Cum se creează o diagramă organizațională (cu șabloane gratuite)

rezumat

Un diagramă organizațională conturează modul în care compania dvs. funcționează în timp real. Această diagramă prezintă relațiile de raportare între titlurile de locuri de muncă și rolurile din organizația dvs. Vom explica diferitele tipuri de diagrame organizaționale și vom oferi șabloane gratuite pentru a vă personaliza propriul dvs.

Aveți o cină de familie când bunica dvs. scoate copacul familiei. Ea nelegază bucata de hârtie și urmărește numele ei în jos. În timp ce caută, degetul ei se află pe un nume. "Vedea! Acolo el este, chiar lângă vărul tău Charles! " Ea indică numele celui de-al treilea văr, dovedind că acest nume se potrivește cu cel al unui poet celebru.

Ca și copacii familiei, diagramele organizaționale ajută la vizualizarea în cazul în care dvs. și membrii echipei dvs. cad în relație între ele. O diagramă organizațională, cunoscută și ca o organogramă, este o diagramă care evidențiază structura echipei și arată relațiile de raportare întreRolul echipei .

În acest ghid, vom explica cum să facem o diagramă org, diferitele tipuri de diagrame organizaționale și să ofereȘabloane gratuiteDeci, puteți personaliza și construi propriul dvs.

Cum se face o diagramă organizațională

O diagramă organizațională este o modalitate de a vizualiza structura companiei dvs. Pentru a crea o diagramă ORG, va trebui să adunați informații despre membrii echipei și să decideți cum doriți să construiți diagrama.

Pe măsură ce luați în considerare relațiile de raportare din organizația dvs., puteți planifica diagrama dvs. de sus în jos.

1. Definiți domeniul de aplicare

Puteți trata diagrama dvs. organizațională ca orice alt proiect nou pe care lucrați. Definirea domeniului dvs. de aplicare a graficului dvs. org vă poate ajuta să vă asigurați clar că vă reprezintă dvs.Structura echipei. Domeniul de aplicare va determina scopul general al diagramei dvs. organizaționale.

Luați în considerare aceste întrebări pentru a începe:

Org-ul dvs. Org va acționa ca o resursă pentru membrii echipei care să știe cine este cine este în cadrul companiei?

Veți împărtăși organigrama dvs. cu părțile interesate sau parteneri externi?

Veți avea nevoie de mai multe diagrame pentru diferite niveluri ale companiei?

Solicitarea acestor întrebări de la început vă poate ajuta să colectați informațiile corecte și să vă deplasați graficul.

2. Adunați informații

Colectarea informațiilor este cea mai importantă etapă de a face o diagramă organizațională deoarece fără informații corecte, nu veți putea continua. Puteți aduna informații prin supravegherea membrilor echipei individuale prin e-mail sau colaborați cu departamentul dvs. HR.

Veți avea nevoie de informații actualizate despre oamenii din compania dvs., inclusiv cele mai recente titluri de locuri de muncă. De asemenea, va trebui să înțelegeți relațiile de raportare în întreaga companie. Luați în considerare colectarea headshot-urilor echipei dvs. pentru personalizare suplimentară.

3. Decideți cum să vă construiți graficul

Decizia modulului de a construi organigrama dvs. este crucială deoarece diferite instrumente pot face procesul mai ușor. Desenarea graficului dvs. Org cu mâna nu este eficientă în timp și vă va face ca rezultatele să fie greu de împărțit, deci luați în considerare valorificarea puterii unui instrument pentru acest proces.

Utilizarea unui PDF editabil vă poate economisi timp deoarece șablonul este pre-construit cu accelerați. Puteți apoi să împărtășiți cu ușurință PDF-ul cu restul companiei dvs.

4. Planificați pentru actualizări

După crearea diagramei org, utilizați un calendar de echipă pentru a planifica actualizări periodice. La urma urmei, este posibil ca structura companiei dvs. șiDinamica echipeise va schimba adesea.

Persoanele se schimbă și în afara pozițiilor și relațiile de raportare se pot schimba, de asemenea. Cu o diagramă digitală org, este ușor să actualizați structura și să-l redistribuiți membrilor echipei.

Șabloane de diagramă organizațională

Crearea unei diagrame organizaționale poate fi mai ușoară atunci când se construiește dintr-un șablon. Cele mai multe companii urmează structuri similare, fie că este o structură de sus în jos sau o structură de matrice.

Puteți utiliza șabloanele organizaționale de mai jos ca puncte de sărituri. Pentru a crea diagrama org personalizată, începeți prin descărcarea unuia dintre șabloanele de mai jos, care reprezintă cel mai bine structura companiei dvs. Apoi, completați etichetele pentru a se potrivi nevoilor dvs. unice de echipă.

Tipuri de diagrame organizaționale

Există patru tipuri comune de diagramă Org și fiecare reprezintă un mod diferit pe care o companie ar putea funcționa. O diagramă organizațională este o traducere vizuală a structurii interne a companiei, astfel încât tipul de diagramă pe care îl utilizați ar trebui să reflecte relațiile de raportare ale organizației dvs. și procedurile de luare a deciziilor.

1. Depunerea funcțională

O diagramă org de sus în jos funcțională este cea mai comună structură, cu o funcționare a companiei ca ierarhie. În partea de sus a acestei structuri organizaționale există un membru al echipei, care are de obicei titlul de președinte sau CEO.

Raming off de la acel membru al echipei sunt liderii care se ocupă de urmă, ca și vicepreședinții companiei. Ierarhia se extinde în continuare în departamente și eventual ramuri în echipe.

2. Graficul de organizare a matricei

În Organizația Matrixeste o structură mai complexă decât designul tradițional de sus în jos. Dacă compania dvs. utilizează această structură de raportare, membrii echipei raportează mai multor manageri.

În timp ce angajații au un manager principal pe care îl raportează pentru departamentul lor, ei pot, de asemenea, să raporteze la amanager de proiect. Acești manageri secundari de proiect au, de asemenea, administratori de departamente pe care îi raportează, ceea ce face ca diagrama de matrice org să pară dreptunghiulară în loc de arbore asemănătoare copacilor.

3. Structura divizională

O structură organizațională divizională este o versiune la nivel înalt a structurii ierarhice tradiționale. Structurile divizionale au sens pentru companiile care au departamente care lucrează independent unul de celălalt.

De exemplu, companiile cu linii de produse separate pot lucra în structuri divizionale, deoarece fiecare linie de produse are departamentele IT, marketing și vânzări.

4. Grafice organizaționale plate

Graficul de organizare plat este unic deoarece arată câteva sau nu niveluri de management. Acest tip de structură organizațională poate fi prezent într-o afacere mică sau o afacere modernă care experimentează fără lanț de comandă.

Cu acest tip de structură organizațională, compania promovează auto-gestionarea membrilor echipei și luarea deciziilor.

Cum se utilizează o diagramă org

Puteți beneficia de compania dvs. utilizând o structură organizațională deoarece oferă o reprezentare vizuală a diferitelor departamente și titluri de locuri de muncă în acțiune. Această diagramă poate ajuta membrii echipei să înțeleagă cum să colaboreze unul cu celălalt și să se simtă încrezători în rolul și responsabilitățile lor.

Vizualizați relațiile de raportare

În calitate de manager, puteți utiliza o diagramă org pentru a arăta responsabilități de muncă și raportarea relațiilor cu noii membri ai echipei. La onboarding noi angajați, diagrama org ajută membrii echipei să-și cunoască colegii de coechipieri și ce fac ei. De asemenea, ajută membrii echipei noi să-și amintească cine este cine este în cadrul companiei.

Gestionați creșterea și schimbarea

Graficele organizaționale pot, de asemenea, să ajuteconducereEchipa rămâne organizată și gestionează creșterea sau schimbarea în cadrul companiei. De exemplu, dacă un șef departament observă că o echipă a devenit mai mare decât alte echipe, ei pot schimba sau angaja noi membri ai echipei pentru a crea echilibru.

Vedeți unde se potrivește toată lumea

O diagramă org creează claritate, arătând tuturor celor din compania în care se potrivesc în structura organizațională. Dacă un nou membru se alătură echipei, ei pot privi la diagrama organizațională și înțeleg că au alți cinci membri în echipa lor, doi asistenți sub ei și un manager de proiect deasupra lor. Ei pot vedea, de asemenea, că managerul de proiect raportează unui manager de departament.

Îmbunătățiți comunicarea

Având o structură organizațională stabilită pentru compania dvs. poate îmbunătăți comunicarea, deoarece face relații de raportare clare. Fără o diagramă organizațională în vigoare, membrii echipei nu pot ști cine să meargă când au întrebări. Graficul org îl face clar cine conduce ceea ce, astfel încât membrii echipei se pot simți împuterniciți să pună întrebări și să colaboreze cu ceilalți.

Creați directorul vizual.

O diagramă org este, în esență, un director vizual al organizației dvs. Puteți actualiza graficul atunci când membrii echipei sunt promovați sau când plecați. Păstrarea unui director vizual actualizează pe toți cei informați despre cine lucrează la companie și care este poziția lor actuală.

Limitări ale utilizării unei diagrame org

În timp ce diagramele organizaționale pot spori comunicarea între echipe, există limitări de utilizare a acestora. Cunoașterea acestor limitări vă poate ajuta să găsiți soluții la orice probleme potențiale înainte de a se produce.

Poate fi depășită repede

Graficele org pot fi depășite rapid, deoarece companiile restructurate și schimbarea rolurilor echipei. Membrii echipei trebuie să fie atenți și să păstreze diagrama org actualizată cu structura actuală a companiei și cu numele personalului.

Soluţie:Atribuiți pe cineva să actualizeze și să redistribuie regulat diagrama dvs. organizațională pentru a menține această resursă valoroasă.

Arată doar relații formale

Graficul organizațional este un document unidimensional, deci nu oferă prea multă explicație dincolo de structura de raportare pe care o oferă. Deși este util în vizualizarea structurii de bază a companiei, ea arată doar relații formale. Multe companii funcționează și prosperă pe diverse relații de raportare informale care nu ar apărea pe o diagramă tradițională org.

Soluţie:Utilizați o diagramă org ca un punct de sărituri, dar rețineți că pot exista alte relații de lucru pe care graficul ORG nu captează.

Nu afișează stilul de management

În timp ce diagrama org arată managerilor și membrii echipei care le raportează, nu va arăta ceea ce este fiecare manager. De exemplu, graficul ORG poate arăta că un manager are doi membri ai echipei și un alt manager are cinci membri ai echipei. Ipotezele pot fi făcute ca managerul cu mai mulți membri ai echipei să fie un lider mai puternic, dar Graficul ORG nu va arăta că managerul cu mai puțin membri ai echipei are mai multe hands-onstil de conducere .

Soluţie:Utilizați diagrama org ca un prim punct de referință, dar fiți atenți că contactul față în față este cel mai bun mod de a înțelege relațiile de raportare între echipele interne.

Îmbunătățiți structura organizațională cu o diagramă

Deși există limitări la diagramele organizaționale, aceste diagrame oferă o modalitate utilă de a înțelege structura companiei dvs. De asemenea, poate îmbunătăți comunicarea cu managementul superior prin clarificarea rolurilor și responsabilităților. Pentru a construi o diagramă organizațională pentru compania dvs., utilizați-neFree PDF-uri editabileși personalizați-le după cum doriți.

Aveți nevoie de ajutor raționalizarea muncii în echipă? Afla cumManager de sarcini UDN.ajută echipele să comunice eficient.