Qu'est-ce qu'un registre de risque: Guide du chef de projet (et exemple)

Vous recherchez des outils pour définir votre équipe pour réussir? Un registre de risque peut faire cela.

Un registre des risques est un élément important de tout succès Processus de gestion des risques et aide à atténuer les retards de projet potentiels qui pourraient survenir.

Un registre des risques est partagé avec les parties prenantes du projet pour que les informations soient stockées dans un endroit accessible. Puisqu'il est généralement prêt[dix]chefs de projet

Qu'est-ce qu'un registre de risque?

Un registre des risques est un document utilisé comme outil de gestion des risques pour identifier les revers potentiels au sein d'un projet. Ce processus vise à identifier, à analyser collectivement et à résoudre les risques avant de devenir des problèmes. Bien que généralement centré autour de projets, d'autres circonstances où gestion des risques Il est utile d'inclure des lancements de produits et de la fabrication.

Un document de registre de risque, autrement appelé journal de registre de risque, suit des risques potentiels spécifiquement au sein d'un projet. Il inclut également des informations sur la priorité du risque et la probabilité de cela se produisant.

Un registre de risque de projet devrait non seulement identifier et analyser les risques, mais également fournir des mesures d'atténuation tangibles. De cette façon, si le risque devient une menace plus importante, votre équipe est préparée avec des solutions et habilité à résoudre les problèmes.

Quand devriez-vous utiliser un registre de risque?

Il existe de nombreux cas lorsqu'un registre de risque est utile. Idéalement, il devrait être utilisé ou disponible pour une utilisation au besoin - pour chaque projet. Il peut être utilisé pour les petits et grands projets, bien que votre journal de risque puisse sembler différent en fonction de la portée et de la complexité de votre initiative.

Bien qu'un petit projet ne peut inclure que des informations de base sur le risque, telles que la probabilité, la priorité et les solutions, un projet plus compliqué peut nécessiter environ 10 champs de documents différents.

Bien que certaines entreprises utilisent des professionnels de la gestion des risques pour gérer un journal de risque, il relève souvent du gestionnaire de projet ou de l'équipe pour la supervisionner. Si votre équipe n'utilise pas déjà une gestion des risques ou la gestion des incidents Processus, il peut être utile de connaître des scénarios de risque courants pour décider si un registre à risque est juste pour vous et votre équipe.

Priorité basse: Les risques tels que le manque de communication et des erreurs de planification peuvent laisser des projets ouverts à fluage portée et des livrables manqués.

Priorité moyenne: Les risques tels que des travaux non planifiés ou supplémentaires peuvent entraîner des équipes de lutte avec productivité et créer des objectifs peu clairs.

Haute priorité: Des risques tels que la sécurité des données et le vol peuvent laisser votre entreprise ouverte à la perte de revenus et doit être hiérarchisée.

Une fois que vous savez quand utiliser un registre à risque, vous pouvez définir correctement les risques de haute priorité lorsque vous les rencontrez.

Scénarios de risque communs

Les risques multiples pourraient survenir lors d'un nouveau projet. Tout ce qui est de la sécurité des données au travail non planifié peut risquer des projets en cours de budget et de portée. Personne ne veut imaginer les conséquences des dates d'échéance manquées, c'est pourquoi il est important d'identifier les risques potentiels avant qu'ils ne se produisent.

C'est une bonne idée d'inclure des catégories de risques courantes dans votre journal de registre de risque afin que vous soyez préparé quand ils se produisent. En savoir plus sur ces risques et déterminer lesquels pouvaient s'appliquer à votre équipe.

Sécurité des données

Si vous travaillez sur des projets pouvant affecter la sécurité des données, il est extrêmement important de suivre et d'atténuer les risques potentiels. Les risques non gérés pouvaient entraîner:

Informations volées: Sans atténuation appropriée, votre entreprise pourrait devenir vulnérable aux informations privées étant volées. Ceci est particulièrement néfaste si ce sont les informations du client volées.

Fraude de carte de crédit: C'est dangereux pour un certain nombre de raisons, mais pourrait entraîner une perte de revenus et une action juridique potentielle.

La sécurité des données est un risque supérieur et doit être priorisé en conséquence afin de prévenir les problèmes de sécurité à long terme.

Problèmes de communication

Les problèmes de communication peuvent survenir, peu importe la taille de votre projet et de votre équipe. Bien qu'un registre des risques puisse aider à identifier les zones de communication vivant, il peut être utile de mettre en œuvre également Logiciel de gestion de travail rationaliser Communication au travail .

Projet incohérences: Sans communication appropriée, les incohérences dans les produits livrables peuvent causer de la confusion.

Dates limites manquées: Personne ne veut manquer une date limite mais sans une communication claire, votre équipe peut ne pas être au courant des dates d'échéance des produits livrables.

La création d'un plan de communication approprié peut également aider à prévenir les risques de surfacer en premier lieu.

Délai de planification

Si la planification des erreurs et des retards passent inaperçus, ils peuvent devenir un gros problème lorsque des délais sont manqués. Des outils tels que des délais et Logiciel de calendrier de l'équipe peut aider à prévenir les erreurs de planification en premier lieu.

Produits livrables précipités: Il n'y a rien de pire qu'un projet qui n'a pas été correctement exécuté, ce qui peut causer des objectifs manqués et travailler à paraître bâclé.

Confusion: Les équipes peuvent devenir submergées et confondues sans un horaire approprié en place.

La mise en œuvre d'une planification peut aider à conserver des produits livrables sur la bonne voie des tâches quotidiennes et des projets uniques.

Travail non planifié

Nous avons tous été dans une situation où un projet passe sur la portée. C'est un risque commun qui peut être assez facile à atténuer s'il est correctement suivi. Attraper des travaux non planifiés tôt vous permet de le déléguer correctement au plomb de projet.

Livrables manqués: Si le travail glisse dans les fissures, vous risquez de manquer une échéance.

Burnout d'employé: Sous-shareduling vos membres de votre équipe avec un travail imprévu peut créer des tensions et même causer un surmenage et épuisement. C'est pourquoi il est important de faire la portée des projets correctement.

Si vous rencontrez des problèmes avec des travaux non planifiés, mettez en œuvre un Processus de commande de changement Peut aider à communiquer des travaux supplémentaires à vos membres de votre équipe.

Vol de matériaux

Bien que, espérons-le, des entreprises qui ont un grand inventaire de produits pourraient exécuter le risque de vol ou de déclaration de rapport. En suivant les stocks de manière systématique et fréquemment, vous pouvez attraper des risques plus tôt pour déterminer la cause.

Perte de revenus: Si les produits sont volés ou que des erreurs présentent des erreurs, le vol aura un impact négatif sur les revenus.

Incertitude: Lorsque le vol arrive, l'incertitude des employés et des entreprises peut entraîner un stress interne.

Mauvaise utilisation du temps: Avec le vol de produits tangibles, il y a un risque de vol de temps. Dans un environnement de travail à distance, il peut être plus difficile de suivre où votre équipe passe de son temps.

Semblable à la sécurité des données, le vol est un risque prioritaire à haute priorité qui devrait être traité le plus rapidement possible.

Qu'est-ce qui est inclus dans un registre de risque?

Un registre des risques est constitué d'une liste de risques et de champs de suivi. Le journal de risque de votre équipe sera probablement différent différent des autres que vous aurez des risques uniques associés à vos projets.

Peu importe les différences, la plupart des registres de risque sont constitués de quelques pièces essentielles, y compris une identification de risque, une probabilité de risque et une atténuation des risques. Ces pièces travaillent pour créer un journal de fluide d'informations sur les risques potentiels. Ces journaux sont également utiles pour examiner les nouveaux projets susceptibles de rechercher des risques similaires.

Les champs supplémentaires qui sont bons à inclure sont des détails tels que l'identification de risque, la description et la priorité. Plus vous obtenez spécifiques, plus vous serez probablement prêt à atténuer les risques de votre chemin.

Une grande règle supervisée à garder à l'esprit est la plus compliquée du projet, plus votre registre de risque est complexe est susceptible d'être compliqué. Cela signifie que c'est une bonne idée d'être aussi précis que possible dans votre journal pour de grands projets qui couvrent plusieurs mois et ont un certain nombre de parties prenantes différentes.

Voici quelques-uns des champs les plus importants à inclure dans votre plan de gestion des risques de projet.

1. Identification du risque

L'une des premières entrées incluses dans un registre à risque est l'identification du risque. Ceci est généralement sous la forme d'un nom de risque ou d'un numéro d'identification. Un champ d'identification de risque devrait inclure:

Vous n'avez pas besoin d'obtenir super créatif lorsque vous nommez vos risques, un simple résumé fera. D'autre part, si vous voulez être créatif, vous pouvez créer des personnages pour chaque type de risque. Par exemple, en utilisant la personnalité "Daniela" comme nom de risque de sécurité des données pour aider les membres de l'équipe à comprendre comment identifier rapidement les risques.

En plus d'un nom, vous pouvez également choisir d'inclure un sous-titre court et la date de l'identification du risque. Cela contribuera à suivre la manière dont les méthodes d'atténuation de longue date prennent et vous permettront d'identifier les risques qui prennent le plus long à résoudre.

2. Description du risque

Une fois l'identification terminée, une brève description doit être ajoutée à votre journal. Une description de risque devrait inclure:

Depuis combien de temps vous avez choisi de rendre vos descriptions à la manière dont vous souhaitez que votre journal soit détaillé, mais la longueur moyenne est typiquement de 80 à 100 caractères.

Plus important encore que la longueur, une description devrait inclure les points clés du risque et pourquoi c'est un problème potentiel. L'emporter principal est qu'une description doit décrire avec précision le risque sans entrer dans les mauvaises herbes afin qu'il puisse être facilement identifié.

3. Catégorie de risque

Il existe un certain nombre de catégories de risque qui permettent d'identifier rapidement le risque potentiel. L'identification rapide du risque facilite l'attribution de la bonne équipe - surtout lorsque vous travaillez sur un projet compliqué avec plusieurs risques. Une catégorie de risque pourrait être l'une des suivantes:

Pour déterminer le type de catégorie, vous devez d'abord évaluer l'endroit où le risque provient et qui peut vous aider à résoudre. Vous devrez peut-être travailler avec des chefs de département si la solution n'est pas évidente.

4. Valentialité de risque

Si les risques sont pris assez tôt, il est possible que l'équipe puisse les résoudre avant que toute action réelle soit nécessaire. Il est donc possible que les risques qui soient signalés sur votre registre à risque ne deviennent pas des problèmes.

La probabilité d'un risque peut être documentée avec une simple sélection de:

Catégoriser vos risques par probabilité peut aider à identifier les risques pour aborder d'abord et que vous devriez attendre.

5. Analyse des risques

Une analyse de risque des évaluations L'impact potentiel sur le risque pourrait avoir sur votre projet. Cela aide à identifier rapidement les risques les plus importants pour s'attaquer. Cela ne doit pas être confondu avec la priorité, qui prend en compte à la fois la probabilité et l'analyse.

Alors que les équipes documentent les niveaux de risque différemment, vous pouvez commencer par cette échelle de cinq points simple:

Si vous avez du mal à identifier le niveau de risque, vous pouvez avoir un deuxième avis en travaillant avec un chef de département. De cette façon, vous pouvez évaluer avec précision la hauteur de l'impact.

6. Atténuation des risques

Un plan d'atténuation, également appelé plan d'intervention de risque, est l'une des parties les plus importantes d'un registre à risque. Après tout, le point d'un plan de gestion des risques est d'identifier et d'atténuer les risques possibles. Fondamentalement, c'est un plan d'action. Un plan d'atténuation des risques devrait inclure:

Bien que les petites évaluations de risque puissent être faciles à atténuer, certains risques sont beaucoup plus complexes et n'ont pas de solutions évidentes. Dans ce cas, le plan d'atténuation aura besoin d'un peu de travail d'équipe à résoudre. Cela se produit généralement au-delà du document de registre des risques réel, tel que lors d'une réunion ou d'une équipe en équipe.

Cependant, vous choisissez de mener votre plan d'atténuation, vous devez documenter une description de haut niveau dans le journal pour référence et une communication claire. Cela garantira non seulement que tous les membres de l'équipe de projet comprennent les plans de réponse, mais cela vous aidera également à visualiser la solution.

7. Priorité du risque

Bien que l'impact d'un risque aidera à déterminer la priorité, il est bon d'inclure également cette entrée sur votre journal. La priorité devrait prendre en compte à la fois la probabilité du risque et de l'analyse des risques. Ces deux aspects indiqueront clairement quels risques risquent d'avoir des conséquences néfastes sur le projet.

Si vous souhaitez que votre inscrivez-vous de vos risques soit plus attrayant visuellement, vous voudrez peut-être documenter la priorité en utilisant une échelle codée par couleur. Cela peut être utilisé à la place de ou à côté des trois options. L'amour organisant par couleur? Ensuite, codage de couleur Votre journal est l'option idéale pour vous!

8. Propriété du risque

Une fois que le risque a été identifié, examiné et hiérarchisé, il est temps d'attribuer les produits livrables d'atténuation à mettre en œuvre. La propriété des risques devrait inclure:

Le domaine de la propriété des risques peut aider à déterminer rapidement quels département le risque devrait être traité. Cela peut également aider à visualiser les membres de l'équipe ayant la propriété de risques spécifiques.

9. Statut de risque

Le dernier champ à inclure dans votre registre de risque est le statut du risque. Cela aide à communiquer si un risque a été atténué avec succès ou non. Un champ de statut de risque doit être rempli avec l'une des suivantes:

Si vous souhaitez obtenir plus de granular avec vos options de statut, vous pouvez choisir une liste plus spécifique telle que active, non démarrée, maintenir, en cours et compléter.

Champs de registre de risque supplémentaires

Bien qu'il existe une poignée d'entrées principales que chaque registre de risque devrait inclure, vous pouvez également inclure des éléments facultatifs supplémentaires. Il est toujours préférable de trop préparez-vous que d'être pris de garde lorsque le moment vient, jetez un coup d'œil à ces champs supplémentaires pour décider si vous en avez besoin.

Déclencheur de risque: L'ajout d'une entrée de déclenchement des risques peut vous aider à évaluer pourquoi le risque s'est produit afin de prévenir les risques futurs.

Type de réponse: Bien que de nombreux risques soient sur la fin négative du spectre, il existe une possibilité pour un résultat positif. Dans ce cas, vous pouvez ajouter un champ pour une réponse positive ou négative.

Chronologie: Vous pouvez également inclure le calendrier ou la timpe du plan d'atténuation dans le journal afin de conserver des informations au même endroit. Logiciel de chronologie est un excellent outil pour aider avec cela.

Comment créer un registre de risque (avec exemple)

Un registre des risques contient beaucoup d'informations et peut être difficile à créer pour la première fois. Bien que vous sachiez quelles informations vous devez inclure, la mise en route peut être difficile. C'est pourquoi nous avons mis en place un exemple pour vous aider à démarrer votre propre plan de gestion des risques.

L'objectif principal d'un registre de risque est de connecter les informations de risques potentiels, alors ne vous êtes pas trop rattrapé dans les détails. Vous devez choisir les champs nécessaires pour communiquer des risques potentiels pour les membres de votre équipe.

Certaines équipes n'ont besoin que d'un simple registre de risque avec peu de champs, tandis que d'autres peuvent avoir besoin de quelque chose de plus complexe. Il peut être utile de démarrer de manière simple et de travailler jusqu'à un journal plus complexe si nécessaire.

Voici un exemple d'entrée de registre de risque pour vous aider à démarrer sur votre propre journal des risques.

Une fois que vous avez reçu le suspendu de remplir votre registre de risque, vous pouvez travailler pour améliorer continuellement votre journal de données pour les projets futurs.

Ne risquez pas votre plan de gestion des risques

L'identification des risques est une grande partie de toute stratégie de gestion des risques réussie. Tout en identifiant et en atténuation de nouveaux risques, ce n'est pas toujours facile, il est essentiel de garder votre entreprise sur la bonne voie du succès. Une fois que vous clouez votre registre de risque, Risques de projet ne semblera pas aussi difficile à gérer. De plus, votre équipe aura plus de temps à dépenser sur des choses importantes, comme la livraison de l'impact.