Hvad er et risikostyring: En projektledervejledning (og eksempel)

Leder du efter værktøjer til at sætte dit hold op for succes? Et risikostyring kan gøre netop det.

Et risikostyring er en vigtig del af enhver vellykketRisikostyringsprocesog hjælper med at afbøde potentielle projektforsinkelser, der kunne opstå.

Et risikostyring deles med projektinteressenter for at sikre, at oplysninger opbevares på et tilgængeligt sted. Da det normalt er op tilProjektledere(Vi taler om dig!), Det er en god ide at lære, hvordan og hvornår skal du bruge et risikostyring, så du er forberedt på dit næste projekt.

Hvad er et risikostyring?

Et risikostyring er et dokument, der bruges som et risikostyringsværktøj til at identificere potentielle tilbageslag i et projekt. Denne proces har til formål at kollektivt identificere, analysere og løse risici, før de bliver problemer. Mens normalt centreret omkring projekter, andre omstændigheder hvorRisikostyringer nyttigt omfatter produktlanceringer og fremstilling.

Et risikostyringsdokument, ellers kendt som en risikostyringslog, sporer potentielle risici specifikt inden for et projekt. Det indeholder også oplysninger om risikoen for risikoen og sandsynligheden for, at det sker.

Et projektrisikostyring bør ikke kun identificere og analysere risici, men også give konkrete afbødningsforanstaltninger. På denne måde, hvis risikoen bliver en større trussel, er dit team tilberedt med løsninger og beføjet til at løse problemerne.

Hvornår skal du bruge et risikostyring?

Der er mange tilfælde, når et risikostyring er praktisk. Ideelt set bør det bruges-eller tilgængelig til brug, når det er nødvendigt - for hvert projekt. Det kan bruges til både små og store projekter, selv om din risiko log kan se anderledes afhængigt af omfanget og kompleksiteten af ​​dit initiativ.

Mens et lille projekt må kun indeholde grundlæggende oplysninger om risikoen som sandsynlighed, prioritet og løsninger, kan et mere kompliceret projekt kræve omkring 10 forskellige dokumentfelter.

Mens nogle virksomheder beskæftiger risikostyringspersonale til at styre en risikobjælke, falder det ofte på projektlederen eller holdet fører til at overvåge det. Hvis dit hold ikke allerede bruger en risikostyring ellerIncident Management.Proces, det kan være nyttigt at kende fælles risiko scenarier for at afgøre, om et risikostyring er rigtigt for dig og dit team.

Nogle risikoscenarier rangeret af prioritet kan omfatte:

Lav prioritet:Risici som manglende kommunikations- og planlægningsfejl kan forlade projekter åbne foromfanget krybeog ubesvarede leverancer.

Medium prioritet:Risici som uplanlagt eller yderligere arbejde kan få hold til at kæmpe medproduktivitetog skabe uklare mål.

Høj prioritet:Risici som datasikkerhed og tyveri kan lade din virksomhed være åben for indtægtstab og bør prioriteres.

Når du først ved, hvornår du skal bruge et risikostyring, kan du korrekt definere høje prioriterede risici, når du kommer over dem.

Fælles risikoscenarier

Der kan opstå flere risici under et nyt projekt. Alt fra datasikkerhed til uplanlagt arbejde kan risikere projekter, der går over budgettet og omfanget. Ingen ønsker at forestille sig konsekvenserne af ubesvarede forfaldsdatoer, hvorfor det er vigtigt at identificere potentielle risici, før de sker.

Det er en god ide at medtage fælles risikokategorier i din risikostyringslog, så du er forberedt, når de opstår. Lær lidt mere om disse risici og bestem hvilke der kunne gælde for dit hold.

Datasikkerhed

Hvis du arbejder på projekter, der kan påvirke datasikkerheden, er det yderst vigtigt at spore og afbøde potentielle risici. Unmanaged risici kan resultere i:

Oplysninger, der bliver stjålet:Uden korrekt afbødning kan din virksomhed blive sårbar over for private oplysninger, der bliver stjålet. Dette er især skadeligt, hvis det er kundeinformation, der bliver stjålet.

Kreditkort bedrageri:Dette er farligt af en række grunde, men kan resultere i tab af indtægter og potentielt kræve retssager.

Datasikkerhed er en toprisiko og bør prioriteres i overensstemmelse hermed for at forhindre langsigtede sikkerhedsspørgsmål.

Kommunikationsproblemer.

Kommunikationsproblemer kan opstå, uanset størrelsen af ​​dit projekt og hold. Mens et risikostyring kan hjælpe med at identificere, hvor kommunikationsområder bor, kan det være nyttigt at også gennemføreArbejdsstyringssoftwareat strømlinekommunikation på arbejdspladsen .

Her er nogle risici, der kan opstå som følge af manglende kommunikation:

Projektoverensstemmelser:Uden korrekt kommunikation kan uoverensstemmelser i leverancer forårsage forvirring.

Misgede deadlines:Ingen ønsker at gå glip af en deadline, men uden klar kommunikation, kan dit hold ikke være opmærksom på forfaldne datoer for leverancer.

Oprettelse af en ordentlig kommunikationsplan kan også hjælpe med at forhindre risici i at overflade i første omgang.

Planlægning af forsinkelser

Hvis planlægningsfejl og forsinkelser går ubemærket, kan de blive et stort problem, når deadlines savnes. Værktøjer som tidslinjer ogTeam Calendar Softwarekan hjælpe med at forhindre planlægningsfejl i første omgang.

Projektplanlægningsforsinkelser kan resultere i:

Forstyrrelser:Der er ikke noget værre end et projekt, der ikke er blevet udført korrekt, hvilket kan medføre, at målene bliver savnet og arbejder for at blive sjusket.

Forvirring:Hold kan blive overvældet og forvirret uden en ordentlig tidsplan på plads.

Implementering af en tidsplan kan hjælpe med at holde leverancer på sporet for både daglige opgaver og engangsprojekter.

Uplanlagt arbejde

Vi har alle været i en situation, hvor et projekt går over omfanget. Det er en fælles risiko, der kan være ret nem at afbøde, hvis det spores ordentligt. At fange uplanlagt arbejde tidligt giver dig mulighed for korrekt at delegere det til projektledningen.

Uden et ordentligt risikostyring, kan du opleve:

Ubesvarede leverancer:Hvis arbejdet glider gennem revnerne, kan du være i fare for at savne en deadline helt.

Medarbejder Burnout:Overstyrelse af dine teammedlemmer med uplanlagt arbejde kan skabe spændinger og enddaforårsage overarbejdeog udbrændt. Derfor er det vigtigt at omfatte projekter korrekt.

Hvis du løber ind i problemer med uplanlagt arbejde, implementerer enSkift kontrolproceskan hjælpe med at kommunikere yderligere arbejde til dine holdmedlemmer.

Tyveri af materialer.

Mens forhåbentlig ikke er usædvanlige virksomheder, der har en stor beholdning af produkter, kunne risikere tyveri eller rapporteringsfejl. Ved at spore beholdning konsekvent og ofte, kan du fange risici tidligt for at bestemme årsagen.

Tyveri kan lade din virksomhed åben for:

Tab af indtægter:Uanset om produkter bliver stjålet, eller der er fejl i rapportering, vil tyveri have en negativ indvirkning på indtægterne.

Usikkerhed:Når tyveri sker, kan medarbejder- og forretningssikkerhed forårsage intern stress.

Misbrug af tid:Sammen med tyveri af håndgribelige varer er der risiko for tidstyveri. I et fjerntliggende arbejdsmiljø kan det være sværere at spore, hvor dit hold bruger deres tid.

I lighed med datasikkerhed er tyveri en højprioriteret risiko, der skal håndteres så hurtigt som muligt.

Hvad er inkluderet i et risikostyring?

Der foretages et risikostyring af en liste over risici og sporingsfelter. Dit holds risikobjælke vil sandsynligvis se anderledes ud end andre, da du vil have unikke risici forbundet med dine projekter.

Uanset forskellene, består de fleste risikoregistre af et par væsentlige dele, herunder risikoidentifikation, risikobegrænsning og risikoreduktion. Disse dele arbejder for at skabe en væskelog af information om potentielle risici. Disse logfiler er også nyttige for at se tilbage, når du arbejder på nye projekter, der kunne stå over for lignende risici.

Yderligere felter, der er gode til at omfatte, er detaljer som risikoidentifikation, beskrivelse og prioritet. Jo mere specifikt du får, jo mere sandsynligt vil du være parat til at afbøde, hvad risici kommer din vej.

En stor tommelfingerregel for at huske på, at det mere komplicerede projektet er, desto mere kompliceret er dit risikostyring sandsynligvis. Det betyder, at det er en god ide at være så specifik som muligt inden for din log for store projekter, der spænder over flere måneder og har en række forskellige interessenter.

Her er nogle af de vigtigste felter at medtage i din projektrisikostyringsplan.

1. Risikoidentifikation

En af de første poster, der er inkluderet i et risikostyring, er identifikationen af ​​risikoen. Dette er normalt i form af et risikometal eller identifikationsnummer. Et risikoidentifikationsfelt bør omfatte:

Risikorienavnet

Identifikationsdagen

En undertekst, hvis det er nødvendigt

Du behøver ikke at blive super kreativ, når du navngiver dine risici, vil et simpelt resumé gøre. På den anden side, hvis du ønsker at blive kreativ, kan du lave Personas for hver type risiko. For eksempel ved hjælp af persona "Daniela" som dit datasikkerhedsrisiko navn for at hjælpe holdmedlemmer, forstå, hvordan man hurtigt kan identificere risici.

Sammen med et navn kan du også vælge at inkludere en kort undertekst og datoen for risikoidentifikationen. Dette vil medvirke til at spore, hvordan lange afbødningsmetoder tager og giver dig mulighed for at identificere, hvilke risici der tager den længste til at løse.

2. Risikobeskrivelse

Når identifikationen er færdig, skal der tilføjes en kort beskrivelse til din logbog. En risikobeskrivelse bør omfatte:

Et kort overblik over højt niveau af risikoen

Hvorfor risikoen er et potentielt problem

Hvor længe du vælger at gøre dine beskrivelser, er op til, hvordan detaljeret du vil have din logbog, men den gennemsnitlige længde er typisk 80 til 100 tegn.

Endnu vigtigere end længden, skal en beskrivelse indeholde de vigtigste punkter i risikoen og hvorfor det er et potentielt problem. Den vigtigste takeaway er, at en beskrivelse præcist skal beskrive risikoen uden at komme i ukrudtet, så det let kan identificeres.

3. Risikokategori

Der er en række risikokategorier, der hurtigt hjælper med at identificere den potentielle risiko. Hurtigt at identificere risikoen gør det lettere at tildele det korrekte hold - især når man arbejder på et kompliceret projekt med flere risici. En risikokategori kan være et af følgende:

Operationer.

Budget

Tidsplan

Teknologi

Information

Sikkerhed

Kvalitet

Projektplan

For at bestemme kategoristypen skal du først evaluere, hvor risikoen kommer fra, og hvem der kan hjælpe med at løse det. Det kan være nødvendigt at arbejde med afdelingshoveder, hvis løsningen ikke er indlysende.

4. Risiko sandsynlighed.

Hvis risici er fanget tidligt nok, er det muligt, at holdet vil kunne sortere dem ud, før der er behov for en reel handling. Så det er muligt, at risici, der er markeret på dit risikostyring, vil faktisk ikke blive problemer.

Sandsynligheden for en risiko kan dokumenteres med et simpelt udvalg af:

Ikke sandsynligt

Sandsynligvis

Meget sandsynligt

Kategorisering af dine risici ved sandsynlighed kan hjælpe med at identificere, hvilke risici for at tackle først, og som du skal vente på.

5. Risikoanalyse

En risikoanalyse måder den potentielle indvirkning risikoen kunne have på dit projekt. Dette hjælper med hurtigt at identificere de vigtigste risici for at tackle. Dette må ikke forveksles med prioritet, hvilket tager hensyn til både sandsynlighed og analyse.

Mens hold dokumenterer risikoniveauer forskelligt, kan du starte med denne enkle fempunktsskala:

Meget lav

Lav

Medium

Høj

Meget høj

Hvis du kæmper for at identificere risikoniveauet, kan du måske få en anden mening ved at arbejde med et afdelingshoved. På denne måde kan du nøjagtigt måle, hvor høj effekten kan være.

6. RISK MITIGATION

En afbødningsplan, der også kaldes en risikostyringsplan, er en af ​​de vigtigste dele af et risikostyring. Når alt kommer til alt, er punktet i en risikostyringsplan at identificere og afbøde mulige risici. Dybest set er det en handlingsplan. En risikoreduktionsplan bør omfatte:

En trin-for-trin løsning på, hvordan man mindsker risikoen

En kort beskrivelse af det påtænkte resultat

Hvordan planen vil påvirke virkningen

Mens små risikovurderinger kan være nemme at afbøde, er nogle risici meget mere komplekse og har ikke indlysende løsninger. I dette tilfælde vil militeringsplanen have brug for lidt teamwork for at løse. Dette sker normalt ud over det faktiske risikostyringsdokument, som f.eks. Under et møde eller et holdhulle.

Men du vælger at foretage din afhjælpningsplan, skal du dokumentere en højniveau beskrivelse i loggen for reference og klar kommunikation. Dette vil ikke kun sikre, at alle på projektgruppen forstår reaktionsplanerne, men det vil også hjælpe dig med at visualisere løsningen.

7. Risiko prioritet

Mens virkningen af ​​en risiko vil hjælpe med at bestemme prioritet, er det godt at også inkludere denne post på din logbog. Prioritet bør tage hensyn til både sandsynligheden for risikoen og risikoanalysen. Begge disse aspekter vil gøre det klart, hvilke risici der sandsynligvis vil få skadelige konsekvenser for projektet.

Prioritet kan dokumenteres med en simpel nummerskala:

1 (lav)

2 (medium)

3 (høj)

Hvis du søger at gøre dit risikostyring mere visuelt tiltalende, kan du muligvis dokumentér prioritet ved at bruge en farvekodet skala i stedet. Dette kan bruges på plads eller sammen med de tre muligheder. Elsker at organisere med farve? Derefter er farvekodning din logbog den perfekte mulighed for dig!

8. Risk ejerskab

Når risikoen er blevet identificeret, gennemgås og prioriteres, er det på tide at tildele de afbildningsleverancer, der skal implementeres. Risikoejendom bør omfatte:

Den person, der er tildelt at overvåge gennemførelsen af ​​leverancer

Eventuelle yderligere holdmedlemmer, hvis det er relevant

Risikofeltet kan hjælpe hurtigt med at afgøre, hvilken afdeling der skal håndteres af. Det kan også hjælpe med at visualisere, hvilke teammedlemmer der har ejerskab af specifikke risici.

9. Risikostatus.

Det sidste felt, der skal medtages i dit risikostyring, er status for risikoen. Dette hjælper med at kommunikere, om en risiko er blevet formindsket eller ej. Et risikostatusfelt skal udfyldes med et af følgende:

Åben

I gang

Lukket

Hvis du vil få mere granulært med dine statusindstillinger, kan du vælge en mere specifik liste som aktiv, ikke startet, hold, igangværende og komplet.

Yderligere risikostyringsfelter

Mens der er en håndfuld hovedposter, som hvert risikostyring skal indeholde, er der yderligere valgfrie varer, du kan inkludere også. Det er altid bedre at forberede end at blive fanget af vagt, når tiden kommer, så tag et kig på disse ekstra felter for at afgøre, om du har brug for dem.

RISIKO TRIGGER:Tilføjelse af en risikoudløserindtastning kan hjælpe dig med at vurdere, hvorfor risikoen skete for at forhindre fremtidige risici.

Svarstype:Mens mange risici vil være på den negative ende af spektret, er der mulighed for et positivt resultat. I dette tilfælde kan du tilføje et felt for et positivt eller negativt svar.

Tidslinje:Du kan også inkludere skemaet eller tidslinjen for afbødningsplanen inden for loggen for at holde informationen på ét sted.TIMELINE SOFTWAREer et godt værktøj til at hjælpe med dette.

Sådan oprettes et risikostyring (med eksempel)

Et risikostyring indeholder en masse oplysninger og kan være udfordrende at oprette for første gang. Mens du måske ved, hvilke oplysninger du har brug for at inkludere, kan det være svært at komme i gang. Derfor samler vi et eksempel for at hjælpe dig med at komme i gang med din egen risikostyringsplan.

Her er hvad din risikostyring log kan se ud:

Hovedmålet med et risikostyring er at logge oplysningerne om potentielle risici, så ikke blive for fanget i detaljerne. Du bør vælge de felter, der er nødvendige for at kommunikere potentielle risici for dine holdmedlemmer.

Nogle hold må kun have brug for et simpelt risikostyring med få felter, mens andre måske har brug for noget mere komplekst. Det kan være nyttigt at starte enkel og arbejde dig op til en mere kompleks log, hvis det er nødvendigt.

Her er et eksempel på et risikostyringsindtastning for at komme i gang på din egen risiko log.

Når du får fat i at udfylde dit risikostyring, kan du arbejde for løbende at forbedre og perfektere din datalog for fremtidige projekter.

Risikerer ikke din risikostyringsplan

Identifikation af risici er en stor del af en vellykket risikostyringsstrategi. Under at identificere og afbøde nye risici er det ikke altid let, det er vigtigt for at holde din virksomhed på rette spor for succes. Når du nail ned dit risikostyring,Projektrisicivil ikke virke så svært at klare. Plus, dit hold vil have mere tid til at bruge vigtige ting, som at levere påvirkning.