Ny til projektsporing? Start her.

At bo på sporet, til tiden, og på budgettet er en af ​​de vanskeligste dele af projektledelsen. Uden en klar følelse af alle de bevægelige stykker af dit projekt er det nemt for arbejde at falde gennem revnerne. Hvis dette er sket med dig før, er du ikke alene - faktisk,Over en fjerdedel (26%)af deadlines savnes hver uge.

Men du behøver ikke at gøre det hele alene. Projektsporingsværktøjer som UDN Task Manager Giv dig - og endnu vigtigere, dit hold - en klar følelse af status for et projekt og en nem måde at få opdateringer i realtid på, kan du bruge mere tid på højt påvirkning af arbejdet. Sådan kommer du i gang med projektsporing, så alle på dit hold kender præcis, hvem der laver hvad, hvornår.

Hvad er projektsporing?

Projektsporing er et sæt værktøjer og praksis for at hjælpe projektledere med at overvåge fremskridtene i deres initiativer. I stedet for at forsøge at holde styr på dit arbejde via regneark, e-mail eller bare mentalt, hjælper projektsporingsværktøjer dig uden problemer med at holde styr på ins og outs af projektdata. Med projektsporing kan du hjælpe holdmedlemmer med at holde sig ajour med status for et projekt på individet, projektet og programniveauet.

Hvad er projektsporingsværktøjer?

Projektsporing kommer til liv gennem projektsporing værktøjer - som realtiddashboards.eller statusopdateringer. Du behøver ikke bruge 45 minutter hver fredag, klikker på og ud af projekter for at få en følelse af, hvor et projekt er på. I stedet er disse værktøjer designet til at hjælpe dig og dit hold forbliver i løkken på individuelle opgaver og teamprojekter samt på tværs af flere projekter.

Disse værktøjer hjælper dig:

Del Opgaveoplysninger i realtid

Afklare, hvem der laver, hvad hvornår

Opret delbare fremskridtsrapporter

Hjælp dit team med status, tid og budgetsporing

Tilslutning af arbejde og reducerende siloer

Selvom vi henviser til disse værktøjer som projektsporingsværktøjer, er de normalt en del af en holistiskArbejdsstyringssoftware. Det er fordi projektsporingsværktøjer kun er effektive, når de er forbundet med det arbejde, dit hold gør.

Alt for ofte splitter vi arbejde mellem værktøjer som at arbejde i dokumenter, kommunikere via e-mail og sporing arbejde i et regneark. Lyd bekendt? Du er ikke alene. IfølgeAnatomi af arbejdsindeks, Videnarbejdere skifter mellem 10 værktøjer op til 25 gange om dagen. Men app overbelastning reducerer effektiviteten og øger risikoen for, at arbejdet falder gennem revnerne.

Med et dumt system kan holdmedlemmer kæmpe for at finde oplysninger. For at finde det mest up-to-date dokument skal du e-maile et holdmedlem eller rulle tilbage gennem dine chatbeskeder. Hvis du forsøger at spore projektdata i et regneark-stil system, skal oplysningerne manuelt indtastes fra andre værktøjer og informationskilder.

Ved at administrere projekter og opgaver i et arbejdshåndteringsværktøj med projektsporingsfunktioner for at holde sig opdateret, kan dit hold få realtidsindsigt, mens du også reducerer duplikativt arbejde.

I stedet for at skulle spore oplysninger, manuelt kopiere og indsætte arbejde eller kildedata fra flere regneark, har du adgang til alle de oplysninger, du har brug for lige på ét sted. Det sidste, du vil gøre, er at give dig selv mere manuel arbejde ved at skulle tilføje alle de oplysninger, du vil spore i et separat værktøj.

3 Key Project Tracking Features

Som nævnt ovenfor er projektsporing en del af et større sæt af arbejdshåndteringssoftware. Når teammedlemmer henviser til projektsporing, taler de virkelig om tre ting: Sporing af arbejde på individniveau, opholder sig ajourført på projektarbejde eller kontrol af arbejde fremskridt på tværs af flere projekter.

Sporing af arbejde på det enkelte niveau

På det enkelte opgaveliveau kan projektsporingsværktøjer hjælpe alle med at justere på, hvem der laver hvad, hvornår. Dette kan give holdmedlemmer klar indsigt i, om en opgave foregår på skemaet, og hvordan dit projekt skrider frem mod dets leverancer.

Sporing af arbejde på det enkelte opgaveliveau har en anden værdi - det forhindrer duplikativt arbejde. Når alle har klarhed om, hvem der gør hvad du ved, tager du gættet og arbejder om arbejde ude af arbejde. Dette er kritisk - som det står, bruger videnarbejdere13% af deres tidpå arbejde, der allerede er gennemført.

Den vigtigste ting at gøre, mens sporing af arbejde på individniveau er at sikre, at der kun er en person, der er direkte ansvarlig for hver opgave. At have en person ansvarlig for hvert initiativ betyder teammedlemmer ved, hvem der skal kontakte om at levere opdateringer om opgavestatus eller besvare spørgsmål, som andre holdmedlemmer kan have.

For eksempel forestille dig, at du og et andet holdmedlem er vært for en virtuel begivenhed. Men fordi der er to værter, er dine gæsthøjttalere ikke sikre på, hvem der skal gå til med spørgsmål. Dagen før arrangementet har en gæsthøjttaler en nødsituation, og de kontakter et holdmedlem for at annullere. Men på grund af en fejlkommunikation blev du ikke looped in-og på dagens dag, er du helt uforberedt, når den højttaler ikke vises. Med et klart ansvarligt kommunikationspunkt kan denne type problem let undgås.

Sporing af arbejde på projektniveau

Du kan også spore arbejde på projektniveau for at give tværfunktionelle interessenter et højere niveau af projektarbejdet. I stedet for at blive underrettet om de daglige opdateringer, har tværfunktionelle interessenter og andre holdmedlemmer brug for et hurtigt overblik over opdateringer i realtid om de vigtigste projektdata. På den måde kan de holde sig ajour i løbet af et projekts livscyklus uden at blive slået ned med detaljerne.

Der er to hovedmåder at spore arbejde på projektniveau:

Statusopdateringer: Projektstatusrapporter.er opdateringer om fremskridt i dit projekt, der hjælper dig med at holde interessenterne informeret. Skriftlige statusopdateringer erstatter også statusmøder og tilbyder i stedet en måde for holdmedlemmer til at se de mest up-to-date projektoplysninger på egen hånd. For de bedste resultater, del dine statusrapporter i samme værktøj, hvor du håndterer udførelsen af ​​arbejdet, så interessenterne kan bore ned i mere detaljer, hvis det er nødvendigt.

Dashboards: Dashboards.Er projektets fremskridt visse, at interessenter kan få adgang til til enhver tid for at få detaljer om et projekt. Dashboards kan omfatte ting somBurndown Diagrams., arbejde under flyvning eller opgaver, der er forsinket. Ligesom statusopdateringer skal du sørge for at oprette dashboards i værktøjet, hvor du også laver arbejde, så dine interessenter kan få flere oplysninger.

Sporing af arbejde på tværs af flere projekter

Hvis du sporer arbejde på tværs af flere projekter, vil du sandsynligvis drage fordel af at spore arbejde på porteføljens niveau.Projektporteføljestyring(PPM) er fugleperspektivet, at dine executive interessenter eller projektsponsorer ønsker at se. PPM hjælper interessenter med at se det store billede på tværs af flere projekter, og hvordan disse initiativer sporer mod forretningsmål.

På porteføljens niveau er det kritisk for interessenter at have klar indsigt i hvert projekts status, så de kan måle overordnede porteføljesundhed og ydeevne.

På dette niveau kan du også bruge arbejdsbyrdehåndtering til at spore holdbåndbredde og kapacitet. Arbejdsbyrdehåndtering giver dig mulighed for at se, hvad hver holdmedlem arbejder på tværs af projekter - så du kan sikre, at ingen føler sig brændt ud eller overvældet.

Ifølgevores forskning, 71% af videnarbejdere oplevede burnout mindst en gang i 2020. Med arbejdsbyrdehåndtering og projektsporing kan du proaktivt sikre, at der ikke er nogen kapacitetsproblemer, der kommer op ved at se alle opgaver på docket i de kommende dage eller uger. På den måde, hvis et holdmedlem har et par store opgaver, der kommer op, kan du reparitere mindre anmodninger til andre holdmedlemmer, der måske har en højere kapacitet.

5 måder at bringe projektsporing til livet

Disse tre projektsporingsfunktioner kan hjælpe dig med at komme i gang med projektsporing på individet, projektet og porteføljens niveau. Projektsporing er en del af den større arbejdsstyringsplatform, så der er en lang række andre relaterede værktøjer, som du kan og bør udnytte på forskellige stadier af dit projekt.

Del detaljer tidligt i en projektplan

EN Projektplan.Er et blueprint af nøgleelementer, som dit projekt skal lykkes. Projektplanlægning sker før projektsporingsstadiet - normalt er dette det allerførste, du gør, når du starter et projekt.

Ved at oprette en plan kan du give teammedlemmer og interessenter en følelse af din projekt tidslinje. På den måde starter alle på samme side. Derefter opretholde denne klarhed i hele projektet med projektsporingsværktøjer.

Etablere en kommunikationsplan for hvert projekt

EN Kommunikationsplan.er en oversigt over, hvordan du og dit projektteam vil kommunikere i løbet af et projekt. Denne plan kan hjælpe dig med at præcisere præcis, hvor og hvornår dit hold kan finde oplysninger. For eksempel vil en kommunikationsplan ofte definere de forskellige kommunikationskanaler, du bør bruge-lignende e-mail, beskeder eller personlige møder. Du kan også bruge denne plan til at forklare, hvor ofte du vil bruge hver kanal, eller hvem skal medtages i forskellige kanalkommunikation.

En kommunikationsplan kan give dit hold en klar følelse af, hvor og hvornår de skal kommunikere. Typisk bør din plan også indeholde oplysninger om, hvornår du vil kommunikere projektsporing detaljer-lignende statusopdateringer.

Brug Visual Project Management til at bringe dit projekt til liv

Når du rent faktisk arbejder på dit projekt, kan du brugeVisual Project Management.Værktøjer til at spore dit arbejde mere effektivt. Der er tre typer Visual Project Management:

Gantt Charts. , som tilbyder en tidslinje-stil visning af dit projekt og gør det nemt at visualisere eventuelle arbejdsafhængigheder. Gantt-diagrammer viser ofteKey Project Milestones., også.

Kanban boards. , som er en effektiv måde at spore opgavestatus på. I et kanban bord bevæger arbejdet gennem stadier, som er repræsenteret af kolonner. For eksempel kan du haveAt gøre Vi Gøre, og.Færdigkolonner i et kanban board.

Kalendere, som giver dit hold en klar følelse af hvornårprojektleverancer.skyldes.

Opret et projekt køreplan for at få et oversigt på højt niveau

For komplekse projekter kan du også oprette enProjekt Roadmap.at give holdmedlemmer en måde at nemt visualisere den samlede projektplan. Et projektkørsel er et projekttidslinje på højt niveau, så interessenterne kan få et overblik over dine projektleverancer, nøgle milepæle og overordnede projektmål.

Capture Capacity med Time Tracking Tools

På det enkelte opgaveliveau er det nyttigt at spore yderligere projektoplysninger, som hvor længe en opgave vil tage for at fuldføre. Projektsporingsværktøjer tilbyder ofte tidsporing integrationer, for at hjælpe dig nøjagtigt at spore tid brugt på projekter og opgaver med mindre indsats.

Bliv på vej med en ressourceforvaltningsplan

I projektledelse, a Er der noget, der hjælper dig med at gennemføre et projekt, herunder holdmedlemmer, budget eller tilgængelige værktøjer. ENressource management planKan hjælpe dig med at definere dine projektressourcer og deres kapacitet, så alle forstår, hvilke ressourcer der er tilgængelige for projektarbejde.

Bliv på sporet med projektsporing

God projektsporing-lignende alle de bedste arbejdsgange - kan gøre det lettere for dit team at samarbejde og kommunikere. I stedet for manuelt at indtaste projektsporing detaljer i regneark eller glide dæk, nedbryder online projektsporingsværktøjer ned siloer for at hjælpe dig med at spore arbejde, hvor du rent faktisk arbejder. Del alle dine vigtige projektoplysninger-lignende detaljer, dokumenter, feedback og meddelelser - på ét sted. Projektsporing gør det nemt for holdmedlemmer, interessenter og tværfunktionelle samarbejdspartnere for at se og spore arbejde fra hver vinkel.

Interesseret i at komme i gang? Lær hvordan UDN Task Manager Kan hjælpe dit hold med at organisere arbejde og blive synkroniseret ved at spore alle dine projektoplysninger på ét sted.