¿Qué es un registro de riesgo: la guía del gerente de un proyecto (y el ejemplo)

¿Busca herramientas para establecer su equipo para el éxito? Un registro de riesgo puede hacer precisamente eso.

Un registro de riesgos es un componente importante de cualquier éxito. proceso de gestión de riesgos y ayuda a mitigar los posibles retrasos de los proyectos que podrían surgir.

Un registro de riesgo se comparte con las partes interesadas del proyecto para garantizar que la información se almacene en un lugar accesible. Ya que suele ser hasta gerentes de proyecto (¡Estamos hablando de usted!), Es una buena idea conocer cómo y cuándo usar un registro de riesgo, por lo que está preparado para su próximo proyecto.

¿Qué es un registro de riesgo?

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Un registro de riesgos es un documento que se utiliza como herramienta de gestión de riesgos para identificar posibles contratiempos dentro de un proyecto. Este proceso tiene como objetivo identificar, analizar y resolver los riesgos de manera colectiva antes de que se conviertan en problemas. Mientras generalmente se centran en proyectos, otras circunstancias donde gestión de riesgos Es útil Incluir lanzamientos de productos y fabricación.

Un documento de registro de riesgos, de lo contrario conocido como registro de registro de riesgos, rastrea los riesgos potenciales específicamente dentro de un proyecto. También incluye información sobre la prioridad del riesgo y la probabilidad de que suceda.

Un registro de riesgo de proyecto no solo debe identificar y analizar riesgos, sino que también proporcionan medidas de mitigación tangibles. De esta manera, si el riesgo se convierte en una amenaza más grande, su equipo está preparado con soluciones y facultado para resolver los problemas.

¿Cuándo debe usar un registro de riesgo?

Hay muchos casos en que un registro de riesgo es útil. Idealmente, debe usarse, o disponible para su uso cuando sea necesario, para cada proyecto. Se puede utilizar para proyectos pequeños y grandes, aunque su registro de riesgo puede parecer diferente dependiendo del alcance y la complejidad de su iniciativa.

Si bien un pequeño proyecto solo puede incluir información básica sobre el riesgo, como la probabilidad, la prioridad y las soluciones, un proyecto más complicado puede requerir alrededor de 10 campos de documentos diferentes.

Mientras que algunas empresas emplean a profesionales de la gestión de riesgos para administrar un registro de riesgos, a menudo cae en el gerente del proyecto o el líder del equipo para supervisarlo. Si su equipo ya no usa una gestión de riesgos o administracion de incidentes Proceso, puede ser útil conocer los escenarios de riesgo comunes para decidir si un registro de riesgos es adecuado para usted y su equipo.

Baja prioridad: Los riesgos como la falta de comunicación y los errores de programación pueden dejar los proyectos abiertos a Scope flep y entregas perdidas.

Prioridad media: Los riesgos como el trabajo no planificados o adicionales pueden causar que los equipos luchen con productividad y crear objetivos poco claros.

Alta prioridad: Los riesgos, como la seguridad de los datos y el robo pueden abandonar su compañía abierta a la pérdida de ingresos y debe priorizarse.

Una vez que sepa cuándo usar un registro de riesgo, puede definir correctamente los riesgos de alta prioridad cuando se encuentre con ellos.

Escenarios de riesgo comunes

Se podrían surgir múltiples riesgos durante un nuevo proyecto. Cualquier cosa, desde la seguridad de los datos hasta el trabajo no planificado, puede arriesgar los proyectos que practican el presupuesto y el alcance. Nadie quiere imaginar las consecuencias de las fechas de vencimiento perdidas, por lo que es importante identificar los riesgos potenciales antes de que sucedan.

Es una buena idea incluir categorías de riesgo común en su registro de registro de riesgos, por lo que está preparado cuando ocurran. Aprenda un poco más sobre estos riesgos y determine cuáles podrían aplicarse a su equipo.

Seguridad de datos

Si está trabajando en proyectos que podrían afectar la seguridad de los datos, es extremadamente importante seguir y mitigar los riesgos potenciales. Los riesgos no administrados podrían resultar en:

Información siendo robada: Sin la mitigación adecuada, su negocio podría volverse vulnerable a la información privada que sea robada. Esto es especialmente dañino si se roba la información del cliente.

Fraude de tarjeta de credito: Esto es peligroso por varias razones, pero podría resultar en una pérdida de ingresos y potencialmente requieren acciones legales.

La seguridad de los datos es un riesgo superior y debe priorizarse en consecuencia para evitar problemas de seguridad a largo plazo.

Problemas de comunicación

Los problemas de comunicación pueden surgir sin importar el tamaño de su proyecto y equipo. Si bien un registro de riesgo puede ayudar a identificar dónde viven las áreas de comunicación, puede ser útil para implementar también Software de gestión de trabajo para agilizar comunicación en el trabajo .

Inconsistencias del proyecto: Sin la comunicación adecuada, las inconsistencias en los entregables pueden causar confusión.

Plazos perdidos: Nadie quiere perderse una fecha límite, pero sin una comunicación clara, su equipo puede no estar al tanto de las fechas de vencimiento de los entregables.

La creación de un plan de comunicación adecuado también puede ayudar a evitar que los riesgos emitan en el primer lugar.

Retrasos de programación

Si los errores y los retrasos de programación pasan desapercibidos, pueden convertirse en un gran problema cuando se pierden los plazos. Herramientas como las plazos y software de calendario de equipo Puede ayudar a prevenir los errores de programación en primer lugar.

Pusos de entrega: No hay nada peor que un proyecto que no se ha ejecutado correctamente, lo que puede perder objetivos y trabajar para aparecer descuidado.

Confusión: Los equipos pueden abrumarse y confundirse sin un programa adecuado en su lugar.

La implementación de un horario puede ayudar a mantener los entregables en la pista tanto para tareas diarias como para proyectos únicos.

Trabajo no planificado

Todos hemos estado en una situación en la que un proyecto supera el alcance. Es un riesgo común que puede ser bastante fácil de mitigar si se rastrean correctamente. La captura del trabajo no planificada al principio le permite delegarlo correctamente a la ventaja del proyecto.

Entregables perdidos: Si el trabajo se desliza a través de las grietas, puede estar en riesgo de perderse por completo.

Burnout del empleado: Extrañamiento de su equipo Los miembros del equipo con trabajo no planificado pueden crear tensión e incluso causar exceso de trabajo y agotamiento. Es por eso que es importante alcanzar proyectos correctamente.

Si se encuentra con problemas con trabajo no planificado, implementando un proceso de control de cambio Puede ayudar a comunicar un trabajo adicional a los miembros de su equipo.

Robo de materiales

Mientras que, con suerte, las empresas que tienen un gran inventario de productos podrían correr el riesgo de errores de robo o informes. Al rastrear el inventario de manera consistente y con frecuencia, puede capturar riesgos al principio para determinar la causa.

Pérdida de ingresos: Si los productos están siendo robados o hay errores en los informes, el robo tendrá un impacto negativo en los ingresos.

Incertidumbre: Cuando ocurre el robo, la incertidumbre de los empleados y los negocios puede causar estrés interno.

Mal uso del tiempo: Junto con el robo de productos tangibles, hay un riesgo de robo de tiempo. En un entorno de trabajo remoto, puede ser más difícil rastrear dónde está pasando su equipo su tiempo.

Similar a la seguridad de los datos, el robo es un riesgo de alta prioridad que debe manejarse lo más rápido posible.

¿Qué se incluye en un registro de riesgo?

Un registro de riesgo está hecho de una lista de riesgos y campos de seguimiento. Lo más probable es que el registro de riesgos de su equipo se vea diferente a otras, ya que tendrá riesgos únicos asociados con sus proyectos.

No importa las diferencias, la mayoría de los registros de riesgos están formados por algunas partes esenciales, incluida la identificación de riesgos, la probabilidad de riesgos y la mitigación del riesgo. Estas partes trabajan para crear un registro de líquidos de información sobre los riesgos potenciales. Estos registros también son útiles para mirar hacia atrás cuando se trabaja en nuevos proyectos que podrían enfrentar riesgos similares.

Los campos adicionales que son buenos para incluir son detalles como la identificación del riesgo, la descripción y la prioridad. Cuanto más específico obtenga, más probable será que esté preparado para mitigar cualquier riesgo.

Una gran regla de oro para tener en cuenta es lo más complicado, el proyecto es, más intrincado, es probable que su registro de riesgos sea. Eso significa que es una buena idea ser lo más específica posible dentro de su registro para proyectos grandes que abarcan varios meses y tienen una serie de partes interesadas diferentes.

Estos son algunos de los campos más importantes que incluyen en su plan de gestión de riesgos de proyecto.

1. Identificación de riesgos

Una de las primeras entradas incluidas en un registro de riesgos es la identificación del riesgo. Esto suele ser de forma de un nombre de riesgo o número de identificación. Un campo de identificación de riesgo debe incluir:

No necesita obtener súper creativo al nombrar sus riesgos, se hará un simple resumen. Por otro lado, si desea obtener creativo, puede crear personajes para cada tipo de riesgo. Por ejemplo, utilizando la persona "Daniela", ya que su nombre de riesgo de seguridad de datos para ayudar a los miembros del equipo a comprender cómo identificar rápidamente los riesgos.

Junto con un nombre, también puede optar por incluir un breve subtítulo y la fecha de la identificación de riesgos. Esto ayudará a seguir el seguimiento de los largos métodos de mitigación y le permitirán identificar qué riesgos están tomando el más tiempo de resolver.

2. Descripción del riesgo

Una vez completada la identificación, se debe agregar una breve descripción a su registro. Una descripción de riesgo debe incluir:

¿Cuánto tiempo elige hacer que sus descripciones sean hasta la información que desea que su registro sea, pero la longitud promedio suele ser de 80 a 100 caracteres?

Más importante aún que la longitud, una descripción debe incluir los puntos clave del riesgo y por qué es un problema potencial. La comida principal es que una descripción debe describir con precisión el riesgo sin ingresar a las malezas, por lo que puede identificarse fácilmente.

3. Categoría de riesgo

Hay una serie de categorías de riesgo que ayudan a identificar rápidamente el riesgo potencial. Identificar rápidamente el riesgo hace que sea más fácil asignar al equipo correcto, especialmente cuando se trabaja en un proyecto complicado con múltiples riesgos. Una categoría de riesgo podría ser cualquiera de los siguientes:

Para determinar el tipo de categoría, primero deberá evaluar de dónde viene el riesgo y quién puede ayudarlo a resolverlo. Es posible que deba trabajar con jefes de departamento si la solución no es obvia.

4. Probabilidad de riesgo

Si los riesgos son atrapados con lo suficiente, es posible que el equipo pueda resolverlos antes de que se requiera una acción real. Por lo tanto, es posible que los riesgos que estén marcados en su registro de riesgo no se conviertan en problemas.

Clasificar sus riesgos por probabilidad puede ayudar a identificar qué riesgos para abordar primero y que debe esperar.

5. Análisis de riesgos

Un análisis de riesgos mediante un impacto potencial que el riesgo podría tener en su proyecto. Esto ayuda a identificar rápidamente los riesgos más importantes para abordar. Esto no debe confundirse con prioridad, lo que tiene en cuenta la probabilidad y el análisis.

Mientras que los equipos documentan los niveles de riesgo de manera diferente, puede comenzar con esta simple escala de cinco puntos:

Si está luchando para identificar el nivel de riesgo, es posible que desee obtener una segunda opinión trabajando con un jefe de departamento. De esta manera, puede medir con precisión cuán alto podría ser el impacto.

6. Mitigación de riesgos

Un plan de mitigación, también llamado plan de respuesta al riesgo, es una de las partes más importantes de un registro de riesgo. Después de todo, el punto de un plan de gestión de riesgos es identificar y mitigar los posibles riesgos. Básicamente, es un plan de acción. Un plan de mitigación de riesgos debe incluir:

Si bien las pequeñas evaluaciones de riesgo pueden ser fáciles de mitigar, algunos riesgos son mucho más complejos y no tienen soluciones obvias. En este caso, el plan de mitigación necesitará un poco de trabajo en equipo para resolver. Esto suele suceder más allá del documento de registro de riesgo real, como durante una reunión o un grupo de equipo.

Sin embargo, elige realizar su plan de mitigación, debe documentar una descripción de alto nivel dentro del registro de referencia y una comunicación clara. Esto no solo asegurará que todos en el equipo del proyecto entienden los planes de respuesta, sino que también lo ayudará a visualizar la solución.

7. Prioridad de riesgo

Si bien el impacto de un riesgo ayudará a determinar la prioridad, es bueno incluir también esta entrada en su registro. La prioridad debe tener en cuenta tanto la probabilidad del riesgo como del análisis de riesgo. Ambos aspectos dejarán de claro qué riesgos probablemente tengan consecuencias dañinas en el proyecto.

Si está buscando hacer que su registro de riesgo sea más atractivo visualmente, es posible que desee documentar la prioridad utilizando una escala codificada por colores. Esto se puede utilizar en lugar de o junto con las tres opciones. ¿Amor organizando por color? ¡Luego, la codificación de colores de su registro es la opción perfecta para usted!

8. Propiedad de riesgos

Una vez que el riesgo ha sido identificado, revisado y priorizado, es hora de asignar los entregables de mitigación a implementar. La propiedad del riesgo debe incluir:

El campo de propiedad del riesgo puede ayudar a determinar rápidamente qué departamento debe ser manejado el riesgo. También puede ayudar a visualizar qué miembros del equipo tienen propiedad de riesgos específicos.

9. Estado de riesgo

El último campo para incluir en su registro de riesgo es el estado del riesgo. Esto ayuda a comunicar si un riesgo se ha mitigado con éxito o no. Se debe completar un campo de estado de riesgo con uno de los siguientes:

Si desea obtener más granular con sus opciones de estado, puede elegir una lista más específica, como activa, no iniciada, mantenga, en curso y completa.

Campos de registro de riesgo adicionales

Si bien hay un puñado de entradas principales que todos los registros de riesgo deben incluir, hay elementos opcionales adicionales que puede incluir también. Siempre es mejor prepararse de lo que se puede atrapar por la guardia cuando llegue el momento, así que eche un vistazo a estos campos adicionales para decidir si los necesita.

Disparador de riesgo: Agregar una entrada de activación de riesgos puede ayudarlo a evaluar por qué sucedió el riesgo para prevenir los riesgos futuros.

Tipo de respuesta: Si bien muchos riesgos estarán en el extremo negativo del espectro, existe la posibilidad de un resultado positivo. En este caso, puede agregar un campo para una respuesta positiva o negativa.

Línea de tiempo: También puede incluir el horario o la línea de tiempo del plan de mitigación dentro del registro para mantener la información en un solo lugar. Software de línea de tiempo Es una gran herramienta para ayudar con esto.

Cómo crear un registro de riesgo (con ejemplo)

Un registro de riesgos contiene mucha información y puede ser un desafío para crear por primera vez. Si bien puede saber qué información debe incluir, comenzar puede ser difícil. Es por eso que reunimos un ejemplo para ayudarlo a comenzar en su propio plan de gestión de riesgos.

El objetivo clave de un registro de riesgos es registrar la información de los riesgos potenciales, por lo que no se vea demasiado atrapado en los detalles. Debe elegir los campos necesarios para comunicar los riesgos potenciales para los miembros de su equipo.

Algunos equipos solo pueden necesitar un registro de riesgo simple con pocos campos, mientras que otros pueden necesitar algo más complejo. Puede ser útil comenzar simple y trabajar su camino hasta un registro más complejo si es necesario.

Aquí hay un ejemplo de una entrada de registro de riesgo para comenzar su propio registro de riesgos.

Una vez que obtenga el bloqueo de completar su registro de riesgo, puede trabajar para mejorar y perfeccionar continuamente su registro de datos para proyectos futuros.

No arriesgue su plan de gestión de riesgos.

Identificar riesgos es una gran parte de cualquier estrategia exitosa de gestión de riesgos. Mientras que la identificación y la mitigación de nuevos riesgos no siempre es fácil, es esencial para mantener su negocio en camino de éxito. Una vez que une su registro de riesgo, riesgos del proyecto No parece tan difícil de manejar. Además, su equipo tendrá más tiempo para gastar en cosas importantes, como ofrecer impacto.