Hoe een organisatorische grafiek te maken (met gratis sjablonen)

Overzicht

Een organigram schetst hoe uw bedrijf in realtime functioneert. Dit diagram toont de rapportage-relaties tussen functietitels en de rollen in uw organisatie. We zullen de verschillende soorten organisatorische grafieken uitleggen en bieden gratis sjablonen voor u om uw eigen aan te passen.

Je hebt een familiediner toen je oma de stamboom eruit haalt. Ze maakt het stuk papier af en sporen haar naam in de lijn. Terwijl ze zoekt, landt haar vinger op een naam. "Zie je wel! Daar is hij, vlak naast je neef Charles! " Ze wijst op de naam van je derde neef en bewijst dat deze naam overeenkomt met die van een beroemde dichter.

Net als stambomen helpen organisatiekaarten om te visualiseren waar u en uw teamleden in relatie tot elkaar vallen. Een organigram, ook bekend als een organogram, is een diagram dat uw teamstructuur schetst en de rapporterende relaties tussen toontteamrollen .

In deze gids leggen we uit hoe we een org-diagram kunnen maken, de verschillende soorten organisatorische grafieken en biedenGratis sjablonenDus je kunt je eigen aanpassen en bouwen.

Hoe een organisatieschema te maken

Een organigram is een manier om de structuur van uw bedrijf te visualiseren. Om een ​​org-diagram te maken, moet u het teamleden-informatie verzamelen en beslissen hoe u de grafiek wilt bouwen.

Terwijl u rekening houdt met de rapportagesrelaties in uw organisatie, kunt u uw grafiek van boven naar beneden plannen.

1. Definieer scope

U kunt uw organisatorische grafiek behandelen zoals elk ander nieuw project waar u aan werkt. Het definiëren van de reikwijdte van uw ORG-diagram kan helpen ervoor te zorgen dat deze duidelijk isteamstructuur. De reikwijdte bepaalt het algemene doel van uw organisatieschema.

Overweeg deze vragen om aan de slag te gaan:

Werkt uw Org-kaart als resource voor teamleden om te weten wie wie binnen het bedrijf is?

Gaat u uw organisatiekaart met externe belanghebbenden of partners?

Heeft u meerdere grafieken nodig voor verschillende niveaus van het bedrijf?

Vragen van deze vragen van het begin kan u helpen bij het verzamelen van de juiste informatie en het in kaart brengen van uw grafiek.

2. Verzamel informatie

Het verzamelen van informatie is de belangrijkste stap van het maken van een organisatieschema, want zonder de juiste informatie, kunt u niet doorgaan. U kunt informatie verzamelen door individuele teamleden door e-mail te bekijken of met uw HR-afdeling te werken.

U hebt up-to-date informatie over de mensen in uw bedrijf, inclusief hun laatste functietitels. U moet ook het meldingsrelaties in uw bedrijf begrijpen. Overweeg het verzamelen van headshots van uw team voor extra personalisatie.

3. Bepaal hoe u uw grafiek kunt bouwen

Beslissen hoe je je organisatorische grafiek kunt bouwen, is cruciaal omdat verschillende tools het proces gemakkelijker kunnen maken. Als u uw org-diagram met de hand is, is geen tijd efficiënt en zal uw resultaten moeilijk delen zijn, dus overweeg de kracht van een hulpmiddel voor dit proces te benutten.

Het gebruik van een bewerkbare PDF kan u tijd besparen omdat de sjabloon vooraf is gebouwd met placeholders. U kunt dan eenvoudig de PDF delen met de rest van uw bedrijf.

4. Plan voor updates

Nadat u uw ORG-diagram hebt gemaakt, gebruikt u een teamkalender om te plannen voor regelmatige updates. Het is tenslotte waarschijnlijk dat uw bedrijfsstructuur enTeamdynamicazal vaak veranderen.

Mensen schakelen in en uit posities en rapporterende relaties kunnen ook veranderen. Met een digitale org-diagram is het eenvoudig om de structuur bij te werken en het opnieuw te verdelen naar teamleden.

Organisatorische grafieksjablonen

Het creëren van een organisatieschema kan eenvoudiger zijn bij het bouwen van een sjabloon. De meeste bedrijven volgen vergelijkbare structuren, of het nu gaat om een ​​top-down structuur of een matrixstructuur.

U kunt de onderstaande organisatiekaartsjablonen gebruiken als springpunten. Als u uw aangepaste ORG-diagram wilt maken, start u door een van de sjablonen hieronder te downloaden die het best uw bedrijfsstructuur vertegenwoordigt. Vul vervolgens de labels in om bij uw unieke teambehoeften te voldoen.

Soorten organisatorische grafieken

Er zijn vier gemeenschappelijke org-typen en elk vertegenwoordigt een andere manier waarop een bedrijf kan functioneren. Een organigram is een visuele vertaling van de interne structuur van uw bedrijf, dus het type grafiek dat u gebruikt, moet de rapportages en besluitvormingsprocedures van uw organisatie in spiegelen.

1. Functionele top-down

Een functionele top-down org-diagram is de meest voorkomende structuur, waarbij het bedrijf functioneert als een hiërarchie. Aan de top van deze organisatiestructuur is er één teamlid, die meestal de titel van president of CEO heeft.

Linking van dat teamlid zijn de leiders die de volgende keer de leiding hebben, zoals het bedrijf vice-presidenten. De hiërarchie strekt zich verder uit in de afdelingen en vertakt uiteindelijk in teams.

2. Matrix organisatie grafiek

De Matrix organisatieis een complexere structuur dan het traditionele top-down ontwerp. Als uw bedrijf deze rapportagestructuur gebruikt, rapporteren teamleden aan meerdere managers.

Terwijl werknemers waarschijnlijk een primaire manager hebben, melden ze aan hun afdeling, kunnen ze ook rapporteren aan eenprojectleider. Deze secundaire projectmanagers hebben ook afdelingsmanagers die ze rapporteren aan, waardoor de matrixorgrafiek rechthoekig lijkt in plaats van boomachtige.

3. Divisionale structuur

Een divisionale organisatiestructuur is een versie op hoog niveau van de traditionele hiërarchische structuur. Divisionale structuren zijn logisch voor bedrijven die afdelingen die onafhankelijk van elkaar werken.

Bedrijven met afzonderlijke productlijnen kunnen bijvoorbeeld in divisiesconstructies werken, omdat elke productlijn het, marketing- en verkoopafdelingen heeft gescheiden.

4. Platte organisatiekaart

De platte organisatorische grafiek is uniek omdat het weinig of geen niveaus van management toont. Dit type organisatiestructuur kan aanwezig zijn in een klein bedrijf of een moderne zaken die experimenteert met geen commandostructuur.

Met dit type organisatiestructuur bevordert het bedrijf een breed-spreidingsteamlid zelfmanagement en besluitvorming.

Hoe een org-diagram te gebruiken

U kunt uw bedrijf ten goede komen door een organisatiestructuur te gebruiken omdat het een visuele weergave van verschillende afdelingen en functietitels in actie biedt. Deze grafiek kan teamleden helpen begrijpen hoe ze met elkaar kunnen samenwerken en vertrouwen in hun rol en verantwoordelijkheden.

Visualiseer rapportages

Als manager kunt u een org-diagram gebruiken om werkverantwoordelijkheden en rapportages aan nieuwe teamleden weer te geven. Bij het aan boord van nieuwe huren helpt de org-grafiek teamleden hun mede-teamgenoten kennen en wat ze doen. Het helpt ook nieuwe teamleden, onthouden wie wie binnen het bedrijf is.

Beheer groei en verandering

Organisatorische grafieken kunnen ook helpenleiderschapTeam blijf georganiseerd en beheren groei of verandering binnen het bedrijf. Als bijvoorbeeld een afdelingshoofdkenmerkingen is dat het ene team groter is geworden dan andere teams, kunnen ze nieuwe teamleden verplaatsen of inhuren om balans te maken.

Zie waar iedereen past

Een org-grafiek creëert duidelijkheid door iedereen in het bedrijf te tonen waar ze in de organisatiestructuur passen. Als een nieuw lid deelneemt aan het team, kunnen ze een blik werpen op de organigram en begrijpen dat ze vijf andere leden op hun team hebben, twee assistenten onder hen, en een projectmanager erboven. Ze kunnen ook zien dat hun projectmanager rapporteert aan een afdelingsmanager.

Verbeter de communicatie

Het hebben van een gevestigde organisatiestructuur voor uw bedrijf kan de communicatie verbeteren, omdat het rapportage-relaties duidelijk maakt. Zonder een organisatiegrafiek op zijn plaats, weten teamleden misschien niet wie om naar toe te gaan wanneer ze vragen hebben. De org-grafiek maakt duidelijk wie ertoe leidt, zodat teamleden zich bevoegd voelen om vragen te stellen en samen te werken met anderen.

Maak een visuele map

Een org-diagram is in wezen een visuele map van uw organisatie. U kunt het diagram bijwerken wanneer teamleden worden gepromoveerd of wanneer ze vertrekken. Als u een visuele map up-to-date houdt, houdt iedereen op de hoogte van wie bij het bedrijf werkt en wat hun huidige positie is.

Beperkingen van het gebruik van een org-diagram

Terwijl organisatorische grafieken de communicatie tussen teams kunnen verhogen, zijn er beperkingen van het gebruik ervan. Het kennen van deze beperkingen kan u helpen oplossingen te vinden voor mogelijke problemen voordat ze voorkomen.

Kan snel verouderd raken

Org-grafieken kunnen snel verouderd worden als ondernemingen herstructureren en teamrollen verschuiven. Teamleden moeten opgemerkt zijn en de org-grafiek bijhouden bijgewerkt met de huidige bedrijfsstructuur en personeelsnamen.

Oplossing:Wijs iemand toe om uw organisatieschema regelmatig bij te werken en opnieuw te verdelen om deze waardevolle hulpbron te handhaven.

Toont alleen formele relaties

De organigram is een eendimensionaal document, dus het biedt niet veel uitleg buiten de rapportagestructuur die het biedt. Hoewel het nuttig is bij het visualiseren van de basisbedrijfsstructuur, toont het alleen formele relaties. Veel bedrijven functioneren en gedijen op verschillende informele rapportages-relaties die niet op een traditionele org-grafiek zouden verschijnen.

Oplossing:Gebruik een org-grafiek als een springpunt, maar houd er rekening mee dat er andere werkrelaties zijn die de org-grafiek niet vangt.

Toont beheerstijl niet

Terwijl de org-grafiek managers en de teamleden die aan hen verstrekken, laat het niet laten zien wat elke manager is. De org-diagram kan bijvoorbeeld laten zien dat één manager twee teamleden heeft en een andere manager heeft vijf teamleden. Aannames kunnen worden gemaakt dat de manager met meer teamleden een sterkere leider is, maar de org-grafiek zal niet laten zien dat de manager met minder teamleden een meer hands-on heeftmanagementstijl .

Oplossing:Gebruik uw org-diagram als een eerste referentiepunt, maar wees opgemaakt dat contact met het oog op gezicht de beste manier is om het verstrekken van relaties tussen interne teams te begrijpen.

Stroomlijn uw organisatiestructuur met een grafiek

Hoewel er beperkingen zijn voor organisatorische grafieken, bieden deze grafieken een nuttige manier om uw bedrijfsstructuur te begrijpen. Het kan ook de communicatie met het bovenste management verbeteren door rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken. Om een ​​organisatiegrafiek voor uw bedrijf te bouwen, gebruik dan onzegratis bewerkbare PDF'sen pas ze aan zoals je fit ziet.

Hulp nodig bij het stroomlijnen van teamwork? Uitvinden hoeUdn taakmanagerHelpt teams effectief te communiceren.