Guia Ultimate para o Microsoft Teams Project Management (2022)
Leila Cruz.
Coordenador Editorial
Vamos tirar uma coisa do caminho:
Equipes da Microsoft.não é um grupo de especialistas em produtividadeque trabalham na Microsoft. 😛.
É uma plataforma de comunicação que ajuda você a colaborar em projetos.
Várias equipes e indivíduos confiam em equipes da Microsoft para comunicação, colaboração em equipe e gerenciamento de equipe remota.
Mas como eficaz é Gerenciamento de projetos da Microsoft Teams ?
Neste artigo, vamos cobrir tudo o que você precisa saber sobre o gerenciamento de projetos da Microsoft Teams, incluindocaracterísticas principais , Vantagens, eLimitações (com soluções) .
Vamos começar esta reunião! 💻.
O que são equipes da Microsoft?
Equipes do Microsoft (MS)é uma plataforma de colaboração que ajuda indivíduos, trabalhadores remotos e equipes internas a permanecerem conectadas.
Se você precisa conversar com um membro da família ou colaborar em uma tarefa com sua equipe de projeto, as equipes da Microsoft podem ajudá-lo.
Também permite:
Esses recursos facilitam a sua equipe colaborar sem ter que pular entre os aplicativos. Além disso, você pode hospedar reuniões no conforto de sua casa e calças de pijama!
Interessado em aplicativos de trabalho remoto como as equipes da Microsoft?
Aqui estão 25+ ferramentas de trabalho remoto Para fazer o trabalho de casa uma brisa !
4 principais recursos do gerenciamento de projetos da Microsoft Teams
Veja como as equipes da Microsoft podem ajudá-loGerenciar projetos :
1. Equipes e canais
As equipes da Microsoft usam "equipes" e "canais" para ajudar as equipes se auto-organizar e colaborar.
UMAequipeé um espaço onde as pessoas podem trabalhar juntos de perto, por exemplo, departamentos ou equipes específicas. Aqui, você pode discutir lançamentos de produtos, comoMelhore sua estratégia de relações públicas, e mais.
E não se preocupe; Conversas, arquivos e notas são visíveis apenas para os membros da equipe nessa equipe específica da Microsoft.
Por outro lado, as equipes da Microsoftcanaissão onde o trabalho é feito onde você tem canais padrão e canais privados.
Você pode pensar em canais padrão como uma festa pública onde alguém pode entrar.
Por outro lado, os canais privados são como eventos apenas de convite super secretos. Desta forma, você pode impedir que os convidados indesejados batam sua festa.
2. Função de Chat Build-in
As equipes da Microsoft oferecem bate-papos privados e bate-papos em grupo.
Há também um recurso de bate-papo para os participantes que estão em uma chamada.
Ele permite que você personalize sua mensagem com formatação de texto rico, agendas, bandeiras prioritárias, anexos e muito mais!
E para conversas casuais, você pode adicionar tantos emojis e adesivos divertidos ao conteúdo do seu 💜.
3. Chamada de vídeo e áudio
Os recursos de chamada de vídeo e áudio da Microsoft Teams são um dos maioresChamandocartões. 😉.
Você pode iniciar uma chamada de áudio ou vídeo dentro de alguns cliques. E para ajudar os membros da equipe a permanecer no horário, você pode agendar reuniões de vídeo com o recurso de calendário compartilhado.
Suas videoconferências podem ter até 250 usuários, e você também pode usar a integração do Microsoft Stream para chegar a um público mais amplo. A integração é um serviço de vídeo corporativo que permite fazer upload, visualizar e compartilhar vídeos firmemente por até 10.000 espectadores.
4. compartilhamento de tela
Times virtuaisconfiar em chamadas de vídeo paraBem-vindo novos membros da equipee explicar tarefas.
Mas às vezes, as coisas podem se perder na tradução.
E acabamos colocando um sorriso em branco quando realmente nos sentimos assim:
Felizmente, equipes de MS 'Compartilhamento de telaO recurso pode ajudarequipes remotasExplique as coisas com facilidade.
Você pode selecionar o que deseja que os participantes vejam, incluindo sua área de trabalho, janela do navegador, um quadro branco digital ou um arquivo específico.
3 Vantagens do gerenciamento de projetos da Microsoft Teams
Aqui estão três benefícios de usar o aplicativo Microsoft Teams para gerenciar projetos:
1. Integra com toneladas de aplicativos do Microsoft Office
As equipes da Microsoft se integram com toneladas de aplicativos no Grupo Office 365, tornando-se um buffet de aplicativo tudo-você-can-use! 😋.
E não há necessidade de mudar para outro restaurante (app), já que o menu da Microsoft Teams, basicamente, tem tudo que você precisa.
Aqui estão algumas maneiras de se beneficiar desse recurso:
2. Funcionalidade de Webinar embutida
À medida que sua empresa cresce, provavelmente precisará hospedar videoconferências com mais de 250 participantes, e é aí que os recursos internos da ferramenta podem ser úteis.
Os webinars podem ajudar as empresas a bordo de novos clientes, treinar funcionários e educar os clientes em novos recursos do produto.
Com as equipes da Microsoft, você pode hospedar webinars seguros com 1.000 participantes e transmiti-los para até 10.000 espectadores.
Aqui estão algumas das coisas legais que você pode fazer aqui:
3. Automatize os processos com bots
Os usuários da Microsoft Teams podem usar bots para obter dicas, iniciar fluxos de trabalho ou reunir informações. 🤖.
Aqui estão alguns dos bots que você recebe:
Equipes da Microsoft permite que você crie seus próprios bots!
Mas certifique-se de ter as habilidades necessárias.
Afinal, você não quer acabar em umEu Robôsituação.
4 limitações do gerenciamento de projetos da Microsoft Teams (com soluções)
Claro, a Microsoft Teams oferece recursos legais como Bots, News Broadcasting e uma integração com o MS Project. No entanto, a ferramenta não é a criança mais legal no bloco quando se trata de gerenciamento de projetos.
Confira nosso blog noTop Alternatives da Microsoft Teams .
Aqui estão algumas das desvantagens de usar o aplicativo Microsoft Teams para gerenciar projetos:
Aqui está uma olhada mais próxima a cada limitação e como você pode resolver:
1. Pode ser um desafio para configurar
Uma das desvantagens das equipes da Microsoft é que a configuração pode ser muito demorada e desafiadora.
Por quê?
Não há uma estrutura inicial, então você terá que determinar quais canais e equipes você precisa.
Além disso, se você quiser duplicar um canal ou uma equipe, você terá que fazer issomanualmente .
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos como Gerenciador de tarefas UDN. Entende que os gerentes de projeto precisam gastar seu tempo dobrando lucros, não canais!
Espere ... o que é Gerenciador de tarefas UDN. ?
Gerenciador de tarefas UDN. é um dosmelhor avaliadoProdutividade e software de gerenciamento de projetosusado por super-produtivo equipes.em pequenas e grandes empresas.
ComGerenciador de tarefas UDN., você podeAcompanhar tempogasto em vários projetos,Sincronize seu calendário do Google, Apple ou Outlook, criar planilhas com o flexívelVista de mesa, e mais.
Veja comoGerenciador de tarefas UDN.Bata equipes da Microsoft em seu próprio jogo de colaboração de equipe:
ConfigurandoGerenciador de tarefas UDN.é super fácil.
Com detalhado Gerenciamento de projetos Guias integrantes , Você terá todas as informações que você precisa para começar imediatamente.
E se você quiser remover cliques desnecessários, use o / Comandos de Slash. recurso para criar tarefas, subtarefas. e mais em um snap!
aqui estão alguns exemplos:
Desta forma, você podegolpearo tempo gasto para completar ações ao meio.
2. Número limitado de canais
As equipes da Microsoft limitam você a 30 canais privados, e você só pode ter 250 membros da equipe em um canal privado.
Essas limitações podem ser problemáticas para grandes empresas com muitas equipes e departamentos diferentes.
Gerenciador de tarefas UDN.tem A.Vista de bate-papo ilimitadaque você pode manter ao lado de qualquer espaço de trabalho. Você pode usá-lo para conversar sobre tarefas ou planos de almoço da sua equipe.
E desde que você pode ter essas conversas em qualquer visão ou local emGerenciador de tarefas UDN., você nunca perderá a visão dos seus bate-papos e, mais importante, as ordens de almoço da sua equipe!
Começando um novo bate-papo emGerenciador de tarefas UDN.Vista de bate-papo
Não posso deixar ir de canais?
Sem problemas.
Apenas use Gerenciador de tarefas UDN.Folga integração .
Permite que você rapidamente transforme as mensagens de folga em tarefas e comentários . Adicionalmente,Gerenciador de tarefas UDN.pode enviar instantaneamente notificações sobre tarefas para o seuGerenciamento de projetos de folgacanais.
O benefício adicional aqui é que a folga nãofolgano departamento de canal.
O que queremos dizer?
O aplicativo permite criar um número ilimitado de canais. VulgarWinwin.
Transformando uma mensagem de folga em uma tarefa emGerenciador de tarefas UDN.
Gerenciador de tarefas UDN.permite criar grupos de pessoas que você pode atribuir a tarefas, mencionarComentáriose até adicionar Observadores a granel.
Por exemplo, se você tem uma equipe de marketing, você pode simplesmente criar umGrupo de usuárioschamado de "equipe de marketing" e instantaneamente Atribuir tarefas para todos os membros da equipe nesse grupo.
Criando equipes dentroGerenciador de tarefas UDN.
3. Configurações de baixa permissões
Toda empresa precisa manter seus documentos e outros dados da empresa seguros.
O problema com a Microsoft Teams é que o aplicativo torna o super fácil compartilhar arquivos e documentos com qualquer pessoa que seja adicionada a uma equipe do MS.
E pode ser super desafiador para aplicar configurações de permissão exclusivas a um canal, arquivo ou pasta específico.
Por exemplo, equipes privadas são difíceis de gerenciar, pois apenas os administradores têm controle sobre quem se junta. Como resultado, equipes públicas provavelmente são sua melhor opção, já que qualquer pessoa em sua equipe pode se juntar com relativamente facilmente.
O problema?
Isso significa que vai ser realmente difícil manter o ambiente da Microsoft Teams seguro desdecadaO membro da equipe poderia acessar seus documentos privados.
Gerenciador de tarefas UDN.Os usuários podem fazer um dos quatro funções dentro de seu espaço de trabalho:Membro, admin, proprietário, ou Convidado.Desta forma, você pode convidar clientes para colaborar sem comprometer suaEspaço de Trabalhoprivacidade .
Claro, às vezes você precisa de mais de quatro funções.
É por issoGerenciador de tarefas UDN.Permite criar Papéis personalizados .
Você pode criar novos papéis como um super-herói, Sidekick ou qualquer coisa que se adapte às suas necessidades.
E embora todos nós estamos provavelmente cansados de bloqueios, seus documentos sensíveis não são!
Aqui estão os tipos de permissões para manter suas informações confidenciais bloqueadas:
Funções de usuário personalizadas e opções de permissão emGerenciador de tarefas UDN.
4. Pobre Gerenciamento de Arquivos
A Microsoft Teams tem uma estrutura de arquivos complicada.
Se você preferir pastas bem organizadas em vez de procurar por arquivos, você vai se deparar em alguns obstáculos intermináveis com esta ferramenta.
Em equipes, todos os arquivos que você carregar para conversas são despejados na pasta raiz do canal.
Como resultado, quando você tenta reorganizar arquivos em pastas, os links do arquivo nas conversas quebram, junto com sua paciência. 😤.
Gerenciador de tarefas UDN.Permite gerenciar o fluxo de trabalho do seu projeto eficientemente, quebrando projetos complexos e organizando-os em itens de ação gerenciáveis.
Aqui estão os diferentes níveis que você recebeGerenciador de tarefas UDN. :
Os diferentes níveis da hierarquia emGerenciador de tarefas UDN.
ComGerenciador de tarefas UDN.A impressionante funcionalidade de pesquisa, você pode usar Filtros Para visualizar tarefas por:
Desta forma, você podefiltrosua frustração e veja apenas tarefas que se ajustam aos seus critérios específicos.
Encontrando tarefas usando o filtro e o recurso de pesquisa emGerenciador de tarefas UDN.
Aqui estão ainda mais razões pelas quais você deve usarGerenciador de tarefas UDN.Para gerenciamento de projetos:
Vá da Gerenciamento de Projetos Micro para Macro
Claro, a Microsoft Teams oferece alguns ótimos recursos de videoconferência.
Mas faz um impacto mínimo, quase micro Scopic, quando se trata de colaboração em equipe e gerenciamento de projetos.
O aplicativo não tem uma tonelada de recursos de rastreamento de projetos robustos que estão presentes em soluções de gerenciamento de projetos all-in-one como Gerenciador de tarefas UDN. .
ComGerenciador de tarefas UDN., você ainda pode se beneficiar de todos os recursos que a Microsoft Teams oferece e fazer mais com vários recursos comoAutomações , Lembretes, eModelospara gerenciar seus projetos.
Mudar para o outroGerenciador de tarefas UDN.paragratuitamente hoje para experimentar o poder de umespecialistaferramenta de gerenciamento de projetos. 😎.
