Cara membuat bagan organisasi (dengan template gratis)

Ringkasan

Bagan organisasi menguraikan bagaimana perusahaan Anda berfungsi secara real time. Diagram ini menunjukkan hubungan pelaporan antara judul pekerjaan dan peran dalam organisasi Anda. Kami akan menjelaskan berbagai jenis grafik organisasi dan menyediakan templat gratis bagi Anda untuk menyesuaikan sendiri.

Anda mengalami makan malam keluarga ketika nenek Anda mengeluarkan pohon keluarga. Dia menyesap selembar kertas dan melacak namanya di telepon. Saat dia mencari, jarinya mendarat dengan nama. "Melihat! Di sana dia, tepat di sebelah sepupu Charles Anda! " Dia menunjuk pada nama sepupu ketiga Anda, membuktikan bahwa nama ini cocok dengan penyair terkenal.

Seperti pohon keluarga, grafik organisasi membantu memvisualisasikan di mana Anda dan anggota tim Anda mengalami hubungan satu sama lain. Bagan organisasi, juga dikenal sebagai organogram, adalah diagram yang menguraikan struktur tim Anda dan menunjukkan hubungan pelaporan antaraperan tim .

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan bagaimana membuat grafik org, berbagai jenis grafik organisasi, dan menyediakanTemplate GratisJadi Anda dapat menyesuaikan dan membangun sendiri.

Cara Membuat Bagan Organisasi

Bagan organisasi adalah cara untuk memvisualisasikan struktur perusahaan Anda. Untuk membuat grafik org, Anda harus mengumpulkan informasi anggota tim dan memutuskan bagaimana Anda ingin membangun grafik.

Ketika Anda mempertimbangkan hubungan pelaporan di organisasi Anda, Anda dapat merencanakan bagan Anda dari atas ke bawah.

1. Tetapkan ruang lingkup

Anda dapat memperlakukan grafik organisasi Anda seperti proyek baru lainnya yang Anda kerjakan. Mendefinisikan ruang lingkup grafik org Anda dapat membantu memastikan dengan jelas mewakili AndaStruktur Tim. Ruang lingkup akan menentukan tujuan keseluruhan bagan organisasi Anda.

Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini untuk memulai:

Akankah Org Chart Anda bertindak sebagai sumber daya bagi anggota tim untuk mengetahui siapa yang ada di dalam perusahaan?

Apakah Anda akan berbagi grafik organisasi Anda dengan pemangku kepentingan atau mitra eksternal?

Apakah Anda memerlukan beberapa grafik untuk berbagai tingkatan perusahaan?

Meminta pertanyaan-pertanyaan ini sejak awal dapat membantu Anda mengumpulkan informasi yang tepat dan memetakan grafik Anda.

2. Kumpulkan informasi

Mengumpulkan informasi adalah langkah paling penting untuk membuat grafik organisasi karena tanpa informasi yang benar, Anda tidak akan dapat melanjutkan. Anda dapat mengumpulkan informasi dengan mensurvei anggota tim individu melalui email atau bekerja dengan departemen SDM Anda.

Anda akan memerlukan informasi terkini tentang orang-orang di perusahaan Anda, termasuk judul pekerjaan terbaru mereka. Anda juga perlu memahami hubungan pelaporan di seluruh perusahaan Anda. Pertimbangkan mengumpulkan headshots dari tim Anda untuk personalisasi tambahan.

3. Putuskan cara membangun bagan Anda

Memutuskan Cara Membangun Bagan Organisasi Anda sangat penting karena alat yang berbeda dapat membuat prosesnya lebih mudah. Menggambar grafik org Anda dengan tangan tidak efisien waktu dan akan membuat hasil Anda sulit dibagikan, jadi pertimbangkan untuk memanfaatkan kekuatan alat untuk proses ini.

Menggunakan PDF yang dapat diedit dapat menghemat waktu Anda karena template sudah dibangun sebelumnya dengan placeholder. Anda kemudian dapat dengan mudah berbagi PDF dengan sisa perusahaan Anda.

4. Rencanakan pembaruan

Setelah membuat grafik org Anda, gunakan kalender tim untuk merencanakan pembaruan rutin. Lagi pula, kemungkinan struktur perusahaan Anda danDinamika Timakan sering berubah.

Orang-orang beralih masuk dan keluar dari posisi dan hubungan pelaporan juga dapat berubah. Dengan bagan org digital, mudah untuk memperbarui struktur dan mendistribusikan kembali ke anggota tim.

Templat Bagan Organisasi

Membuat bagan organisasi dapat lebih mudah saat membangun dari template. Sebagian besar perusahaan mengikuti struktur serupa, apakah itu struktur top-down atau struktur matriks.

Anda dapat menggunakan templat bagan organisasi di bawah ini sebagai titik jumping-off. Untuk membuat grafik ORG khusus Anda, mulailah dengan mengunduh salah satu templat di bawah ini yang paling mewakili struktur perusahaan Anda. Kemudian, isi label agar sesuai dengan kebutuhan tim unik Anda.

Jenis grafik organisasi

Ada empat jenis grafik org umum dan masing-masing mewakili cara yang berbeda yang mungkin berfungsi. Bagan organisasi adalah terjemahan visual dari struktur internal perusahaan Anda, sehingga jenis bagan yang Anda gunakan harus mencerminkan hubungan pelaporan organisasi Anda dan prosedur pengambilan keputusan.

1. fungsional top-down

Bagan org top-down fungsional adalah struktur yang paling umum, dengan perusahaan berfungsi sebagai hierarki. Di bagian atas struktur organisasi ini ada satu anggota tim, yang biasanya memiliki gelar presiden atau CEO.

Bercabang dari anggota tim itu adalah pemimpin yang bertanggung jawab selanjutnya, seperti perusahaan wakil presiden. Hirarki memanjang lebih jauh ke departemen dan akhirnya bercabang menjadi tim.

2. Bagan Organisasi Matrix

ItuOrganisasi Matrix.adalah struktur yang lebih kompleks daripada desain top-down tradisional. Jika perusahaan Anda menggunakan struktur pelaporan ini, anggota tim melaporkan ke banyak manajer.

Sementara karyawan kemungkinan memiliki manajer utama yang mereka laporkan kepada departemen mereka, mereka juga dapat melaporkan ke amanajer proyek. Manajer proyek sekunder ini juga memiliki manajer departemen yang mereka laporkan, yang membuat grafik MATRIX org terlihat persegi panjang alih-alih seperti pohon.

3. Struktur Divisional

Struktur organisasi divisi adalah versi tingkat tinggi dari struktur hierarkis tradisional. Struktur Divisional masuk akal bagi perusahaan yang memiliki departemen bekerja secara independen dari satu sama lain.

Misalnya, perusahaan dengan lini produk terpisah dapat bekerja dalam struktur divisi karena setiap lini produk memisahkannya, pemasaran, dan departemen penjualan.

4. Bagan Organisasi Datar

Bagan organisasi datar unik karena menunjukkan beberapa atau tidak ada tingkat manajemen. Jenis struktur organisasi ini dapat hadir dalam bisnis kecil atau bisnis modern yang bereksperimen tanpa rantai komando.

Dengan jenis struktur organisasi ini, perusahaan mempromosikan pengelolaan diri dan pengambilan keputusan.

Cara menggunakan grafik org

Anda dapat menguntungkan perusahaan Anda dengan menggunakan struktur organisasi karena memberikan representasi visual dari berbagai departemen dan jabatan pekerjaan yang beraksi. Bagan ini dapat membantu anggota tim memahami cara berkolaborasi satu sama lain dan merasa percaya diri dalam peran dan tanggung jawab mereka.

Memvisualisasikan hubungan pelaporan

Sebagai seorang manajer, Anda dapat menggunakan grafik org untuk menunjukkan tanggung jawab kerja dan melaporkan hubungan kepada anggota tim baru. Saat naik pesawat baru, grafik org membantu anggota tim mengenal teman satu tim mereka dan apa yang mereka lakukan. Ini juga membantu anggota tim baru mengingat siapa yang ada di dalam perusahaan.

Kelola pertumbuhan dan perubahan

Bagan organisasi juga dapat membantukepemimpinanTim tetap teratur dan mengelola pertumbuhan atau perubahan dalam perusahaan. Misalnya, jika kepala departemen memperhatikan bahwa satu tim telah menjadi lebih besar daripada tim lain, mereka dapat menggeser atau mempekerjakan anggota tim baru untuk menciptakan keseimbangan.

Lihat di mana semua orang cocok

Grafik org menciptakan kejelasan dengan menunjukkan kepada semua orang di perusahaan tempat mereka cocok dengan struktur organisasi. Jika seorang anggota baru bergabung dengan tim, mereka dapat melirik bagan organisasi dan memahami bahwa mereka memiliki lima anggota lain di tim mereka, dua asisten di bawah mereka, dan seorang manajer proyek di atas mereka. Mereka juga dapat melihat bahwa manajer proyek mereka melapor ke manajer departemen.

Meningkatkan komunikasi

Memiliki struktur organisasi yang mapan untuk perusahaan Anda dapat meningkatkan komunikasi karena membuat hubungan pelaporan jelas. Tanpa bagan organisasi di tempat, anggota tim mungkin tidak tahu siapa yang harus pergi ketika mereka memiliki pertanyaan. Grafik org membuatnya jelas siapa yang memimpin, jadi anggota tim dapat merasa diberdayakan untuk mengajukan pertanyaan dan berkolaborasi dengan orang lain.

Buat Direktori Visual.

Bagan org pada dasarnya adalah direktori visual organisasi Anda. Anda dapat memperbarui grafik ketika anggota tim dipromosikan atau ketika mereka pergi. Menjaga direktori visual hingga saat ini membuat semua orang memberi tahu siapa yang bekerja di perusahaan dan apa posisi mereka saat ini.

Keterbatasan menggunakan grafik org

Sementara grafik organisasi dapat meningkatkan komunikasi di antara tim, ada batasan menggunakannya. Mengetahui keterbatasan ini dapat membantu Anda menemukan solusi untuk masalah potensial sebelum terjadi.

Bisa kedaluwarsa dengan cepat

Grafik org dapat dikeluarkan dengan cepat saat merestrukturisasi dan menggeser peran tim. Anggota tim harus memperhatikan dan menyimpan grafik org dengan struktur perusahaan saat ini dan nama staf.

Larutan:Tetapkan seseorang untuk memperbarui dan mendistribusikan kembali grafik organisasi Anda untuk mempertahankan sumber daya yang berharga ini.

Hanya menunjukkan hubungan formal

Bagan organisasi adalah dokumen satu dimensi, sehingga tidak menawarkan banyak penjelasan di luar struktur pelaporan yang disediakannya. Meskipun bermanfaat dalam memvisualisasikan struktur perusahaan dasar, itu hanya menunjukkan hubungan formal. Banyak perusahaan berfungsi dan berkembang pada berbagai hubungan pelaporan informal yang tidak muncul pada grafik org tradisional.

Larutan:Gunakan grafik org sebagai titik melompat, tetapi perlu diingat mungkin ada hubungan kerja lain yang tidak ditangkap oleh grafik org.

Tidak menampilkan gaya manajemen

Sementara grafik org menunjukkan manajer dan anggota tim yang melapor kepada mereka, itu tidak akan menunjukkan seperti apa setiap manajer. Misalnya, grafik org mungkin menunjukkan bahwa satu manajer memiliki dua anggota tim dan manajer lain memiliki lima anggota tim. Asumsi dapat dibuat bahwa manajer dengan lebih banyak anggota tim adalah pemimpin yang lebih kuat, tetapi grafik org tidak akan menunjukkan bahwa manajer dengan lebih banyak anggota tim memiliki lebih banyak langsunggaya manajemen .

Larutan:Gunakan grafik org Anda sebagai titik referensi pertama, tetapi berhati-hatilah dengan kontak tatap muka adalah cara terbaik untuk memahami hubungan pelaporan di antara tim internal.

Rampingkan struktur organisasi Anda dengan bagan

Meskipun ada batasan untuk bagan organisasi, grafik ini menawarkan cara yang bermanfaat untuk memahami struktur perusahaan Anda. Ini juga dapat meningkatkan komunikasi dengan manajemen atas dengan mengklarifikasi peran dan tanggung jawab. Untuk membangun bagan organisasi untuk perusahaan Anda, gunakanPDF yang dapat diedit gratisdan menyesuaikannya seperti yang Anda inginkan.

Perlu bantuan merampingkan kerja tim? Mencari tahu bagaimanaUDN Task Manager.membantu tim berkomunikasi secara efektif.