Mikä on riskirekisteri: projektipäällikön opas (ja esimerkki)

Etsitkö työkaluja asettaaksesi joukkueesi menestykseen? Riskirekisteri voi tehdä juuri sen.

Riskirekisteri on tärkeä osa onnistuneitaRiskienhallintaprosessija auttaa lieventämään mahdollisia hankkeen viivästyksiä, jotka voisivat syntyä.

Riskirekisteri jaetaan hankkeen sidosryhmien kanssa, jotta tiedot tallennetaan yhteen saatavilla olevaan paikkaan. Koska se on yleensäHankkeen johtajat(Puhumme sinusta!), On hyvä oppia, miten ja milloin käyttää riskirekisteriä, joten olet valmis seuraavaan projektiin.

Mikä on riskirekisteri?

Riskirekisteri on asiakirja, jota käytetään riskienhallintatyökaluna mahdollisten takaiskujen tunnistamiseksi projektissa. Tämän prosessin tavoitteena on yksilöidä, analysoida ja ratkaista riskit ennen kuin ne ovat ongelmia. Vaikka yleensä keskittyy hankkeisiin, muihin olosuhteisiin, joissaRiskienhallintaon hyödyllinen tuotteiden lanseeraus ja valmistus.

Riskirekisteritodistus, joka on muuten tunnettu riskirekisteröidyksi, seuraa hankkeen mukaisia ​​potentiaalisia riskejä. Se sisältää myös tietoja riskin prioriteetista ja sen todennäköisyydestä.

Projektin riskirekisteri ei saa vain tunnistaa ja analysoida riskejä vaan myös konkreettisia lieventämistoimenpiteitä. Tällä tavoin, jos riski tulee suuremmaksi uhkaksi, tiimisi on valmis ratkaisuilla ja valtuutetuilla ongelmilla.

Milloin sinun pitäisi käyttää riskirekisteriä?

On monia tapauksia, kun riskirekisteri on kätevä. Ihanteellisesti sitä olisi käytettävä - tai käytettävissä käytettäväksi, kun haluat tarvittaessa jokaiselle hankkeelle. Sitä voidaan käyttää sekä pienille että suurille projekteille, vaikka riskilohko voi näyttää erilaiselta riippuen aloitteen laajuudesta ja monimutkaisuudesta.

Vaikka pieni projekti voi sisältää vain perustiedot riskiltä, ​​kuten todennäköisyydestä, prioriteetista ja ratkaisuista, monimutkaisempi projekti voi vaatia noin 10 eri asiakirjakenttää.

Vaikka jotkut yritykset käyttävät riskienhallinnan ammattilaisia ​​hallitsemaan riskilokin, se kuuluu usein projektipäällikköön tai joukkueen johtamaan sitä. Jos joukkueesi ei jo käytä riskienhallintaa taiTapahtumien hallintaProsessi, voi olla hyödyllistä tietää yhteiset riskin skenaariot päättämään, onko riskirekisteri sopiva sinulle ja tiimisi.

Joitakin riskiaskenaarvioita, jotka on sijoitettu prioriteetin mukaan, voivat sisältää:

Matala tärkeys:Riskit, kuten viestintä- ja aikatauluvirheiden puute, voivat jättää hankkeita avoimiksiSoveltamisalaja jääneet toimitukset.

Keskipitkä prioriteetti:Riskejä, kuten suunnittelematon tai lisätyö voi aiheuttaa joukkueita kamppailemaantuottavuusja luo epäselviä tavoitteita.

Korkea prioriteetti:Riskit, kuten tietoturva ja varkaus voi jättää yrityksesi avoimeksi liikevaihdon menetykselle ja olisi asetettava etusijalle.

Kun tiedät, milloin riskirekisteriä käytetään, voit määrittää asianmukaisesti korkeat prioriteettiset riskit, kun törmäät ne.

Yhteiset riskin skenaariot

Uuden projektin aikana voi syntyä useita riskejä. Kaikki tietoturvasta suunnittelematon työ voi vaarantaa talousarviota ja laajuutta. Kukaan ei halua kuvitella jääneiden päivämäärien seurauksia, minkä vuoksi on tärkeää tunnistaa mahdolliset riskit ennen kuin ne tapahtuvat.

On hyvä sisällyttää yhteiset riskikuoret riskirekisteriin, joten olet valmis, kun ne tapahtuvat. Opi hieman enemmän näistä riskeistä ja määritä, mitkä voisivat soveltaa tiimisi.

Tietoturva

Jos työskentelet hankkeita, jotka voivat vaikuttaa tietoturvaan, on äärimmäisen tärkeää seurata ja lieventää mahdollisia riskejä. Muottamattomat riskit voisivat johtaa:

Varastettu tiedot:Ilman asianmukaista lieventämistä yrityksesi voi olla alttiita varastettuihin yksityisiin tietoihin. Tämä on erityisen haitallista, jos se on asiakastietoa varastettu.

Luottokorttipetos:Tämä on vaarallista useista syistä, mutta voi johtaa liikevaihdon menetykseen ja mahdollisesti edellyttää oikeudellista toimintaa.

Tietoturva on riski, ja se olisi asetettava etusijalle pitkän aikavälin turvallisuuskysymysten estämiseksi.

Viestintäongelmat

Viestintäongelmat voivat syntyä riippumatta hankkeen ja tiimin koosta. Vaikka riskirekisteri voi auttaa tunnistamaan, missä viestintäalueet elävät, se voi olla hyödyllistä myös toteuttaaTyöhallintaohjelmistovirtaviivaistaaTiedonanto työssä .

Seuraavassa on joitain riskejä, jotka voivat syntyä viestinnän puutteesta:

Projektin epäjohdonmukaisuudet:Ilman asianmukaista viestintää toimitusten epäjohdonmukaisuudet voivat aiheuttaa sekaannusta.

Määräaikaiset määräajat:Kukaan ei halua jättää määräaikaa, mutta ilman selkeää viestintää, joukkueesi ei ehkä ole tietoinen erääntyneistä päivämääristä toimituksista.

Oikean viestintäsuunnitelman luominen voi myös auttaa ehkäisemään riskejä pinnasta ensinnäkin.

Aikataulun viivästykset

Jos aikataulutusvirheet ja viivästykset menevät huomaamatta, ne voivat tulla suureksi ongelmaksi, kun määräajat jäävät. Kuten Aikataulut jaTeam Calendar -ohjelmistovoi auttaa ehkäisemään aikataulutusvirheitä ensiksi.

Hankkeen aikataulun viivästykset voivat johtaa:

Ryntävät toimitukset:Ei ole mitään pahempaa kuin projekti, jota ei ole asianmukaisesti toteutettu, mikä voi aiheuttaa tavoitteita, jotka voivat jäädä väliin ja työskennellä näyttämään huolimattomiksi.

Sekavuus:Joukkueet voivat olla hukkua ja sekoittaa ilman oikeaa aikataulua paikallaan.

Aikataulun toteuttaminen voi auttaa pitämään toimitukset radalla sekä päivittäisiin tehtäviin että kertaluonteisiin hankkeisiin.

Suunnittelematon työ

Olemme kaikki olleet tilanteessa, jossa hanke ylittää. Se on yleinen riski, joka voi olla melko helppo lieventää, jos seurataan oikein. Uskomatonta työtä varhaisessa vaiheessa voit asianmukaisesti siirtää sen hankkeen johtamiseen.

Ilman asianmukaista riskirekisteriä voit kokea:

Vastatut toimitukset:Jos työ liukuu halkeamien kautta, saatat olla vaarassa puuttuu määräaika kokonaan.

Työntekijä Burnout:Tiimin jäsenten ylivoimainen työn suunnitteleminen voi aiheuttaa jännitteitä ja jopaaiheuttaa ylityötäja burnout. Siksi on tärkeää laajuuden hankkeita oikein.

Jos törmäät kysymyksiin, joissa on suunniteltuja töitä, toteuttaa aVaihda ohjausprosessivoi auttaa kommunikoimaan lisää työtä tiimisi jäsenille.

Materiaalien varkaus

Vaikka toivottavasti harvinaisia ​​yrityksiä, joilla on suuri luettelo tuotteista, voivat käyttää varkauden tai raportointivirheiden riskiä. Seuraamalla inventaariota johdonmukaisesti ja usein voit riskejä varhain määrittämään syy.

Varkaus voi jättää yrityksesi auki:

Tulojen menetys:Olipa tuotteita varastettu tai raportoinnissa on virheitä, varkaus vaikuttaa negatiivisesti tuloihin.

Epävarmuus:Kun varkaus tapahtuu, työntekijä ja liiketoiminnan epävarmuus voivat aiheuttaa sisäistä stressiä.

Ajan väärinkäyttö:Aineellisten tavaroiden varkauden myötä on aikaa varkauden vaara. Kauko-työympäristössä voi olla vaikeampaa seurata, missä tiimisi viettää aikaa.

Samanlainen kuin tietoturva, varkaus on ensisijainen riski, jota olisi käsiteltävä mahdollisimman nopeasti.

Mitä sisältyy riskirekisteriin?

Riskirekisteri on tehty riskeistä ja seurantakentistä. Tiimin riskiloki todennäköisesti näyttää erilaiselta kuin toiset, koska sinulla on ainutlaatuisia riskejä, jotka liittyvät projekteihisi.

Ei ole väliä eroja, useimmat riskirekisterit koostuvat muutamasta olennaisesta osasta, mukaan lukien riskien tunnistaminen, riskien todennäköisyys ja riskienhallinta. Nämä osat toimivat muodostamaan nesteloki tietoa mahdollisista riskeistä. Nämä lokit ovat myös hyödyllisiä katsomaan, kun työskentelet uusilla hankkeilla, jotka voisivat kohdata samankaltaisia ​​riskejä.

Lisäkentät, jotka ovat hyviä, ovat yksityiskohtia, kuten riskin tunnistamista, kuvausta ja prioriteettia. Mitä tarkemmin saat, sitä todennäköisemmin olet valmis lieventämään mitä riskejä tulee tienne.

Suuri nyrkkisääntö pitää mielessä on monimutkaisempi projekti on, sitä monimutkaisempi riskirekisteri on todennäköisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että on hyvä olla mahdollisimman tarkka kuin lokisi sisällä suuria projekteja, jotka kulkevat useita kuukausia ja niillä on useita eri sidosryhmiä.

Seuraavassa on joitain tärkeimpiä kenttiä, jotka sisältävät projektin riskienhallintasuunnitelmaan.

1. Riskien tunnistaminen

Yksi riskiryhmään kuuluvista ensimmäisistä merkinnöistä on riskin tunnistaminen. Tämä on yleensä riskinimen tai tunnistenumeron muodossa. Riskien tunnistuskenttään tulisi sisältää:

Riskien nimi

Tunnistuspäivä

Tekstitys tarvittaessa

Sinun ei tarvitse saada super luovaa nimeämisestä riskeistäsi, yksinkertainen yhteenveto tekee. Toisaalta, jos haluat saada luovaa, voit käsityötä kullekin riskiluokille. Esimerkiksi käyttämällä persoona "Daniela", kun tietoturvallisuuden riskin nimi auttaa tiimin jäseniä ymmärtämään, miten nopeasti tunnistaa riskit.

Nimen kanssa voit myös valita lyhyen tekstityksen ja riskin tunnistamisen päivämäärän. Tämä auttaa seuraamaan, kuinka pitkät lieventämismenetelmät käyttävät ja joiden avulla voit tunnistaa, mitkä riskit ovat pisin ratkaisemiseksi.

2. Riskien kuvaus

Kun tunnistus on valmis, lokiin olisi lisättävä lyhyt kuvaus. Riskien kuvauksen tulisi sisältää:

Lyhyt, korkean tason yleiskatsaus riskiin

Miksi riski on mahdollinen ongelma

Kuinka kauan päätät tehdä kuvaukset, kuinka yksityiskohtaisesti haluat lokin olevan, mutta keskimääräinen pituus on tyypillisesti 80-100 merkkiä.

Vielä tärkeämpää on kuin pituus, kuvaus olisi sisällytettävä riskin tärkeimmät kohdat ja miksi se on mahdollinen ongelma. Tärkein takeaway on se, että kuvauksen pitäisi kuvata tarkasti riskiä ilman rikkaruohoja, jotta se voidaan helposti tunnistaa.

3. Riskiryhmä

On olemassa useita riskiluokkia, jotka auttavat nopeasti tunnistamaan mahdollisen riskin. Riskin tunnistaminen nopeasti helpottaa oikean tiimin määrittämistä - varsinkin kun työskentelet monimutkaisella hankkeella, jossa on useita riskejä. Riskiryhmä voisi olla jokin seuraavista:

Toiminta

Budjetti

Ajoittaa

Tekniikka

Tiedot

Turvallisuus

Laatu

Projekti suunnitelma

Luokkatyypin määrittäminen sinun on ensin arvioitava, missä riski on tulossa ja kuka auttaa ratkaisemaan sen. Saatat joutua työskentelemään osastopäälliköiden kanssa, jos ratkaisu ei ole ilmeinen.

4. Riskien todennäköisyys

Jos riskejä on kiinni tarpeeksi varhaisessa vaiheessa, se on mahdollista, että joukkue pystyy lajittelemaan ne ennen todellista toimintaa. Joten on mahdollista, että riskirekisteriin merkityt riskit eivät todellakaan tule ongelmiin.

Riskin todennäköisyys voidaan dokumentoida yksinkertaisella valinnalla:

Epätodennäköisesti

Todennäköisesti

Erittäin todennäköistä

Riskien luokittelu todennäköisyydestä voi auttaa tunnistamaan, mitkä riskit puuttuvat ensin ja mitä sinun pitäisi odottaa.

5. Riskianalyysi

Riskianalyysi Mittarit mahdolliset vaikutukset riski voisi olla projektisi. Tämä auttaa nopeasti tunnistamaan tärkeimmät riskit puuttumaan. Tätä ei pidä sekoittaa prioriteetin kanssa, jossa otetaan huomioon sekä todennäköisyys että analyysi.

Vaikka joukkueet dokumentti riskitasot eri tavalla, voit aloittaa tämän yksinkertaisen viiden pisteen mittakaavan kanssa:

Erittäin matala

Matala

Keskipitkä

Korkea

Erittäin korkea

Jos kamppailet riskitason tunnistamiseen, saatat haluta saada toisen lausunnon tekemällä osastopäällikkö. Näin voit tarkasti mitata kuinka suuri vaikutus voi olla.

6. Riskien lieventäminen

Liikennussuunnitelma, jota kutsutaan myös riskienvastaiseksi, on yksi riskirekisterin tärkeimmistä osista. Loppujen lopuksi riskienhallintasuunnitelman tarkoituksena on tunnistaa ja lieventää mahdollisia riskejä. Pohjimmiltaan se on toimintasuunnitelma. Riskien lieventämissuunnitelmassa olisi oltava:

Vaiheittainen ratkaisu riskin vähentämiseen

Lyhyt kuvaus suunnitellusta tuloksesta

Miten suunnitelma vaikuttaa vaikutukseen

Vaikka pienet riskinarvioinnit voivat olla helppoja lieventää, jotkin riskit ovat paljon monimutkaisempia ja joilla ei ole ilmeisiä ratkaisuja. Tällöin lieventämissuunnitelma tarvitsee hieman tiimityötä ratkaistakseen. Tämä tapahtuu yleensä todellisen riskirekisteritodistuksen ulkopuolella, kuten kokouksen tai tiimin huddle.

Kuitenkin päätät harjoittaa lieventämissuunnitelmaa, sinun on dokumentoida korkean tason kuvaus lokissa viitetiedostoon ja selkeään viestintään. Tämä ei ainoastaan ​​varmista, että kaikki projektiryhmässä ymmärtävät vastaussuunnitelmia, mutta se auttaa myös visualisoimaan ratkaisua.

7. Riskien prioriteetti

Vaikka riskin vaikutus auttaa määrittelemään prioriteetin, on hyvä myös sisällyttää tämä merkintä lokiin. Etusijalla olisi otettava huomioon sekä riskin todennäköisyys että riskianalyysi. Molemmat näkökohdat tekevät selväksi, mitkä riskit todennäköisesti aiheuttavat haitallisia seurauksia hankkeeseen.

Etusija voidaan dokumentoida yksinkertaisella numeroasteella:

1 (matala)

2 (Medium)

3 (korkea)

Jos etsit riskirekisteriä visuaalisesti houkuttelevammaksi, voit halutessasi dokumentoida prioriteettia käyttämällä värikoodattua asteikkoa. Tätä voidaan käyttää kolmen vaihtoehdon sijasta tai rinnalla. Rakkaus järjestämällä värillä? Sitten väri koodaus loki on täydellinen vaihtoehto sinulle!

8. Riskien omistus

Kun riski on tunnistettu, tarkistettu ja priorisoidaan, on aika määrittää toteutettavat lieventämisen toimitukset. Riskien omistusosuuden tulisi sisältää:

Henkilö, jolla valvotaan toimitusten toteuttamista

Kaikki muut tiimin jäsenet, tarvittaessa

Riskien omistusalue voi auttaa nopeasti määrittämään, mihin osastoon riski olisi käsiteltävä. Se voi myös visualisoida, mitkä tiimin jäsenet omistavat erityisiä riskejä.

9. Riskitila

Viimeinen kenttä sisällyttää riski rekisteriin on riskin tila. Tämä auttaa kommunikoimaan, onko riski onnistuneesti lievennetään vai ei. Riskin tila -kenttä on täytettävä jollakin seuraavista:

Avata

Meneillään

Suljettu

Jos haluat saada enemmän rakeisempia tilavaihtoehtoja, voit valita tarkemman luettelon, kuten aktiivisen, ei aloitetun, pitää, pitää käynnissä ja valmis.

Lisärirjakentät

Vaikka on olemassa kourallinen tärkeimmät merkinnät siitä, että jokaisella riskirekisteröidyillä on lisäksi lisävarusteita, voit sisällyttää myös. Se on aina parempi liian valmistautua kuin olla kiinni vartiosta, kun aika tulee, niin katsokaa näitä ylimääräisiä kenttiä päättää, tarvitsetko niitä.

Riskitapa:Riskin liipaisimen lisääminen voi auttaa sinua arvioimaan, miksi riski tapahtui tulevien riskien estämiseksi.

Vastaustyyppi:Vaikka monet riskit ovat taajuuksien negatiivisessa päässä, on mahdollisuus myönteiseen tulokseen. Tässä tapauksessa voit lisätä kentän positiiviseksi tai negatiiviseksi vastaukseksi.

Aikajana:Voit myös sisältää linnutuksen aikataulun tai aikataulun lokissa, jotta tiedot säilytetään yhdessä paikassa.Aikajana-ohjelmistoon hyvä työkalu auttaa tätä.

Riskirekisterin luominen (esimerkki)

Riskirekisteri sisältää paljon tietoa ja voi olla haastava luomaan ensimmäistä kertaa. Vaikka saatat tietää, mitä tietoja tarvitset sisällyttämään, aloittaminen voi olla vaikeaa. Siksi kootamme esimerkin, jonka avulla voit aloittaa oman riskienhallintasuunnitelman.

Tässä riskirekisteröidesi loki saattaa näyttää:

Riskirekisterin keskeisenä tavoitteena on kirjata mahdolliset riskit, joten et saa liian kiinni yksityiskohdista. Sinun pitäisi valita kentät, jotka ovat välttämättömiä mahdollisten riskien kommunikoimiseksi tiimijäsenillesi.

Jotkut joukkueet voivat tarvita vain yksinkertaisen riskirekisterin muutamalla kentällä, kun taas toiset saattavat tarvita jotain monimutkaisempaa. Saattaa olla hyödyllistä aloittaa yksinkertainen ja työskentelee matkalla jopa monimutkaisempaan lokiin tarvittaessa.

Tässä on esimerkki riskirekisteriin, jotta voit aloittaa oman riskilokin.

Kun saat riskirekisterin täyttämisen, voit työskennellä jatkuvasti ja täydentää tietolokista tuleville projekteille.

Älä vaaranna riskienhallintasuunnitelmaa

Riskien tunnistaminen on suuri osa onnistuneesta riskienhallintastrategiasta. Uusien riskien tunnistamisen ja lieventämisen aikana ei ole aina helppoa, se on välttämätöntä, jotta yrityksesi pitää radalla menestykseen. Kun naulat riskirekisteriin,Hankkeen riskitEi näytä olevan vaikea hallita. Lisäksi tiimisi on enemmän aikaa viettää tärkeitä asioita, kuten vaikutusta.