Jaki jest rejestr ryzyka: Przewodnik kierownika projektu (i przykład)

Szukasz narzędzi, aby ustawić zespół do sukcesu? Rejestr ryzyka może to zrobić.

Rejestr ryzyka jest ważnym elementem udanegoProces zarządzania ryzykiemi pomaga złagodzić potencjalne opóźnienia projektowe, które mogą się pojawić.

Rejestr ryzyka jest współdzielony z zainteresowanymi stronami projektu, aby zapewnić, że informacje są przechowywane w jednym dostępnym miejscu. Ponieważ zwykle jest tomenadżerowie projektu(Mówimy o tobie!), To dobry pomysł, aby dowiedzieć się, jak i kiedy korzystać z rejestru ryzyka, więc jesteś przygotowany na następny projekt.

Jaki jest rejestr ryzyka?

Rejestr ryzyka jest dokumentem wykorzystywanym jako narzędzie do zarządzania ryzykiem, aby zidentyfikować potencjalne niepowodzenia w ramach projektu. Proces ten ma na celu wspólne zidentyfikowanie, analizę i rozwiązywanie ryzyka, zanim staną się problemami. Zwykle wyśrodkował wokół projektów, inne okoliczności, w którychzarządzanie ryzykiemJest pomocny obejmować wprowadzenie produktu i produkcję.

Dokument rejestru ryzyka, inaczej znany jako dziennik rejestru ryzyka, śledzi potencjalne ryzyko specjalnie w ramach projektu. Obejmuje również informacje o priorytecie ryzyka i prawdopodobieństwa tego.

Rejestr ryzyka projektu powinien nie tylko identyfikować i analizować ryzyko, ale także zapewnić materialne środki łagodzące. W ten sposób ryzyko staje się większe zagrożenie, twój zespół jest przygotowywany z rozwiązań i upoważniona do rozwiązania problemów.

Kiedy należy użyć rejestru ryzyka?

Istnieje wiele przypadków, gdy zarezerwuje się rejestr ryzyka. Idealnie, powinno być używane - lub dostępne do użycia w razie potrzeby - dla każdego projektu. Może być używany zarówno do małych i dużych projektów, choć dziennik ryzyka może wyglądać inaczej w zależności od zakresu i złożoności inicjatywy.

Chociaż mały projekt może obejmować podstawowe informacje o ryzyku, takiego jak prawdopodobieństwo, priorytet i rozwiązania, bardziej skomplikowany projekt może wymagać około 10 różnych pól dokumentów.

Podczas gdy niektóre firmy zatrudniają specjalistów do zarządzania ryzykiem, aby zarządzać dziennikiem ryzyka, często spada na kierownika projektu lub zespołowi prowadzić do nadzorowania go. Jeśli twój zespół już nie użyje zarządzania ryzykiem lubZarządzanie incydentamiProces, warto poznać wspólne scenariusze ryzyka, aby zdecydować, czy rejestr ryzyka jest odpowiedni dla Ciebie i twojego zespołu.

Niektóre scenariusze ryzyka wykonywane według priorytetu mogą obejmować:

Niski priorytet:Ryzyko, takie jak brak błędów komunikacyjnych i planujących może pozostawić projekty otwarteZakres Creep.i nieodebrane rezultaty.

Średni priorytet:Ryzyko, takie jak nieplanowane lub dodatkowe prace mogą spowodować, że zespoły walcząwydajnośći stwórz niejasne cele.

Wysoki priorytet:Ryzyko, takie jak bezpieczeństwo danych i kradzież może pozostawić Twoją firmę otwarty na utratę przychodów i powinny być priorytetowe.

Gdy wiesz, kiedy korzystać z rejestru ryzyka, możesz poprawnie określić ryzyko wysokiego priorytetu, gdy natknąłeś się na nich.

Wspólne scenariusze ryzyka

W trakcie nowego projektu można powstać wiele zagrożeń. Wszystko z zabezpieczeń danych do nieplanowanej pracy może ryzykować projektowanie budżetowe i zakresu. Nikt nie chce sobie wyobrazić konsekwencji nieodebranych dat należnych, dlatego ważne jest, aby zidentyfikować potencjalne ryzyko, zanim zdarzy się.

Dobrym pomysłem jest dołączenie wspólnych kategorii ryzyka w dzienniku rejestru ryzyka, więc jesteś przygotowany, gdy występują. Dowiedz się więcej o tych zagrożeńach i określ, które mogą mieć zastosowanie do twojego zespołu.

Ochrona danych

Jeśli pracujesz nad projektami, które mogą wpływać na bezpieczeństwo danych, niezwykle ważne jest śledzenie i ograniczenie potencjalnych zagrożeń. Ryzyko niezarządzane może spowodować:

Informacje są skradzione:Bez odpowiedniego ograniczenia Twoja firma może stać się narażona na skradzionych informacji prywatnych. Jest to szczególnie szkodliwe, jeśli zostanie skradzione informacje o klientach.

Oszustwo z wykorzystaniem karty kredytowej:Jest to niebezpieczne z wielu powodów, ale może spowodować utratę przychodów i potencjalnie wymagać działań prawnych.

Bezpieczeństwo danych to najwyższe ryzyko i powinny być odpowiednio ustalone priorytetowe w celu zapobiegania długoterminowych kwestii bezpieczeństwa.

Problemy komunikacyjne

Problemy komunikacyjne mogą pojawić się bez względu na rozmiar twojego projektu i zespołu. Podczas gdy rejestr ryzyka może pomóc zidentyfikować, gdzie żyją obszary komunikacji, może być pomocne, aby również wdrożyćOprogramowanie do zarządzania pracąaby usprawnićkomunikacja w pracy. .

Oto pewne ryzyko, które mogą wyniknąć z braku komunikacji:

Niespójności projektu:Bez odpowiedniej komunikacji niespójności w rezerwach mogą powodować zamieszanie.

Nieodebrane terminy:Nikt nie chce przegapić terminu, ale bez wyraźnej komunikacji, twój zespół może nie być świadomy należnych dat dla produktów.

Stworzenie prawidłowego planu komunikacji może również pomóc w pierwszej kolejności zapobiegania ryzyku.

Planowanie opóźnień

Jeśli planowanie błędów i opóźnień idą niezauważone, mogą stać się dużym problemem, gdy brakuje terminów. Narzędzia takie jak osi czasu iOprogramowanie do kalendarza zespołu.może pomóc w zapobieganiu zaplanowaniu błędów w pierwszej kolejności.

Opóźnienia planowania projektu mogą spowodować:

Rzuciły się rezultaty:Nie ma nic gorszego niż projekt, który nie został prawidłowo wykonany, co może spowodować pominięte cele i pracować, aby wyglądać niechluj.

Dezorientacja:Zespoły mogą stać się przytłoczone i zdezorientowane bez odpowiedniego harmonogramu na miejscu.

Wdrożenie harmonogramu może pomóc w utrzymaniu dostaw do utworu zarówno dla codziennych zadań, jak i jednorazowych projektów.

Nieplanowana praca

Wszyscy byliśmy w sytuacji, w której projekt przechodzi w zakres. Jest to wspólne ryzyko, które może być dość łatwe do złagodzenia, jeśli jest prawidłowo śledzony. Łapanie nieplanowanych pracy na początku pozwala prawidłowo delegować go do prowadzenia projektu.

Bez odpowiedniego rejestru ryzyka, możesz doświadczyć:

Nieodebrane rezultaty:Jeśli praca poślizgnęła przez pęknięcia, możesz być zagrożony zupełnie brakuje terminu.

Wypalenia pracownika:Wykonywanie członków zespołu z nieplanowaną pracą może tworzyć napięcie, a nawetpowodować przepracowaniei wypalenie. Dlatego ważne jest prawidłowe dopasowanie projekty.

Jeśli wpadniesz w problemy z nieplanowaną pracą, wdrażającZmień proces kontroliMoże pomóc przekazać dodatkową pracę członkom zespołu.

Kradzież materiałów

Mamy nadzieję, że rzadkie, przedsiębiorstwa, które mają dużą inwentaryzację produktów, mogą prowadzić ryzyko kradzieży lub błędów raportowania. Śledzenie inwentaryzacji konsekwentnie i często możesz wcześnie złapać ryzyko, aby określić przyczynę.

Kradzież może pozostawić Twoją firmę do:

Utrata przychodów:Niezależnie od tego, czy produkty są skradzione lub istnieją błędy w raportowaniu, kradzież będzie miał negatywny wpływ na przychody.

Niepewność:Kiedy kradzież dzieje się, niepewność pracownika i biznesu może powodować stres wewnętrzny.

Niewłaściwe użycie czasu:Wraz z kradzieżą towarów materialnych, istnieje ryzyko kradzieży czasu. W zdalnym środowisku pracy może być trudniejsze do śledzenia, gdzie Twój zespół spędza swój czas.

Podobnie jak bezpieczeństwo danych, kradzież jest ryzykiem o wysokim priorytecie, które powinno być obsługiwane tak szybko, jak to możliwe.

Co jest zawarte w rejestrze ryzyka?

Rejestr ryzyka wykonany jest z listy ryzyk i pól śledzenia. Dziennik ryzyka twojego zespołu najprawdopodobniej wygląda inaczej niż inni, ponieważ będziesz miał wyjątkowe ryzyko związane z twoimi projektami.

Bez względu na różnice, większość rejestrów ryzyka składa się z kilku podstawowych części, w tym identyfikacji ryzyka, prawdopodobieństwa ryzyka i ograniczenie ryzyka. Te części działają, aby utworzyć dziennik płynów informacji na temat potencjalnych zagrożeń. Dzienniki te są również pomocne, aby spojrzeć wstecz podczas pracy nad nowymi projektami, które mogłyby zmierzyć się z podobnym ryzykiem.

Dodatkowe pola, które są dobre, są to szczegóły, takie jak identyfikacja ryzyka, opis i priorytet. Im bardziej konkretnie otrzymasz, tym bardziej prawdopodobne będzie, że będziesz przygotowany na złagodzenie wszelkich ryzyk.

Duża zasada, o której należy pamiętać, jest bardziej skomplikowany projektem, tym bardziej skomplikowany jest rejestr ryzyka. Oznacza to, że jest to dobry pomysł, aby być jak najbardziej szczegółowym w swoim dzienniku dla dużych projektów, które obejmują wiele miesięcy i mają wiele różnych interesariuszy.

Oto jedne z najważniejszych dziedzin, które należy uwzględnić w planie zarządzania ryzykiem projektu.

1. Identyfikacja ryzyka

Jednym z pierwszych zgłoszeń uwzględnionych w rejestrze ryzyka jest identyfikacja ryzyka. Zwykle jest to w formie nazwy ryzyka lub numeru identyfikacyjnego. Pole identyfikacyjne ryzyka powinno obejmować:

Nazwa ryzyka

Data identyfikacji

Podtytuł w razie potrzeby

Nie musisz mieć super kreatywnych podczas nazywania ryzyka, zrobi proste podsumowanie. Z drugiej strony, jeśli chcesz uzyskać kreatywny, możesz rzemielić personas dla każdego rodzaju ryzyka. Na przykład, używając persona "Daniela" jako nazwa ryzyka bezpieczeństwa danych, aby pomóc członkom zespołu zrozumieć, jak szybko zidentyfikować ryzyko.

Wraz z nazwą możesz również włączyć krótki napis i datę identyfikacji ryzyka. Pomoże to śledzić, jak długie metody łagodzące przyjmują i pozwalają określić, które ryzyko biorą najdłuższe do rozwiązania.

2. Opis ryzyka

Po zakończeniu identyfikacji, należy dodać krótki opis do Twojego dziennika. Opis ryzyka powinien obejmować:

Krótki, wysokiego poziomu przegląd ryzyka

Dlaczego ryzyko jest potencjalnym problemem

Jak długo wybierzesz, aby Twoje opisy są aż do sposobu, w jaki szczegółowi chcesz, aby Twój dziennik był, ale średnia długość jest zazwyczaj 80 do 100 znaków.

Co ważniejsze niż długość, opis powinien zawierać kluczowe punkty ryzyka i dlaczego jest to potencjalny problem. Główną na wynos jest taki, że opis powinien dokładnie opisać ryzyko bez wstawania chwastów, dzięki czemu można go łatwo zidentyfikować.

3. Kategoria ryzyka

Istnieje wiele kategorii ryzyka, które szybko pomagają zidentyfikować potencjalne ryzyko. Szybko identyfikacja ryzyka ułatwia przypisanie właściwego zespołu - zwłaszcza podczas pracy w skomplikowanym projekcie z wieloma zagrożeniami. Kategoria ryzyka może być dowolna z następujących czynności:

Operacje

Budżet

Harmonogram

Technologia

Informacja

Bezpieczeństwo

Jakość

Plan projektu

Aby określić typ kategorii, najpierw będziesz musiał ocenić, w którym pochodzą ryzyko i kto może pomóc go rozwiązać. Być może będziesz musiał pracować z główami działów, jeśli rozwiązanie nie jest oczywiste.

4. Prawdopodobieństwo ryzyka

Jeśli ryzyko zostanie złapane na wystarczająco wcześnie, możliwe, że zespół będzie mógł je posortować przed koniecznością prawdziwym działaniem. Możliwe, więc ryzyko, które są oznaczone na rejestrze ryzyka, nie stał się problemami.

Prawdopodobieństwo ryzyka można udokumentować za pomocą prostego wyboru:

Raczej nie

Prawdopodobne

Bardzo możliwe

Kategoryzacja ryzyka według prawdopodobieństwa może pomóc zidentyfikować, które ryzyko na działanie, a które powinieneś poczekać.

5. Analiza ryzyka

Wskaźniki analizy ryzyka potencjalny wpływ na ryzyko może mieć na twoim projekcie. Pomaga to szybko zidentyfikować najważniejsze zagrożenia dla walki. Nie należy tego mylić z priorytetem, który uwzględnia zarówno prawdopodobieństwo, jak i analizę.

Podczas gdy drużyny dokumentuje poziomy ryzyka inaczej, możesz zacząć od tej prostej skali pięciogodzinnej:

Bardzo niski

Niski

Średni

Wysoka

Bardzo wysoko

Jeśli walczysz, aby zidentyfikować poziom ryzyka, możesz uzyskać drugą opinię, pracując z głowicą działową. W ten sposób można dokładnie ocenić, jak wysoki wpływ może być.

6. Łagód ryzyka

Plan łagodzący, zwany również planem odpowiedzi na ryzyko, jest jedną z najważniejszych części rejestru ryzyka. W końcu punkt planu zarządzania ryzykiem jest zidentyfikowanie i złagodzenie możliwych zagrożeń. Zasadniczo jest to plan działania. Plan ograniczania ryzyka powinien obejmować:

Rozwiązanie krok po kroku, jak zmniejszyć ryzyko

Krótki opis zamierzonego wyniku

Jak plan wpłynie na wpływ

Podczas gdy małe oceny ryzyka mogą być łatwe do złagodzenia, pewne ryzyko są znacznie bardziej złożone i nie mają oczywistych rozwiązań. W tym przypadku plan łagodzący będzie potrzebował odrobiny pracy zespołowej do rozwiązania. Zwykle dzieje się to poza rzeczywistym dokumentem Rejestru Ryzyka, taki jak podczas spotkania lub Hudded Team.

Jednak zdecydujesz się prowadzić swój plan łagodzących, powinieneś udokumentować opis wysokiego poziomu w dzienniku dla odniesienia i wyczyść komunikację. Nie tylko zapewni, wszyscy w zespole projektowym rozumie plany odpowiedzi, ale pomoże również wizualizować rozwiązanie.

7. Priorytet ryzyka

Podczas gdy wpływ ryzyka pomoże określić priorytet, dobrze jest także dołączyć ten wpis na dzienniku. Priorytet powinien uwzględniać zarówno prawdopodobieństwo ryzyka, jak i analizy ryzyka. Oba te aspekty sprawią, że ryzyko może mieć szkodliwe konsekwencje w projekcie.

Priorytet może być udokumentowany prostą skalą liczbą:

1 (niski)

2 (medium)

3 (wysoki)

Jeśli chcesz, aby Twój rejestr ryzyka bardziej atrakcyjny wizualnie, może być chcieć udokumentować priorytet, używając skali oznaczonej kolorów. Może to być stosowane w miejscu lub obok trzech opcji. Uwielbiam organizację koloru? Następnie kodowanie kolorów Twój dziennik jest doskonałą opcją dla Ciebie!

8. Własność ryzyka

Po zidentyfikowaniu ryzyka, przeglądu i ustalono priorytet, nadszedł czas, aby przypisać eliminacje do wdrożenia. Własność ryzyka powinna obejmować:

Osoba przypisana do nadzorowania wdrażania dostaw

Wszelkie dodatkowe członków zespołu, jeśli dotyczy

Pole własności ryzyka może pomóc szybko określić, który dział ryzyka powinien być obsługiwany przez. Może również pomóc wizualizować, które członkowie zespołu mają własność konkretnych zagrożeń.

9. Status ryzyka

Ostatnie pole do uwzględnienia w rejestrze ryzyka jest status ryzyka. Pomaga to komunikować, czy ryzyko zostało pomyślnie złagodzone, czy nie. Pole stanu ryzyka należy wypełnić jedną z następujących czynności:

otwarty

W trakcie

Zamknięte

Jeśli chcesz uzyskać bardziej granulowany z opcjami statusu, możesz wybrać bardziej szczegółową listę, takich jak aktywne, nie rozpoczęto, trzymaj, trwające i kompletne.

Dodatkowe pola rejestru ryzyka

Chociaż istnieją garść głównych wpisów, które każdy rejestr ryzyka powinien zawierać, istnieją dodatkowe opcjonalne elementy, które można również dołączyć. Zawsze lepiej jest nadmiernie przygotować, niż dogonić strażnik, gdy nadejdzie czas, więc spójrz na te dodatkowe pola, aby zdecydować, czy potrzebujesz ich.

Wyzwalacz ryzyka:Dodanie wpisu wyzwalacza ryzyka może pomóc w ocenie, dlaczego ryzyko zdarzyło się, aby zapobiec przyszłym ryzyku.

Typ odpowiedzi:Podczas gdy wiele zagrożeń będzie na negatywny koniec widma, istnieje możliwość pozytywnego wyniku. W tym przypadku można dodać pole dla dodatniej lub negatywnej odpowiedzi.

Oś czasu:Możesz także dołączyć harmonogram lub oś czasu planu łagodzenia w dzienniku, aby zachować informacje w jednym miejscu.Oprogramowanie na osi czasuto świetne narzędzie do pomocy w tym.

Jak utworzyć rejestr ryzyka (z przykładem)

Rejestr ryzyka zawiera wiele informacji i może być wyzwaniem, aby utworzyć po raz pierwszy. Chociaż możesz wiedzieć, jakie informacje potrzebne do włączenia, rozpoczęcia może być trudne. Dlatego zgromadzimy przykład, który pomoże Ci rozpocząć rozpoczęcie własnego planu zarządzania ryzykiem.

Oto jak wygląda dziennik rejestru ryzyka:

Kluczowym celem rejestru ryzyka jest rejestrowanie informacji o potencjalnych zagrożeniach, więc nie daj się złapać w szczegóły. Powinieneś wybrać pola niezbędne do przekazywania potencjalnych zagrożeń dla członków zespołu.

Niektóre zespoły mogą potrzebować prostego rejestru ryzyka z kilkoma dziedzinami, podczas gdy inni mogą potrzebować czegoś bardziej złożonego. Pomocne może być rozpoczęcie proste i w razie potrzeby pracować do bardziej złożonego dziennika.

Oto przykład wpisu rejestru ryzyka, aby rozpocząć rozpoczęcie własnego dziennika ryzyka.

Po uzyskaniu wypełniania rejestru ryzyka możesz pracować w sposób ciągły poprawy i doskonalenie dziennika danych dla przyszłych projektów.

Nie ryzykuj planu zarządzania ryzykiem

Identyfikacja ryzyka jest duża część każdej udanej strategii zarządzania ryzykiem. Określając i ograniczenie nowych zagrożeń nie zawsze jest łatwe, jest niezbędne, aby utrzymać działalność na dobrej drodze do sukcesu. Po ubiciu rejestru ryzyka,Ryzyko projektu.nie wydają się zarządzać. Plus, twój zespół będzie miał więcej czasu na wydanie ważnych rzeczy, jak zapewnienie wpływu.