Ultieme gids voor Microsoft Teams Project Management (2022)
Udn Webber
Redactionele coördinator
Laten we een ding uit de weg krijgen:
Microsoft-teams is geen groep productiviteitsdeskundigen Wie werkt bij Microsoft. 😛
Het is een communicatieplatform dat u helpt bij het samenwerken van projecten.
Verschillende teams en individuen vertrouwen op Microsoft-teams voor communicatie, teamsamenwerking en op afstand teambeheer.
Maar hoe effectief is Microsoft Teams Project Management ?
In dit artikel bestrijken we alles wat u moet weten over Microsoft Teams Project Management, inclusief het Belangrijkste kenmerken , voordelen , en Beperkingen (met oplossingen) .
Laten we deze bijeenkomst begonnen! 💻
Wat is Microsoft-teams?
Microsoft (MS) -teams Is een samenwerkingsplatform dat individuen, externe werknemers en interne teams verbonden helpt.
Of u nu moet chatten met een familielid of samenwerkt met een taak met uw projectteam, Microsoft-teams kunnen u helpen.
Hiermee kunt u ook:
Deze functies maken het gemakkelijk voor uw team om samen te werken zonder tussen apps te hoeven springen. Bovendien kunt u vergaderingen hosten in het comfort van uw huis en pyjama-broek!
Geïnteresseerd in externe werk-apps zoals Microsoft-teams?
Hier zijn 25+ externe werkgereedschap om werk van huis een briesje te maken !
4 Belangrijkste kenmerken van Microsoft Teams Project Management
Dit is hoe Microsoft-teams u kunnen helpen Beheer projecten :
1. Teams en kanalen
Microsoft-teams gebruikt 'teams' en 'kanalen' om teams zelf-organiseren en samen te werken.
EEN team is een ruimte waarin mensen nauw samenwerken, bijvoorbeeld specifieke afdelingen of teams. Hier kunt u productlanceringen bespreken, hoe Verbeter uw PR-strategie , en meer.
En maak je geen zorgen; Gesprekken, bestanden en notities zijn alleen zichtbaar voor de teamleden in dat specifieke Microsoft-team.
Aan de andere kant, Microsoft-teams kanalen Zijn waar het werk wordt gedaan waar u standaardkanalen en privé-kanalen heeft.
U kunt de standaardkanalen beschouwen als een openbare partij waar iedereen binnen kan lopen.
Aan de andere kant zijn privékanalen als gebeurtenissen met supergeheime uitnodiging. Op deze manier kunt u voorkomen dat ongewenste gasten uw feestje maken.
2. Build-in chatfunctie
Microsoft-teams biedt zowel privéchats als groepschatt.
Er is ook een chatfunctie voor deelnemers die bellen.
Hiermee kunt u uw bericht aanpassen met rijke tekstopmaak, vergaderschema's, prioritaire vlaggen, bijlagen en meer!
En voor informele gesprekken kunt u zoveel leuke emoji's en stickers toevoegen aan de inhoud van uw 💜.
3. Video en audio bellen
De video- en audio-oproepfuncties van Microsoft Teams zijn een van de grootste roeping kaarten. 😉
U kunt een audio- of video-oproep binnen enkele klikken starten. En om teamleden te helpen bij het schema, kunt u videovereenkomsten plannen met de gedeelde kalenderfunctie.
Uw videoconferences kunnen maximaal 250 gebruikers hebben en u kunt ook de Microsoft Stream-integratie gebruiken om een breder publiek te bereiken. De integratie is een Enterprise-videoservice waarmee u video's veilig kunt uploaden, bekijken en delen voor maximaal 10.000 kijkers.
4. Scherm delen
Virtuele teams vertrouw op video-oproepen naar Welkom nieuwe teamleden en legt taken uit.
Maar soms kunnen dingen verdwalen in vertaling.
En we eindigen uiteindelijk een lege glimlach als we ons als volgt voelen:
Gelukkig, MS-teams ' Scherm delen functie kan helpen Remote Teams Leg dingen met gemak uit.
U kunt selecteren wat u wilt dat deelnemers zie, inclusief uw bureaublad, browservenster, een digitaal whiteboard of een specifiek bestand.
3 Voordelen van Microsoft Teams Project Management
Hier zijn drie voordelen van het gebruik van de Microsoft Teams-app om projecten te beheren:
1. Integreert met tonnen Microsoft Office-apps
Microsoft-teams worden geïntegreerd met tonnen apps in de Bureau 365-groep, waardoor het een al-u-can-use-app-buffet is! 😋
En het is niet nodig om naar een ander restaurant (app) te schakelen, aangezien Microsoft Teams-menu in principe alles heeft wat je nodig hebt.
Hier zijn enkele manieren waarop u kunt profiteren van deze functie:
2. Ingebouwde webinar-functionaliteit
Naarmate uw bedrijf groeit, moet u waarschijnlijk videoconferenties hosten met meer dan 250 deelnemers, en dat is waar de ingebouwde webinar-functies van het gereedschap nuttig kunnen zijn.
Webinars kunnen bedrijven aan boord van nieuwe klanten helpen, werknemers opleiden en klanten opleiden van nieuwe productfuncties.
Met Microsoft-teams kunt u beveiligde webinars hosten met 1.000 aanwezigen en ze uitzenden voor maximaal 10.000 kijkers.
Hier zijn enkele van de coole dingen die u hier kunt doen:
3. Automatiseer processen met bots
Microsoft-teams-gebruikers kunnen bots gebruiken om tips te krijgen, workflows initiëren of informatie verzamelen. 🤖
Hier zijn enkele van de bots die je krijgt:
Met Microsoft-teams kunt u zelfs uw eigen bots maken!
Maar zorg ervoor dat je de nodige vaardigheden hebt.
U wilt tenslotte niet in een Ik robot situatie.
4 Beperkingen van Microsoft Teams Project Management (met oplossingen)
Natuurlijk, Microsoft-teams biedt u coole functies zoals bots, nieuwsuitzendingen en een integratie met MS-project. De tool is echter niet het coolste kind op het blok als het gaat om projectbeheer.
Bekijk onze blog op de Top Microsoft-teams Alternatieven .
Hier zijn enkele van de nadelen van het gebruik van de Microsoft-teams-app voor het beheren van projecten:
Hier is een kijkje bij elke beperking en hoe u het kunt oplossen:
1. Kan een uitdaging zijn om op te zetten
Een van de nadelen van Microsoft-teams is dat de setup echt tijdrovend en uitdagend kan zijn.
Waarom?
Er is geen initiële structuur, dus je moet bepalen welke kanalen en teams die je nodig hebt.
Bovendien, als je een kanaal of een team wilt dupliceren, moet je het doen handmatig .
Een projectmanagementtool zoals Udn taakmanager Begrijpt dat projectmanagers hun tijd nodig hebben om de winst te verdubbelen, niet kanalen!
Wacht ... wat is Udn taakmanager ?
Udn taakmanager is een van de wereld hoogst gewaardeerd Productiviteit en projectbeheersoftware gebruikt door superproductief teams in kleine en grote bedrijven.
Met Udn taakmanager , jij kan tijdstip besteed aan meerdere projecten, Synchroniseer uw Google, Apple of Outlook Agenda , maak spreadsheets met de flexibele Tafelweergave , en meer.
Hier is hoe Udn taakmanager Beats Microsoft-teams op zijn eigen team samenwerkingsspel:
Opzetten Udn taakmanager is super eenvoudig.
Met gedetailleerde Project management Onboard gidsen , je hebt alle informatie die je nodig hebt om meteen te beginnen.
En als u onnodige klikken wilt verwijderen, gebruikt u de / Slash-opdrachten functie om taken te maken, subtaken , en meer in een snap!
Hier zijn enkele voorbeelden:
Op deze manier kunt u schuine streep de tijd die wordt genomen om acties in de helft te voltooien.
2. Beperkt aantal kanalen
Microsoft-teams beperkt u tot 30 privékanalen en u kunt slechts 250 teamleden in een privékanaal hebben.
Deze beperkingen kunnen problematisch zijn voor grote bedrijven met veel verschillende teams en afdelingen.
Udn taakmanager heeft een Onbeperkte chatweergave dat je naast elke werkruimte kunt houden. U kunt het gebruiken om te chatten over taken of de lunchplannen van uw team.
En aangezien u deze gesprekken in elke weergave of locatie in kunt hebben Udn taakmanager , je verliest je chats nooit uit het oog, en nog belangrijker, de lunch bestellingen van je team!
Een nieuwe chat beginnen Udn taakmanager 'S chatweergave
Kan niet kanalen loslaten?
Maak je geen zorgen.
Gebruik gewoon Udn taakmanager 'S slap integratie .
Hiermee kunt u snel verslappingsberichten in taken en opmerkingen . Aanvullend, Udn taakmanager kan onmiddellijk meldingen sturen over taken naar uw Slack Project Management kanalen.
Het toegevoegde voordeel hier is dat speling niet slap in het kanaalafdeling.
Wat bedoelen we?
Met de app kunt u een onbeperkt aantal kanalen maken. # Winwin
Een slappe boodschap in een taak in Udn taakmanager
Udn taakmanager Hiermee kunt u groepen mensen maken die u aan taken kunt toewijzen, vermeldt Opmerkingen , en voeg zelfs toe Kijkers in bulk.
Als u bijvoorbeeld een marketingteam hebt, kunt u eenvoudig een maken Gebruikersgroep genaamd "Marketingteam" en onmiddellijk Taak toewijzen naar elk teamlid in die groep.
Teams maken Udn taakmanager
3. Slechte machtigingen-instellingen
Elk bedrijf moet zijn documenten en andere bedrijfsgegevens beveiligen.
Het probleem met Microsoft-teams is dat de app het super eenvoudig maakt om bestanden en documenten te delen met iedereen die wordt toegevoegd aan een MS-team.
En het kan super uitdagen zijn om unieke machtigingsinstellingen toe te passen op een specifiek kanaal, bestand of map.
Particuliere teams zijn bijvoorbeeld moeilijk te beheren omdat alleen beheerders controle hebben over wie zich bijsluit bij. Als gevolg hiervan zijn openbare teams waarschijnlijk je beste optie omdat iemand in je team relatief gemakkelijk kan meedoen.
Het probleem?
Dit betekent dat het echt moeilijk zal zijn om je Microsoft-teamsomgeving veilig te houden sinds elk Teamlid heeft toegang tot uw privé-documenten.
Udn taakmanager Gebruikers kunnen een van de vier rollen binnen hun werkruimte nemen: Lid, admin, eigenaar, of Gast. Op deze manier kunt u klanten uitnodigen om samen te werken zonder uw Werkruimte privacy .
Natuurlijk heb je soms meer dan vier rollen nodig.
Dat is waarom Udn taakmanager laat je maken Aangepaste rollen .
U kunt nieuwe rollen maken zoals een superheld, sidekick of iets dat bij u past.
En hoewel we allemaal beu zijn van lockdowns, zijn je gevoelige documenten niet!
Hier zijn soorten rechten om uw gevoelige informatie op slot te houden:
Aangepaste gebruikersrollen en toestemmingsopties in Udn taakmanager
4. Slecht bestandsbeheer
Microsoft-teams heeft een gecompliceerde bestandsstructuur.
Als u de voorkeur geeft aan goed georganiseerde mappen in plaats van op zoek naar bestanden, loopt u een aantal nooit eindige obstakels met deze tool.
In teams worden alle bestanden die u uploadt naar gesprekken gedumpt in de rootmap van het kanaal.
Als gevolg hiervan, wanneer u probeert bestanden opnieuw te organiseren in mappen, brengt de bestandslinks in de gesprekken in de gesprekken, samen met uw geduld. 😤
Udn taakmanager Hiermee kunt u uw projectworkflow efficiënt beheren door complexe projecten af te breken en deze te organiseren in beheersbare actie-items.
Hier zijn de verschillende niveaus die u binnenkomt Udn taakmanager :
De verschillende niveaus van de hiërarchie in Udn taakmanager
Met Udn taakmanager 'S Awesome Search-functionaliteit, je kunt gebruiken Filters Taken bekijken door:
Op deze manier kunt u filter Je frustratie uit en zie alleen taken die passen bij je specifieke criteria.
Taken zoeken met behulp van het filter en de zoekfunctie in Udn taakmanager
Hier zijn nog meer redenen waarom u zou moeten gebruiken Udn taakmanager Voor projectbeheer:
Ga van Micro naar Macro Project Management
Natuurlijk biedt Microsoft-teams een aantal geweldige functies voor videoconferenties.
Maar het maakt een minimale impact, bijna micro Scopic, als het gaat om teamsamenwerking en projectmanagement.
De app mist een ton robuust projectvolgingsfuncties die aanwezig zijn in all-in-one projectmanagementoplossingen zoals Udn taakmanager .
Met Udn taakmanager , je kunt nog steeds profiteren van alle functies die Microsoft Teams biedt en meer aanbiedt met verschillende functies zoals Automatisering , Herinneringen , en Sjablonen om uw projecten te beheren.
Omschakelen naar Udn taakmanager voor vrij vandaag om de kracht van een te ervaren deskundige Project Management Tool. 😎
