O que é um registro de risco: guia do gerente de projeto (e exemplo)
Procurando ferramentas para definir sua equipe para o sucesso? Um registro de risco pode fazer exatamente isso.
Um registro de risco é um componente importante de qualquer sucessoprocesso de gerenciamento de riscoe ajuda a mitigar os atrasos em potencial do projeto que poderiam surgir.
Um registro de risco é compartilhado com as partes interessadas do projeto para garantir que as informações sejam armazenadas em um local acessível. Como geralmente é atégerentes de projeto(Estamos falando de você!), É uma boa ideia aprender como e quando usar uma cesta de risco para que você esteja preparado para o seu próximo projeto.
O que é um registro de risco?
Um registro de risco é um documento usado como uma ferramenta de gerenciamento de risco para identificar potenciais contratempos dentro de um projeto. Este processo visa identificar coletivamente, analisar e resolver riscos antes de se tornarem problemas. Enquanto geralmente centrado em torno de projetos, outras circunstâncias ondegerenciamento de riscosé útil incluem lançamentos e fabricação de produtos.
Um documento de registro de risco, também conhecido como registro de registro de risco, rastreia os riscos potenciais especificamente dentro de um projeto. Também inclui informações sobre a prioridade do risco e a probabilidade de acontecer.
Um registro de risco de projeto não deve apenas identificar e analisar os riscos, mas também fornecer medidas de mitigação tangíveis. Dessa forma, se o risco se tornar uma ameaça maior, sua equipe é preparada com soluções e habilitada para resolver os problemas.
Quando você deve usar um registro de risco?
Existem muitos casos em que um registro de risco é útil. Idealmente, deve ser usado - ou disponível para uso quando necessário - para cada projeto. Pode ser usado para projetos pequenos e grandes, embora seu log de risco possa parecer diferente dependendo do escopo e complexidade de sua iniciativa.
Embora um pequeno projeto possa incluir apenas informações básicas sobre o risco, como probabilidade, prioridade e soluções, um projeto mais complicado pode exigir cerca de 10 campos de documentos diferentes.
Embora algumas empresas empregam profissionais de gerenciamento de riscos para gerenciar um log de risco, geralmente cai no gerente de projeto ou na equipe para supervisionar. Se sua equipe já não usa um gerenciamento de risco ouGestão de incidentesProcesso, pode ser útil conhecer cenários de risco comuns para decidir se é um registro de risco certo para você e sua equipe.
Alguns cenários de risco classificados por prioridade podem incluir:
Baixa prioridade:Riscos como falta de comunicação e programação podem deixar projetos abertos aOportunistae perdidas entregas.
Prioridade média:Riscos como trabalho não planejado ou adicional podem fazer com que as equipes se esforcem comprodutividadee criar objetivos pouco claros.
Prioridade máxima:Riscos como segurança de dados e roubo podem deixar sua empresa aberta à perda de receita e deve ser priorizada.
Depois de saber quando usar um registro de risco, você pode definir corretamente os riscos prioritários quando se deparar com eles.
Cenários de risco comuns
Vários riscos podem surgir durante um novo projeto. Qualquer coisa proveniente de segurança para o trabalho não planejado pode arriscar os projetos passando por orçamento e escopo. Ninguém quer imaginar as conseqüências de datas de vencimento perdidas, e é por isso que é importante identificar potenciais riscos antes que eles aconteçam.
É uma boa ideia incluir categorias de risco comuns em seu registro de registro de risco para que você esteja preparado quando ocorrem. Aprenda um pouco mais sobre esses riscos e determinar quais poderiam se candidatar à sua equipe.
Segurança de dados
Se você está trabalhando em projetos que possam afetar a segurança dos dados, é extremamente importante rastrear e mitigar os riscos potenciais. Riscos não gerenciados podem resultar em:
Informação sendo roubada:Sem mitigação adequada, sua empresa pode tornar-se vulnerável a informações privadas sendo roubadas. Isso é especialmente prejudicial se for a informação do cliente ser roubada.
Fraude de cartão de crédito:Isso é perigoso por várias razões, mas pode resultar em uma perda de receita e potencialmente exigir ações legais.
A segurança de dados é um risco de ponta e deve ser priorizada de acordo com a fim de evitar problemas de segurança a longo prazo.
Questões de comunicação
As questões de comunicação podem surgir, não importa o tamanho do seu projeto e equipe. Enquanto um registro de risco pode ajudar a identificar onde locais de comunicação vivem, pode ser útil também implementarSoftware de gerenciamento de trabalhoagilizarComunicação no trabalho .
Aqui estão alguns riscos que podem surgir da falta de comunicação:
Inconsistências do projeto:Sem comunicação adequada, inconsistências em entregas podem causar confusão.
Prazos perdidos:Ninguém quer perder um prazo, mas sem uma comunicação clara, sua equipe pode não estar ciente das datas de vencimento para entregas.
Criar um plano de comunicação adequado também pode ajudar a evitar riscos de surgir em primeiro lugar.
Agendando atrasos
Se programar erros e atrasos passarem despercebidos, eles podem se tornar um grande problema quando os prazos serão perdidos. Ferramentas como cronogramas eSoftware de calendário de equipepode ajudar a evitar erros de agendamento em primeiro lugar.
Atrasos de agendamento de projetos podem resultar em:
Entregas apressadas:Não há nada pior do que um projeto que não foi executado adequadamente, o que pode causar a falta de metas e trabalhar para aparecer desleixado.
Confusão:As equipes podem ficar sobrecarregadas e confusas sem uma programação adequada no lugar.
A implementação de um cronograma pode ajudar a manter os entrega no caminho para as tarefas diárias e projetos one-off.
Trabalho não planejado
Todos nós estivemos em uma situação em que um projeto passa por escopo. É um risco comum que pode ser bastante fácil de mitigar se rastreado corretamente. Capturando o trabalho não planejado no início permite delegá-lo adequadamente ao vínculo do projeto.
Sem um registro de risco adequado, você pode experimentar:
Desenhos perdidos:Se o trabalho desliza pelas rachaduras, você pode estar em risco de perder um prazo completamente.
Burnout de funcionários:Overscheduling seus membros da equipe com trabalho não planejado podem criar tensão e até mesmocausar excesso de trabalhoe burnout. É por isso que é importante escopo projetos corretamente.
Se você tiver problemas com o trabalho não planejado, implementando umAlterar processo de controlepode ajudar a comunicar um trabalho adicional aos membros da sua equipe.
Roubo de materiais
Embora esperamos incomuns, as empresas que têm um grande inventário de produtos poderiam correr o risco de roubo ou erros de relatórios. Ao rastrear o estoque de forma consistente e frequente, você pode pegar riscos no início para determinar a causa.
O roubo pode deixar sua empresa aberta a:
Perda de receita:Se os produtos estão sendo roubados ou há erros no relatório, o roubo terá um impacto negativo na receita.
Incerteza:Quando o roubo acontece, a incerteza dos funcionários e do negócio pode causar estresse interno.
Uso indevido:Junto com roubo de bens tangíveis, há um risco de roubo de tempo. Em um ambiente de trabalho remoto, pode ser mais difícil rastrear onde sua equipe está gastando seu tempo.
Semelhante à segurança de dados, o roubo é um risco de alta prioridade que deve ser tratado o mais rápido possível.
O que está incluído em um registro de risco?
Um registro de risco é feito de uma lista de riscos e campos de rastreamento. O registro de risco da sua equipe provavelmente parecerá diferente do outro, como você terá riscos únicos associados aos seus projetos.
Não importa as diferenças, a maioria dos registros de risco é composta de algumas partes essenciais, incluindo identificação de risco, probabilidade de risco e mitigação de risco. Essas partes trabalham para criar um log de fluidos de informações sobre possíveis riscos. Esses logs também são úteis para olhar para trás ao trabalhar em novos projetos que possam enfrentar riscos semelhantes.
Campos adicionais que são bons para incluir são detalhes como identificação de risco, descrição e prioridade. Quanto mais específico você receber, mais provável estará preparado para mitigar todos os riscos.
Uma grande regra para ter em mente é o mais complicado que o projeto é, mais intrincado seu registro de risco provavelmente será. Isso significa que é uma boa ideia ser o mais específico possível dentro do seu log para grandes projetos que abranjam vários meses e tenham várias partes interessadas diferentes.
Aqui estão alguns dos campos mais importantes para incluir no seu plano de gerenciamento de risco de projeto.
1. Identificação de risco
Uma das primeiras entradas incluídas em um registro de risco é a identificação do risco. Isso geralmente é na forma de um nome de risco ou número de identificação. Um campo de identificação de risco deve incluir:
O nome do risco
A data de identificação
Um subtítulo, se necessário
Você não precisa ficar super criativo ao nomear seus riscos, um simples resumo fará. Por outro lado, se você quiser ficar criativo, você pode criar personas para cada tipo de risco. Por exemplo, usando a persona "Daniela" como seu nome de risco de segurança de dados para ajudar os membros da equipe a entender a como identificar rapidamente os riscos.
Junto com um nome, você também pode optar por incluir um curto subtítulo e a data da identificação de risco. Isso ajudará a rastrear o quanto os métodos de mitigação estão tomando e permitem identificar quais riscos estão tomando o maior para resolver.
2. Descrição de risco
Após a conclusão da identificação, uma breve descrição deve ser adicionada ao seu log. Uma descrição de risco deve incluir:
Uma visão geral e de alto nível do risco
Por que o risco é um problema em potencial
Quanto tempo você escolhe fazer suas descrições é até o quão detalhado você deseja que seu log seja, mas o comprimento médio é tipicamente 80 a 100 caracteres.
Mais importante que o comprimento, uma descrição deve incluir os principais pontos do risco e por que é um problema em potencial. O principal takeaway é que uma descrição deve descrever com precisão o risco sem entrar nas ervas daninhas para que ela possa ser facilmente identificada.
3. Categoria de risco
Há uma série de categorias de risco que ajudam a identificar rapidamente o risco potencial. Identificar rapidamente o risco facilita a atribuição da equipe correta - especialmente ao trabalhar em um projeto complicado com vários riscos. Uma categoria de risco pode ser qualquer uma das seguintes opções:
Operações
Orçamento
Agendar
Tecnologia
Em formação
Segurança
Qualidade
Para determinar o tipo de categoria, você precisará primeiro avaliar onde o risco é proveniente e quem pode ajudar a resolvê-lo. Você pode precisar trabalhar com cabeças de departamento se a solução não for óbvia.
4. Probabilidade de risco
Se os riscos forem pegos cedo o suficiente, é possível que a equipe seja capaz de classificá-las antes que qualquer ação real seja necessária. Portanto, é possível que os riscos que são marcados em seu registro de risco não se tornem problemas.
A probabilidade de um risco pode ser documentada com uma simples seleção de:
Não é provável
Provável
Muito provável
Categorizando seus riscos por probabilidade pode ajudar a identificar quais riscos para enfrentar primeiro e que você deve esperar.
5. Análise de Risco.
Uma análise de risco medidora o impacto potencial que o risco poderia ter em seu projeto. Isso ajuda a identificar rapidamente os riscos mais importantes para enfrentar. Isso não deve ser confundido com prioridade, o que leva em conta a probabilidade e a análise.
Enquanto as equipes documentam níveis de risco de maneira diferente, você pode começar com esta simples escala de cinco pontos:
Muito baixo.
Baixo
Médio
Alto
Muito alto
Se você está lutando para identificar o nível de risco, você pode querer obter uma segunda opinião trabalhando com uma cabeça de departamento. Desta forma, você pode avaliar com precisão o quão alto pode ser o impacto.
6. Mitigação de Riscos
Um plano de mitigação, também chamado de plano de resposta ao risco, é uma das partes mais importantes de um registro de risco. Afinal, o ponto de um plano de gerenciamento de risco é identificar e mitigar possíveis riscos. Basicamente, é um plano de ação. Um plano de mitigação de risco deve incluir:
Uma solução passo a passo sobre como diminuir o risco
Uma breve descrição do resultado pretendido
Como o plano afetará o impacto
Enquanto pequenas avaliações de risco podem ser fáceis de mitigar, alguns riscos são muito mais complexos e não têm soluções óbvias. Neste caso, o plano de mitigação precisará de um pouco de trabalho em equipe para resolver. Isso geralmente acontece além do documento real de registro de risco, como durante uma reunião ou huddle da equipe.
No entanto, você opta por realizar seu plano de mitigação, você deve documentar uma descrição de alto nível dentro do log de referência e comunicação clara. Isso não só garantirá que todos na equipe do projeto entenda os planos de resposta, mas também ajudarão a visualizar a solução.
7. Prioridade de Risco.
Embora o impacto de um risco ajude a determinar a prioridade, é bom também incluir essa entrada no seu log. A prioridade deve levar em conta tanto a probabilidade do risco quanto a análise de risco. Ambos os aspectos deixarão claro quais riscos provavelmente terão consequências prejudiciais no projeto.
Prioridade pode ser documentada por uma escala de números simples:
1 (baixo)
2 (meio)
3 (alto)
Se você está procurando registrar seu risco mais atraente visualmente, você pode querer documentar a prioridade usando uma escala codificada por cores. Isso pode ser usado no lugar ou ao lado das três opções. Amor organizando por cor? Em seguida, codificação de cores Seu log é a opção perfeita para você!
8. Propriedade de risco
Uma vez que o risco tenha sido identificado, revisado e priorizado, é hora de atribuir as entrega de mitigação a serem implementadas. A propriedade de risco deve incluir:
A pessoa designada para supervisionar a implementação de entregas
Quaisquer membros adicionais da equipe, se aplicável
O campo de propriedade de risco pode ajudar a determinar rapidamente qual departamento o risco deve ser tratado. Também pode ajudar a visualizar quais membros da equipe têm propriedade de riscos específicos.
9. Status de risco
O último campo a incluir em seu registro de risco é o status do risco. Isso ajuda a se comunicar se um risco foi mitigado com sucesso ou não. Um campo de status de risco deve ser preenchido com um dos seguintes:
Abrir
Em andamento
Fechadas
Se você quiser obter mais granular com suas opções de status, você pode escolher uma lista mais específica, como ativa, não iniciada, segure, em andamento e completa.
Campos de registro de risco adicionais
Embora haja um punhado de entradas principais que cada registro de risco deve incluir, há itens opcionais adicionais que você pode incluir também. É sempre melhor preparar demais do que ser pego de surpresa quando chegar a hora, então dê uma olhada nesses campos adicionais para decidir se você precisa deles.
Gatilho de risco:Adicionar uma entrada de disparo de risco pode ajudá-lo a avaliar por que o risco aconteceu para evitar riscos futuros.
Tipo de resposta:Enquanto muitos riscos estarão no final negativo do espectro, há uma possibilidade de um resultado positivo. Nesse caso, você pode adicionar um campo para uma resposta positiva ou negativa.
Linha do tempo:Você também pode incluir a programação ou a linha do tempo do plano de mitigação dentro do log, a fim de manter informações em um só lugar.Software do cronograma.é uma ótima ferramenta para ajudar com isso.
Como criar um registro de risco (com exemplo)
Um registro de risco contém muita informação e pode ser um desafio para criar pela primeira vez. Enquanto você pode saber quais informações você precisa incluir, começando pode ser difícil. É por isso que montamos um exemplo para ajudá-lo a começar seu próprio plano de gerenciamento de risco.
Aqui está o seu log de registro de risco pode parecer:
O objetivo principal de um registro de risco é registrar as informações de riscos potenciais, portanto, não fique muito pego nos detalhes. Você deve escolher os campos necessários para comunicar riscos potenciais aos membros da sua equipe.
Algumas equipes só podem precisar de um registro de risco simples com poucos campos, enquanto outros podem precisar de algo mais complexo. Pode ser útil começar simples e trabalhar até um log mais complexo, se necessário.
Aqui está um exemplo de uma entrada de registro de risco para você começar seu próprio log de riscos.
Depois de conseguir o preenchimento de seu registro de risco, você pode trabalhar para melhorar e aperfeiçoar continuamente seu log de dados para projetos futuros.
Não arrisque seu plano de gerenciamento de risco
A identificação de riscos é uma grande parte de qualquer estratégia de gerenciamento de risco bem-sucedida. Enquanto identifica e mitigando novos riscos nem sempre é fácil, é essencial para manter sua empresa no caminho certo para o sucesso. Depois de pregar seu registro de risco,Riscos do projetonão parece tão difícil de administrar. Além disso, sua equipe terá mais tempo para gastar em coisas importantes, como entregar o impacto.
