Ultimate Guide do Microsoft Teams Project Management (2022)

Leila Cruz.

Koordynator redakcyjny.

Zdobądźmy jedną rzecz na zewnątrz:

Zespoły Microsoft.nie jest grupą ekspertów wydajnościKto pracuje w Microsoft. 😛.

To platforma komunikacyjna, która pomaga współpracować na projektach.

Kilka drużyn i osób polegają na zespołach Microsoft w zakresie komunikacji, współpracy zespołowej i zarządzania zdalnym zespołem.

Ale jak efektywny jest Microsoft Teams Project Management ?

W tym artykule obejrzymy wszystko, co musisz wiedzieć o zarządzaniu projektami Microsoft Teams, w tym jejkluczowe cechy , Zalety, orazOgraniczenia (z rozwiązaniami) .

Uzyskajmy to spotkanie! 💻.

Jakie są zespoły Microsoft?

Zespoły Microsoft (MS)jest platformą współpracy, która pomaga osobom fizycznym, pracownikom odległych, a zespoły wewnętrzne pozostają w kontakcie.

Niezależnie od tego, czy chcesz rozmawiać z członkiem rodziny lub współpracować na zadaniu z zespołem projektu, zespoły Microsoft mogą Ci pomóc.

Pozwala również:

Funkcje te ułatwiają współpracę bez konieczności skakania między aplikacjami. Na górze można organizować spotkania w zaciszu spodni w domu i piżamy!

Interesuje Cię lokalizacja Remote Work Apps takich jak zespoły Microsoft?

Tu są 25+ zdalnych narzędzi pracy zrobić pracę z domu bryzą !

4 Kluczowe cechy zarządzania projektami Microsoft Teams

Oto jak Microsoft Teams mogą Ci pomócZarządzaj projektami :

1. Drużyny i kanały

Zespoły Microsoft wykorzystują "zespoły" i "kanały", aby pomóc zespołom samozadowoleni i współpracy.

A zespółto przestrzeń, w której ludzie mogą ściśle współpracować, na przykład, określone działy lub zespoły. Tutaj możesz omówić wprowadzenie produktu, jak doPopraw swoją strategię PR, i więcej.

I nie martw się; Rozmowy, pliki i notatki są widoczne dla członków zespołu w tym konkretnym zespole Microsoft.

Z drugiej strony zespoły MicrosoftkanałySą gotowe, gdzie masz standardowe kanały i kanały prywatne.

Możesz myśleć o standardowych kanałach jako partii publicznej, w której każdy może wejść.

Z drugiej strony, kanały prywatne są jak super-tajne imprezy zaproszenie. W ten sposób możesz zapobiec awarii niepożądanych gości swojej imprezy.

2. Wbudowana funkcja czatu

Zespoły Microsoft oferuje prywatne czaty i czaty grupowe.

Istnieje również funkcja czatu dla uczestników, którzy są na rozmowie.

Umożliwia dostosowanie wiadomości z bogatym formatowaniem tekstu, harmonogramami spotkań, flagami priorytetowymi, załącznikami i nie tylko!

I dla przypadkowych rozmów, możesz dodać jak najwięcej zabawnych emojisów i naklejek do treści 💜.

3. Wywołanie wideo i audio

Funkcje wideo i dźwięku Microsoft Teams 'są jednym z największychpowołaniekarty. 😉.

Możesz uruchomić połączenie audio lub wideo w ciągu kilku kliknięć. Oraz pomocy członkom zespołu pozostać na harmonogramie, możesz zaplanować spotkania wideo ze współdzieloną funkcją kalendarza.

Twoje konferencje wideo mogą mieć do 250 użytkowników, a także korzystać z integracji strumienia Microsoft, aby dotrzeć do szerszej publiczności. Integracja to usługa wideo przedsiębiorstwa, która umożliwia przesyłanie, przeglądanie i udostępnianie filmów do 10 000 widzów.

4. Udostępnianie ekranu.

Wirtualne drużynypolegać na połączeniach wideoWitamy nowych członków zespołui wyjaśnij zadania.

Ale czasami rzeczy mogą zgubić się w tłumaczeniu.

I skończyło się na pustym uśmiechu, gdy tak się czujemy:

Na szczęście zespoły MSudostępnianie ekranufunkcja może pomócZdalne drużynywyjaśnij z łatwością.

Możesz wybrać, co chcesz zobaczyć uczestników, w tym pulpit, okno przeglądarki, tablicę cyfrową lub określony plik.

3 Zalety Zarządzanie projektami Microsoft Teams

Oto trzy zalety korzystania z aplikacji Microsoft Teams do zarządzania projektami:

1. Integruje się z tonami aplikacji Microsoft Office

Zespoły Microsoft integruje się z tonami aplikacji w gabinecie Office 365 Group, co czyni go all-you-can-skorzystaj z app w formie bufetu! 😋.

I nie ma potrzeby przełączenia się na inną restaurację (aplikacja), ponieważ menu Microsoft Teams 'zasadniczo ma wszystko, czego potrzebujesz.

Oto kilka sposobów korzystania z tej funkcji:

2. Wbudowana funkcjonalność webinarium

Ponieważ twoja firma rośnie, prawdopodobnie będziesz musiał przyjmować konferencje wideo z ponad 250 uczestnikami, a tam jest wbudowane wbudowane funkcje Webinarar narzędzia.

Webinaria może pomóc firmom na pokładzie nowych klientów, pracowników pociągów i kształcić klientów na nowych cechach produktów.

Dzięki zespołom Microsoft można prowadzić bezpieczne webinaria z 1000 uczestników i nadawać je do 10 000 widzów.

Oto kilka fajnych rzeczy, które możesz tutaj zrobić:

3. Automatyzuj procesy z botami

Użytkownicy zespołów Microsoft mogą korzystać z botów, aby uzyskać wskazówki, inicjować przepływy pracy lub zebrać informacje. 🤖.

Oto niektóre z botów, które otrzymujesz:

Drużyny Microsoft pozwalają nawet stworzyć własne boty!

Ale upewnij się, że masz niezbędne umiejętności.

W końcu nie chcesz skończyćJa robotemsytuacja.

4 Ograniczenia zarządzania projektami firmy Microsoft Teams (z rozwiązaniami)

Jasne, Microsoft Teams oferuje fajne funkcje, takie jak boty, nadawanie wiadomości i integracja z MS Project. Jednak narzędzie nie jest najfajniejszym dzieckiem na bloku, jeśli chodzi o zarządzanie projektami.

Sprawdź nasz blog naNajlepsze alternatywy zespołów Microsoft .

Oto kilka wad korzystania z aplikacji Microsoft Teams do zarządzania projektami:

Oto bliższy spojrzenie na każde ograniczenie i jak możesz go rozwiązać:

1. Może być wyzwaniem

Jedną z wad zespołów Microsoft jest to, że konfiguracja może być naprawdę czasochłonna i trudna.

Czemu?

Nie ma początkowej struktury, więc musisz określić, które kanały i zespoły potrzebne.

Ponadto, jeśli chcesz powielić kanał lub zespół, musisz to zrobićręcznie .

Narzędzie do zarządzania projektami Menedżer zadań UDN. Rozumie, że menedżerowie projektu muszą spędzić czas podwojenia zysków, a nie kanałów!

Czekać ... co jest Menedżer zadań UDN. ?

Menedżer zadań UDN. jest jednym z światanajwyżej ocenianyOprogramowanie do zarządzania produktywnością i projektamiużywane przez super produktywny zespoływ małych i dużych firmach.

Z Menedżer zadań UDN., możeszCzas śledzeniaspędzony na wielu projektach,Synchronizuj kalendarz Google, Apple lub Outlook, tworzyć arkusze kalkulacyjne z elastycznymWidok tabeli., i więcej.

Oto jakMenedżer zadań UDN.bije zespoły Microsoft w swojej własnej grze do współpracy zespołowej:

UstawianieMenedżer zadań UDN.jest super łatwy.

Ze szczegółową Zarządzanie projektami Przewodniki nabronujące , Będziesz miał wszystkie informacje, które musisz zacząć od razu.

A jeśli chcesz usunąć niepotrzebne kliknięcia, użyj / Polecenia Slash. funkcja tworzenia zadań, podtok i więcej w snap!

Oto kilka przykładów:

W ten sposób możeszciąćczas potrzebny na pełne działania na pół.

2. Ograniczona liczba kanałów

Zespoły Microsoft ogranicza się do 30 kanałów prywatnych, a można mieć tylko 250 członków zespołu w kanale prywatnym.

Ograniczenia te mogą być problematyczne dla dużych firm z wieloma różnymi zespołami i działami.

Menedżer zadań UDN.ma A.Nieograniczony widok czatu.że możesz utrzymywać obok każdego obszaru roboczego. Możesz użyć go do rozmowy o zadaniach lub planach lunchu twojego zespołu.

A ponieważ możesz mieć te rozmowy w dowolnym widoku lub lokalizacjiMenedżer zadań UDN., nigdy nie stracisz z oczu twoich czatów, a co ważniejsze zamówienia na lunch twojego zespołu!

Rozpoczęcie nowego czatuMenedżer zadań UDN.Widok czatu

Nie mogę odpuścić kanałów?

Bez smutków.

Po prostu użyj Menedżer zadań UDN."S luz integracja .

Pozwala szybko zamienić luki do zadań i uwagi . Do tego,Menedżer zadań UDN.może natychmiast wysyłać powiadomienia o zadaniachSlack Project Management.kanały.

Dodatkową korzyścią jest to, że luz nieluźnyW dziale kanału.

Co mamy na myśli?

Aplikacja pozwala stworzyć nieograniczoną liczbę kanałów. #Winwin.

Obracanie luzowej wiadomości w zadanieMenedżer zadań UDN.

Menedżer zadań UDN.Umożliwia tworzenie grup osób, które możesz przypisać do zadań, wzmianUwagi, a nawet dodaj Obserwatorzy hurtowo.

Na przykład, jeśli masz zespół marketingowy, możesz po prostu utworzyćGrupa użytkowników.zwany "zespołem marketingowym" i natychmiast Przypisz zadania do każdego członka zespołu w tej grupie.

Tworzenie drużynMenedżer zadań UDN.

3. Słabe ustawienia uprawnień

Każda firma musi zapewnić swoje dokumenty i inne dane firmy.

Problem z zespołami Microsoft jest taki, że aplikacja sprawia, że ​​jest super łatwy w udostępnianiu plików i dokumentów z każdym, kto zostaje dodany do zespołu MS.

I może być super trudny, aby zastosować unikalne ustawienia uprawnień do określonego kanału, pliku lub folderu.

Na przykład prywatne drużyny są trudne do zarządzania, ponieważ tylko administratorzy kontrolują, kto dołącza dołącza. W rezultacie zespoły publiczne są prawdopodobnie najlepszą opcją, ponieważ każdy w twoim zespole może przyłączyć się stosunkowo łatwo.

Problem?

Oznacza to, że będzie to naprawdę trudne, aby zabezpieczyć swoje środowisko zespołów MicrosoftkażdyCzłonek zespołu może uzyskać dostęp do prywatnych dokumentów.

Menedżer zadań UDN.Użytkownicy mogą przyjąć jedną z czterech ról w swoim obszarze roboczym:Członek, administrator, właściciel,lubGość.W ten sposób można zaprosić klientów do współpracy bez uszczerbkuWorkspacePrywatność .

Oczywiście czasami potrzebujesz więcej niż czterech ról.

DlategoMenedżer zadań UDN.pozwala ci utworzyć Role niestandardowe. .

Możesz tworzyć nowe role, takie jak superbohater, sidekick lub wszystko, co odpowiada Twoim potrzebom.

I choć wszyscy jesteśmy prawdopodobnie zmęczeni blokadami, twoje wrażliwe dokumenty nie są!

Oto rodzaje uprawnień, aby utrzymać wrażliwe informacje zamknięte:

Niestandardowe role użytkowników i opcje zgodyMenedżer zadań UDN.

4. Słabe zarządzanie plikami

Zespoły Microsoft mają skomplikowaną strukturę plików.

Jeśli wolisz dobrze zorganizowane foldery zamiast wyszukiwania plików, wpadniesz w niektóre przeszkody z tym narzędziem.

W zespołach wszystkie pliki przesyłane do rozmów są wyrzucane w folderze głównym kanału.

W rezultacie, gdy próbujesz ponownie zorganizować pliki w foldery, łączy plików w rozmowie, wraz z cierpliwością. 😤.

Menedżer zadań UDN.Umożliwia efektywnie zarządzać przepływem pracy projektu, przebijając kompleksowe projekty i organizowanie ich do możliwych do zarządzania przedmiotami akcji.

Oto różne poziomy, w którym się maszMenedżer zadań UDN. :

Różne poziomy hierarchiiMenedżer zadań UDN.

Z Menedżer zadań UDN."S niesamowita funkcjonalność wyszukiwania, możesz użyć Filtry. Aby wyświetlić zadania:

W ten sposób możeszfiltrWyjdź do swojej frustracji i zobacz tylko zadania, które pasują do konkretnych kryteriów.

Znalezienie zadań za pomocą funkcji filtra i wyszukiwania wMenedżer zadań UDN.

Oto jeszcze więcej powodów, dla których powinieneś użyćMenedżer zadań UDN.W przypadku zarządzania projektami:

Przejdź z Micro do Macro Project Management

Jasne, zespoły Microsoft oferuje wspaniałe funkcje wideokonferencji.

Ale robi minimalny wpływ, prawie mikro. SCOPIC, jeśli chodzi o współpracę zespołową i zarządzanie projektami.

Aplikacja nie ma mnóstwo solidnych funkcji śledzenia projektu, które są obecne w jednym in-one rozwiązania do zarządzania projektami Menedżer zadań UDN. .

Z Menedżer zadań UDN., nadal można skorzystać ze wszystkich funkcji, które oferują zespoły Microsoft i zrobić więcej z kilkoma funkcjamiAutomatyki , Przypomnienia, orazSzablonyzarządzać projektami.

Przełączać się doMenedżer zadań UDN.dlawolny Dzisiaj doświadcz mocyekspertNarzędzie do zarządzania projektami. 😎.