Ultimate Guide til Microsoft Teams Project Management (2022)
Leila cruz.
Redaktionskoordinator.
Lad os få en ting ud af vejen:
Microsoft Teams.er ikke en gruppe af produktivitetseksperterhvem arbejder på Microsoft. 😛
Det er en kommunikationsplatform, der hjælper dig med at samarbejde om projekter.
Flere hold og enkeltpersoner stoler på Microsoft Teams til kommunikation, teamsamarbejde og fjernbetjening.
Men hvordan effektiv er Microsoft Teams Project Management ?
I denne artikel dækker vi alt, hvad du behøver at vide om Microsoft Teams Project Management, herunder detsnøglefunktioner Vi fordele., og.Begrænsninger (med løsninger) .
Lad os få dette møde startet! 💻
Hvad er Microsoft Teams?
Microsoft (MS) HoldEr en samarbejdsplatform, der hjælper individer, fjerntliggende arbejdere og interne hold forbliver forbundet.
Uanset om du skal chatte med et familiemedlem eller samarbejde om en opgave med dit projektteam, kan Microsoft-hold hjælpe dig ud.
Det giver dig også mulighed for at:
Disse funktioner gør det nemt for dit hold at samarbejde uden at skulle springe mellem apps. Derudover kan du være vært for møder i komfort i dit hjem og pyjama bukser!
Interesseret i fjernbetjeningsapplikationer som Microsoft Teams?
Her er 25+ fjernbetjeningsværktøjer at gøre arbejdet hjemmefra en brise !
4 Nøglefunktioner i Microsoft Teams Project Management
Sådan kan Microsoft Teams hjælpe digAdministrer projekter :
1. Hold og kanaler
Microsoft Teams bruger 'teams' og 'kanaler' for at hjælpe hold selvorganisere og samarbejde.
EN holder et rum, hvor folk kan arbejde tæt sammen, for eksempel specifikke afdelinger eller hold. Her kan du diskutere produktlanceringer, hvordan man skalForbedre din PR-strategi, og mere.
Og bekymre dig ikke; Samtaler, filer og noter er kun synlige for holdmedlemmerne i det pågældende Microsoft-team.
På den anden side, Microsoft Teamskanalerer hvor arbejdet bliver gjort, hvor du har standardkanaler og private kanaler.
Du kan tænke på standardkanaler som en offentlig fest, hvor nogen kan gå ind.
På den anden side er private kanaler som superhemmelige invitation-eneste begivenheder. På denne måde kan du forhindre uønskede gæster i at kollidere din fest.
2. Indbygget chatfunktion
Microsoft Teams tilbyder både private chats og gruppechats.
Der er også en chatfunktion for deltagere, der er på opkald.
Det lader dig tilpasse din besked med rig tekstformatering, mødeskemaer, prioriterede flag, vedhæftede filer og meget mere!
Og for afslappede samtaler kan du tilføje så mange sjove emojis og klistermærker til dit 💜s indhold.
3. VIDEO OG AUDIO CALLING
Microsoft Teams 'video- og lydopkaldsfunktioner er en af dens størsteringerkort. 😉
Du kan starte et lyd- eller videoopkald inden for et par klik. Og for at hjælpe holdmedlemmer at blive på skema, kan du planlægge video møder med den delte kalenderfunktion.
Dine videokonferencer kan have op til 250 brugere, og du kan også bruge Microsoft Stream integrationen til at nå et bredere publikum. Integrationen er en Enterprise Video Service, der giver dig mulighed for at uploade, se og dele videoer sikkert for op til 10.000 seere.
4. Skærmdeling.
Virtuelle hold.stole på videoopkald tilVelkommen nye holdmedlemmerog forklare opgaver.
Men nogle gange kan ting gå tabt i oversættelse.
Og vi ender med at sætte på et blankt smil, når vi faktisk har lyst til dette:
Heldigvis, MS Teams 'Skærmdeling.funktion kan hjælpefjernbetjening holdforklare ting med lethed.
Du kan vælge, hvad du vil have deltagerne til at se, herunder dit desktop, browservindue, en digital whiteboard eller en bestemt fil.
3 Fordele ved Microsoft Teams Project Management
Her er tre fordele ved at bruge Microsoft Teams-appen til at administrere projekter:
1. Integreres med tonsvis af Microsoft Office Apps
Microsoft Teams integrerer med tonsvis af apps i Office 365-gruppen, hvilket gør det til en all-you-can-use app buffet! 😋
Og der er ikke behov for at skifte til en anden restaurant (app), da Microsoft Teams 'menu i grunden har alt hvad du behøver.
Her er nogle måder, du kan drage fordel af denne funktion:
2. Indbygget webinarfunktionalitet
Da din virksomhed vokser, skal du sandsynligvis være vært for videokonferencer med mere end 250 deltagere, og det er her, hvor værktøjets indbyggede webinarfunktioner kan være nyttige.
Webinars kan hjælpe virksomheder ombord på nye kunder, træne medarbejdere og uddanne kunder på nye produktfunktioner.
Med Microsoft Teams kan du være vært for sikre webinarer med 1.000 deltagere og udsende dem for op til 10.000 seere.
Her er nogle af de seje ting, du kan gøre her:
3. Automatiser processer med bots
Microsoft Teams-brugere kan bruge bots til at få tips, initiere arbejdsgange eller samle oplysninger. 🤖
Her er nogle af de bots, du får:
Microsoft Teams endda lader dig oprette dine egne bots!
Men sørg for at du har de nødvendige færdigheder.
Trods alt vil du ikke ende i enJeg robot.situation.
4 Begrænsninger af Microsoft Teams Project Management (med løsninger)
Sikker på, at Microsoft Teams tilbyder dig kølige funktioner som bots, nyhedsudsendelser og en integration med MS-projektet. Værktøjet er dog ikke det fedeste barn på blokken, når det kommer til projektledelse.
Tjek vores blog påTop Microsoft Teams alternativer .
Her er nogle af ulemperne ved at bruge Microsoft Teams-appen til styring af projekter:
Her er et nærmere kig på hver begrænsning, og hvordan du kan løse det:
1. Kan være udfordrende at oprette
En af ulemperne ved Microsoft Teams er, at opsætningen kan være virkelig tidskrævende og udfordrende.
Hvorfor?
Der er ikke en indledende struktur, så du bliver nødt til at bestemme hvilke kanaler og hold du har brug for.
På toppen af det, hvis du vil duplikere en kanal eller et hold, bliver du nødt til at gøre detmanuelt .
Et projektstyringsværktøj som UDN Task Manager forstår, at projektledere skal bruge deres tid til at fordoble overskud, ikke kanaler!
Vent ... Hvad er UDN Task Manager ?
UDN Task Manager er en af verdenshøjest vurderetProduktivitet og projektledelse softwarebrugt af superprodukter hold.i små og store virksomheder.
MedUDN Task Manager, du kanSpor tidbrugt på flere projekter,Synkroniser din Google, Apple eller Outlook Calendar, Opret regneark med den fleksibleBordvisning, og mere.
Her er hvordanUDN Task ManagerBeats Microsoft Teams på sit eget teamsamarbejdsspil:
Sætte opUDN Task Managerer super nemt.
Med detaljeret Projektledelse Onboarding guider , Har du alle de oplysninger, du har brug for for at komme i gang med det samme.
Og hvis du vil fjerne unødvendige klik, skal du bruge / Slash Commands. funktion til at oprette opgaver, subtasks. , og mere i et snap!
Her er nogle eksempler:
På denne måde kan duskråstregden tid, der er taget for at fuldføre handlinger i halvdelen.
2. Begrænset antal kanaler
Microsoft Teams begrænser dig til 30 private kanaler, og du kan kun have 250 holdmedlemmer i en privat kanal.
Disse begrænsninger kan være problematiske for store virksomheder med mange forskellige hold og afdelinger.
UDN Task Managerhar AN.Ubegrænset chatvisningat du kan holde sammen med ethvert arbejdsområde. Du kan bruge den til at chatte om opgaver eller dit holds frokostplaner.
Og da du kan få disse samtaler i enhver visning eller placering iUDN Task Manager, Du vil aldrig miste synet af dine chats, og endnu vigtigere, dit holds frokostordrer!
Start en ny chat iUDN Task ManagerS chatudsigt
Kan ikke slippe afkanaler?
Ingen problemer.
Bare brug UDN Task ManagerS slack. integration .
Det lader dig hurtigt blive slanke meddelelser i opgaver og kommentarer. . Derudover,UDN Task Managerkan øjeblikkeligt sende meddelelser om opgaver til dinSlack Project Managementkanaler.
Den ekstra fordel her er, at slap ikke gør detSlack.i kanalafdelingen.
Hvad mener vi?
Appen giver dig mulighed for at oprette et ubegrænset antal kanaler. #Winwin.
Drej en slack besked til en opgave iUDN Task Manager
UDN Task ManagerGiver dig mulighed for at oprette grupper af mennesker, du kan tildele til opgaver, nævne iKommentarer., og endda tilføje Watchers. i bulk.
For eksempel, hvis du har et marketingteam, kan du simpelthen oprette enBrugergruppekaldet "marketing team" og øjeblikkeligt Tildel opgaver. til hvert holdmedlem i den gruppe.
Oprettelse af hold i.UDN Task Manager
3. Dårlige tilladelsesindstillinger
Hvert firma har brug for at beholde sine dokumenter og andre virksomhedsdata sikre.
Problemet med Microsoft Teams er, at appen gør det super nemt at dele filer og dokumenter med alle, der bliver tilføjet til et MS-team.
Og det kan være super udfordrende at anvende unikke tilladelsesindstillinger til en bestemt kanal, fil eller en mappe.
For eksempel er private teams svært at klare, da kun administratorer har kontrol over, hvem der slutter sig til. Som følge heraf er offentlige hold sandsynligvis din bedste mulighed, da nogen i dit hold kan deltage i relativt let.
Problemet?
Det betyder, at det vil være rigtig svært at holde dit Microsoft-teammiljø sikkert sidenhverTeammedlem kunne få adgang til dine private dokumenter.
UDN Task ManagerBrugere kan tage en af fire roller inden for deres arbejdsområde:Medlem, Admin, Ejer,ellerGæst.På denne måde kan du invitere kunder til at samarbejde uden at gå på kompromis med dinWORKSPACE'S.privatliv .
Selvfølgelig har du nogle gange brug for mere end fire roller.
DerforUDN Task Managerlader dig oprette Brugerdefinerede roller .
Du kan oprette nye roller som en superhelt, sidekick eller noget der passer til dine behov.
Og selvom vi alle sandsynligvis er trætte af lockdowns, er dine følsomme dokumenter ikke!
Her er typer af tilladelser til at holde dine følsomme oplysninger låst ned:
Brugerdefinerede brugerroller og tilladelsesindstillinger iUDN Task Manager
4. Dårlig filhåndtering
Microsoft Teams har en kompliceret filstruktur.
Hvis du foretrækker velorganiserede mapper i stedet for at søge efter filer, vil du løbe ind i nogle uendelige forhindringer med dette værktøj.
I hold er alle filer, du uploader til samtaler, dumpet i kanalens rodmappe.
Som følge heraf, når du forsøger at omorganisere filer i mapper, går filforbindelserne i samtaler sammen med din tålmodighed. 😤
UDN Task ManagerGiver dig mulighed for at styre dit projekt-workflow effektivt ved at nedbryde komplekse projekter og organisere dem i håndterbare handlingsprodukter.
Her er de forskellige niveauer, du kommer indUDN Task Manager :
De forskellige niveauer af hierarkiet iUDN Task Manager
MedUDN Task Manager'S awesome søgefunktionalitet, du kan bruge Filtre. For at se opgaver af:
På denne måde kan dufilterUd af din frustration og kun se opgaver, der passer til dine specifikke kriterier.
Find opgaver ved hjælp af filter og søgefunktionen iUDN Task Manager
Her er endnu flere grunde til, at du skal brugeUDN Task ManagerTil projektledelse:
Gå fra Micro til Macro Project Management
Sikker på, Microsoft Teams tilbyder nogle gode videokonferenceregenskaber.
Men det gør en minimal indvirkning, næsten mikro. Scopic, når det kommer til teamsamarbejde og projektstyring.
Appen mangler et ton af robuste projektsporingsfunktioner, der er til stede i alt-i-en-projektstyringsløsninger som UDN Task Manager .
MedUDN Task Manager, Du kan stadig drage fordel af alle de funktioner, som Microsoft Teams tilbyder og gør mere med flere funktioner somAutomations. Vi Påmindelser., og.Skabelonerat administrere dine projekter.
Skift tilUDN Task Managertilledig i dag for at opleve magten i enekspertProjektstyringsværktøj. 😎
