Ultimate Guide Microsoft Teamsin projektinhallinta (2022)
Udn Webber
Editorial Coordinator
Mennään yksi asia pois tieltä:
Microsoftin joukkueet ei ole tuottavuuden asiantuntijoiden ryhmä Kuka työskentelee Microsoftissa. 😛
Se on viestintäalusta, joka auttaa sinua tekemään yhteistyötä hankkeissa.
Useat joukkueet ja yksilöt luottavat Microsoftin joukkueille viestintä, tiimi yhteistyö ja etätyöhön hallinta.
Mutta miten tehokas On Microsoftin joukkueet Projektinhallinta ?
Tässä artikkelissa kattaamme kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää Microsoftin joukkueiden projektinhallinnasta, mukaan lukien sen Avainominaisuudet , Edut ja Rajoitukset (ratkaisuilla) .
Hanki tämä kokous alkoi! 💻
Mikä on Microsoftin joukkueet?
Microsoft (MS) -ryhmät on yhteistyöfoorumi, joka auttaa yksilöitä, etätyöntekijöitä ja talon tiimiä pysymään yhteydessä.
Onko sinun pitää keskustella perheenjäsenen kanssa tai tehdä yhteistyötä projektiryhmän kanssa, Microsoftin joukkueet voivat auttaa sinua.
Sen avulla voit myös:
Nämä ominaisuudet helpottavat joukkuettasi tekemään yhteistyötä ilman, että sinun on hypätä sovellusten välillä. Tämän lisäksi voit järjestää kokouksia kodin ja Pajama-housujen mukavuudessa!
Kiinnostaako etätyöhön, kuten Microsoft Teams?
Tässä ovat 25+ Etätyövälineet tehdä työtä kotoa tuulta !
4 Microsoft Teamsin projektinhallinnan tärkeimmät ominaisuudet
Näin Microsoft joukkueet voivat auttaa sinua Hallinnoi projekteja :
1. Joukkueet ja kanavat
Microsoftin joukkueet käyttävät "joukkueita" ja "kanavia" auttaakseen tiimien itsensä järjestämistä ja yhteistyötä.
A tiimi on tilaa, jossa ihmiset voivat työskennellä tiiviisti, esimerkiksi erityisiä osastoja tai joukkueita. Täällä voit keskustella tuotteiden lanseerauksista, miten Paranna PR-strategiaa , ja enemmän.
Ja älä huoli; Keskustelut, tiedostot ja muistiinpanot näkyvät vain tiimin jäsenille kyseisessä Microsoft-tiimissä.
Toisaalta Microsoft Teams kanavat Ovat jossa työ tehdään, jossa on vakiokanavia ja yksityisiä kanavia.
Voit ajatella vakiokanavia julkisena puolina, jossa kukaan voi kävellä.
Toisaalta yksityiset kanavat ovat kuin super-salaiset kutsu-vain tapahtumat. Näin voit estää ei-toivotut vieraat kaatumasta puolueesi.
2. Rakenna-chat-toiminto
Microsoftin joukkueet tarjoavat sekä yksityisiä keskusteluja että ryhmäkeskusteluja.
Siellä on myös chat-ominaisuus osallistujille, jotka ovat puheluun.
Sen avulla voit muokata viestisi rikas tekstin muotoilua, kokousaikatauluja, prioriteettilippuja, liitetiedostoja ja paljon muuta!
Ja rento keskusteluihin voit lisätä niin monta hauskaa emojis ja tarroja 💜: n sisältöön.
3. Video ja äänipuhelu
Microsoftin joukkueiden video- ja äänipuhelun ominaisuudet ovat yksi sen suurimmista kutsumus kortit. 😉
Voit käynnistää äänen tai videopuhelun muutamalla napsautuksella. Ja auttaa tiimin jäseniä pysymään aikataulussa, voit suunnitella videokokouksia jaetun kalenteri-ominaisuuden kanssa.
Videosi konferenssisi voi olla jopa 250 käyttäjää, ja voit myös käyttää Microsoftin Stream-integraatiota laajemmalle yleisölle. Integraatio on Enterprise Video -palvelu, jonka avulla voit ladata, katsella ja jakaa videoita turvallisesti jopa 10 000 katsojaa varten.
4. Näytön jakaminen
Virtuaaliset joukkueet luottaa videopuheluihin Tervetuloa uudet tiimin jäsenet ja selitä tehtävät.
Mutta joskus asiat voivat kadota käännöksessä.
Ja päätämme laittaa tyhjä hymy, kun todella tuntuu tältä:
Onneksi MS Teams ' näytön jakaminen Ominaisuus voi auttaa Etätyöryhmät Selitä asioita helposti.
Voit valita, mitä haluat osallistua, mukaan lukien työpöydän, selainikkunan, digitaalisen taulukon tai tiettyyn tiedostoon.
3 Microsoftin joukkueiden edut Projektinhallinta
Tässä on kolme hyötyä Microsoft Teams -sovelluksen käyttämisestä hankkeiden hallintaan:
1. Integroituu tonnia Microsoft Office Apps
Microsoftin joukkueet integroituu tonnia sovelluksia Office 365 -ryhmässä, mikä tekee siitä kaiken-voit käyttää sovellusbuffet! 😋
Ja ei tarvitse vaihtaa toiseen ravintolaan (sovellus), koska Microsoft Teamsin valikossa on pohjimmiltaan kaikki mitä tarvitset.
Tässä on muutamia tapoja, joita voit hyötyä tästä ominaisuudesta:
2. Sisäänrakennettu Webinar-toiminnallisuus
Koska yrityksesi kasvaa, sinun on todennäköisesti isännöidä videokonferensseja, joissa on yli 250 osallistujaa, ja siinä on oltava työkalu sisäänrakennettu webinar -ominaisuuksia.
Webinarit voivat auttaa yrityksiä uusille asiakkaille, junan työntekijöille ja kouluttamaan asiakkaita uusilla tuotteiden ominaisuuksilla.
Microsoftin joukkueiden avulla voit isännöidä turvallisia webinareja, joissa on 1000 osallistujaa ja lähettää ne jopa 10 000 katsojaa.
Seuraavassa on joitain viileitä asioita, joita voit tehdä täällä:
3. Automaattinen prosessit botit
Microsoftin joukkueet käyttäjät voivat käyttää botit vinkkejä, aloittaa työnkulut tai kerätä tietoja. 🤖
Seuraavassa on joitain botit, jotka saat:
Microsoftin joukkueiden avulla voit luoda omia robotteja!
Mutta varmista, että sinulla on tarvittavat taidot.
Loppujen lopuksi et halua päätyä Minä robotti tilanne.
4 Microsoft Teamsin projektinhallinnan rajoitukset (ratkaisut)
Toki Microsoft Teams tarjoaa viileitä ominaisuuksia, kuten robotteja, uutislähetyksiä ja integraatio MS-projektin kanssa. Työkalu ei kuitenkaan ole hienoin lapsi lohkossa, kun kyseessä on projektinhallinta.
Tutustu blogimme Top Microsoft Teams vaihtoehtoja .
Seuraavassa on joitain haittoja, joissa käytetään Microsoft Teams -sovellusta hankkeiden hallintaan:
Seuraavassa tarkastellaan kunkin rajoituksen ja miten voit ratkaista sen:
1. Voi olla haastavaa perustaa
Yksi Microsoftin joukkueiden haittapuolista on se, että asennus voi olla todella aikaa vievää ja haastavaa.
Miksi?
Ei ole alkuperäistä rakennetta, joten sinun on määritettävä, mitkä kanavat ja joukkueet tarvitset.
Tämän lisäksi, jos haluat kopioida kanavan tai joukkueen, sinun täytyy tehdä se käsin .
Projektinhallintatyökalu kuten UDN-tehtävähallinta Ymmärtää, että projektipäälliköiden täytyy viettää aikaa kaksinkertaistaa voitot, ei kanavia!
Odota ... mikä on UDN-tehtävähallinta ?
UDN-tehtävähallinta on yksi maailman korkeimmin arvioitu Tuottavuus ja projektinhallintaohjelmisto jota käytetään super-tuottava joukkue pienissä ja suurissa yrityksissä.
Kanssa UDN-tehtävähallinta , sinä pystyt seurata käytetty useisiin hankkeisiin, Synkronoi Google, Apple tai Outlook Kalenteri , Luo laskentataulukoita joustavalla Taulukkonäkymä , ja enemmän.
Tässä on UDN-tehtävähallinta Beats Microsoft joukkueet omalla tiimin yhteistyöpelissä:
Asettaa UDN-tehtävähallinta on erittäin helppo.
Yksityiskohtaisesti Projektinhallinta Onboarding-oppaat , Sinulla on kaikki tiedot, joita tarvitset päästäksesi alkuun heti.
Ja jos haluat poistaa tarpeettomat klikkaukset, käytä / Slash komennot on luoda tehtäviä, alitehtävät Ja enemmän hetkessä!
Tässä muutamia esimerkkejä:
Näin voit kauttaviiva kuluva aika täydellinen toimia puoli.
2. Rajoitettu määrä kanavia
Microsoft Joukkueet rajoituksen mukaan 30 yksityisiä kanavia, ja voi olla vain 250 ryhmän jäsenten yksityinen kanava.
Nämä rajoitukset voivat olla ongelmallista suurten yritysten monia eri joukkuetta ja yksiköt.
UDN-tehtävähallinta on rajoittamaton keskustelunäkymässä voit pitää rinnalla tahansa työtilaan. Voit käyttää sitä jutella tehtäviä tai joukkueen lounas suunnitelmia.
Ja koska voit olla näitä keskusteluja kaikissa näkymissä tai paikalla UDN-tehtävähallinta , Et koskaan unohda chatit, ja mikä tärkeintä, joukkueen lounas tilauksia!
Alkaa uusi chat UDN-tehtävähallinta ’S keskustelunäkymässä
Voi päästää irti kanavia?
Ei huolia.
käytä vain UDN-tehtävähallinta N Löysä liittäminen .
Sen avulla voit nopeasti kääntää Löysä viestit tehtäviin ja kommentit . Lisäksi, UDN-tehtävähallinta voi heti lähettää ilmoituksia tehtäviä oman Slack projektinhallinta kanavat.
Lisäetuna on, että Löysä ei hiljentää kanavalla osastolla.
Mitä me tarkoitamme?
Sovellus voit luoda rajattoman määrän kanavia. # WinWin
Turning Löysä viestin osaksi tehtävän UDN-tehtävähallinta
UDN-tehtävähallinta Voit luoda ihmisryhmät voit antaa tehtäviä, mainita Kommentit Ja jopa lisätä Watchers irtotavarana.
Jos esimerkiksi sinulla markkinointi tiimi, voit luoda Käyttäjäryhmä nimeltään ”Markkinointi Team” ja heti Anna tehtäviä jokaiselle joukkueen jäsen kyseisessä ryhmässä.
Luominen joukkuetta UDN-tehtävähallinta
3. Huono käyttöoikeudet asetukset
Jokainen yritys tarvitsee pitämään asiakirjat ja muut yhtiön tietoturvallisen.
Ongelma Microsoft Joukkueet on, että sovellus tekee erittäin helppo jakaa tiedostoja ja asiakirjoja kuka tahansa saa lisätä MS Team.
Ja se voi olla erittäin haastavaa myös ainutlaatuisia käyttöoikeusasetuksia tietylle kanavalle, tiedoston tai kansion.
Esimerkiksi yksityiset joukkueet ovat vaikea hallita, koska vain järjestelmänvalvojat voivat valvoa, joka liittyy vuonna. Tämän seurauksena julkinen Joukkueet ovat luultavasti paras vaihtoehto, koska kuka tahansa joukkue voi liittyä suhteellisen helposti.
Ongelma?
Tämä tarkoittaa, että se tulee olemaan todella vaikeaa pitää Microsoft Joukkueet ympäristö turvallinen alkaen joka tiimin jäsen voi käyttää yksityisiä asiakirjoja.
UDN-tehtävähallinta Käyttäjät voivat ottaa yhden neljästä roolien niiden Workspace: Jäsen, Admin, omistaja, tai Vieras. Näin voit kutsua asiakkaita tehdä yhteistyötä vaarantamatta työtilan yksityisyys .
Tietenkin joskus tarvitaan enemmän kuin neljä rooleja.
Siksi UDN-tehtävähallinta Voit luoda Omien roolien .
Voit luoda uusia rooleja kuin supersankari, sidekick, tai jotain, joka sopii tarpeisiisi.
Ja vaikka me kaikki varmaan väsynyt lockdowns, arkaluonteisia asiakirjoja ei!
Tässä on tyyppisiä käyttöoikeuksia pitämään arkaluontoisia tietoja lukittuna:
Custom käyttäjärooleja ja lupaa vaihtoehtoja UDN-tehtävähallinta
4. Huono tiedostojen hallinta
Microsoft Joukkueet on monimutkainen tiedoston rakenne.
Jos haluat hyvin järjestetty kansioihin etsimiseen, vaan tiedostojen aiot törmätä joitakin loputon esteitä tällä työkalulla.
Joukkueissa kaikki tiedostoja, jotka lähetät keskusteluihin, on kaadettu kanavan juurikansioon.
Tämän seurauksena, kun yrität järjestää tiedostot uudelleen kansioihin, tiedoston linkit keskusteluissa rikkoutuvat yhdessä kärsivällisyyden kanssa. 😤
UDN-tehtävähallinta Voit hallita projektin työnkulkua tehokkaasti hajottamalla monimutkaisia projekteja ja järjestämällä ne hallittaville toiminnalle.
Tässä ovat eri tasot UDN-tehtävähallinta :
Hierarkian eri tasot UDN-tehtävähallinta
Kanssa UDN-tehtävähallinta Mahtava hakutoiminto, voit käyttää Suodattimet Voit tarkastella tehtäviä:
Näin voit suodattaa Täydellinen turhautuminen ja näe vain tehtävät, jotka sopivat tiettyihin kriteereihisi.
Tehtävien etsiminen suodattimen ja hakutoiminnon avulla UDN-tehtävähallinta
Tässä on vieläkin enemmän syitä, miksi sinun pitäisi käyttää UDN-tehtävähallinta Projektinhallintaan:
Siirry Mikro Mikro Macro Project Management
Toki, Microsoftin joukkueet tarjoavat hienoja videoneuvottelutoimintoja.
Mutta se tekee mahdollisimman vähän vaikutusta, melkein mikro Scopic, kun kyseessä on ryhmäyhteistyö ja projektinhallinta.
Sovelluksella ei ole vankkaita hankkeen seurantaominaisuuksia, jotka ovat läsnä all-in-one-projektinhallintaratkaisuissa UDN-tehtävähallinta .
Kanssa UDN-tehtävähallinta , voit silti hyötyä kaikista Microsoftin joukkueiden tarjoamista ominaisuuksista ja tehdä enemmän useita ominaisuuksia Automaatiot , Muistutukset ja Malleja hallita projekteja.
Siirtyä jhk UDN-tehtävähallinta varten vapaa tänään kokea voiman asiantuntija Projektinhallintatyökalu. 😎
