Wat is een Risk Register: de gids van een projectmanager (en voorbeeld)

Op zoek naar hulpmiddelen om je team in te stellen voor succes? Een risicoregister kan precies dat doen.

Een risicoregister is een belangrijk onderdeel van een succesvolleRisicobeheerprocesen helpt potentiële projectvertragingen te mitigeren die kunnen ontstaan.

Een risicoregister wordt gedeeld met project-belanghebbenden om ervoor te zorgen dat informatie wordt opgeslagen in een toegankelijke plaats. Omdat het meestal goed isproject managers(We hebben het over jou!), het is een goed idee om te leren hoe en wanneer je een risicoregistreer gebruikt, zodat je voorbereid bent op je volgende project.

Wat is een risicoregister?

Een risicoregister is een document dat wordt gebruikt als een Risk Management-tool om potentiële tegenslagen in een project te identificeren. Dit proces heeft tot doel om risico's collectief te identificeren, te analyseren en op te lossen voordat ze problemen worden. Terwijl meestal gecentreerd rond projecten, andere omstandigheden waarrisicomanagementis nuttig inclusief productlanceringen en productie.

Een Document Risk Register, anderszins bekend als een Risk Register Log, volgt potentiële risico's specifiek binnen een project. Het bevat ook informatie over de prioriteit van het risico en de waarschijnlijkheid dat het gebeurt.

Een projectrisicoverlagen moet niet alleen risico's identificeren en analyseren, maar ook tastbare mitigatiemaatregelen. Op deze manier, als het risico een grotere dreiging wordt, is uw team bereid met oplossingen en bevoegd om de problemen op te lossen.

Wanneer moet u een Risk Register gebruiken?

Er zijn veel gevallen waarin een risicoregister van pas komt. Idealiter moet het worden gebruikt - of beschikbaar voor gebruik wanneer nodig is - voor elk project. Het kan worden gebruikt voor zowel kleine als grote projecten, hoewel uw risicoblog er anders uitkijkt, afhankelijk van de reikwijdte en complexiteit van uw initiatief.

Hoewel een klein project alleen basisinformatie omvat over het risico, zoals waarschijnlijkheid, prioriteit en oplossingen, kan een meer gecompliceerd project ongeveer 10 verschillende documentvelden vereisen.

Terwijl sommige bedrijven risicomanagementprofessionals in dienst nemen om een ​​risicogo te beheren, valt het vaak op de projectmanager of het team ervoor te zorgen dat het toezicht blijft. Als uw team geen risicobeheer ofprobleembehandelingProces, het kan handig zijn om gemeenschappelijke risicoscenario's te kennen om te beslissen of een risicoregister geschikt is voor u en uw team.

Sommige risicoscenario's gerangschikt op prioriteit kunnen omvatten:

Lage prioriteit:Risico's zoals een gebrek aan communicatie- en planningsfouten kunnen projecten openen voorscope kruipen gemiste deliverables.

Medium prioriteit:Risico's zoals ongeplande of extra werk kunnen ertoe leiden dat teams worstelenproductiviteiten maak onduidelijke doelstellingen.

Hoge prioriteit:Risico's zoals gegevensbeveiliging en diefstal kunnen uw bedrijf openstaan ​​voor het verlies van de omzet en moeten prioriteit hebben.

Zodra u weet wanneer u een risicoregister wilt gebruiken, kunt u de risico's van hoge prioriteit op de juiste manier definiëren wanneer u ze tegenkomt.

Gemeenschappelijke risicoscenario's

Meerdere risico's kunnen ontstaan ​​tijdens een nieuw project. Alles van gegevensbeveiliging tot ongeplande werkzaamheden kan projecten riskeren die over budget en reikwijdte gaan. Niemand wil zich voorstellen dat de gevolgen van gemiste Due dates, daarom is het belangrijk om potentiële risico's te identificeren voordat ze gebeuren.

Het is een goed idee om gemeenschappelijke risicocategorieën op te nemen in uw risicoregistreerlog, zodat u klaar bent wanneer ze zich voordoen. Leer een beetje meer over deze risico's en bepaal welke op uw team kunnen zijn.

Dataveiligheid

Als u aan projecten werkt die van invloed kunnen zijn op de gegevensbeveiliging, is het uiterst belangrijk om mogelijke risico's te volgen en te beperken. Ongemaakte risico's kunnen ertoe leiden:

Informatie die wordt gestolen:Zonder een goede mitigatie kan uw bedrijf kwetsbaar kunnen worden voor privé-informatie die wordt gestolen. Dit is vooral schadelijk als het klantinformatie wordt gestolen.

Creditcard fraude:Dit is een aantal redenen gevaarlijk, maar kan leiden tot een verlies van inkomsten en vereist mogelijk juridische stappen.

Gegevensbeveiliging is een toprisico en moet dienovereenkomstig prioriteit hebben om langdurige beveiligingsproblemen te voorkomen.

Communicatieproblemen

Communicatieproblemen kunnen ontstaan, ongeacht de grootte van uw project en team. Hoewel een risicoregister kan helpen identificeren waar communicatiegebieden leven, kan het nuttig zijn om ook te implementerenWerkbeheersoftwarestroomlijnenCommunicatie op het werk .

Hier zijn enkele risico's die kunnen ontstaan ​​uit een gebrek aan communicatie:

Projectinconsistenties:Zonder goede communicatie kunnen inconsistenties in deliverables verwarring veroorzaken.

Gemiste deadlines:Niemand wil een deadline missen, maar zonder duidelijke communicatie is uw team mogelijk niet op de hoogte van de eerdere data voor deliverables.

Het creëren van een goed communicatieplan kan ook helpen voorkomen dat risico's in de eerste plaats worden opgedaan.

Vertragingen plannen

Als planningsfouten en vertragingen onopgemerkt blijven, kunnen ze een groot probleem worden wanneer deadlines worden gemist. Gereedschappen zoals tijdlijnen enTeam Calendar-softwarekan helpen bij het voorkomen van planningsfouten in de eerste plaats.

Projectplanningsvertragingen kunnen ertoe leiden:

Rushed Deliverables:Er is niets slechter dan een project dat niet goed is uitgevoerd, wat kan veroorzaken dat doelen kunnen worden gemist en werken om slordig te lijken.

Verwardheid:Teams kunnen overweldigd raken en in de war raken zonder een goed schema op zijn plaats.

Het implementeren van een schema kan helpen de deliverables op het goede spoor te houden voor zowel dagelijkse taken als eenmalige projecten.

Ongeplande werk

We zijn allemaal in een situatie geweest waarin een project over de reikwijdte gaat. Het is een gemeenschappelijk risico dat vrij eenvoudig kan zijn om te verzachten als het correct wordt gevolgd. Door ongeplande werkzaamheden vroeg op te vangen, kunt u het goed delegeren aan het project lood.

Zonder een goed risicoregister, kunt u ervaren:

Gemiste deliverables:Als het werk door de scheuren glijdt, loopt u mogelijk een risico om een ​​deadline helemaal te missen.

Burnout voor werknemers:Overschrijven van uw teamleden met ongeplande werkzaamheden kunnen spanning maken en zelfsoverwerk veroorzakenen burn-out. Daarom is het belangrijk om projecten correct te scope.

Als u problemen met ongeplande werkzaamheden tegenkomt, implementeert u eenWijzig het controleproceskan helpen bij het communiceren van extra werk aan uw teamleden.

Diefstal van materialen

Hoewel hopelijk ongewoon, kunnen bedrijven die een grote inventarisatie van producten hebben, het risico van diefstal of rapportagefouten kunnen uitvoeren. Door inventaris consequent en vaak te volgen, kunt u de risico's al vroeg vangen om de oorzaak te bepalen.

Diefstal kan uw bedrijf open staan ​​voor:

Verlies van inkomsten:Of producten worden gestolen of er zijn fouten in de rapportage, de diefstal heeft een negatief effect op de omzet.

Onzekerheid:Wanneer de diefstal gebeurt, kunnen medewerkers en zakelijke onzekerheid interne stress veroorzaken.

Misbruik van tijd:Samen met diefstal van tastbare goederen is er een risico van diefstal. In een externe werkomgeving kan het moeilijker zijn om te volgen waar uw team zijn tijd doorbrengt.

Vergelijkbaar met gegevensbeveiliging is diefstal een risico met een hoog prioriteit dat zo snel mogelijk moet worden afgehandeld.

Wat is inbegrepen in een Risk Register?

Een risicoregister wordt gemaakt van een lijst met risico's en trackingvelden. Het risicoblog van je team ziet er hoogstwaarschijnlijk anders uit, want je zult unieke risico's hebben die verbonden zijn aan je projecten.

Ongeacht de verschillen, de meeste risicomegisters bestaan ​​uit enkele essentiële onderdelen, waaronder risicocijfers, risicove-waarschijnlijkheid en risicofitiging. Deze onderdelen werken om een ​​fluïdummelding van informatie over mogelijke risico's te maken. Deze logboeken zijn ook nuttig om weer op te kijken bij het werken aan nieuwe projecten die vergelijkbare risico's kunnen ondergaan.

Extra velden die goed zijn om op te nemen, zijn details zoals risicofidentificatie, beschrijving en prioriteit. Hoe specifieker je krijgt, hoe groter de kans dat je bereid bent om te verzachten welke risico's jouw weg zijn.

Een grote vuistregel om in gedachten te houden, is hoe ingewikkelder het project is, hoe ingewikkelder uw risicoregister waarschijnlijk is. Dat betekent dat het een goed idee is om zo specifiek mogelijk in je logboek te zijn voor grote projecten die meerdere maanden overspannen en een aantal verschillende belanghebbenden hebben.

Hier zijn enkele van de belangrijkste velden om in uw projectrisicobeheerplan op te nemen.

1. Risico-identificatie

Een van de eerste inzendingen die in een risicoregister zijn opgenomen, is de identificatie van het risico. Dit is meestal in de vorm van een risic-naam of identificatienummer. Een risicofidentificatie-veld moet omvatten:

De risicomijn

De identificatiedatum

Een ondertitel indien nodig

U hoeft niet super creatief te worden bij het benoemen van uw risico's, een eenvoudige samenvatting zal doen. Aan de andere kant, als je creatief wilt worden, kun je persona's maken voor elk type risico. Bijvoorbeeld, met behulp van de Persona "Daniela" als de risic-naam van uw gegevensbeveiliging om teamleden te helpen begrijpen hoe u snel risico's kunt identificeren.

Samen met een naam, kunt u er ook voor kiezen om een ​​korte ondertiteling en de datum van de identificatie van het risico op te nemen. Dit helpt bij het volgen van hoe lang mitigatiemethoden nemen en u laten identificeren welke risico's het langst zijn om op te lossen.

2. Risicoverbeschrijving

Nadat de identificatie is voltooid, moet een korte beschrijving worden toegevoegd aan uw logboek. Een risicobeschrijving moet omvatten:

Een kort, hoog niveau overzicht van het risico

Waarom het risico een potentieel probleem is

Hoe lang u ervoor kiest om uw beschrijvingen te maken, is aan de manier waarop u wilt dat uw logboek is, maar de gemiddelde lengte is typisch 80 tot 100 tekens.

Wat nog belangrijker is dan de lengte, moet een beschrijving de belangrijkste punten van het risico bevatten en waarom het een potentieel probleem is. De belangrijkste afhaalmaaltijden is dat een beschrijving het risico nauwkeurig moet beschrijven zonder in het onkruid te komen, zodat het gemakkelijk kan worden geïdentificeerd.

3. Risicocategorie

Er zijn een aantal risicocategorieën die helpen het potentiële risico snel te identificeren. Snel identificeren van het risico maakt het gemakkelijker om aan het juiste team toe te wijzen - vooral bij het werken aan een gecompliceerd project met meerdere risico's. Een risicocategorie kan een van de volgende zijn:

Activiteiten

Begroting

Schema

Technologie

Informatie

Beveiliging

Kwaliteit

Project Plan

Om het categorietype te bepalen, moet u eerst evalueren waar het risico komt en die het kan helpen oplossen. Mogelijk moet u werken met afdelingshoofden als de oplossing niet voor de hand ligt.

4. Risk-waarschijnlijkheid

Als de risico's vroeg genoeg worden betrapt, is het mogelijk dat het team ze kan uitzoeken voordat een echte actie nodig is. Het is dus mogelijk dat risico's die op uw risicoregister zijn gemarkeerd, daadwerkelijk geen problemen worden.

De waarschijnlijkheid van een risico kan worden gedocumenteerd met een eenvoudige selectie van:

Niet aannemelijk

Waarschijnlijk

Zeer waarschijnlijk

Uw risico's van de waarschijnlijkheid categoriseren, kan u helpen identificeren welke risico eerst het risico is en welke u moet wachten.

5. Risicoanalyse

Een risicoanalyse meters de potentiële impact die het risico op uw project kan hebben. Dit helpt om snel de belangrijkste risico's te identificeren om aan te pakken. Dit is niet te verwarren met prioriteit, die rekening houdt met zowel waarschijnlijkheid als analyse.

Terwijl teams een risico-risiconiveaus anders documenteren, kunt u beginnen met deze eenvoudige vijfpuntsschaal:

Heel laag

Laag

Medium

Hoog

Heel hoog

Als u worstelt om het risiconiveau te identificeren, wilt u misschien een second opinion krijgen door met een afdelingshoofd te werken. Op deze manier kunnen u nauwkeurig meten hoe hoog de impact zou kunnen zijn.

6. RISICO MITIGING

Een mitigatieplan, ook wel een risicoresponsplan genoemd, is een van de belangrijkste delen van een risicoregister. Immers, het punt van een risicobeheerplan is om mogelijke risico's te identificeren en te beperken. Kortom, het is een actieplan. Een risicopermitigatieplan moet omvatten:

Een stapsgewijze oplossing voor het verminderen van het risico

Een korte beschrijving van de beoogde uitkomst

Hoe het plan de impact zal beïnvloeden

Hoewel kleine risicobeoordelingen gemakkelijk te mitigeren zijn, zijn sommige risico's veel complexer en hebben geen duidelijke oplossingen. In dit geval heeft het mitigatieplan een beetje teamwork nodig om op te lossen. Dit gebeurt meestal buiten het daadwerkelijke risicosteringsdocument, zoals tijdens een vergadering of teamhuddle.

U kiest echter om uw mitigatieplan uit te voeren, moet u een beschrijving op hoog niveau documenteren binnen het logboek voor referentie en duidelijke communicatie. Dit zorgt er niet alleen voor dat iedereen in het projectteam de reactieplannen begrijpt, maar het zal u ook helpen om de oplossing te visualiseren.

7. Risico Prioriteit

Hoewel de impact van een risico de prioriteit zal helpen bepalen, is het goed om ook dit vermelding op uw log te omvatten. Prioriteit moet rekening houden met zowel de waarschijnlijkheid van het risico en de risicoanalyse. Beide aspecten zullen duidelijk maken welke risico's waarschijnlijk schadelijke gevolgen hebben voor het project.

Prioriteit kan worden gedocumenteerd door een eenvoudige cijferschaal:

1 (laag)

2 (medium)

3 (hoog)

Als u op zoek bent naar uw risicobereider om een ​​beroep te doen, wil u mogelijk prioriteit geven door in plaats daarvan een kleurgecodeerde schaal te gebruiken. Dit kan worden gebruikt in plaats van of naast de drie opties. Hou van het organiseren per kleur? Dan is kleurcodering van uw logboek de perfecte optie voor u!

8. Risico-eigendom

Zodra het risico is geïdentificeerd, beoordeeld en geprioriteerd, is het tijd om de mitigatiebevelables toe te wijzen die moeten worden geïmplementeerd. Het risico-eigendom moet omvatten:

De persoon die is toegewezen om toezicht te houden op de implementatie van deliverables

Eventuele aanvullende teamleden, indien van toepassing

Het gebied van de risicobezit kan snel helpen bepalen welke afdeling het risico moet worden afgehandeld. Het kan ook helpen om te visualiseren welke teamleden eigendom zijn van specifieke risico's.

9. Riskatus

Het laatste veld om in uw risicoregister op te nemen, is de status van het risico. Dit helpt communiceren of een risico met succes is gemitigeerd of niet. Een risicodatusveld moet worden ingevuld met een van de volgende:

Open

Bezig

Gesloten

Als u meer korrelig wilt worden met uw statusopties, kunt u een meer specifieke lijst kiezen, zoals actief, niet gestart, vasthouden, lopen en voltooien.

Extra Risk Register-velden

Hoewel er een handvol van de belangrijkste vermeldingen zijn die elk risicoregister moet omvatten, zijn er extra optionele items die u ook kunt opnemen. Het is altijd beter om te overbruggen dan te worden gepakt, wanneer de tijd komt, dus kijk eens naar deze extra velden om te beslissen of je ze nodig hebt.

Risico trigger:Het toevoegen van een risico-triggeterinvoer kan u helpen te evalueren waarom het risico is gebeurd om toekomstige risico's te voorkomen.

Responstype:Hoewel veel risico's op het negatieve einde van het spectrum zullen zijn, is er een mogelijkheid voor een positieve uitkomst. In dit geval kunt u een veld toevoegen voor een positieve of negatieve reactie.

Tijdlijn:U kunt ook het schema of de tijdlijn van het Mitigation Plan in het logboek opnemen om informatie op één plaats te behouden.Tijdlijn-softwareis een geweldige tool om hiermee te helpen.

Hoe een risicoregistreer te maken (met voorbeeld)

Een risicoregister bevat veel informatie en kan een uitdaging zijn om voor de eerste keer te creëren. Hoewel u weet welke informatie u moet opnemen, kan beginnen moeilijk te zijn. Daarom stellen we een voorbeeld samen om u te helpen aan de slag te gaan met uw eigen risicobeheerplan.

Dit is wat uw risicoregistreerlog eruit ziet:

De belangrijkste doelstelling van een risicoregister is om de informatie van potentiële risico's te loggen, dus word niet te verstrikt in de details. U moet de velden kiezen die nodig zijn om potentiële risico's aan uw teamleden te communiceren.

Sommige teams hebben mogelijk alleen een eenvoudig risicobericht met weinig velden nodig, terwijl anderen mogelijk iets complexer nodig hebben. Het kan nuttig zijn om eenvoudig te beginnen en zo nodig op een meer complexe log te werken.

Hier is een voorbeeld van een toegangsregister om u te laten beginnen met uw eigen risicogo.

Zodra u het hangen van het invullen van uw risicoregister hebt ingevoerd, kunt u werken om uw datalogboek continu te verbeteren en te perfectioneren voor toekomstige projecten.

Riskeer uw risicobeheerplan niet

Het identificeren van risico's is een groot deel van een succesvolle risicobeheerstrategie. Tijdens het identificeren en mitigeren van nieuwe risico's is het niet altijd gemakkelijk, het is essentieel om uw bedrijf op het goede spoor te houden voor succes. Zodra u uw risicoregister opspijkert,Projectrisico'sLijkt niet zo moeilijk te beheren. Bovendien heeft uw team meer tijd om te besteden aan belangrijke dingen, zoals het leveren van impact.