارة العمل لتبسيطالتواصل في العملوبعد
فيما يلي بعض المخاطر التي يمكن أن تنشأ من نقص الاتصالات:
تناقضات المشروع:دون اتصال مناسب، يمكن أن تسبب التناقضات في النواتج على الارتباك.
المواعيد النهائية المفقودة:لا أحد يريد أن يفوت مهلة موعد نهائي ولكن دون اتصال واضح، قد لا يكون فريقك على دراية بالتواريخ المستحقة للتسليمات.
يمكن أن يساعد إنشاء خطة اتصال مناسبة أيضا في منع المخاطر من السطح في المقام الأول.
جدولة التأخير
إذا استمرت هذه الأخطاء والتأخير دون أن يلاحظها أحد، فيمكن أن تصبح مشكلة كبيرة عند فقدت المواعيد النهائية. أدوات مثل الجداول الزمنية وبرنامج تقويم الفريقيمكن أن تساعد في منع حدوث الأخطاء في المقام الأول.
يمكن أن يؤدي تأخير جدولة المشروع إلى:
هرع التسليمات:لا يوجد شيء أسوأ من المشروع الذي لم يتم تنفيذه بشكل صحيح، والذي يمكن أن يسبب تفويت الأهداف والعمل لتظهر قذرة.
ارتباك:يمكن أن تصبح الفرق مطحلا وارتباكها دون جدول زمني مناسب.
يمكن أن يساعد تنفيذ جدول زمني في الحفاظ على التسليم على المسار الصحيح لكل من المهام اليومية ومشاريع لمرة واحدة.
عمل غير مخطط له
لقد كنا جميعا في موقف يذهب المشروع فوق النطاق. إنه خطر شائع يمكن أن يكون من السهل إلى حد ما التخفيف إذا تعقب بشكل صحيح. يسمح لك بالاستمتاع بالعمل غير المخطط له مبكرا بتفويضه بشكل صحيح إلى قيادة المشروع.
بدون سجل مخاطر مناسب، يمكنك تجربة:
النواتج المفقودة:إذا انتزلق العمل عبر الشقوق، فقد تكون في خطر فقدان الموعد النهائي تماما.
الموظفين الموظفين:يمكن أن يؤدي أزواج أعضاء فريقك الذين لديهم عمل غير مخطط له إلى توتر وحتىتسبب فرطوالانحراف. لهذا السبب من المهم أن نطاق المشروعات بشكل صحيح.
إذا قمت بالتشغيل في مشكلات مع عمل غير مخطط له، وتنفيذ تغيير عملية التحكم يمكن أن تساعد في توصيل عمل إضافي لأعضاء فريقك.
سرقة المواد
وبينما نأمل أن تكون الشركات غير الشائعة، فإن الشركات التي لديها جرد كبير من المنتجات يمكن أن تدير مخاطر السرقة أو أخطاء الإبلاغ. من خلال تتبع المخزون باستمرار وفي كثير من الأحيان، يمكنك التقاط المخاطر في وقت مبكر لتحديد السبب.
السرقة يمكن أن تترك عملك مفتوحا إلى:
فقدان الإيرادات:سواء كانت المنتجات سرقت أو هناك أخطاء في الإبلاغ، سيكون للسرقة تأثير سلبي على الإيرادات.
ريبة:عند حدوث السرقة، يمكن أن يسبب عدم اليقين الموظف والموظفين الإجهاد الداخلي.
سوء استخدام الوقت:جنبا إلى جنب مع سرقة السلع الملموسة، هناك خطر سرقة الوقت. في بيئة عمل عن بعد، يمكن أن يكون أكثر صعوبة في تتبع المكان الذي يقضي فيه فريقك في وقتهم.
مماثلة لأمن البيانات، السرقة هي مخاطر عالية الأولوية يجب التعامل معها في أسرع وقت ممكن.
ما هو مدرج في سجل المخاطر؟
يتكون سجل المخاطرة من قائمة المخاطر وتتبع الحقول. من المرجح أن يبدو سجل مخاطرة فريق فريقك مختلفا عن غيرها حيث سيكون لديك مخاطر فريدة مرتبطة بمشاريعك.
بغض النظر عن الاختلافات، تتكون معظم سجلات المخاطر من بعض الأجزاء الأساسية، بما في ذلك تحديد المخاطر واحترام المخاطرة، وتخفيف المخاطر. تعمل هذه الأجزاء على إنشاء سجل سائل من المعلومات حول المخاطر المحتملة. هذه السجلات هي أيضا مفيدة أيضا في النظر إلى الوراء عند العمل على مشاريع جديدة يمكن أن تواجه مخاطر مماثلة.
الحقول الإضافية التي تكون جيدة لتضمين تفاصيل مثل تحديد المخاطر والوصف والأولوية. كلما أصبحت أكثر تحديدا، كلما كنت على استعداد للتخفيف من أي مخاطر تأتي في طريقك.
هناك قاعدة كبيرة من الإبهام في الاعتبار هي أكثر تعقيدا للمشروع هو، كلما كان سجل المخاطرة أكثر تعقيدا. هذا يعني أنه من الجيد أن تكون محددة قدر الإمكان ضمن سجلك للمشاريع الكبيرة التي تمتد إلى عدة أشهر ولديها عددا من أصحاب المصلحة المختلفين.
فيما يلي بعض أهم الحقول التي يجب تضمينها في خطة إدارة مخاطر المشروع الخاصة بك.
1. تحديد خطر
واحدة من الإدخالات الأولى المضمنة في سجل المخاطر هي تحديد المخاطر. هذا عادة ما يكون في شكل اسم المخاطرة أو رقم التعريف. يجب أن يشمل مجال تحديد المخاطرة:
اسم المخاطرة
تاريخ الهوية
الترجمة إذا لزم الأمر
لا تحتاج إلى الحصول على الإبداع السوبر عند تسمية مخاطرك، وسيقوم ملخص بسيط. من ناحية أخرى، إذا كنت ترغب في الحصول على خلاقة، فيمكنك حرفة شخصيات لكل نوع من المخاطر. على سبيل المثال، باستخدام الشخصية "Daniela" كاسم مخاطر أمن البيانات لمساعدة أعضاء الفريق على فهم كيفية تحديد المخاطر بسرعة.
جنبا إلى جنب مع اسم، يمكنك أيضا اختيار تضمين ترجمة قصيرة وتاريخ تحديد المخاطرة. سيساعد ذلك في تتبع مدى صعود طرق التخفيف المدة وتسمح لك بتحديد المخاطر التي تتخذ الأطول لحلها.
2. وصف المخاطر
بعد اكتمال التعرف، يجب إضافة وصف قصير إلى السجل الخاص بك. يجب أن يشمل وصف المخاطر ما يلي:
نظرة عامة قصيرة المستوى، عالية المستوى عن المخاطر
لماذا الخطر هو قضية محتملة
ما المدة التي تختارها جعل أوصافك تصل إلى مدى تفصيلك أن تكون السجل لديك، ولكن متوسط الطول عادة ما يكون 80 إلى 100 حرف.
والأهم من ذلك أكثر من الطول، يجب أن يشمل الوصف النقاط الرئيسية للمخاطر ولماذا هي مشكلة محتملة. الوجبات الجاهزة الرئيسية هي أن الوصف يجب أن يصف بدقة المخاطرة دون الحصول على الأعشاب الضارة حتى يمكن تحديدها بسهولة.
3. مخاطر الفئة
هناك عدد من فئات المخاطر التي تساعد بسرعة على تحديد المخاطر المحتملة بسرعة. بسرعة تحديد المخاطر يجعل من الأسهل تعيين الفريق الصحيح - خاصة عند العمل على مشروع معقد مع مخاطر متعددة. يمكن أن تكون فئة المخاطر أي مما يلي:
عمليات
الدخل
برنامج
تقنية
معلومة
حماية
جودة
لتحديد نوع الفئة، ستحتاج أولا إلى تقييم المكان الذي يأتي فيه المخاطر من ومن يمكنه المساعدة في حلها. قد تحتاج إلى العمل مع رؤوس الإدارة إذا كان الحل غير واضح.
4. الاحتمالية المخاطرة
إذا تم القبض على المخاطر في وقت مبكر بما فيه الكفاية، فمن الممكن أن يتمكن الفريق من فرزها قبل حاجة إلى أي إجراء حقيقي. لذلك من الممكن أن يصبح المخاطر التي يتم وضع علامة عليها في سجل المخاطر الخاص بك بالفعل مشاكل.
يمكن توثيق احتمالية خطر مع اختيار بسيط من:
غير محتمل
محتمل
من المحتمل جدا
تصنف المخاطر الخاصة بك من خلال احتمال المساعدة في تحديد المخاطر التي يجب معالجتها أولا والتي يجب عليك الانتظار عليها.
5. تحليل المخاطر
يعالج تحليل المخاطر التأثير المحتمل يمكن أن يكون للمخاطر في مشروعك. هذا يساعد على تحديد أهم المخاطر التي يجب معالجتها بسرعة. لا ينبغي الخلط بين هذا الأولوية، والتي تأخذ في الاعتبار احتمال التحليل وتحليلها.
في حين أن مستويات مخاطر الوثيقة في الفرق بشكل مختلف، يمكنك البدء في هذا النطاق البسيط من خمس نقاط:
منخفظ جدا
قليل
متوسط
متوسط
عالي جدا
إذا كنت تكافح لتحديد مستوى المخاطر، فقد ترغب في الحصول على رأي ثان من خلال العمل مع رئيس قسم. وبهذه الطريقة يمكنك قياس بدقة مدى ارتفاع تأثير التأثير.
6. المخاطرة التخفيف
تعد خطة التخفيف، التي تسمى أيضا خطة استجابة المخاطر، واحدة من أهم الأجزاء من سجل المخاطر. بعد كل شيء، فإن نقطة خطة إدارة المخاطر هي تحديد المخاطر المحتملة والتخفيف منها. أساسا، إنها خطة عمل. يجب أن تشمل خطة تخفيف المخاطر ما يلي:
حل خطوة بخطوة حول كيفية تقليل المخاطر
وصف موجز للنتيجة المقصودة
كيف ستؤثر الخطة على التأثير
في حين أن تقييمات المخاطر الصغيرة قد تكون سهلة التخفيف، فإن بعض المخاطر أكثر تعقيدا وليس لها حلول واضحة. في هذه الحالة، ستحتاج خطة التخفيف إلى حد كبير من العمل الجماعي لحلها. يحدث هذا عادة ما يتجاوز وثيقة تسجيل المخاطر الفعلية، مثل خلال اجتماع أو فريق تجمع.
ومع ذلك، اخترت إجراء خطة التخفيف الخاصة بك، فيجب عليك توثيق وصف رفيع المستوى ضمن سجل المرجع والتواصل الصافي. لن تضمن هذا فقط الجميع في فريق المشروع يفهم خطط الاستجابة، لكنه سيساعدك أيضا في تصور الحل.
7. أولوية خطر
في حين أن تأثير المخاطر سيساعد في تحديد الأولوية، من الجيد أن تتضمن هذا الإدخال أيضا على السجل الخاص بك. يجب أن تأخذ الأولوية في الاعتبار كل من احتمالية المخاطرة وتحليل المخاطر. سيحقق كل من هذه الجوانب من المحتمل أن يكون للمخاطر التي من المحتمل أن يكون لها عواقب ضارة في المشروع.
يمكن توثيق الأولوية بواسطة مقياس رقم بسيط:
1 (منخفض)
2 (متوسطة)
3 (مرتفع)
إذا كنت تتطلع إلى جعل المخاطرة الخاصة بك، فستكون أكثر جاذبية بصريا، فقد ترغب في توثيق الأولوية باستخدام مقياس مشفر بالألوان بدلا من ذلك. يمكن استخدام هذا بدلا من الخيارات الثلاثة أو إلى جانبها. أحب التنظيم حسب اللون؟ ثم اللون الترميز على السجل الخاص بك هو الخيار المثالي بالنسبة لك!
8. ملكية المخاطر
بمجرد تحديد المخاطر، مراجعتها وتحديد أولوياتها، حان الوقت لتعيين نواتج التخفيف التي سيتم تنفيذها. يجب أن تشمل ملكية المخاطر:
الشخص المعين للإشراف على تنفيذ النواتج
أي أعضاء فريق إضافي، إن أمكن
يمكن أن يساعد مجال ملكية المخاطر في تحديد الدائرة التي يجب التعامل مع المخاطر بسرعة. يمكن أن يساعد أيضا في تصور أعضاء الفريق الذين لديهم ملكية مخاطر محددة.
9. حالة المخاطرة
الحقل الأخير ليشمل في سجل المخاطر الخاص بك هو حالة المخاطرة. هذا يساعد على التواصل ما إذا كان قد تم تخفيف المخاطر بنجاح أم لا. يجب ملء حقل حالة المخاطرة بأحد الإجراءات التالية:
افتح
في تقدم
مغلق
إذا كنت ترغب في الحصول على مزيد من الحبيبية مع خيارات الحالة الخاصة بك، فقد تختار قائمة أكثر تحديدا مثل نشطة، لا تبدأ، امسك، مستمرة، وكاملا.
حقول تسجيل مسؤولية إضافية
في حين أن هناك حفنة من الإدخالات الرئيسية التي ينبغي أن تتضمن كل سجل خطر، هناك عناصر اختيارية إضافية يمكنك تضمينها أيضا. من الأفضل دائما الإفراط في الاستعداد بدلا من الوقوع في الحرس عندما يحين الوقت، لذلك نلقي نظرة على هذه الحقول الإضافية لتقرير ما إذا كنت في حاجة إليها.
مخاطر الزناد:إضافة إدخال مشغل المخاطر، يمكن أن يساعدك إدخالك في تقييم سبب حدوث المخاطر من أجل منع المخاطر المستقبلية.
نوع الاستجابة:في حين أن العديد من المخاطر ستكون على الطرف السلبي للطيف، فهناك إمكانية لنتيجة إيجابية. في هذه الحالة، يمكنك إضافة حقل لاستجابة إيجابية أو سلبية.
الجدول الزمني:يمكنك أيضا تضمين الجدول الزمني أو الجدول الزمني لخطة التخفيف داخل السجل من أجل الحفاظ على المعلومات في مكان واحد.برنامج الجدول الزمنيهي أداة رائعة للمساعدة في هذا.
كيفية إنشاء سجل للمخاطر (مع مثال)
يحتوي سجل المخاطر على الكثير من المعلومات ويمكن أن يكون صعبا للخلق لأول مرة. بينما قد تعرف المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها، قد يكون الأمر صعبا. لهذا السبب نضعنا مثالا لمساعدتك في البدء في خطة إدارة المخاطر الخاصة بك.
إليك ما قد يبدو سجل تسجيل المخاطر الخاص بك:
الهدف الرئيسي من سجل المخاطر هو تسجيل معلومات المخاطر المحتملة، لذلك لا تنشغل أيضا في التفاصيل. يجب عليك اختيار الحقول اللازمة لتوصيل المخاطر المحتملة لأعضاء فريقك.
قد تحتاج بعض الفرق إلا إلى سجل مخاطرة بسيطة مع عدد قليل من الحقول، بينما قد يحتاج البعض الآخر إلى شيء أكثر تعقيدا. قد يكون من المفيد أن تبدأ بسيطة والعمل في طريقك إلى سجل أكثر تعقيدا إذا لزم الأمر.
إليك مثال على إدخال تسجيل المخاطر لإبداعك على سجل المخاطر الخاصة بك.
بمجرد الحصول على تعليق من ملء سجل المخاطر الخاص بك، يمكنك العمل على تحسين وتثبيت سجل بياناتك بشكل مستمر للمشاريع المستقبلية.
لا تخاطر بخطة إدارة المخاطر الخاصة بك
يعد تحديد المخاطر جزءا كبيرا من أي استراتيجية ناجحة لإدارة المخاطر. في حين أن تحديد المخاطر الجديدة والتخفيف من المخاطر غير سهلة للغاية، فمن الضروري من أجل الحفاظ على عملك على المسار الصحيح للنجاح. بمجرد مسمار تسجيل المخاطر الخاص بك،مخاطر المشروعلن يبدو صعوبة في إدارتها. بالإضافة إلى ذلك، سيكون لدى فريقك المزيد من الوقت لقضاء الأمور المهمة، مثل تقديم التأثير.
