Ultimate Guide pro správu projektových týmů společnosti Microsoft (2022)
Leila Cruz.
Editorial koordinátor
Pojďme si jednu věc z cesty:
Microsoft Teams.Není skupina odborníků produktivitypracuje v Microsoftu. 😛.
Je to komunikační platforma, která vám pomůže spolupracovat na projektech.
Několik týmů a jednotlivců se spoléhají na týmy společnosti Microsoft pro komunikaci, spolupráci týmu a správu dálkového týmu.
Ale jak efektivní je Projektový management společnosti Microsoft Týmy ?
V tomto článku se zabýváme vše, co potřebujete vědět o řízení projektů společnosti Microsoft Týmy, včetně jehoKlíčové vlastnosti , Výhody, aOmezení (s řešeními) .
Začněme toto setkání! 💻.
Co je to Microsoft týmy?
Týmy společnosti Microsoft (MS)je platforma pro spolupráci, která pomáhá jednotlivcům, vzdáleným pracovníkům a in-house týmy zůstávají ve spojení.
Ať už potřebujete chatovat s členem rodiny nebo spolupracovat na úkolu s vaším projektovým týmem, Microsoft týmy vám mohou pomoci.
To také umožňuje:
Tyto funkce usnadňují váš tým spolupracovat, aniž by museli skočit mezi aplikacemi. Kromě toho můžete hostit setkání v pohodlí vašeho domova a pyžama kalhoty!
Máte zájem o vzdálené pracovní aplikace jako Microsoft týmy?
Tady jsou 25+ vzdálených pracovních nástrojů dělat práci z domova a vánek Mezihlédnout!
4 Klíčové vlastnosti správy projektů Microsoft Týmy
Zde je, jak vám může Microsoft týmy pomociSpráva projektů :
1. Týmy a kanály
Microsoft týmy využívá "týmy" a "kanály", aby pomohli týmům samoorganizovat a spolupracovat.
A týmje prostor, kde mohou lidé spolupracovat úzce, například konkrétní oddělení nebo týmy. Zde můžete diskutovat o výrobcích, jakZlepšit svou strategii PR, a více.
A nebojte se; Konverzace, soubory a poznámky jsou viditelné pouze pro členy týmu v tomto konkrétním týmu společnosti Microsoft.
Na druhé straně Microsoft týmykanályJsou tam, kde se práce provádí tam, kde máte standardní kanály a soukromé kanály.
Můžete si myslet standardní kanály jako veřejná strana, kde může někdo chodit.
Na druhou stranu jsou soukromé kanály jako super-tajné pozvánky pouze události. Tímto způsobem můžete zabránit nechtěným hostům z povýšení vaší strany.
2. Build-in funkce chatu
Microsoft týmy nabízí oba soukromé chaty a skupinové chaty.
Pro účastníky, kteří jsou na volání také funkce chatu.
To vám umožní přizpůsobit svou zprávu s formátováním bohatých textů, plánování schůzek, prioritní příznaky, přílohy a další!
A pro příležitostné rozhovory můžete přidat tolik zábavných emojis a samolepek na váš obsah 💜.
3. Video a audio volání
VIDEO AUDIO AUDIO CALLING funkce Microsoft týmy jsou jedním z jeho největšíchpovoláníkarty. 😉.
Můžete spustit zvukový nebo video volání během několika málo kliknutí. A pomáhat členům týmu zůstat na harmonogramu, můžete naplánovat video schůzky se sdíleným kalendářním prvkem.
Vaše videokonference mohou mít až 250 uživatelů a můžete také použít integraci Microsoft Stream, aby se dosáhlo širšího publika. Integrace je podniková video služba, která vám umožní nahrát, zobrazit a sdílet videa bezpečně až pro 10 000 diváků.
4. Sdílení obrazovky
Virtuální týmyspoléhat na videohovorypřivítat nové členy týmua vysvětlit úkoly.
Ale někdy se věci mohou ztratit v překladu.
A skončíme na prázdný úsměv, když se vlastně cítíme takto:
Naštěstí MS týmy 'Sdílení obrazovkyfunkce může pomocivzdálené týmyVysvětlete věci s lehkostí.
Můžete si vybrat, co chcete účastníkům, včetně stolního počítače, okna prohlížeče, digitální tabule nebo konkrétního souboru.
3 Výhody Microsoft Teams Project Management
Zde jsou tři výhody použití aplikace Microsoft týmy pro správu projektů:
1. Integruje se s tun aplikací Microsoft Office
Microsoft týmy integruje s tun aplikací v Skupině Office 365, což z něj činí all-you-can-použití app bufet! 😋.
A není třeba přepnout do jiné restaurace (APP), protože moment Microsoft Teams 'v podstatě má vše, co potřebujete.
Zde jsou některé způsoby, jak můžete těžit z této funkce:
2. Vestavěná webinarová funkce
Vzhledem k tomu, že vaše podnikání roste, budete pravděpodobně potřebovat hostit videokonference s více než 250 účastníky, a to je místo, kde nástroje je vestavěné funkce webinářů může být užitečné.
Webináře mohou pomoci podnikům na palubě nových klientů, školení zaměstnanců a vzdělávat zákazníky na nové produkty.
S týmy společnosti Microsoft můžete hostit zabezpečené webináře s 1000 účastníky a vysílat je až pro 10 000 diváků.
Zde jsou některé z chladných věcí, které můžete udělat:
3. Automatizujte procesy s roboty
Uživatelé společnosti Microsoft Teams mohou používat roboty pro získání tipů, iniciovat pracovní postupy nebo shromažďovat informace. 🤖.
Zde jsou některé z botů, které dostanete:
Microsoft týmy dokonce vám umožní vytvořit vlastní boty!
Ale ujistěte se, že máte potřebné dovednosti.
Koneckonců, nechcete skončit vJá robotsituace.
4 Omezení správy projektů Microsoft Týmy (s řešeními)
Jistě, Microsoft týmy nabízí skvělé funkce, jako jsou roboty, vysílání zpráv a integraci s MS Project. Nicméně, nástroj není nejlepší kluk na bloku, pokud jde o projektový management.
Podívejte se na náš blog naTop Microsoft Týmy Alternativy .
Zde jsou některé nevýhody použití aplikace Microsoft týmy pro správu projektů:
Zde je bližší pohled na každé omezení a jak jej můžete vyřešit:
1. Může být náročný k nastavení
Jedním z nevýhod Microsoft týmů je, že nastavení může být opravdu časově náročné a náročné.
Proč?
Neexistuje počáteční struktura, takže budete muset určit, které kanály a týmy potřebujete.
Kromě toho, pokud chcete duplikovat kanál nebo tým, musíte to udělatručně .
Nástroj pro správu projektů Správce úloh UDN chápe, že projektoví manažeři potřebují strávit svůj čas zdvojnásobit zisky, ne kanály!
Počkej ... co je Správce úloh UDN ?
Správce úloh UDN je jedním z světůnejvyšší hodnocenýSoftware pro produktivitu a projektový managementpoužívá se. \ t superproduktivní týmyv malých a velkých společnostech.
S Správce úloh UDN, můžešDoba sledovánívynaložené na více projektů,Synchronizujte kalendář Google, Apple nebo Outlook, vytvořte tabulky s flexibilnímZobrazení tabulky, a více.
Tady je How.Správce úloh UDNBeats Microsoft týmy na vlastní hru spolupráce týmu:
Nastavení nahoru.Správce úloh UDNje super snadný.
S podrobným Projektový management On-line průvodce , budete mít všechny informace, které musíte začít hned.
A pokud chcete odstranit zbytečné kliknutí, použijte / Slash Commands. funkce vytvářet úkoly, Subtasks. a více za sebou!
Zde jsou nějaké příklady:
Tímto způsobem můžeterozřezatčas přijatý k dokončení akcí na polovinu.
2. Omezený počet kanálů
Microsoft týmy vás omezí na 30 soukromých kanálů a můžete mít pouze 250 členů týmu v soukromém kanálu.
Tato omezení mohou být problematická pro velké společnosti s mnoha různými týmy a odděleními.
Správce úloh UDNmá A.Neomezený výhled na chatže můžete udržet vedle nějakého pracovního prostoru. Můžete jej použít k chatování o úkolech nebo na oběd vašeho týmu.
A protože můžete mít tyto konverzace v libovolném zobrazení nebo umístěníSprávce úloh UDN, nikdy neztratíte z pohledu svých chatů, a co je důležitější, je důležitější, vaše objednání vašeho týmu!
Spuštění nového chatuSprávce úloh UDNZobrazení chatu
Nemůže pustit kanály?
Bez obav.
Použití Správce úloh UDNSlack. integrace .
To vám umožní rychle otáčet slack zprávy do úkolů a komentáře . Dodatečně,Správce úloh UDNmůže okamžitě odeslat oznámení o úkolechSpráva projektu Slackkanály.
Přidaná výhoda je to, že neslack.v oddělení kanálu.
Co tím myslíme?
Aplikace umožňuje vytvořit neomezený počet kanálů. #Winwin.
Zapnutí slack zprávy do úkoluSprávce úloh UDN
Správce úloh UDNUmožňuje vytvářet skupiny lidí, které můžete přiřadit úkolům, zmínit seKomentářea dokonce přidat Strážci hromadně.
Pokud máte například marketingový tým, můžete jednoduše vytvořitUživatelská skupinanazvaný "marketingový tým" a okamžitě Přiřadit úkoly každému členovi týmu v této skupině.
Vytváření týmůSprávce úloh UDN
3. Špatná nastavení oprávnění
Každá společnost musí udržet své dokumenty a další údaje společnosti bezpečně.
Problém s týmy společnosti Microsoft je, že aplikace je super snadno sdílet soubory a dokumenty s každým, kdo se přidává do týmu MS.
A může to být super náročné aplikovat jedinečné nastavení oprávnění na konkrétní kanál, soubor nebo složku.
Například soukromé týmy jsou těžké spravovat, protože pouze správci mají kontrolu nad tím, kdo se připojují. V důsledku toho jsou veřejné týmy pravděpodobně vaší nejlepší volbou, protože někdo ve vašem týmu se může připojit relativně snadno.
Problém?
To znamená, že bude opravdu těžké udržet prostředí Microsoft týmy zabezpečenékaždýČlen týmu by mohl přistupovat ke svým soukromým dokumentům.
Správce úloh UDNUživatelé mohou v rámci svého pracovního prostoru vzít jeden ze čtyř rolí:Člen, správce, vlastník,neboHost.Tímto způsobem můžete pozvat klienty, aby spolupracovali bez kompromisůPracovní prostorSoukromí .
Samozřejmě, někdy potřebujete více než čtyři role.
ProtoSprávce úloh UDNUmožňuje vytvořit Vlastní role .
Můžete vytvořit nové role jako superhrdina, sidekick, nebo cokoliv, co vám vyhovuje vašim potřebám.
A i když jsme všichni pravděpodobně unaveni z uzamčení, vaše citlivé dokumenty nejsou!
Zde jsou typy oprávnění, aby vaše citlivé informace byly uzamčeny:
Vlastní uživatelské role a oprávnění možnostiSprávce úloh UDN
4. Špatná správa souborů
Microsoft týmy mají složitou strukturu souborů.
Pokud dáváte přednost dobře organizovaným složkám namísto hledání souborů, budete běžet do některých nikdy nekončících překážek s tímto nástrojem.
V týmech jsou všechny soubory, které nahráváte do konverzací jsou uloženy v kořenové složce kanálu.
V důsledku toho, když se pokusíte znovu organizovat soubory do složek, odkazy souborů v přestávce konverzací spolu s trpělivostí. 😤.
Správce úloh UDNUmožňuje efektivně spravovat pracovní postup projektu tím, že rozkládáte komplexní projekty a organizovat je do spravovatelných akčních položek.
Zde jsou různé úrovně, které dostaneteSprávce úloh UDN :
Různé úrovně hierarchie vSprávce úloh UDN
S Správce úloh UDNJe to úžasné funkce vyhledávání, můžete použít Filtry Chcete-li zobrazit úkoly:
Tímto způsobem můžetefiltrz frustrace a pouze viz úkoly, které odpovídají vašim konkrétním kritériím.
Nalezení úkolů pomocí filtru a vyhledáváníSprávce úloh UDN
Zde jsou ještě více důvodů, proč byste měli používatSprávce úloh UDNPro řízení projektů:
Jděte z mikro do makra Project Management
Microsoft týmy nabízí některé skvělé videokonferenční funkce.
Ale dělá minimální dopad, téměř mikro Scopic, pokud jde o spolupráci týmu a řízení projektů.
Aplikace postrádá tunu robustních funkcí pro sledování projektů, které jsou přítomny v řešení pro řízení projektů projektu Správce úloh UDN .
S Správce úloh UDN, stále můžete těžit ze všech funkcí, které Microsoft týmy nabízí a dělají více s několika funkcemiAutomatizace , Upomínka, aŠablonyspravovat své projekty.
Přepnout doSprávce úloh UDNprovolný, uvolnit dnes zažít mocexpertNástroj pro správu projektů. 😎.
