リスクレジスタとは何ですか：プロジェクトマネージャのガイド（および例）
あなたのチームを成功のために設定するためのツールを探していますか？リスクレジスタはそれをすることができます。
リスクレジスタは、成功したことの重要な要素です。リスク管理プロセスそして生じる可能性がある潜在的なプロジェクト遅延を軽減するのを助けます。
リスクレジスタはプロジェクトの利害関係者と共有され、情報が1つのアクセス可能な場所に格納されていることを確認します。それは通常までまでのためですのでプロジェクトマネージャー（私たちはあなたについて話しています！）
リスク登録とは何ですか？
リスクレジスタは、プロジェクト内の潜在的な後退を識別するためのリスク管理ツールとして使用される文書です。このプロセスは、問題になる前にリスクをまとめ、分析、解決することを目的としています。通常プロジェクトを中心としていますが、その他の状況危機管理製品の発売と製造が含まれます。
リスクレジスタのドキュメントは、リスクレジスタログとして知られていますが、プロジェクト内で潜在的なリスクを追跡します。リスクの優先順位とそれが起こっている可能性に関する情報も含まれています。
プロジェクトリスクレジスタはリスクを特定し分析するだけでなく、有形の緩和策を提供します。このように、リスクが大きな脅威になると、あなたのチームは解決策を使って準備され、問題を解決する権限があります。
いつリスクレジスタを使うべきですか？
リスクレジスタが便利になると、多くのインスタンスがあります。理想的には、それは必要なときに使用するか使用可能であるべきです - すべてのプロジェクトについて。リスクログは、イニシアチブの範囲と複雑さによって異なる可能性があるが、小規模および大規模プロジェクトの両方に使用することができます。
小さなプロジェクトには、可能性、優先順位、解決策などのリスクに関する基本情報しか含まれていませんが、より複雑なプロジェクトでは10個の異なる文書フィールドが必要になる場合があります。
一部の企業がリスク管理専門家を雇用している間、リスクログを管理するために、それはしばしばプロジェクトマネージャまたはチームに沿ってそれを監督しています。あなたのチームがまだリスク管理を使用していない場合事故管理プロセス、リスクレジスタがあなたとあなたのチームのために正しいかどうかを決定するために一般的なリスクシナリオを知ることは役立ちます。
優先順位によってランク付けされたいくつかのリスクシナリオは次のとおりです。
優先度が低いコミュニケーションの欠如やスケジューリングエラーなどのリスクは、プロジェクトを開いたままにすることができます。スコープクリープそして逃した成果物。
中優先順位：計画外や追加の作業などのリスクは、チームが闘う可能性があります。生産性そして不明な目的を作ります。
高い優先順位：データセキュリティや盗難などのリスクは、会社を収益損失に開放することができ、優先順位を付ける必要があります。
いつリスクレジスタを使用するか知っていると、あなたがそれらを越えてあなたが遭遇したときに高い優先順位のリスクを正しく定義することができます。
一般的なリスクシナリオ
新しいプロジェクト中に複数のリスクが発生する可能性があります。データセキュリティから計画外の作業までのものは、予算と範囲を超えるプロジェクトをリスクする可能性があります。逃した期限の日付の結果を想像したいのではなく、それが起こる前に潜在的なリスクを特定することが重要である理由です。
リスクレジスタログに共通のリスクカテゴリを含めることをお勧めしますので、発生したときに用意されています。これらのリスクについてもう少し学び、どちらがあなたのチームに適用され得るかを決定します。
データセキュリティ
データセキュリティに影響を与える可能性があるプロジェクトに取り組んでいる場合は、リスクの潜在的なリスクを追跡して軽減することが非常に重要です。管理されていないリスクになる可能性があります。
盗まれた情報：適切な緩和なしに、あなたのビジネスは盗まれている個人情報に対して脆弱になる可能性があります。顧客情報が盗まれている場合、これは特に有害です。
クレジットカード詐欺：これは多くの理由で危険ですが、収益が損なわれる可能性があり、潜在的な行動を要求する可能性があります。
データセキュリティはトップリスクであり、長期的なセキュリティ問題を防ぐためにそれに応じて優先されるべきです。
通信の問題
プロジェクトやチームのサイズに関係なく、通信の問題が発生する可能性があります。リスクレジスタは、通信エリアが住んでいる場所を特定するのに役立ちますが、実装にも役立ちます。作業管理ソフトウェア合理化する仕事でのコミュニケーション 。
コミュニケーションの欠如から生じる可能性があるリスクがいくつかあります。
プロジェクトの矛盾：適切なコミュニケーションがなければ、成果物の不一致は混乱を引き起こす可能性があります。
逃した締め切り：締め切りを見逃したくないが、明確なコミュニケーションがなくても、あなたのチームは成果物のための期限切れの日に気づかないかもしれません。
適切な通信計画を作成することは、そもそもリスクが浮上するのを防ぐのに役立ちます。
スケジューリング遅延
スケジュールエラーと遅延が気付かれない場合、期限が見逃されたときに大きな問題になる可能性があります。タイムラインなどのツールチームカレンダーソフトウェアそもそもスケジューリングエラーを防ぐのに役立ちます。
プロジェクトのスケジューリングの遅延は次のようになる可能性があります。
急行成果物：正しく実行されていないプロジェクトよりも悪いことは何もありません。
錯乱：チームは適切なスケジュールなしで圧倒され、混乱している可能性があります。
スケジュールを実装すると、毎日のタスクと1つのオフプロジェクトの両方のために、成果物をトラックに保存するのに役立ちます。
計画外の仕事
私たちは皆、プロジェクトが範囲を超えている状況にありました。それは正しく追跡された場合に軽減するのがかなり簡単である可能性がある一般的なリスクです。計画外の作業を早めにキャッチすることで、プロジェクトリードに適切に委任することができます。
適切なリスクレジスタがなければ、あなたは経験することができます：
逃した成果物：作業が亀裂を滑り込んだ場合は、締め切りを全く見逃している危険があります。
従業員のバーンアウト：計画外の作業でチームメンバーをオーバースケジュールすると、緊張やさえも登録できます。過労を引き起こしますそして燃え尽きる。それが正しくプロジェクトを照会することが重要です。
計画外の作業で問題に遭遇した場合は、変更制御プロセスチームメンバーに追加の作業をコミュニケーションするのに役立ちます。
材料の盗難
うまくいけば、製品の大規模な在庫を持つ企業は、盗難または報告エラーのリスクを実行する可能性があります。在庫を一貫して追跡することで、頻繁に頻繁に、原因を判断するために早期にリスクを捉えることができます。
盗難はあなたのビジネスを開くことができます：
収益の喪失製品が盗まれているか、報告にエラーがあるかどうか、盗難は収益に悪影響を及ぼすでしょう。
不確実性：盗難が発生すると、従業員とビジネスの不確実性は内部ストレスを引き起こす可能性があります。
時間の誤用：具体的な商品の盗難とともに、時間の盗難があるというリスクがあります。リモートの職場環境では、チームが時間を過ごしている場所を追跡することがより困難になる可能性があります。
データセキュリティと同様に、盗難はできるだけ早く処理する必要がある高い優先順位の高いリスクです。
リスク登録簿に含まれていますか？
リスクレジスタは、リスクフィールドとトラッキングフィールドのリストでできています。あなたのチームのリスクログは、あなたのプロジェクトに関連するユニークなリスクがあるので、他の人とは異なります。
違いに関係なく、ほとんどのリスクレジスタは、リスク識別、リスク尤度、およびリスク緩和など、いくつかの必須部品で構成されています。これらの部品は潜在的なリスクに関する情報の流体ログを作成するように機能します。これらのログは、同様のリスクに直面する可能性がある新しいプロジェクトに取り組むときに振り返るのに役立ちます。
含めるのが良い追加のフィールドは、リスク識別、説明、および優先順位などの詳細です。あなたが得るより具体的なものは、あなたがどんなリスクがあなたのやり方が来るかを軽減する準備ができているでしょう。
念頭に置いてください。つまり、複数の月にわたる大きなプロジェクトのためのあなたのログ内でできるだけ具体的になることをお勧めします。
これはあなたのプロジェクトリスク管理計画に含まれる最も重要な分野のいくつかです。
1.リスク識別
リスクレジスタに含まれる最初のエントリの1つは、リスクの識別です。これは通常、リスク名または識別番号の形式です。リスク識別フィールドには以下のものが含まれます。
リスク名
識別日
必要ならば字幕
あなたのリスクに命名するときにスーパークリエイティブになる必要はありません、簡単な概要はやるでしょう。一方、クリエイティブに頼りにしたい場合は、各種リスクのためにペルソナを作り出すことができます。たとえば、Persona "Daniela"をデータセキュリティリスクとして使用して、チームメンバーがリスクを迅速に識別する方法を理解しています。
名前と共に、短い字幕とリスク識別の日付を含めることもできます。これにより、緩和方法がどのくらいかかり、どのリスクが最も長く解決しているかを特定できるようにするのに役立ちます。
2.リスクの説明
識別が完了したら、短い説明をログに追加する必要があります。リスクの説明は次のとおりです。
リスクの短い、高レベルの概要
リスクが潜在的な問題である理由
あなたがあなたの記述をあなたのログをどのようにあなたのログにするかをあなたの説明にすることを選択するのはどのくらいの期間ですが、平均長さは通常80から100文字です。
長さよりも重要なことに、説明にはリスクの重要なポイントとそれが潜在的な問題である理由を含めるべきです。メインテイクアウトは、説明が雑草に入らずにリスクを正確に説明するように簡単に識別できることです。
3.リスクカテゴリー
潜在的なリスクを迅速に識別するのに役立つ多くのリスクカテゴリがあります。すばやくリスクを識別すると、特に複雑なプロジェクトを複数のリスクで取り組むときに、正しいチームに割り当てやすくなります。リスクカテゴリは次のいずれかになる可能性があります。
操作
バジェット
スケジュール
テクノロジー
情報
安全
品質
カテゴリタイプを決定するには、最初にリスクがどこから来ているのかを評価する必要があります。解決策が明らかではない場合は、部門の頭を扱う必要があります。
4.リスクの可能性
リスクが十分に早く捕まっている場合は、実際の行動が必要な前にチームがそれらを並べ替えることができる可能性があります。したがって、リスクレジスタにフラグが立てられているリスクが実際には問題になる可能性があります。
リスクの可能性は、以下の簡単な選択で文書化できます。
安全ではありません
おそらく
可能性が非常に高い
Risksの分類は、どのリスクを最初に取り組むのかを特定するのに役立ちます。
5.リスク分析
リスク分析ゲージの潜在的な影響は、リスクがプロジェクトに持つ可能性があります。これにより、取り組むための最も重要なリスクを迅速に識別するのに役立ちます。これは優先順位と混同されないため、尤度と分析の両方を考慮に入れることができます。
チームはリスクレベルが異なる間、この単純な5点スケールで始めることができます。
とても低い
低い
中くらい
高い
非常に高い
リスクレベルを識別するのに苦労している場合は、部門の頭を扱うことで2番目の意見を得ることができます。このようにして、影響がどのくらい高いかを正確に計上させることができます。
リスク緩和
リスク対応計画とも呼ばれる緩和計画は、リスクレジスタの最も重要な部分の1つです。結局のところ、リスク管理計画のポイントは、リスクの可能性を識別し軽減することです。基本的に、それは行動計画です。リスク軽減計画には以下のものが含まれます。
リスクを軽減する方法についての段階的な解決策
意図した結果の簡単な説明
計画がどのように影響に影響を与えるか
小さなリスクアセスメントが軽減するのが簡単かもしれませんが、いくつかのリスクははるかに複雑で、明らかな解決策はありません。この場合、軽減計画では、解決するために少しチームワークが必要になります。これは通常、会議またはチームのハドルの間など、実際のリスク登録文書を超えて発生します。
ただし、軽減計画を実行することを選択してください。これにより、プロジェクトチームの全員が対応計画を理解していることを確認するだけでなく、ソリューションを視覚化するのにも役立ちます。
危険性の高い優先事項
リスクの影響は優先順位を決定するのに役立ちますが、ログにこのエントリを含めることもできます。優先順位は、リスクの可能性とリスク分析の両方を考慮に入れるべきです。どちらの側面も、プロジェクトに有害な影響を与える可能性が高いかを明確にします。
優先順位は単純な数スケールで文書化できます。
1（低）
2（中）
3（ハイ）
リスクレジスタをより視覚的に魅力的にすることを検討している場合は、代わりに色分けされたスケールを使用することで優先順位を付けてください。これは3つのオプションの代わりにまたはそれと一緒に使用できます。色で整理するのが大好きですか？それからあなたのログをカラーコーディングすることはあなたのための完璧なオプションです！
8.リスクの所有権
リスクが確認されたら、見直し、優先順位付けされたら、実装される軽減の成果物を割り当てる時が来ました。リスクの所有権は次のとおりです。
成果物の実施を監督するために割り当てられた人
該当する場合は、追加のチームメンバー
リスクの所有権フィールドは、リスクを取り扱うべき場所を迅速に決定するのに役立ちます。どのチームメンバーが特定のリスクの所有権を持っているかを視覚化するのに役立ちます。
9.リスク状況
リスクレジスタに含める最後のフィールドは、リスクの状態です。これは、リスクが軽減されたかどうかを伝えるのに役立ちます。リスク状況フィールドは、次のいずれかで記入する必要があります。
開ける
進行中
閉まっている
ステータスオプションでよりきめ細かいの場合は、アクティブ、開始、保留、継続、継続、完了など、より具体的なリストを選択できます。
追加のリスクレジスタフィールド
すべてのリスクレジスタに含まれるべき主なエントリがあるが、追加のオプションアイテムも含まれるべきであることもありますが、同様に追加することができます。時間が来ると警備員を捕まえるよりも常に過度に準備する方が良いですので、必要な場合は、これらの追加フィールドを見てください。
リスクトリガー：リスクトリガーエントリの追加は、将来のリスクを防ぐためにリスクが発生した理由を評価するのに役立ちます。
応答の種類：多くのリスクがスペクトルの負の終わりにあるでしょうが、肯定的な結果の可能性があります。この場合、正または否定応答のフィールドを追加できます。
タイムライン：1か所に情報を保持するために、ログ内の緩和計画のスケジュールまたはタイムラインを含めることもできます。タイムラインソフトウェアこれを助けるための素晴らしいツールです。
リスクレジスタを作成する方法（例：
リスクレジスタには多くの情報が含まれており、初めて作成することが困難になる可能性があります。あなたが含める必要がある情報を知っているかもしれませんが、はじめには困難になる可能性があります。だからこそ、あなたがあなた自身のリスク管理計画で始めるのを助けるために例をまとめた理由です。
これはあなたのリスク登録ログがどのように見えるかもしれないものです：
リスク登録の主な目的は、潜在的なリスクの情報を記録することです。あなたはあなたのチームメンバーに潜在的なリスクを伝えるために必要なフィールドを選択するべきです。
いくつかのチームはいくつかのフィールドの単純なリスクレジスタだけを必要とするかもしれませんが、他のものはより複雑なものを必要とするかもしれません。必要に応じて、単純で、あなたの道をより複雑なログにするのが簡単で働くことが役立ちます。
これはあなたがあなた自身のリスクログで始めるためのリスクレジスタエントリの例です。
リスク登録簿に充填するのをハングアップしたら、将来のプロジェクトのデータログを継続的に改善し、完成させるように努めることができます。
リスク管理計画をリスクしないでください
リスクを特定するリスク管理戦略の成功の大部分です。新しいリスクを識別し軽減しながら、常に簡単ではありませんが、成功のためにあなたのビジネスを追跡するために不可欠です。リスク登録簿に釘付けになったら、プロジェクトリスク管理が難しいようです。さらに、あなたのチームは、影響を提供するように、重要なことに費やす時間が増えます。
