RESS KAYITI NEDİR: Bir Proje Yöneticisi Kılavuzu (ve Örnek)

Takımınızı başarı için ayarlamak için araçlar mı arıyorsunuz? Bir risk kaydı sadece bunu yapabilir.

Bir risk kaydı, başarılı olanların önemli bir bileşenidir.Risk Yönetimi Sürecive ortaya çıkabilecek potansiyel proje gecikmelerinin azaltılmasına yardımcı olur.

Bilginin erişilebilir bir yerde saklanmasını sağlamak için proje paydaşlarıyla bir risk kaydı paylaşılır. Genellikle kaldığındanproje yöneticileri(Senin hakkında konuşuyoruz!), Bir sonraki projeniz için hazırladığınız bir risk sicilinin nasıl ve ne zaman kullanılacağını öğrenmek iyi bir fikirdir.

Bir risk kaydı nedir?

Bir risk kaydı, bir proje içindeki potansiyel gerilemeleri belirlemek için bir risk yönetimi aracı olarak kullanılan bir belgedir. Bu süreç, sorunlar olmalarından önce riskleri toplu olarak tanımlamayı, analiz etmeyi ve çözmeyi amaçlamaktadır. Genellikle projeler etrafında merkezlenirken, diğer durumlar nerederisk yönetimiYardımcıdır ürün lansmanları ve imalat içerir.

Aksi takdirde, bir risk kayıt defteri günlüğü olarak bilinen bir risk kaydı belgesi, özellikle bir proje içindeki potansiyel riskleri izler. Ayrıca, riskin önceliği ve bunun olasılığı olasılığı hakkında bilgi içerir.

Bir proje riski kaydı sadece riskleri tanımlamamalı ve analiz etmemelidir, aynı zamanda somut azaltma önlemleri sağlar. Bu şekilde, risk daha büyük bir tehdit olursa, ekibiniz çözümlerle hazırlanır ve sorunları çözmek için güçlendirilir.

Ne zaman bir risk kaydı kullanmalısınız?

Bir risk kaydının kullanışlı olduğu birçok örnek var. İdeal olarak, her proje için gerektiğinde kullanılmak üzere kullanılmalıdır. Hem küçük hem de büyük projeler için de kullanılabilir, ancak risk günlüğünüzün inisiyatifinizin kapsamına ve karmaşıklığına bağlı olarak farklı görünmesine rağmen kullanılabilir.

Küçük bir proje, yalnızca olasılık, öncelik ve çözüm gibi riskler hakkında temel bilgileri içerebilirken, daha karmaşık bir proje yaklaşık 10 farklı belge alanı gerektirebilir.

Bazı şirketler bir risk günlüğünü yönetmek için risk yönetimi profesyonellerini kullanırken, çoğu zaman proje yöneticisine veya ekibin denetlenmesine neden olur. Ekibiniz zaten bir risk yönetimi kullanmıyorsa veyaOlay YönetimiSüreç, bir risk kaydının sizin ve ekibiniz için doğru olup olmadığına karar vermek için ortak risk senaryolarını bilmek faydalı olabilir.

Öncelikle sıralanan bazı risk senaryoları şunları içerebilir:

Düşük öncelikli:İletişim eksikliği ve zamanlama hataları gibi riskler, projeleri açık bırakabilir.kapsam sürüngenve cevapsız teslimatlar.

Orta Öncelik:Planlanmamış veya ek iş gibi riskler ekiplerin ile mücadele etmesine neden olabilirüretkenlikve net olmayan hedefler oluşturun.

Yüksek öncelik:Veri güvenliği ve hırsızlık gibi riskler, şirketinizi gelir kaybına açık bırakabilir ve önceliklendirilmelidir.

Bir risk kaydını ne zaman kullanacağınızı bildiğinizde, onlara rastlarken yüksek öncelikli riskleri doğru bir şekilde tanımlayabilirsiniz.

Ortak Risk Senaryoları

Yeni bir proje sırasında birden fazla risk ortaya çıkabilir. Veri güvenliğinden planlanmamış çalışmalara kadar her şey, bütçe ve kapsamın üstünde olan projeleri riske atabilir. Kimse kaçırılan son tarihlerin sonuçlarını hayal etmek istemiyor, bu yüzden gerçekleşmeden önce potansiyel riskleri belirlemek önemlidir.

Risk kayıt defterinizde ortak risk kategorileri dahil olmak iyi bir fikirdir, bu yüzden gerçekleştiğinde hazırlanırsınız. Bu riskler hakkında biraz daha öğrenin ve hangilerinin ekibiniz için başvurabileceğini belirleyin.

Veri güvenliği

Veri güvenliğini etkileyebilecek projeler üzerinde çalışıyorsanız, potansiyel riskleri izlemek ve azaltmak son derece önemlidir. Yönetilmeyen riskler sonuçlanabilir:

Çalınan Bilgiler:Uygun azaltma olmadan, işletmeniz çalınan özel bilgilere karşı savunmasız olabilir. Bu, özellikle müşteri bilgilerinin çalınması durumunda zararlıdır.

Kredi kartı dolandırıcılığı:Bu, birkaç nedenden dolayı tehlikelidir, ancak gelir kaybına neden olabilir ve potansiyel olarak yasal işlem gerektirebilir.

Veri güvenliği bir üst risktir ve uzun vadeli güvenlik sorunlarını önlemek için buna göre önceliklendirilmelidir.

İletişim Sorunları

İletişim sorunları, projenizin ve ekibinizin büyüklüğü önemli değil. Bir risk kaydı, iletişim alanlarının nerede yaşadığını belirleyebilirken, aynı zamanda uygulamak için faydalı olabilir.İş Yönetimi YazılımıStreamline etmekiş yerinde iletişim .

İşte iletişim eksikliğinden kaynaklanabilecek bazı riskler:

Proje tutarsızlıkları:Doğru iletişim olmadan, teslimatlarda tutarsızlıklar karışıklığa neden olabilir.

Kaçırılan son tarihler:Kimse bir son tarihi kaçırmak istemiyor, ancak net bir iletişim olmadan, ekibiniz teslimat için tarihlerin farkında olmayabilir.

Uygun bir iletişim planı oluşturmak, ilk sırada yer alan risklerin önlenmesine de yardımcı olabilir.

Zamanlama gecikmeleri

Çizelgeleme hataları ve gecikmeleri farkedilmeden giderlerse, son teslim tarihleri ​​kaçırıldığında büyük bir sorun olabilirler. Zaman çizelgeleri gibi araçlar veTakım Takvimi Yazılımıilk etapta zamanlama hatalarını önlemeye yardımcı olabilir.

Proje Çizelgeleme Gecikmesi:

Koştu Teslim Edilir:Gollerin kaçırılmasına ve özensiz görünmesi için uygun bir şekilde yürütülmemiş bir projeden daha kötü bir şey yoktur.

Bilinç bulanıklığı, konfüzyon:Takımlar, uygun bir program olmadan boğulmuş ve karıştırılabilir.

Bir programın uygulanması, hem günlük görevler hem de bir defalık projeler için teslimatları takip etmenize yardımcı olabilir.

Planlanmamış çalışma

Hepimiz bir projenin kapsamın üstesinden geldiği bir durumda bulunduk. Doğru şekilde izlenirse azaltmak için oldukça kolay olabilecek yaygın bir risktir. Planlanmamış çalışmayı erken yakalamak, Proje kursuna düzgün bir şekilde devretmenizi sağlar.

Uygun bir risk kayıt olmadan, deneyimleyebilirsiniz:

Cevapsız teslimatlar:Çalışma çatlaklar boyunca kayarsa, bir son tarihi tamamen eksik olma riski altında olabilirsiniz.

Çalışan Tükenmesi:Ekip üyelerinizin planlanmamış işlerle aşırı susuzlaştırmak, gerginlik yaratabilir ve hattafazla çalışmakve tükenmişlik. Bu yüzden projeleri doğru kapsamamak önemlidir.

Planlanmamış işlerle ilgili sorunlara girerseniz, uygulamakKontrol işlemini değiştirEk işleri ekip üyelerinize iletmenize yardımcı olabilir.

Malzemelerin Hırsızlığı

Umarım nadir görülürken, büyük bir ürün envanteri olan işletmeler hırsızlık veya raporlama hataları riskini yürütebilir. Envanteri sürekli ve sık izleyerek, nedeni belirlemek için erken riskleri yakalayabilirsiniz.

Hırsızlık işinizi açık bırakabilir:

Gelir kaybı:Ürünlerin çalındığı veya raporlamada hata var mı, hırsızlığın gelir üzerinde olumsuz bir etkisi olacak.

Belirsizlik:Hırsızlık ne zaman olursa, çalışan ve iş belirsizliği iç strese neden olabilir.

Zamanın Kötüye Kullanımı:Maddi malların çalınması ile birlikte, zaman hırsızlığı riski vardır. Uzak çalışma ortamında, ekibinizin zaman geçirdiklerini takip etmek daha zor olabilir.

Veri güvenliğine benzer şekilde, Hırsızlık, mümkün olduğunca çabuk ele alınması gereken yüksek öncelikli bir risktir.

Bir risk kaydına neler dahil?

Bir risk kaydı, riskler ve takip alanları listesinden yapılmıştır. Ekibinizin Risk Günlüğü, projelerinizle ilişkili benzersiz risklere sahip olduğunuz için diğerlerinden farklı görünecektir.

Farklılıklar ne olursa olsun, çoğu risk kaydı, risk tanımlaması, risk olasılığı ve risk azaltması da dahil olmak üzere birkaç temel parçadan oluşur. Bu parçalar, potansiyel riskler hakkında bir sıvı günlüğü oluşturmak için çalışır. Bu günlükler, benzer risklerle karşılaşabilecek yeni projeler üzerinde çalışırken arkana bakmak için de yardımcı olur.

Dahil etmek iyi olan ek alanlar, risk tanımlaması, açıklaması ve önceliği gibi detaylardır. Ne kadar spesifik olursanız, hangi risklerin geldiğini azaltmak için daha olası olacaktır.

Akılda tutulması gereken büyük bir kural, projenin daha karmaşık olmasıdır, risk sicilinizin daha karmaşık olması muhtemeldir. Bu, birden fazla aylık ve bir dizi farklı paydaşa sahip olan büyük projeler için günlüğünüzde mümkün olduğu kadar spesifik olması iyi bir fikirdir.

Proje Risk Yönetim Planınıza dahil etmek için en önemli alanlardan bazıları.

1. Risk Kimliği

Bir risk kaydına dahil olan ilk girişlerden biri riskin belirlenmesidir. Bu genellikle bir risk adı veya kimlik numarası şeklindedir. Bir risk kimlik alanı şunları içermelidir:

Risk adı

Kimlik tarihi

Gerekirse bir altyazı

Risklerini adlandırırken süper yaratıcı almanıza gerek yok, basit bir özet yapacak. Öte yandan, yaratıcı olmak istiyorsanız, her bir risk türü için kişileri zanaat edebilirsiniz. Örneğin, "Daniela" kişiliğini kullanarak, ekip üyelerinin ne kadar hızlı bir şekilde tanımlanacağını anlamalarına yardımcı olmak için veri güvenliği riski adınız olarak.

Bir isimle birlikte, kısa bir altyazı ve risk tanımlamanın tarihini eklemeyi de seçebilirsiniz. Bu, azaltma yöntemlerinin ne kadar sürdüğünü ve hangi risklerin çözülmesi en uzun sürdüğünü belirlemenize izin verecektir.

2. Risk Açıklaması

Tanımlama tamamlandıktan sonra, günlüğünüze kısa bir açıklama eklenmelidir. Bir risk açıklaması şunları içermelidir:

Kısa, yüksek düzeyde riske genel bir bakış

Neden risk potansiyel bir konudur?

Açıklamalarınızı, günlüğünüzün ne kadar ayrıntılı olmasını istediğinize kadar ne kadar zamandır yapmayı seçersiniz, ancak ortalama uzunluk genellikle 80 ila 100 karakterdir.

Uzunluktan daha önemlisi, bir açıklama riskin kilit noktalarını ve neden potansiyel bir sorun olduğunu içermelidir. Ana paket servisi olan restoran, bir açıklamanın yabani otlara girmeden riski doğru bir şekilde tanımlamasıdır, böylece kolayca tanımlanabilir.

3. Risk Kategorisi

Potansiyel riski hızlı bir şekilde tanımlamaya yardımcı olan bir dizi risk kategorisi vardır. Riski hızlı bir şekilde tanımlamak, doğru ekibe atamanızı kolaylaştırır - özellikle de birden fazla riskli karmaşık bir proje üzerinde çalışırken. Bir risk kategorisi aşağıdakilerden herhangi biri olabilir:

Operasyonlar

Bütçe

Takvim

Teknoloji

Bilgi

Güvenlik

Kalite

Proje planı

Kategori türünü belirlemek için, önce riskin nereden geldiğini ve kimin çözülebileceğini değerlendirmeniz gerekir. Çözüm açık değilse, departman kafaları ile çalışmanız gerekebilir.

4. Risk olasılığı

Eğer riskler yeterince erken yakalanırsa, herhangi bir gerçek eylem gerekmeden önce ekibin onları çözebileceği mümkündür. Bu nedenle, risk sicilinizde işaretlenen risklerin aslında sorun olmayacağı mümkündür.

Bir risk olasılığı basit bir seçim ile belgelenebilir:

Olası değil

Büyük ihtimalle

Büyük ihtimalle

Risklerinizi olasılığa göre sınıflandırmak, hangi risklerin önce ele alınacağını ve beklemeniz gereken risklerin belirlenmesine yardımcı olabilir.

5. Risk Analizi

Risk analizi, riskinizin projenizde olabileceği potansiyel etkiyi gösteriyor. Bu, ele alınacak en önemli riskleri hızlı bir şekilde tanımlamaya yardımcı olur. Bu, hem olasılık hem de analizi dikkate alan öncelikli karıştırılmamalıdır.

Takımlar risk seviyelerini farklı belgelenirken, bu basit beş noktalı ölçekle başlayabilirsiniz:

Çok düşük

Düşük

Orta

Yüksek

Çok yüksek

Risk seviyesini belirlemek için mücadele ederseniz, bir bölüm kafası ile çalışarak ikinci bir görüş almak isteyebilirsiniz. Bu şekilde, etkinin ne kadar yüksek olabileceğini doğru bir şekilde ölçebilirsiniz.

6. Risk azaltma

Bir risk müdahale planı olarak da adlandırılan bir azaltma planı, bir risk sicilinin en önemli bölümlerinden biridir. Sonuçta, bir risk yönetimi planının amacı, olası riskleri belirlemek ve azaltmaktır. Temel olarak, bu bir eylem planı. Bir risk azaltma planı şunları içermelidir:

Riski nasıl azaltılacağına dair adım adım bir çözüm

Amaçlanan sonucun kısa bir açıklaması

Planın etkiyi nasıl etkileyeceği

Küçük risk değerlendirmeleri azaltılması kolay olsa da, bazı riskler çok daha karmaşıktır ve belirgin çözümler yoktur. Bu durumda, azaltma planının çözmek için biraz ekip çalışmasına ihtiyaç duyacaktır. Bu genellikle bir toplantı veya takım dolaşması sırasında olduğu gibi gerçek risk kayıt belgesinin ötesinde olur.

Ancak, azaltma planınızı yapmayı seçersiniz, başvuru için log içinde üst düzey bir açıklama belgelemelisiniz ve iletişim kurmanız gerekir. Bu, yalnızca proje ekibindeki herkesin cevap planlarını anlamasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda çözümü görselleştirmenize yardımcı olacaktır.

7. Risk Önceliği

Bir riskin etkisi önceliği belirlemeye yardımcı olsa da, bu girişi günlüğünüze de dahil etmek iyidir. Öncelik, hem risk hem de risk analizi olasılığını dikkate almalıdır. Bu hususların her ikisi de, hangi risklerin proje üzerinde zararlı sonuçlara sahip olmanın muhtemel olduğunu açıkça belirtecektir.

Öncelik basit sayı ölçeğiyle belgelenebilir:

1 (düşük)

2 (orta)

3 (yüksek)

Risk cihazınızı daha görsel olarak çekici hale getirmek istiyorsanız, bunun yerine renk kodlu bir ölçek kullanarak önceliği belgelemek isteyebilirsiniz. Bu, üç seçeneğin yerinde veya yanında kullanılabilir. Renkle organize etmek aşk? Sonra günlüğünüzü renk kodlaması sizin için mükemmel bir seçenektir!

8. Risk Sahipliği

Risk belirlendikten, gözden geçirildikten ve önceliklendirildikten sonra, uygulanacak azaltma teslimatlarını atama zamanı. Risk sahipliği şunları içermelidir:

Teslimatların uygulanmasını denetlemek için atanan kişi

Varsa, herhangi bir ek ekip üyesi

Risk sahipliği alanı, riskin hangi departmanın hangi bölümün ele alınması gerektiğini hızlıca belirlemeye yardımcı olabilir. Ayrıca, hangi takım üyelerinin belirli risklerin mülkiyetine sahip olduğunu görselleştirmeye yardımcı olabilir.

9. Risk durumu

Risk cihazınıza dahil etmek için son alan, riskin durumudur. Bu, bir riskin başarılı bir şekilde azaltılıp kullanılmadığını bildirmeye yardımcı olur. Bir risk durumu alanı aşağıdakilerden biriyle doldurulmalıdır:

Açık

Devam etmekte

Kapalı

Durum seçeneklerinizle daha fazla granül almak istiyorsanız, aktif, başlatılmamış, bekletme, devam etmek ve tamamlamak gibi daha özel bir liste seçebilirsiniz.

Ek Risk Kayıt Alanları

Her risk kaydının içermesi gereken bir avuç ana giriş vardır, ayrıca ekleyebileceğiniz ek isteğe bağlı öğeler vardır. Zaman geldiğinde korunmaktan daha fazla hazırlanmaktan her zaman daha iyidir, bu nedenle onlara ihtiyacınız olup olmadığına karar vermek için bu ek alanlara bir göz atın.

Risk tetiği:Risk tetikleyici girişi eklemek, gelecekteki riskleri önlemek için riskin neden olduğunu değerlendirmenize yardımcı olabilir.

Yanıt türü:Birçok risk spektrumun olumsuz ucunda olsa da, olumlu bir sonuç olasılığı vardır. Bu durumda, pozitif veya olumsuz bir cevap için bir alan ekleyebilirsiniz.

Zaman çizelgesi:Bilgileri tek bir yerde tutmak için kütük içindeki Azaltma Planının zamanlamasını veya zaman çizelgesini de ekleyebilirsiniz.Zaman çizelgesi yazılımıBu konuda yardımcı olmak için harika bir araçtır.

Bir risk kaydı nasıl oluşturulur (örneğin)

Bir risk kaydı çok fazla bilgi içeriyor ve ilk kez yaratmak için zor olabilir. Hangi bilgilerin dahil edilmesini bilmeniz durumunda, başlamak zor olabilir. Bu yüzden kendi risk yönetimi planınıza başlamanıza yardımcı olmak için bir örnek verdik.

İşte Risk Kayıt Dosyanızın Nasıl Olabilir:

Bir risk kaydının kilit amacı, potansiyel risklerin bilgilerini günlüğe kaydetmektir, bu yüzden ayrıntılara çok yakalanmayın. Potansiyel riskleri ekip üyelerinize iletmek için gerekli alanları seçmelisiniz.

Bazı takımlar sadece birkaç alan içeren basit bir risk kayıtlarına ihtiyaç duyabilir, bazılarının daha karmaşık bir şeye ihtiyacı olabilir. Basit başlamak ve gerekirse daha karmaşık bir log'a kadar çalışmanız faydalı olabilir.

İşte kendi risk günlüğünüzü başlatmak için bir risk kayıt girişi girişi.

Risk sicilinizi doldurmayı taktığınızda, gelecekteki projeler için veri günlüğünüzü sürekli olarak geliştirmek ve mükemmelleştirmek için çalışabilirsiniz.

Risk yönetim planınızı riske atmayın

Risklerin belirlenmesi, herhangi bir başarılı risk yönetimi stratejisinin büyük bir parçasıdır. Yeni riskleri belirlemek ve azaltmak her zaman kolay değildir, işinizi başarı için yolda tutmak için gereklidir. Risk sicilinizi çiğnedikten sonra,Proje Riskleriyönetmek zor görünmeyecek. Ayrıca, ekibinizin etki sağlamak gibi önemli şeyleri harcamak için daha fazla zamana sahip olacaktır.