Microsoft Teams Proje Yönetimi'ne Nihai Kılavuz (2022)

Udn Webber

Editoryal koordinatör

Hadi yoldan bir şey alalım:

Microsoft ekipleri Bir grup verimlilik uzmanı değil Microsoft'ta çalışan. 😛

Projelerde işbirliği yapmanıza yardımcı olan bir iletişim platformu.

Birkaç takım ve birey, iletişim, ekip işbirliği ve uzaktan ekip yönetimi için Microsoft ekiplerine güveniyor.

Ama nasıl etkili dır-dir Microsoft Takımları Proje Yönetimi ?

Bu yazıda, Microsoft Ekipleri Proje Yönetimi hakkında bilmeniz gereken her şeyi kapsayacağız. ana Özellikler , avantajlar , ve Sınırlamalar (Çözümlerle) .

Hadi bu toplantıyı başlatalım! 💻

Microsoft ekipleri nedir?

Microsoft (MS) Takımları Bireylerin, uzaktancıların ve şirket içi takımların bağlı kalmasına yardımcı olan bir işbirliği platformudur.

Bir aile üyesiyle sohbet etmeniz veya proje ekibinizle birlikte bir görevi işbirliği yapmanız gerekip gerekmediğini, Microsoft ekipleri size yardımcı olabilir.

Aynı zamanda şunları yapmanızı sağlar:

Bu özellikler, ekibinizin uygulamalar arasında zıplamadan işbirliği yapmasını kolaylaştırır. Bunun üzerine, evinizin ve pijama pantolonunun rahatlığında toplantılara ev sahipliği yapabilirsiniz!

Microsoft ekipleri gibi uzak çalışma uygulamaları ile ilgileniyor musunuz?

Burada 25+ Uzaktan Çalışma Araçları evden bir esinti yapmak için !

4 Microsoft Teams Proje Yönetimi'nin önemli özellikleri

İşte Microsoft takımlarının size nasıl yardımcı olabileceği Projeleri yönet :

1. Takımlar ve Kanallar

Microsoft ekipleri, ekiplerin kendi kendini organize etmesine ve işbirliği yapmalarına yardımcı olmak için 'Takımlar' ve 'Kanalları' kullanır.

A takım İnsanların, örneğin belirli bölümler veya takımlar yakın bir arada çalışabileceği bir alandır. Burada, ürün lansmanlarını tartışabilirsiniz, nasıl PR stratejinizi geliştirin , ve dahası.

Ve endişelenme; Konuşmalar, dosyalar ve notlar, yalnızca belirli Microsoft ekibindeki ekip üyelerine görünür.

Öte yandan, Microsoft takımları kanallar Çalışmanın standart kanallarınız ve özel kanallarınız bulunduğu yerde yapılır.

Standart kanalları herkesin içeri girebileceği bir kamu partisi olarak düşünebilirsiniz.

Öte yandan, özel kanallar sadece süper gizli davetiye gibidir. Bu şekilde, istenmeyen misafirin partinizi çarpmasını engelleyebilirsiniz.

2. Yapma sohbet fonksiyonu

Microsoft ekipleri hem özel sohbetleri hem de grup sohbetlerini sunar.

Ayrıca, arama yapan katılımcılar için bir sohbet özelliği var.

Mesajınızı zengin metin biçimlendirme, toplantı programları, öncelikli bayraklar, ekler ve daha fazlasını özelleştirmenizi sağlar!

Ve gündelik konuşmalar için, 💜'nin içeriğinize çok eğlenceli emoji ve çıkartma ekleyebilirsiniz.

3. Video ve Ses Arama

Microsoft ekiplerinin video ve ses arama özellikleri en büyüklerinden biridir çağrı kartlar. 😉

Birkaç tıklamayla bir ses veya görüntülü arama başlatabilirsiniz. Ekip üyelerinin zamanlamaya yardımcı olmak için, paylaşılan takvim özelliği ile video toplantıları zamanlayabilirsiniz.

Video konferanslarınız 250 kullanıcıya kadar olabilir ve daha geniş bir kitleye ulaşmak için Microsoft Stream Integration'ı da kullanabilirsiniz. Entegrasyon, 10.000 izleyiciye kadar videoları güvenli bir şekilde yüklemenize, görüntülemenizi ve paylaşmanıza izin veren bir Kurumsal Video Hizmetidir.

4. Ekran Paylaşımı

Sanal takımlar video aramalarına güvenmek Yeni takım üyelerine hoş geldiniz ve görevleri açıklar.

Ama bazen, bir şeyler çeviride kaybolabilir.

Ve gerçekten böyle hissettiğimizde boş bir gülümsemeye koyuyoruz:

Neyse ki, MS takımları ' ekran paylaşımı özellik yardımcı olabilir uzak takımlar Bir şeyleri kolaylıkla açıklar.

Masaüstünüz, tarayıcı pencereniz, bir dijital beyaz tahta veya belirli bir dosyanız dahil, katılımcıların ne görmesini istediğinizi seçebilirsiniz.

3 Microsoft Teams Proje Yönetimi'nin Avantajları

İşte projeleri yönetmek için Microsoft Teams uygulamasını kullanmanın üç faydası:

1. Tonlarca Microsoft Office Apps ile bütünleşir.

Microsoft ekipleri, Office 365 grubundaki tonlarca uygulamalarla entegre, onu kullanabilir bir uygulama açık büfesi yapıyor! 😋

Ve Microsoft Teams 'menüsü temel olarak ihtiyacınız olan her şeye sahip olduğundan başka bir restorana (uygulama) geçişe gerek yok.

İşte bu özellikten faydalanabileceğiniz bazı yollar:

2. Dahili web semineri işlevselliği

İşinizin büyüdükçe, muhtemelen 250'den fazla katılımcı ile video konferanslarına ev sahipliği yapmanız gerekecek ve aracın yerleşik web semineri özelliklerinin yardımcı olabileceği yer.

Webinarlar, yeni istemciler, çalışanlara eğitmek ve müşterileri yeni ürün özelliklerinde eğitmek için işletmelere yardımcı olabilir.

Microsoft ekipleriyle, 1000 katılımcı ile güvenli web seminerlerini barındırabilir ve 10.000'e kadar izleyiciye yayınlayabilirsiniz.

İşte burada yapabileceğiniz harika şeylerden bazıları:

3. Botlarla işlemleri otomatikleştirin

Microsoft Teams kullanıcıları, ipuçları almak, iş akışlarını başlatmak veya bilgi toplamak için botları kullanabilir. 🤖

İşte aldığın botlardan bazıları:

Microsoft ekipleri bile kendi botlarınızı yaratmanıza izin verir!

Ama gerekli becerileri aldığınızdan emin olun.

Sonuçta, bitmek istemiyorsun. Ben, robot durum.

4 Microsoft Ekibinin Sınırlamaları Proje Yönetimi (Çözümlerle)

Elbette, Microsoft ekipleri, botlar, haber yayıncılığı ve MS projesiyle bir entegrasyon gibi harika özellikler sunar. Ancak, araç proje yönetimi söz konusu olduğunda bloktaki en havalı çocuk değildir.

Blogumuza göz atın En İyi Microsoft Takımları Alternatifleri .

Projeleri yönetmek için Microsoft Teams App kullanmanın dezavantajlarından bazıları:

İşte her sınırlamaya ve nasıl çözebileceğinizi daha yakından bakınız:

1. kurmak için zor olabilir

Microsoft ekiplerinin dezavantajlarından biri, kurulumun gerçekten zaman alıcı ve zor olabileceğidir.

Niye ya?

İlk yapı yok, bu nedenle hangi kanalların ve ekiplerin ihtiyacınız olduğunu belirlemelisiniz.

Bunun üzerine, bir kanalı veya takımı çoğaltmak istiyorsanız, bunu yapmanız gerekir. manuel olarak .

Gibi bir proje yönetimi aracı UDN Görev Yöneticisi Proje yöneticilerinin zamanlarını iki katına çıkarması gerektiğini, kanal değil!

Bekle ... ne UDN Görev Yöneticisi ?

UDN Görev Yöneticisi dünyadan biri en yüksek dereceli Verimlilik ve Proje Yönetimi Yazılımı tarafından kullanılan süper üretken takımlar küçük ve büyük şirketlerde.

İle birlikte UDN Görev Yöneticisi , yapabilirsin izleme süresi birden fazla projeye harcandı, Google, Apple veya Outlook takviminizi senkronize edin , esnek olan elektronik tablolar oluşturun Tablo görünümü , ve dahası.

İşte nasıl UDN Görev Yöneticisi Microsoft takımlarını kendi takım işbirliği oyununda yener:

Ayarlamak UDN Görev Yöneticisi süper kolaydır.

Detaylı Proje Yönetimi Gizli Kılavuzlar , hemen başlamak için ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olacaksınız.

Ve gereksiz tıklamaları kaldırmak istiyorsanız, / Slash komutları Görev oluşturma özelliği, altlıklar ve daha çok bir çırpıda!

İşte bazı örnekler:

Bu şekilde, yapabilirsiniz yırtmaç eylemleri ikiye katlanmak için geçen süre.

2. Sınırlı sayıda kanal

Microsoft ekipleri sizi 30 özel kanala sınırlar ve özel bir kanalda sadece 250 takım üyesi olabilir.

Bu sınırlamalar, birçok farklı ekip ve departmana sahip büyük şirketler için sorunlu olabilir.

UDN Görev Yöneticisi bir Sınırsız Sohbet Görünümü Herhangi bir çalışma alanının yanında tutabilirsiniz. Görevler veya takımınızın öğle yemeği planları hakkında sohbet etmek için kullanabilirsiniz.

Ve bu konuşmaları herhangi bir görünümde veya konumda yapabilirsiniz. UDN Görev Yöneticisi , Sohbetlerinizin görüşünü kaybetmeyeceksiniz ve daha da önemlisi, takımınızın öğle yemeği siparişleri!

İçinde yeni bir sohbet başlatmak UDN Görev Yöneticisi Sohbet görünümü

Kanalların gitmesine izin veremiyor musun?

Endişelenme.

Sadece kullan UDN Görev Yöneticisi Gevşekliği entegrasyon .

Gevşek mesajları görevlere hızlı bir şekilde çevirmenize ve Yorumlar . Bunlara ek olarak, UDN Görev Yöneticisi Görevlerinizle ilgili bildirimleri anında gönderebilir Durgun Proje Yönetimi kanallar.

Burada eklenen yararı, gevşeyin gevşek Kanal bölümünde.

Ne demek istiyoruz?

Uygulama, sınırsız sayıda kanal oluşturmanıza olanak sağlar. # Winwin

Bir göreve bir göreve dönüştürmek UDN Görev Yöneticisi

UDN Görev Yöneticisi Görevlere atayabileceğiniz insan grupları oluşturmanızı sağlar, Yorumlar ve hatta ekle İzleyiciler toplu olarak.

Örneğin, bir pazarlama ekibiniz varsa, basitçe bir Kullanıcı grubu "Pazarlama Ekibi" olarak adlandırılır ve anında görevleri atamak Bu gruptaki her takım üyesine.

Takım oluşturma UDN Görev Yöneticisi

3. Kötü İzinler Ayarları

Her şirketin belgelerini ve diğer şirket verilerini güvende tutması gerekir.

Microsoft ekipleriyle ilgili sorun, uygulamanın bir MS ekibine eklenen herhangi biriyle dosyaları ve belgeleri paylaşmayı çok kolaylaştırmasıdır.

Ve belirli bir kanala, dosyaya veya klasöre benzersiz izin ayarlarını uygulamak süper zor olabilir.

Örneğin, özel ekiplerin yönetimi zordur, çünkü sadece yöneticilerin katıldığı konusunda kontrol sahibi olduğundan, kamuya açık ekipler muhtemelen en iyi seçeneğinizdir, çünkü ekibinizdeki herhangi biri nispeten kolayca katılabilir.

Sorun?

Bu, Microsoft takımlarınızı ortamınızı güvende tutmak için gerçekten zor olacağı anlamına gelir. her Takım üyesi özel belgelerinize erişebilir.

UDN Görev Yöneticisi Kullanıcılar çalışma alanlarında dört rolden birini alabilir: Üye, Yönetici, Sahibi, veya Konuk. Bu şekilde, müşterileri ödün vermeden işbirliği yapmaya davet edebilirsiniz. Çalışma alanının mahremiyet .

Tabii ki, bazen dörtten daha fazla rol gerekir.

Bu yüzden UDN Görev Yöneticisi Oluşturmana izin ver Özel roller .

Bir süper kahraman, sidekick veya ihtiyaçlarınıza uygun bir şey gibi yeni roller oluşturabilirsiniz.

Ve hepsi muhtemelen kilitlenmelerden bıkmış olsak da, hassas belgeleriniz değil!

Hassas bilgilerinizi kilitli tutmak için izin türleri:

Özel kullanıcı rolleri ve izin seçenekleri UDN Görev Yöneticisi

4. Zayıf Dosya Yönetimi

Microsoft ekiplerinin karmaşık bir dosya yapısı var.

Dosyaları aramak yerine iyi organize edilmiş klasörleri tercih ederseniz, bu araçla hiçbir zaman bitmeyen engellerle çalışacaksınız.

Takımlarda, konuşmaya yüklediğiniz tüm dosyalar kanalın kök klasörüne atılır.

Sonuç olarak, dosyaları klasörlere yeniden düzenlemeye çalıştığınızda, konuşmalardaki dosya bağlantıları, sabrınızla birlikte kırılır. 😤

UDN Görev Yöneticisi Proje iş akışınızı, karmaşık projeleri azaltarak verimli bir şekilde yönetmenize ve yönetilebilir aksiyon eşyalarına dönüştürmenize olanak sağlar.

İşte içeri girdiğiniz farklı seviyeler UDN Görev Yöneticisi :

Hiyerarşinin farklı seviyeleri UDN Görev Yöneticisi

İle birlikte UDN Görev Yöneticisi Müthiş arama işlevi, kullanabilirsiniz Filtreler Görevleri görüntülemek için:

Bu şekilde, yapabilirsiniz filtrelemek Hayal kırıklığınızı çıkarın ve yalnızca belirli kriterlerinize uyan görevleri görür.

Filtre ve arama özelliğini kullanarak görevleri bulma UDN Görev Yöneticisi

İşte kullanmanız gereken neden daha fazla nedeni UDN Görev Yöneticisi Proje Yönetimi için:

Mikro'dan Makro Proje Yönetimi'ne gidin

Elbette, Microsoft Teams bazı harika video konferans özellikleri sunar.

Ama neredeyse minimum bir etki yaratıyor mikro SCOPIC, ekip işbirliği ve proje yönetimi söz konusu olduğunda.

Uygulama, Hepsi Bir Arada Proje Yönetimi çözümlerinde bulunan bir ton sağlam proje izleme özelliğinden yoksundur. UDN Görev Yöneticisi .

İle birlikte UDN Görev Yöneticisi , Microsoft takımlarının sunduğu tüm özelliklerden hala yararlanabilirsiniz. Otomasyonlar , Hatırlatıcılar , ve Şablonlar Projelerinizi yönetmek için.

Geçmek UDN Görev Yöneticisi için Bedava bugün bir gücünü yaşamak için uzman Proje Yönetimi Aracı. 😎