Ultimate Guide to Microsoft Teams Project Management (2022)
Leila Cruz.
Coordinatore editoriale
Prendiamo una cosa fuori dal modo:
Microsoft Teams.non è un gruppo di esperti di produttivitàChi lavora in Microsoft. 😛.
È una piattaforma di comunicazione che ti aiuta a collaborare su progetti.
Diverse squadre e individui si affidano a Microsoft Team per la comunicazione, la collaborazione del team e la gestione del team remoto.
Ma come efficace è Gestione del progetto Microsoft Teams ?
In questo articolo, copriremo tutto il necessario per sapere sulla gestione del progetto Microsoft Teams, incluso il suoCaratteristiche principali , vantaggi, eLimitazioni (con soluzioni) .
Facciamo avviare questo incontro! 💻.
Cos'è Microsoft Teams?
Microsoft (MS) TeamsÈ una piattaforma di collaborazione che aiuta le persone, i lavoratori remoti e le squadre interne rimangono connesse.
Se hai bisogno di chattare con un membro della famiglia o collaborare a un compito con il tuo team di progetto, i team Microsoft possono aiutarti.
Ti consente anche di:
Queste caratteristiche rendono facile per la tua squadra collaborare senza dover saltare tra le app. Inoltre, puoi ospitare riunioni nel comfort della tua casa e dei pantaloni del pigiama!
Interessato a app remote di lavoro come Microsoft Teams?
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4 Caratteristiche principali della gestione del progetto Microsoft Teams
Ecco come i team Microsoft possono aiutartiGestisci i progetti :
1. Squadre e canali
Microsoft Teams utilizza 'teams' e 'canali' per aiutare le squadre auto-organizzare e collaborare.
UN squadraè uno spazio in cui le persone possono lavorare insieme strettamente, ad esempio, reparti o squadre specifici. Qui puoi discutere i lanci del prodotto, comeMigliora la tua strategia di PRe altro ancora.
E non preoccuparti; Conversazioni, file e note sono visibili solo ai membri del team in quella specifica squadra Microsoft.
D'altra parte, Microsoft Teamscanalisono dove il lavoro viene fatto dove hai canali standard e canali privati.
Puoi pensare ai canali standard come parte pubblica in cui chiunque può entrare.
D'altra parte, i canali privati sono come eventi solo per invitati ai super-segreti. In questo modo, puoi evitare che gli ospiti indesiderati schiantino la tua festa.
2. Funzione di chat di build-in
Microsoft Teams offre chiacchiere private e chat di gruppo.
C'è anche una caratteristica di chat per i partecipanti che sono in chiamata.
Ti consente di personalizzare il tuo messaggio con formattazione di testo ricca, pianificazioni di riunione, bandiere prioritarie, allegati e altro ancora!
E per conversazioni occasionali, puoi aggiungere tanti emoji e adesivi divertenti al contenuto del tuo 💜.
3. Chiamata video e audio
Le funzioni di video e audio di Microsoft Teams sono una delle sue più grandiCalling.carte. 😉.
È possibile avviare una chiamata audio o video entro pochi clic. E per aiutare i membri del team a rimanere in programma, è possibile pianificare riunioni video con la funzione Calendario condivisa.
Le tue videoconferenze possono avere fino a 250 utenti e puoi anche utilizzare l'integrazione di Microsoft Stream per raggiungere un pubblico più ampio. L'integrazione è un servizio video aziendali che consente di caricare, visualizzare e condividere i video in modo sicuro per un massimo di 10.000 spettatori.
4. Sharing Sharing.
Squadre virtualifare affidamento su videochiamate aBenvenuto nuovi membri del teame spiegare i compiti.
Ma a volte, le cose possono perdersi nella traduzione.
E finiamo per mettere su un sorriso vuoto quando ci sentiamo in realtà:
Fortunatamente, MS Squadre 'Sharing Sharing.La funzione può aiutareTeam remotispiegare le cose con facilità.
È possibile selezionare ciò che vuoi vedere i partecipanti, incluso il desktop, la finestra del browser, una lavagna digitale o un file specifico.
3 Vantaggi della gestione del progetto Microsoft Teams
Ecco tre vantaggi nell'utilizzo dell'app Microsoft Teams per gestire i progetti:
1. Integra con tonnellate di app di Microsoft Office
I team Microsoft si integrano con tonnellate di app nel Gruppo Office 365, rendendolo un buffet di app all-you-can-use-use! 😋.
E non c'è bisogno di passare a un altro ristorante (app) dal menu Microsoft Teams 'il menu ha fondamentalmente tutto ciò di cui hai bisogno.
Ecco alcuni modi in cui puoi beneficiare di questa funzione:
2. Funzionalità webinar integrata
Mentre la tua azienda cresce, probabilmente avrai bisogno di ospitare video conferenze con oltre 250 partecipanti, ed è qui che le funzionalità del webinar integrate dello strumento possono essere utili.
I webinar possono aiutare le imprese a bordo di nuovi clienti, addestrare ai dipendenti e educare i clienti sulle nuove funzionalità del prodotto.
Con i team Microsoft, è possibile ospitare webinar protetti con 1.000 partecipanti e trasmetterli per un massimo di 10.000 spettatori.
Ecco alcune delle cose interessanti che puoi fare qui:
3. Automatizza i processi con i robot
Gli utenti di Microsoft Teams possono utilizzare i bot per ottenere suggerimenti, avviare i flussi di lavoro o raccogliere informazioni. 🤖.
Ecco alcuni dei bot che ottieni:
I team Microsoft ti permette anche di creare i tuoi robot!
Ma assicurati che tu abbia le abilità necessarie.
Dopotutto, non vuoi finire in unIo Robotsituazione.
4 Limitazioni della gestione del progetto Microsoft Teams (con soluzioni)
Certo, Microsoft Teams offre caratteristiche interessanti come Bots, News Broadcasting e un'integrazione con MS Project. Tuttavia, lo strumento non è il bambino più bello sul blocco quando si tratta di progetti di gestione.
Dai un'occhiata al nostro blog sulLe migliori alternative Microsoft Teams .
Ecco alcuni degli svantaggi dell'utilizzo dell'app Microsoft Teams per la gestione dei progetti:
Ecco un aspetto più da vicino ad ogni limitazione e come puoi risolverlo:
1. Può essere impegnativo per configurare
Uno degli inconvenienti di Microsoft Team è che la configurazione può essere davvero dispendiosa e impegnativa.
Come mai?
Non c'è una struttura iniziale, quindi dovrai determinare quali canali e team di cui hai bisogno.
Inoltre, se vuoi duplicare un canale o una squadra, dovrai farlomanualmente .
Uno strumento di gestione del progetto come UDN Task Manager. Comprende che i project manager devono trascorrere il loro tempo raddoppiando profitti, non canali!
Aspetta ... cosa è UDN Task Manager. ?
UDN Task Manager. è uno dei mondopiù votatoProduttività e software di gestione del progettousato da super-produttivo squadrein piccole e grandi aziende.
Insieme aUDN Task Manager., PuoiTracciare il tempospeso per più progetti,Sincronizza il tuo calendario Google, Apple o Outlook, crea fogli di calcolo con il flessibileVista tabellae altro ancora.
Ecco comeUDN Task Manager.Beats Microsoft Teams al proprio gioco di collaborazione della squadra:
ImpostareUDN Task Manager.è super facile.
Con dettagliato Gestione di progetto Guide a pagamento , Avrai tutte le informazioni che devi iniziare subito.
E se si desidera rimuovere i clic non necessari, utilizzare / Slash comandi caratteristica per creare compiti, subttasks. e altro in uno scatto!
Ecco alcuni esempi:
In questo modo, puoibarrail tempo impiegato per completare le azioni a metà.
2. Numero limitato di canali
Microsoft Teams limita a 30 canali privati e puoi avere solo 250 membri del team in un canale privato.
Queste limitazioni possono essere problematiche per grandi aziende con molte squadre e dipartimenti diversi.
UDN Task Managerha unVista chat illimitatache puoi stare accanto a qualsiasi spazio di lavoro. Puoi usarlo per chattare su compiti o piani per il pranzo del tuo team.
E dal momento che puoi avere queste conversazioni in qualsiasi vista o posizione inUDN Task Manager, non perderai mai di vista le tue chiacchiere e, soprattutto, gli ordini del pranzo della tua squadra!
Avvio di una nuova chat inUDN Task ManagerVista chat
Non posso lasciare andare i canali?
Nessun problema.
Solo usare UDN Task Manager'S allentato integrazione .
Ti consente di trasformare rapidamente i messaggi alleni in attività e Commenti . Inoltre,UDN Task Managerpuò inviare istantaneamente notifiche sulle attività al tuoGestione del progetto allentatocanali.
Il beneficio aggiunto qui è quel gioco non lo faallentatonel dipartimento del canale.
Cosa intendiamo?
L'app ti consente di creare un numero illimitato di canali. #Winwin.
Trasformare un messaggio allentato in un'attività inUDN Task Manager
UDN Task ManagerTi consente di creare gruppi di persone che puoi assegnare a compiti, menzionare inCommenti, e addirittura aggiungere Osservatori all'ingrosso.
Ad esempio, se hai un team di marketing, puoi semplicemente creare unGruppo di utentichiamato "team di marketing" e istantaneamente Assegna compiti ad ogni membro del team in quel gruppo.
Creare squadre inUDN Task Manager
3. Impostazioni dei cattivi autorizzazioni
Ogni azienda ha bisogno di mantenere i suoi documenti e altri dati aziendali sicuri.
Il problema con Microsoft Team è che l'app rende super facile condividere file e documenti con chiunque venga aggiunto a un team MS.
E può essere super impegnativo applicare le impostazioni di autorizzazione univoci a un canale, un file o una cartella specifici.
Ad esempio, le squadre private sono difficili da gestire poiché solo gli amministratori hanno il controllo su chi si unisce. Di conseguenza, le squadre pubbliche sono probabilmente la tua migliore opzione poiché chiunque nella tua squadra può partecipare relativamente facilmente.
Il problema?
Ciò significa che sarà davvero difficile mantenere al sicuro il tuo ambiente Microsoft TeamsogniIl membro del team potrebbe accedere ai tuoi documenti privati.
UDN Task ManagerGli utenti possono assumere uno dei quattro ruoli all'interno del loro spazio di lavoro:Membro, amministratore, proprietario, o Ospite.In questo modo, puoi invitare i clienti a collaborare senza compromettere il tuoArea di lavoroprivacy .
Certo, a volte hai bisogno di più di quattro ruoli.
Ecco perchéUDN Task Managerti consente di creare Ruoli personalizzati .
Puoi creare nuovi ruoli come un supereroe, sidekick o qualsiasi cosa si adatta alle tue esigenze.
E anche se siamo tutti probabilmente stanchi dei lockdown, i tuoi documenti sensibili non lo sono!
Ecco i tipi di autorizzazioni per mantenere le tue informazioni sensibili bloccate:
Ruoli utente personalizzati e opzioni di autorizzazione inUDN Task Manager
4. Gestione dei file scadenti
Microsoft Teams ha una struttura di file complicata.
Se preferisci le cartelle ben organizzate invece di cercare i file, si imbatterà ad alcuni ostacoli senza fine con questo strumento.
Nelle squadre, tutti i file che carichi su conversazioni vengono scaricati nella cartella principale del canale.
Di conseguenza, quando si tenta di riorganizzare i file in cartelle, i collegamenti del file nelle conversazioni si rompono, insieme alla tua pazienza. 😤.
UDN Task Manager.Ti consente di gestire il flusso di lavoro del progetto in modo efficiente abbattendo progetti complessi e organizzandoli in oggetti d'azione gestibili.
Ecco i diversi livelli in cui entriUDN Task Manager. :
I diversi livelli della gerarchia inUDN Task Manager.
Insieme aUDN Task Manager.'La fantastica funzionalità di ricerca, puoi usare Filtri Per visualizzare le attività per:
In questo modo, puoifiltrofuori la tua frustrazione e vedi solo compiti che soddisfano i tuoi criteri specifici.
Trovare attività utilizzando il filtro e la funzione di ricerca inUDN Task Manager.
Qui sono ancora più motivi per cui dovresti usareUDN Task Manager.Per la gestione del progetto:
Vai da Micro a Macro Project Management
Certo, Microsoft Teams offre alcune fantastiche funzionalità di videoconferenza.
Ma fa un impatto minimo, quasi micro. Scopic, quando si tratta di collaborazione della squadra e gestione del progetto.
L'app manca di una tonnellata di robuste funzionalità di tracciamento del progetto che sono presenti in soluzioni di gestione del progetto All-in-One come UDN Task Manager. .
Insieme aUDN Task Manager., puoi comunque beneficiare di tutte le funzionalità che Microsoft Teams offre e fai di più con diverse caratteristiche comeAutomazioni , Promemoria, eModelliper gestire i tuoi progetti.
Passare aUDN Task Manager.perlibero oggi per sperimentare il potere di unespertoStrumento di gestione del progetto. 😎.
