Slik oppretter du et organisasjonsdiagram (med gratis maler)
Sammendrag
Et organisasjonsskjema skisserer hvordan firmaet fungerer i sanntid. Dette diagrammet viser rapporteringsforholdene mellom jobbtitler og rollene i organisasjonen din. Vi forklarer de forskjellige typer organisasjonsdiagrammer og gir gratis maler for deg å tilpasse din egen.
Du har en familie middag når bestemoren din trekker ut stamentet. Hun uncklinles stykket papir og sporer navnet hennes nedover linjen. Da hun søker, lander fingeren på et navn. "Se! Der er han rett ved siden av din kusine Charles! " Hun peker på navnet på din tredje fetter, og viser at dette navnet samsvarer med en berømt dikter.
Som familietrær, hjelper organisasjonsdiagrammer å visualisere hvor du og dine lagmedlemmer faller i forhold til hverandre. Et organisasjonsdiagram, også kjent som et organogram, er et diagram som skisserer lagstrukturen din og viser rapporteringsforholdene mellom Team roller .
I denne veiledningen vil vi forklare hvordan man lager et org-diagram, de forskjellige organisasjonsdiagrammer, og gir Gratis maler Så du kan tilpasse og bygge din egen.
Hvordan lage et organisasjonsdiagram
Et organisasjonsdiagram er en måte å visualisere bedriftens struktur på. For å opprette et ORG-diagram må du samle lagmedlemsinformasjon og bestemme hvordan du vil bygge diagrammet.
Når du vurderer rapporteringsforholdene i organisasjonen, kan du planlegge diagrammet ditt fra topp til bunn.
1. Definer omfanget
Du kan behandle organisasjonsdiagrammet ditt som et annet nytt prosjekt du jobber med. Definere omfanget av ditt org-diagram kan bidra til at det klart representerer din lagstruktur . Omfanget bestemmer det samlede formålet med organisasjonsdiagrammet ditt.
Tenk på disse spørsmålene for å komme i gang:
Vil din Org-kart fungere som en ressurs for lagmedlemmer å vite hvem som er som i selskapet?
Vil du dele organisasjonsdiagrammet ditt med eksterne interessenter eller partnere?
Vil du trenge flere diagrammer for ulike nivåer av selskapet?
Å stille disse spørsmålene fra starten kan hjelpe deg med å samle den rette informasjonen og kartlegge diagrammet ditt.
2. Samle informasjon
Samle informasjon er det viktigste trinnet med å lage et organisasjonsdiagram fordi uten den rette informasjonen, vil du ikke kunne fortsette. Du kan samle informasjon ved å kartlegge individuelle lagmedlemmer via e-post eller jobbe med HR-avdelingen din.
Du trenger oppdatert informasjon om folket i firmaet ditt, inkludert deres nyeste jobbtitler. Du må også forstå rapportering av relasjoner i hele firmaet ditt. Vurder å samle hodeskudd av teamet ditt for ekstra tilpassing.
3. Bestem hvordan du bygger diagrammet ditt
Å bestemme hvordan du bygger ditt organisasjonsdiagram er avgjørende fordi ulike verktøy kan gjøre prosessen enklere. Å tegne ut ditt orgdiagram for hånden er ikke tidseffektiv og vil gjøre resultatene dine vanskelig å dele, så vurder å utnytte kraften til et verktøy for denne prosessen.
Bruke en redigerbar PDF kan spare tid fordi malen er forhåndsbygget med plassholdere. Du kan deretter enkelt dele PDF-filen med resten av firmaet ditt.
4. Planlegg for oppdateringer
Etter at du har opprettet ditt ORG-diagram, bruker du en lagkalender for å planlegge for vanlige oppdateringer. Tross alt er det sannsynlig at bedriftens struktur og Team Dynamics vil endres ofte.
Folk bytter inn og ut av stillinger og rapportering av relasjoner kan også endres. Med et digitalt org-diagram er det enkelt å oppdatere strukturen og omfordeler den til gruppemedlemmer.
Organisasjonsdiagrammaler
Å lage et organisasjonsdiagram kan være lettere når du bygger fra en mal. De fleste bedrifter følger lignende strukturer, enten det er en top-down struktur eller en matrisestruktur.
Du kan bruke organisasjonsdiagrammalene nedenfor som hoppingspunkter. For å lage ditt egendefinerte org-diagram, start ved å laste ned en av malene nedenfor som best representerer bedriftens struktur. Fyll deretter inn etikettene for å passe dine unike lagbehov.
Typer av organisasjonsdiagrammer
Det er fire vanlige org-karttyper, og hver representerer en annen måte som et selskap kan fungere. Et organisasjonsdiagram er en visuell oversettelse av bedriftens interne struktur, så diagramtypen du bruker, skal speile organisasjonens rapporteringsforhold og beslutningsprosesser.
1. Funksjonell top-down
Et funksjonelt top-down org-diagram er den vanligste strukturen, med selskapet som fungerer som et hierarki. På toppen av denne organisasjonsstrukturen er det ett lagmedlem, som vanligvis har tittelen på konsernsjef.
Forgrening fra det teammedlemmet er lederne som er neste ansvar, som selskapets visepresidenter. Hierarkiet strekker seg videre i avdelinger og til slutt grener i lag.
2. Matrix Organisasjonsdiagram
De Matrix Organization. er en mer kompleks struktur enn den tradisjonelle topp-down-designen. Hvis bedriften din bruker denne rapporteringsstrukturen, rapporterer lagmedlemmer til flere ledere.
Mens ansatte sannsynligvis har en primærleder de rapporterer til for deres avdeling, kan de også rapportere til a prosjektleder . Disse sekundære prosjektledere har også avdelingsledere de rapporterer til, noe som gjør Matrix Org-diagrammet ser rektangulært i stedet for tre-lignende.
3. Divisjonsstruktur
En divisjonsorganisatorisk struktur er en høyt nivåversjon av den tradisjonelle hierarkiske strukturen. Divisional strukturer gir mening for selskaper som har avdelinger som arbeider uavhengig av hverandre.
For eksempel kan selskaper med separate produktlinjer fungere i divisjonsstrukturer fordi hver produktlinje har skilt det, markedsføring og salgsavdelinger.
4. Flat organisasjonsdiagram
Det flate organisasjonsdiagrammet er unikt fordi det viser få eller ingen nivåer av ledelsen. Denne typen organisasjonsstruktur kan være tilstede i en liten bedrift eller en moderne bedrift som eksperimenterer uten kommandokjede.
Med denne typen organisasjonsstruktur fremmer selskapet bredt spredt teammedlem selvforvaltning og beslutningstaking.
Slik bruker du et ORG-diagram
Du kan være til nytte for bedriften din ved å bruke en organisasjonsstruktur fordi den gir en visuell representasjon av ulike avdelinger og jobbtitler i aksjon. Dette diagrammet kan hjelpe lagmedlemmer å forstå hvordan man samarbeide med hverandre og føle seg trygg på deres rolle og ansvar.
Visualiser rapportering relasjoner
Som leder kan du bruke et ORG-diagram for å vise arbeidsansvar og rapportering av relasjoner til nye lagmedlemmer. Når ombord på nye ansetter hjelper Org-diagrammet medarbeiderne til å bli kjent med sine medarbeidere og hva de gjør. Det hjelper også nye lagmedlemmer som husker hvem som er som i selskapet.
Behandle vekst og endring
Organisasjonsdiagrammer kan også hjelpe ledelse Team forblir organisert og håndtere vekst eller endring i selskapet. For eksempel, hvis et avdelingshode merker at ett lag har blitt større enn andre lag, kan de skifte eller leie nye lagmedlemmer for å skape balanse.
Se hvor alle passer
Et org-diagram skaper klarhet ved å vise alle i selskapet der de passer i organisasjonsstrukturen. Hvis et nytt medlem blir med i laget, kan de se på organisasjonsdiagrammet og forstå at de har fem andre medlemmer på sitt lag, to assistenter under dem, og en prosjektleder over dem. De kan også se at deres prosjektleder rapporterer til en avdelingsleder.
Forbedre kommunikasjonen
Å ha en etablert organisasjonsstruktur for din bedrift kan forbedre kommunikasjonen fordi det gjør at rapporteringsforhold klare. Uten et organisasjonsdiagram på plass, kan lagmedlemmer kanskje ikke vite hvem som skal gå til når de har spørsmål. Org-diagrammet gjør det klart hvem som leder hva, så lagmedlemmer kan føle seg bemyndiget til å stille spørsmål og samarbeide med andre.
Lag Visual Directory.
Et org-diagram er i hovedsak en visuell katalog over organisasjonen din. Du kan oppdatere diagrammet når lagmedlemmer blir forfremmet eller når de går. Å holde en visuell katalog oppdatert holder alle informert om hvem som jobber i selskapet og hva deres nåværende posisjon er.
Begrensninger av bruk av et org-diagram
Mens organisasjonsdiagrammer kan øke kommunikasjonen blant lagene, er det begrensninger for å bruke dem. Å vite disse begrensningene kan hjelpe deg med å finne løsninger på eventuelle potensielle problemer før de oppstår.
Kan bli utdatert raskt
Org-diagrammer kan bli utdatert raskt som selskaper omstrukturere og skifte lagroller. Teammedlemmer må være oppmerksomme og holde ORG-diagrammet oppdatert med nåværende bedriftsstruktur og personale navn.
Løsning: Tilordne noen til å oppdatere og omfordeler ditt organisasjonsdiagram regelmessig for å opprettholde denne verdifulle ressursen.
Viser bare formelle relasjoner
Organisasjonsdiagrammet er et endimensjonalt dokument, så det gir ikke mye forklaring utover rapporteringsstrukturen den gir. Mens det er nyttig å visualisere den grunnleggende selskapsstrukturen, viser den bare formelle relasjoner. Mange bedrifter fungerer og trives på ulike uformelle rapporteringsforhold som ikke ville dukke opp på et tradisjonelt Org-diagram.
Løsning: Bruk et ORG-diagram som et hoppested, men husk at det kan være andre arbeidsforhold som Org-diagrammet ikke fanger.
Viser ikke styringsstil
Mens ORG-diagrammet viser ledere og gruppemedlemmene som rapporterer til dem, vil det ikke vise hva hver leder er. For eksempel kan org-diagrammet vise at en leder har to lagmedlemmer, og en annen leder har fem lagmedlemmer. Forutsetninger kan gjøres at lederen med flere lagmedlemmer er en sterkere leder, men Org-diagrammet vil ikke vise at lederen med mindre lagmedlemmer har en mer praktisk lederstil .
Løsning: Bruk ditt Org-diagram som et første referansepunkt, men vær oppmerksom på at ansikt til ansiktskontakt er den beste måten å forstå rapportering av relasjoner mellom interne lag.
Streamline din organisasjonsstruktur med et diagram
Mens det er begrensninger i organisasjonsdiagrammer, tilbyr disse diagrammene en nyttig måte å forstå bedriftens struktur på. Det kan også forbedre kommunikasjonen med overordnet ledelse ved å avklare roller og ansvar. For å bygge et organisasjonsdiagram for din bedrift, bruk vår Gratis Redigerbare PDF-filer og tilpasse dem som du ser hensiktsmessig.
Trenger du hjelp til å strømlinjeformere samarbeid? Finn ut hvordan UDN Task Manager Hjelper lagene kommunikasjon effektivt.
