Sådan oprettes et organisationsdiagram (med gratis skabeloner)

Resumé

Et organisationsdiagram skitserer, hvordan din virksomhed fungerer i realtid. Dette diagram viser rapporteringsforholdet mellem jobtitler og roller i din organisation. Vi forklarer de forskellige typer organisatoriske diagrammer og giver gratis skabeloner til at tilpasse din egen.

Du har en familie middag, når din bedstemor trækker ud af stamtræet. Hun afbryder papiret og sporer hendes navn ned ad linjen. Som hun søger, lander hendes finger på et navn. "Se! Der er han lige ved siden af ​​din fætter Charles! " Hun peger på navnet på din tredje fætter og viser, at dette navn svarer til en berømt digter.

Ligesom familie træer hjælper organisatoriske diagrammer med at visualisere, hvor du og dine holdmedlemmer falder i forhold til hinanden. Et organisationsdiagram, også kendt som et organogram, er et diagram, der skitserer din holdstruktur og viser rapporteringsforholdet mellemTeam roller .

I denne vejledning forklarer vi, hvordan vi laver et org diagram, de forskellige typer organisatoriske diagrammer og giverGratis skabelonerSå du kan tilpasse og bygge din egen.

Sådan laver du et organisationsdiagram

Et organisationsdiagram er en måde at visualisere din virksomheds struktur på. For at oprette et org-diagram skal du samle teammedlemsinformation og bestemme, hvordan du vil bygge diagrammet.

Når du overvejer rapporteringsforholdet i din organisation, kan du planlægge dit diagram fra top til bund.

1. Definer anvendelsesområdet.

Du kan behandle dit organisationsdiagram som ethvert andet nyt projekt, du arbejder på. Definere omfanget af dit org diagram kan hjælpe med at sikre, at det klart repræsenterer dinTeam Structure.. Omfanget vil bestemme det overordnede formål med dit organisationsdiagram.

Overvej disse spørgsmål for at komme i gang:

Vil din Org Chart fungere som en ressource for holdmedlemmer at vide, hvem der er i virksomheden?

Vil du dele dit organisationsdiagram med eksterne interessenter eller partnere?

Vil du have brug for flere diagrammer for forskellige niveauer af virksomheden?

At stille disse spørgsmål fra starten kan hjælpe dig med at samle de rigtige oplysninger og kortlægge dit diagram.

2. Indsamle oplysninger.

Indsamling af oplysninger er det vigtigste trin for at lave et organisatorisk diagram, fordi du uden de rigtige oplysninger ikke kan fortsætte. Du kan indsamle oplysninger ved at opmuntre individuelle holdmedlemmer via e-mail eller arbejde med din HR-afdeling.

Du har brug for up-to-date information om folket i din virksomhed, herunder deres seneste jobtitler. Du skal også forstå rapporteringsrelationer i hele din virksomhed. Overvej at samle headshots i dit team for ekstra personalisering.

3. Bestem, hvordan du bygger dit diagram

Beslutning hvordan man opbygger dit organisationsdiagram er afgørende, fordi forskellige værktøjer kan gøre processen lettere. Tegning af dit org-diagram med hånden er ikke tid effektivt og vil gøre dine resultater svært at dele, så overvej at udnytte kraften i et værktøj til denne proces.

Brug af en redigerbar PDF kan spare dig tid, fordi skabelonen er forudbygget med pladsholdere. Du kan derefter nemt dele PDF'en med resten af ​​din virksomhed.

4. Planlæg for opdateringer

Når du har oprettet dit org-diagram, skal du bruge en holdkalender til at planlægge for regelmæssige opdateringer. Det er trods alt sandsynligt, at din virksomhedsstruktur ogTeam Dynamics.vil ændre sig ofte.

Folk skifter ind og ud af stillinger, og rapporteringsforhold kan også ændre sig. Med et digitalt org diagram er det nemt at opdatere strukturen og omfordele den til holdmedlemmer.

Organisatoriske diagram skabeloner

Oprettelse af et organisationsdiagram kan være lettere, når du bygger fra en skabelon. De fleste virksomheder følger lignende strukturer, uanset om det er en top-down-struktur eller en matrixstruktur.

Du kan bruge de organisatoriske diagram skabeloner nedenfor som hoppepoint. For at oprette dit brugerdefinerede org-diagram skal du starte med at downloade en af ​​de nedenstående skabeloner, der bedst repræsenterer din virksomhedsstruktur. Fyld derefter etiketterne for at passe til dine unikke holdbehov.

Typer af organisatoriske diagrammer

Der er fire almindelige Org-diagramtyper, og hver enkelt repræsenterer en anden måde, som et firma kan fungere. Et organisationsdiagram er en visuel oversættelse af din virksomheds interne struktur, så den diagramtype, du bruger, skal afspejle din organisations rapporteringsforhold og beslutningsprocedurer.

1. Funktionelt top-down

Et funktionelt top-down org diagram er den mest almindelige struktur, hvor virksomheden fungerer som et hierarki. Øverst på denne organisationsstruktur er der et holdmedlem, der normalt har titlen på præsident eller administrerende direktør.

Forgrening fra det holdmedlem er de ledere, der er næste ansvarlige, som virksomhedens vicepræsidenter. Hierarkiet strækker sig videre til afdelinger og til sidst grene ind i hold.

2. MATRIX organisationsdiagram

DetMatrix Organisation.er en mere kompleks struktur end det traditionelle top-down design. Hvis din virksomhed bruger denne rapporteringsstruktur, rapporterer Team medlemmer til flere ledere.

Mens medarbejderne sandsynligvis har en primær leder, rapporterer de til for deres afdeling, kan de også rapportere til enprojektleder. Disse sekundære projektledere har også afdelingsledere, de rapporterer til, hvilket gør Matrix Org-diagrammet til at se rektangulære i stedet for træagtig.

3. Divisional Structure.

En divisionsorganisationsstruktur er en version af den traditionelle hierarkiske struktur. Divisionel strukturer giver mening for virksomheder, der har afdelinger, der arbejder uafhængigt af hinanden.

For eksempel kan virksomheder med separate produktlinjer arbejde i divisionsstrukturer, fordi hver produktlinje har separeret IT, Marketing og Salgsafdelinger.

4. Fladt organisatorisk diagram

Det flade organisationsdiagram er unikt, fordi det viser få eller ingen ledelsesniveauer. Denne type organisationsstruktur kan være til stede i en lille virksomhed eller en moderne virksomhed, der eksperimenterer uden kommandokæde.

Med denne type organisationsstruktur fremmer virksomheden bredt spread teammedlem selvstyring og beslutningstagning.

Sådan bruger du et org diagram

Du kan gavne din virksomhed ved at bruge en organisationsstruktur, fordi den giver en visuel repræsentation af forskellige afdelinger og jobtitler i aktion. Dette diagram kan hjælpe holdmedlemmer med at forstå, hvordan man samarbejder med hinanden og føler sig selvsikker i deres rolle og ansvar.

Visualisere rapporteringsrelationer.

Som leder kan du bruge et Org-diagram til at vise arbejdsansvar og rapporteringsforhold til nye holdmedlemmer. Når Onboarding nye hyrer, hjælper Org-diagrammet teammedlemmer med at kende deres medkammerater og hvad de gør. Det hjælper også nye holdmedlemmer, der husker, hvem der er i virksomheden.

Administrer vækst og forandring

Organisatoriske diagrammer kan også hjælpeledelseTeam Bliv organiseret og styrer vækst eller ændring i virksomheden. For eksempel, hvis et afdelingsleder meddeler, at et hold er blevet større end andre hold, kan de skifte eller ansætte nye holdmedlemmer for at skabe balance.

Se hvor alle passer til

Et ORG-diagram skaber klarhed ved at vise alle i virksomheden, hvor de passer ind i den organisatoriske struktur. Hvis et nyt medlem slutter sig til holdet, kan de kigge på det organisatoriske diagram og forstå, at de har fem andre medlemmer på deres hold, to assistenter under dem og en projektleder over dem. De kan også se, at deres projektleder rapporterer til en afdelingsleder.

Forbedre kommunikationen

At have en etableret organisationsstruktur for din virksomhed kan forbedre kommunikationen, fordi den gør rapporteringsrelationer klart. Uden et organisatorisk diagram på plads, kan teammedlemmer måske ikke vide, hvem der skal gå til, når de har spørgsmål. Org-diagrammet gør det klart, hvem der fører, hvad, så holdmedlemmer kan føle sig bemyndiget til at stille spørgsmål og samarbejde med andre.

Opret visuel mappe

Et org diagram er i det væsentlige en visuel katalog over din organisation. Du kan opdatere diagrammet, når holdmedlemmer bliver forfremmet, eller når de forlader. At holde en visuel mappe opdateret holder alle informeret om, hvem der arbejder hos virksomheden, og hvad deres nuværende position er.

Begrænsninger ved brug af et org diagram

Mens organisationsdiagrammer kan øge kommunikationen blandt hold, er der begrænsninger ved at bruge dem. At kende disse begrænsninger kan hjælpe dig med at finde løsninger på eventuelle potentielle problemer, før de opstår.

Kan blive forældet hurtigt

Org diagrammer kan blive forældet hurtigt som virksomheder omstrukturere og skifte holdroller. Teammedlemmer skal være opmærksomme og holde org-diagrammet opdateret med nuværende virksomhedsstruktur og personalens navne.

Opløsning:Tildel en person til regelmæssigt at opdatere og omfordele dit organisationsdiagram for at opretholde denne værdifulde ressource.

Viser kun formelle relationer

Organisationsdiagrammet er et endimensionelt dokument, så det giver ikke stor forklaring ud over den rapporterende struktur, den giver. Mens det er nyttigt at visualisere den grundlæggende virksomhedsstruktur, viser det kun formelle relationer. Mange virksomheder fungerer og trives på forskellige uformelle rapporteringsforhold, der ikke ville dukke op på et traditionelt org diagram.

Opløsning:Brug et ORG-diagram som et hoppepunkt, men husk, at der kan være andre arbejdsforhold, som org-diagrammet ikke opfanger.

Viser ikke ledelsesstil

Mens Org-diagrammet viser ledere og de teammedlemmer, der rapporterer til dem, vil det ikke vise, hvad hver leder er som. For eksempel kan Org-diagrammet vise, at One Manager har to holdmedlemmer, og en anden leder har fem holdmedlemmer. Forudsætninger kan gøres, at lederen med flere holdmedlemmer er en stærkere leder, men Org-diagrammet viser ikke, at lederen med mindre holdmedlemmer har en mere praktiskManagement Style. .

Opløsning:Brug dit org diagram som et første referencepunkt, men vær opmærksom på, at ansigt til ansigt kontakt er den bedste måde at forstå rapportering af relationer blandt interne hold.

Streamline din organisationsstruktur med et diagram

Mens der er begrænsninger for organisatoriske diagrammer, tilbyder disse diagrammer en hjælpsom måde at forstå din virksomhedsstruktur. Det kan også forbedre kommunikationen med øverste ledelse ved at præcisere roller og ansvar. For at opbygge et organisatorisk diagram for din virksomhed, brug voresGratis redigerbare PDF-filer.og tilpasse dem som du ser passende.

Har du brug for hjælp til at strømline teamwork? Find ud af, hvordanUDN Task ManagerHjælper teams kommunikere effektivt.