Kuinka luoda organisaatiokaavio (ilmaiseksi malleilla)

Yhteenveto

Organisaatiokaavio hahmotellaan, miten yrityksesi toimii reaaliajassa. Tässä kaaviossa esitetään raportointisuhteet työnimikkeiden ja organisaation roolien välillä. Selitämme erilaisia ​​organisaatiokaavioita ja tarjoamme ilmaisia ​​malleja sinun mukauttamaan omaa.

Sinulla on perheen illallinen, kun isoäiti vetää perheen puu. Hän irrottaa paperi ja jäljittää hänen nimensä alaspäin. Kun hän etsii, sormensa laskeutuu nimellä. "Katso! Siellä hän on, aivan Cousin Charlesin vieressä! " Hän osoittaa kolmannen serkkunne nimen, osoittaen, että tämä nimi vastaa kuuluisan runoilijan.

Kuten perhepuita, organisaation kaaviot auttavat visualisoimaan, missä sinä ja tiimin jäsenet ovat suhteessa toisiinsa. Organisaatiokaavio, joka tunnetaan myös organogramina, on kaavio, joka kuvaa tiimi rakennetta ja osoittaa raportointisuhteet välilläTeam Rooles .

Tässä oppaassa selitämme, kuinka tehdä org-kaavio, erilaiset organisaatiokaaviot ja tarjoavatVapaa mallejaJoten voit muokata ja rakentaa omaa.

Kuinka tehdä organisaatiokaavio

Organisaatiokaavio on tapa visualisoida yrityksen rakenne. Org-kaavion luominen sinun on kerättävä tiimin jäsenen tiedot ja päättää, miten haluat rakentaa kaavion.

Kun otat huomioon raportointisuhteet organisaatiossasi, voit suunnitella kaavion ylhäältä alas.

1. Määritä laajuus

Voit hoitaa organisaatiokaaviota kuin mikä tahansa muu uusi projekti, johon työskentelet. Org-kaavion laajuuden määrittäminen voi auttaa varmistamaan sen selvästiJoukkueen rakenne. Soveltamisala määrittää organisaation kaavion yleisen tarkoituksen.

Harkitse näitä kysymyksiä aloittaaksesi:

Ovatko Org-kaavioesi resurssina tiimin jäsenille, jotka tietävät, kuka on yrityksessä?

Aiotteko jakaa organisaatiokaavion ulkoisten sidosryhmien tai kumppaneiden kanssa?

Tarvitsetko useita kaavioita eri tasoille yrityksen tasolle?

Näiden kysymysten kysyminen Alkaen voi auttaa sinua keräämään oikeat tiedot ja karttakaa kaavion.

2. Kerää tietoja

Tietojen kerääminen on tärkein askel organisaatiokaavion tekemisestä, koska ilman oikeita tietoja et voi edetä. Voit kerätä tietoja selvittämällä yksittäisiä tiimin jäseniä sähköpostitse tai työskentelemällä HR-osaston kanssa.

Tarvitset ajan tasalla olevat tiedot yrityksesi ihmisistä, mukaan lukien uusimmat työnimikkeet. Sinun on myös ymmärrettävä raportointisuhteet koko yrityksellesi. Harkitse tiimisi keräämistä täydellisyyttä varten.

3. Päätä, miten rakentaa kaaviosi

Päättäminen Organisaatiokaavion rakentaminen on ratkaiseva, koska erilaiset työkalut voivat helpottaa prosessia. Org-kaavion piirtäminen käsin ei ole aika tehokas ja tekee tuloksista kovasti jakamaan, joten harkitse tämän prosessin työkalun voiman hyödyntämistä.

Muokattavan PDF: n avulla voit säästää aikaa, koska mallipohja on ennalta rakennettu paikkamerkkien kanssa. Sitten voit helposti jakaa PDF: n muun yrityksen kanssa.

4. Suunnittele päivityksiä

Org-kaavion luomisen jälkeen käytä tiimikalenteria suunnittelemaan säännöllisiä päivityksiä. Loppujen lopuksi se on todennäköistä, että yrityksesi rakenne jaTeam Dynamicsmuuttuu usein.

Ihmiset siirtyvät asemiin ja ulkopuolisiin suhteisiin voivat myös muuttaa. Digitaalisen Org-kaavion avulla on helppo päivittää rakenne ja jakaa se uudelleen tiimin jäsenille.

Organisaation kaaviomallit

Organisaatiokaavion luominen voi olla helpompaa, kun rakennat mallilta. Useimmat yritykset noudattavat samanlaisia ​​rakenteita, onko se ylhäältä alas rakenne tai matriisirakenne.

Voit käyttää organisaation kaavion mallia hyppypisteinä. Jos haluat luoda mukautetun Org-kaavion, aloita lataamalla yksi alapuolella oleva malleja, jotka parhaiten edustavat yrityksesi rakennetta. Täytä sitten tarrat sovittamaan ainutlaatuiset tiimin tarpeet.

Organisaatiokaaviot

On olemassa neljä yhteistä org-kaavion tyyppiä ja jokainen on erilainen tapa, jolla yritys voi toimia. Organisaatiokaavio on visuaalinen käännös yrityksesi sisäisestä rakenteesta, joten käytät kaavion tyyppiä, sinun on pettävä organisaation raportointisuhteet ja päätöksentekomenettelyt.

1. Toiminnallinen ylhäältä alas

Toiminnallinen ylhäältä alas Org-kaavio on yleisin rakenne, jonka yritys toimii hierarkina. Tämän organisaatiorakenteen yläosassa on yksi tiimi jäsen, jolla on yleensä toimitusjohtajan nimi.

Haarautuminen kyseisestä tiimin jäsenestä ovat johtajat, jotka ovat vieraita, kuten varapuheenjohtajat. Hierarkian ulottuu osastoihin ja lopulta haaroihin joukkueisiin.

2. Matriisin organisaatiokaavio

TheMatrix-organisaatioon monimutkaisempi rakenne kuin perinteinen ylhäältä alas. Jos yrityksesi käyttää tätä raportointirakennetta, tiimin jäsenet raportoivat useille johtajille.

Vaikka työntekijöillä on todennäköisesti ensisijainen johtaja, he raportoivat osastolleen, he voivat myös ilmoittaa aprojektipäällikkö. Näillä toissijaisilla projektipäälliköillä on myös osastopäälliköitä, jotka he raportoivat, mikä tekee matriisin org-kaavion suorakulmaisesta puiden kaltaisen sijasta.

3. Divisiooninen rakenne

Divisiooninen organisaatiorakenne on korkean tason versio perinteisestä hierarkkisesta rakenteesta. Divisiooniset rakenteet ovat järkeviä yrityksille, joilla on yksiköt, jotka toimivat itsenäisesti toisistaan.

Esimerkiksi yritykset, joilla on erilliset tuotevalikoimat, voivat toimia divisioona rakenteissa, koska jokainen tuotevalikoima on erottanut sen, markkinointi- ja myyntiyksiköt.

4. Tasainen organisaatiokaavio

Litteä organisaatiokaavio on ainutlaatuinen, koska se osoittaa muutamia tai ei lainkaan hallinnan tasoa. Tämäntyyppinen organisaatiorakenne voi olla läsnä pienessä yrityksessä tai modernissa liiketoiminnassa, joka kokeilee komentoketjua.

Tällaisen organisaatiorakenteen avulla yhtiö edistää laaja-alaista tiimin jäsenen itsensä hallintaa ja päätöksentekoa.

Kuinka käyttää Org-kaaviota

Voit hyötyä yrityksesi käyttämällä organisaatiorakennetta, koska se tarjoaa visuaalisen esityksen eri osastoista ja työn otsikoista. Tämä kaavio voi auttaa tiimin jäseniä ymmärtämään, miten tehdä yhteistyötä toistensa kanssa ja tuntea itsensä roolistaan ​​ja velvollisuuksistaan.

Visualisoida raportointisuhteet

Johtajana voit käyttää Org-kaaviota, jolla voit näyttää työtehtäviä ja raportointisuhteita uusiin tiimin jäseniin. Kun on olemassa uusia palkkioita, Org-kaavio auttaa tiimin jäseniä tuntemaan kolleen joukkuetoverinsa ja mitä he tekevät. Se auttaa myös uusia tiimin jäseniä muistamaan, kuka on yrityksessä.

Hallitse kasvua ja muutosta

Organisaatiokaaviot voivat myös auttaajohtajuusJoukkue pysyi järjestäytyneenä ja hallinnoi kasvua tai muutosta yhtiössä. Jos esimerkiksi osastopää huomaa, että yksi tiimi on noussut suurempia kuin muut joukkueet, he voivat siirtää tai vuokrata uusia tiimin jäseniä tasapainon luomiseksi.

Katso, missä kaikki sopivat

Org-kaavio aiheuttaa selkeyttä näyttämällä kaikille yritykselle, jossa ne sopivat organisaatiorakenteeseen. Jos uusi jäsen liittyy tiimiin, he voivat vilkaista organisaatiokaaviossa ja ymmärtää, että heillä on viisi muuta jäsentä heidän tiiminsä, kaksi avustajaa heidän alapuolella ja projektipäällikkö edellä. He voivat myös nähdä, että niiden projektipäällikkö raportoi osastopäällikölle.

Parantaa viestintää

Yrityksesi vakiintunut organisaatiorakenne voi parantaa viestintää, koska se tekee raportointisuhteista selväksi. Ilman organisaatiotaulua paikallaan, tiimin jäsenet eivät ehkä tiedä, kenen mennä, kun heillä on kysymyksiä. Org-kaavio tekee siitä selväksi, kuka johtaa siihen, että tiimin jäsenet voivat tuntea valtuudet esittää kysymyksiä ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa.

Luo visuaalinen hakemisto

Org-kaavio on olennaisesti organisaation visuaalinen hakemisto. Voit päivittää kaavion, kun tiimin jäsenet saavat edistää tai kun he lähtevät. Visuaalisen hakemiston säilyttäminen ajan tasalla pitää kaikki tiedot siitä, kuka työskentelee yhtiössä ja mitä heidän nykyinen asema on.

Org-kaavion käyttämisen rajoitukset

Vaikka organisaatiokaaviot voivat lisätä viestintää joukkueiden keskuudessa, niiden käyttäminen on rajoituksia. Näiden rajoitusten tunteminen voi auttaa sinua löytämään ratkaisuja mahdollisiin ongelmiin ennen niiden esiintymistä.

Voi saada vanhentuneen nopeasti

Org-kaaviot voivat saada vanhentuneita yrityksille uudelleenjärjestelyjä ja siirtää tiimin rooleja. Tiimin jäsenten on oltava tietoisia ja pitävät Org-kaavio päivitetty nykyisen yrityksen rakenteen ja henkilökunnan nimien kanssa.

Ratkaisu:Määritä joku säännöllisesti päivittämään ja jakamaan organisaatiokaaviosi tämän arvokkaan resurssin ylläpitämiseksi.

Näyttää vain muodolliset suhteet

Organisaatiokaavio on yksiulotteinen asiakirja, joten se ei tarjoa paljon selitystä sen tarjoaman raportointirakenteen ulkopuolella. Vaikka se on hyödyllistä perusyhtiön rakenteen visualisoinnissa, se näyttää vain muodollisia suhteita. Monet yritykset toimivat ja menestyvät erilaisilla epävirallisilla raportointisuhteilla, jotka eivät näy perinteisessä org-kaaviossa.

Ratkaisu:Käytä Org-kaaviota hyppäämällä pois päältä, mutta pidä mielessä muita työsuhteita, joita org-kaavio ei kaapata.

Ei näytä hallintatyyliä

Vaikka Org-kaavio näyttää johtajia ja tiimin jäseniä, jotka raportoivat heille, se ei näytä, mitä jokainen johtaja on. Esimerkiksi Org-kaavio voi osoittaa, että yhdellä johtajalla on kaksi tiimin jäsentä ja toinen johtaja on viisi tiimin jäsentä. Oletuksia voidaan tehdä, että johtaja, jolla on enemmän tiimin jäseniä, on vahvempi johtaja, mutta org-kaavio ei osoita, että johtaja vähemmän tiimin jäsenillä on enemmän käytännönjohtamistyyli .

Ratkaisu:Käytä Org-kaaviota ensimmäisenä viitteenä, mutta olla tietoinen siitä, että kasvotusten kosketus on paras tapa ymmärtää raportointisuhteet sisäisten ryhmien keskuudessa.

Streamline organisaatiorakennetta kaaviolla

Vaikka organisaatiokaavioille on rajoituksia, nämä kaaviot tarjoavat hyödyllisen tavan ymmärtää yrityksen rakennetta. Se voi myös parantaa viestintää ylemmän johdon kanssa selventämällä rooleja ja velvollisuuksia. Rakentaa organisaatiokaavio yrityksellesi, käytä meidänVapaa muokattava PDF: tja muokata niitä, kun näet sopivan.

Tarvitsetko apua tiimityöryhmän virtaviivaistamista? Saada selville mitenUDN-tehtävähallintaAuttaa joukkueita kommunikoivat tehokkaasti.