Hướng dẫn cuối cùng về quản lý dự án của Microsoft Teams (2022)
Leila Cruz.
Điều phối viên biên tập.
[số 8]Chúng ta hãy lấy một thứ ngoài đường:
Hướng dẫn cuối cùng về quản lý dự án của Microsoft Teams (2022)
[số 8]Chúng ta hãy lấy một thứ ngoài đường:
Đội Microsoft không phải là một nhóm các chuyên gia năng suất Ai làm việc tại Microsoft. 😛.
Đó là một nền tảng giao tiếp giúp bạn hợp tác trên các dự án.
Một số đội và cá nhân dựa vào các đội Microsoft để truyền thông, hợp tác nhóm và quản lý nhóm từ xa.
[số 8]Nhưng bằng cách nào
[số 8]có hiệu lực [số 8] Là [số 8]Quản lý dự án của Microsoft [số 8]TrongTrong bài viết này, chúng tôi sẽ bao gồm mọi thứ bạn cần biết về quản lý dự án của Microsoft Teams, bao gồm cả Các tính năng chính Cái gì thuận lợi , và Hạn chế (có giải pháp) .
[số 8]Hãy bắt đầu cuộc họp này!
💻.Các đội Microsoft là gì?
Các nhóm Microsoft (MS) là một nền tảng hợp tác giúp các cá nhân, người lao động từ xa và các đội trong nhà duy trì kết nối.
Cho dù bạn cần trò chuyện với một thành viên gia đình hoặc cộng tác với một nhiệm vụ với nhóm dự án của bạn, các nhóm của Microsoft có thể giúp bạn.
Nó cũng cho phép bạn:
Các tính năng này giúp nhóm của bạn dễ dàng cộng tác mà không cần phải nhảy giữa các ứng dụng. Trên hết, bạn có thể tổ chức các cuộc họp trong sự thoải mái của quần nhà và Pyjama của bạn!
[số 8]Quan tâm đến các ứng dụng làm việc từ xa như các nhóm của Microsoft?
[số 8]Đây là
[số 8]Hơn 25 công cụ làm việc từ xa [số 8]để làm cho công việc từ nhà một làn gió Những4 tính năng chính của quản lý dự án của Microsoft TeamS
Đây là cách các nhóm của Microsoft có thể giúp bạn Quản lý dự án :
1. Đội ngũ và kênh
Các nhóm của Microsoft sử dụng 'các kênh' và 'kênh' để giúp các nhóm tự tổ chức và cộng tác.
MỘT đội là một không gian nơi mọi người có thể làm việc cùng nhau, ví dụ, các bộ phận hoặc nhóm cụ thể. Tại đây, bạn có thể thảo luận về các sản phẩm ra mắt, cách Cải thiện chiến lược PR của bạn , và nhiều hơn nữa.
Và đừng lo lắng; Các cuộc hội thoại, tệp và ghi chú chỉ hiển thị cho các thành viên trong nhóm trong nhóm Microsoft cụ thể đó.
Mặt khác, các nhóm của Microsoft kênh truyền hình là nơi công việc được thực hiện nơi bạn có các kênh tiêu chuẩn và các kênh riêng tư.
Bạn có thể nghĩ về các kênh tiêu chuẩn như một bên công cộng nơi bất cứ ai cũng có thể bước vào.
Mặt khác, các kênh riêng giống giống như các sự kiện chỉ có lời mời siêu bí mật. Bằng cách này, bạn có thể ngăn chặn những vị khách không mong muốn bị rơi vào bữa tiệc của bạn.
2. Chức năng trò chuyện tích hợp
Các nhóm của Microsoft cung cấp cả các cuộc trò chuyện riêng và các cuộc trò chuyện nhóm.
Ngoài ra còn có một tính năng trò chuyện cho những người tham gia đang thực hiện cuộc gọi.
Nó cho phép bạn tùy chỉnh tin nhắn của mình với định dạng văn bản phong phú, lịch trình họp, cờ ưu tiên, tệp đính kèm và hơn thế nữa!
Và đối với các cuộc trò chuyện thông thường, bạn có thể thêm nhiều biểu tượng cảm xúc thú vị và nhãn dán vào nội dung của bạn.
3. Gọi video và âm thanh
Các tính năng gọi video và video của Microsoft Teams là một trong những tính năng lớn nhất của nó[số 8]gọi điện
thẻ. 😉.Bạn có thể khởi chạy một cuộc gọi âm thanh hoặc video trong vài cú nhấp chuột. Và để giúp các thành viên trong nhóm theo dõi lịch trình, bạn có thể lên lịch các cuộc họp video với tính năng Lịch được chia sẻ.
Các hội nghị video của bạn có thể có tới 250 người dùng và bạn cũng có thể sử dụng tích hợp Microsoft Stream để tiếp cận đối tượng rộng hơn. Việc tích hợp là một dịch vụ video doanh nghiệp cho phép bạn tải lên, xem và chia sẻ video một cách an toàn cho tối đa 10.000 người xem.
4. Chia sẻ màn hình
Đội ảo dựa vào các cuộc gọi video đến Chào mừng các thành viên trong nhóm mới và giải thích các nhiệm vụ.
Nhưng đôi khi, mọi thứ có thể bị mất trong dịch thuật.
Và cuối cùng chúng tôi sẽ nở một nụ cười trống rỗng khi chúng ta thực sự cảm thấy như thế này:
May mắn thay, MS đội ' chia sẻ màn hình Tính năng có thể giúp đỡ Đội xa Giải thích mọi thứ một cách dễ dàng.
Bạn có thể chọn những gì bạn muốn người tham gia xem, bao gồm máy tính để bàn, cửa sổ trình duyệt của bạn, bảng trắng kỹ thuật số hoặc một tệp cụ thể.
3 ưu điểm của quản lý dự án của Microsoft Team
Dưới đây là ba lợi ích của việc sử dụng ứng dụng của Microsoft Teams để quản lý các dự án:
1. Tích hợp với hàng tấn ứng dụng Microsoft Office
Các nhóm Microsoft tích hợp với hàng tấn ứng dụng trong nhóm Office 365, biến nó thành một ứng dụng tự chọn tất cả các bạn có thể sử dụng! 😋.
Và không cần phải chuyển sang nhà hàng khác (ứng dụng) vì thực đơn của các nhóm của Microsoft về cơ bản có mọi thứ bạn cần.
Dưới đây là một số cách bạn có thể hưởng lợi từ tính năng này:
2. Chức năng hội thảo trên web tích hợp
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, có lẽ bạn sẽ cần lưu trữ các hội nghị video với hơn 250 người tham gia và đó là nơi các tính năng webinar tích hợp của công cụ có thể hữu ích.
Hội thảo trên web có thể giúp các doanh nghiệp trên tàu khách hàng mới, huấn luyện nhân viên và giáo dục khách hàng về các tính năng sản phẩm mới.
Với các nhóm Microsoft, bạn có thể lưu trữ các hội thảo trên web an toàn với 1.000 người tham dự và phát chúng tới 10.000 người xem.
Dưới đây là một số điều thú vị bạn có thể làm ở đây:
3. Tự động hóa các quy trình với bot
Người dùng Microsoft Team có thể sử dụng Bot để nhận Mẹo, bắt đầu công việc hoặc thu thập thông tin. 🤖.
Dưới đây là một số bot bạn nhận được:
Các nhóm của Microsoft thậm chí cho phép bạn tạo bot của riêng bạn!
Nhưng hãy chắc chắn rằng bạn đã có các kỹ năng cần thiết.
Rốt cuộc, bạn không muốn kết thúc trong một[số 8]Tôi người máy
tình hình.4 GIỚI HẠN CỦA CHUYỂN ĐỔI CHUYỂN ĐỔI CỦA CHUYỂN ĐỔI (VỚI GIẢI PHÁP)
Chắc chắn, các nhóm của Microsoft cung cấp cho bạn các tính năng tuyệt vời như Bots, tin tức phát sóng và tích hợp với MS Project. Tuy nhiên, công cụ không phải là đứa trẻ thú vị nhất trong khối khi nói đến quản lý dự án.
[số 8]Kiểm tra blog của chúng tôi trên Các lựa chọn thay thế của các đội Microsoft hàng đầu .
Dưới đây là một số nhược điểm của việc sử dụng ứng dụng của Microsoft Teams để quản lý các dự án:
Đây là một cái nhìn gần hơn về từng giới hạn và cách bạn có thể giải quyết nó:
1. có thể là thử thách để thiết lập
Một trong những nhược điểm của các đội Microsoft là thiết lập có thể thực sự tốn thời gian và thách thức.
[số 8]Tại sao?
Không có cấu trúc ban đầu, vì vậy bạn sẽ phải xác định các kênh và đội nào bạn cần.
Trên hết, nếu bạn muốn sao chép một kênh hoặc một nhóm, bạn sẽ phải làm điều đó bằng tay .
Một công cụ quản lý dự án như Quản lý tác vụ UDN Hiểu rằng các nhà quản lý dự án cần dành thời gian gấp đôi lợi nhuận, không phải kênh!
Chờ đợi ... những gì Quản lý tác vụ UDN Trong
Quản lý tác vụ UDN là một trong những thế giới đánh giá cao nhất Năng suất và phần mềm quản lý dự án được sử dụng bởi Siêu năng suất đội trong các công ty nhỏ và lớn.
Với Quản lý tác vụ UDN , bạn có thể theo dõi thời gian dành cho nhiều dự án, Đồng bộ hóa lịch Google, Apple hoặc Outlook của bạn , tạo bảng tính với linh hoạt Bảng xem. , và nhiều hơn nữa.
Đây là cách Quản lý tác vụ UDN Đánh bại các đội Microsoft tại trò chơi cộng tác nhóm riêng của mình:
Đang cài đặt Quản lý tác vụ UDN là siêu dễ dàng.
Với chi tiết Quản lý dự án Hướng dẫn trên tàu , Bạn sẽ có tất cả thông tin bạn cần để bắt đầu ngay lập tức.
Và nếu bạn muốn xóa các nhấp chuột không cần thiết, hãy sử dụng / Lệnh chém Tính năng để tạo nhiệm vụ, Tiểu phụ , và nhiều hơn nữa trong một snap!
Dưới đây là một số ví dụ:
Bằng cách này, bạn có thể[số 8]gạch chéo
thời gian thực hiện để hoàn thành hành động làm đôi.2. Số lượng kênh giới hạn
Các nhóm của Microsoft giới hạn bạn thành 30 kênh riêng và bạn chỉ có thể có 250 thành viên trong nhóm trong một kênh riêng tư.
Những hạn chế này có thể có vấn đề đối với các công ty lớn với nhiều đội và bộ phận khác nhau.
Quản lý tác vụ UDN Có An. Xem trò chuyện không giới hạn rằng bạn có thể giữ bên cạnh bất kỳ không gian làm việc nào. Bạn có thể sử dụng nó để trò chuyện về các nhiệm vụ hoặc kế hoạch bữa trưa của nhóm bạn.
Và vì bạn có thể có những cuộc hội thoại này trong bất kỳ quan điểm hoặc vị trí nào trong Quản lý tác vụ UDN , Bạn sẽ không bao giờ mất tầm nhìn của các cuộc trò chuyện của mình, và quan trọng hơn là các đơn đặt hàng bữa trưa của nhóm của bạn!
Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới trong Quản lý tác vụ UDN Xem trò chuyện
[số 8]Không thể buông kênh?
Đừng lo lắng.
Chỉ dùng Quản lý tác vụ UDN Slack. hội nhập .
Nó cho phép bạn nhanh chóng biến những tin nhắn chùng vào nhiệm vụ và bình luận . Ngoài ra, Quản lý tác vụ UDN ngay lập tức gửi thông báo về nhiệm vụ của bạn Quản lý dự án Slack. kênh truyền hình.
Lợi ích bổ sung ở đây là chùng không[số 8]chùng
trong bộ phận kênh.[số 8]Chúng ta có ý nghĩa gì?
Ứng dụng cho phép bạn tạo số lượng kênh không giới hạn. #[số 8]Winwin.
Chuyển một thông điệp chùng vào một nhiệm vụ trong Quản lý tác vụ UDN
Quản lý tác vụ UDN cho phép bạn tạo các nhóm người bạn có thể gán cho các nhiệm vụ, đề cập trong Bình luận , và thậm chí thêm Người theo dõi với số lượng lớn.
Ví dụ: nếu bạn có một nhóm tiếp thị, bạn chỉ cần tạo một Nhóm người dùng được gọi là "Đội tiếp thị" và ngay lập tức Phân công nhiệm vụ cho mọi thành viên trong nhóm trong nhóm đó.
Tạo đội trong Quản lý tác vụ UDN
3. Cài đặt quyền kém
Mỗi công ty cần giữ tài liệu của mình và dữ liệu công ty khác an toàn.
Vấn đề với các nhóm của Microsoft là ứng dụng giúp nó trở nên siêu dễ dàng để chia sẻ các tệp và tài liệu với bất kỳ ai được thêm vào nhóm MS.
Và nó có thể là siêu thử thách để áp dụng các cài đặt quyền duy nhất cho một kênh, tệp hoặc thư mục cụ thể.
Ví dụ, các nhóm tư nhân khó quản lý vì chỉ các quản trị viên chỉ có quyền kiểm soát người tham gia. Do đó, các đội công cộng có lẽ là lựa chọn tốt nhất của bạn vì bất kỳ ai trong nhóm của bạn có thể tham gia tương đối dễ dàng.
[số 8]Vấn đề?
Điều này có nghĩa là nó sẽ thực sự khó khăn để giữ cho môi trường của các đội Microsoft của bạn an toàn kể từ đó mỗi Thành viên nhóm có thể truy cập các tài liệu riêng tư của bạn.
Quản lý tác vụ UDN Người dùng có thể lấy một trong bốn vai trò trong không gian làm việc của họ: Thành viên, quản trị viên, chủ sở hữu, hoặc Khách mời. Bằng cách này, bạn có thể mời khách hàng hợp tác mà không ảnh hưởng đến Không gian làm việc sự riêng tư .
Tất nhiên, đôi khi bạn cần nhiều hơn bốn vai trò.
Đó là lý do tại sao Quản lý tác vụ UDN cho phép bạn tạo ra. Vai trò tùy chỉnh .
Bạn có thể tạo các vai trò mới như siêu anh hùng, Sidekick hoặc bất cứ thứ gì phù hợp với nhu cầu của bạn.
[số 8]Và mặc dù tất cả chúng ta có thể mệt mỏi với khóa bị khóa, các tài liệu nhạy cảm của bạn không!
Dưới đây là loại quyền để giữ cho thông tin nhạy cảm của bạn bị khóa:
Vai trò người dùng tùy chỉnh và tùy chọn quyền trong Quản lý tác vụ UDN
4. Quản lý tập tin kém
Các nhóm của Microsoft có cấu trúc tệp phức tạp.
Nếu bạn thích các thư mục có tổ chức tốt thay vì tìm kiếm các tệp, bạn sẽ chạy vào một số chướng ngại vật không bao giờ kết thúc với công cụ này.
Trong các nhóm, tất cả các tệp mà bạn tải lên các cuộc hội thoại được đổ vào thư mục gốc của kênh.
Do đó, khi bạn cố gắng sắp xếp lại các tệp vào các thư mục, các liên kết tệp trong cuộc trò chuyện, cùng với sự kiên nhẫn của bạn. 😤.
Quản lý tác vụ UDN Cho phép bạn quản lý quy trình công việc dự án của mình một cách hiệu quả bằng cách phá vỡ các dự án phức tạp và tổ chức chúng thành các mục hành động có thể quản lý.
Dưới đây là các cấp độ khác nhau mà bạn nhận được Quản lý tác vụ UDN :
Các cấp độ khác nhau của hệ thống phân cấp trong Quản lý tác vụ UDN
Với Quản lý tác vụ UDN Chức năng tìm kiếm tuyệt vời, bạn có thể sử dụng Bộ lọc Để xem các nhiệm vụ bằng cách:
Bằng cách này, bạn có thể[số 8]lọc
vượt qua sự thất vọng của bạn và chỉ xem các nhiệm vụ phù hợp với tiêu chí cụ thể của bạn.Tìm kiếm các tác vụ bằng cách sử dụng bộ lọc và tính năng tìm kiếm trong Quản lý tác vụ UDN
Dưới đây là nhiều lý do tại sao bạn nên sử dụng Quản lý tác vụ UDN Đối với quản lý dự án:
Đi từ quản lý dự án micro sang macro
Chắc chắn, các nhóm của Microsoft cung cấp một số tính năng hội nghị video tuyệt vời.
Nhưng nó tạo ra một tác động tối thiểu, gần như [số 8]vi mô
scopic, khi nói đến sự hợp tác của nhóm và quản lý dự án.Ứng dụng thiếu một tấn các tính năng theo dõi dự án mạnh mẽ có trong các giải pháp quản lý dự án tất cả trong một như Quản lý tác vụ UDN .
Với Quản lý tác vụ UDN , bạn vẫn có thể hưởng lợi từ tất cả các tính năng mà các nhóm của Microsoft cung cấp và làm nhiều hơn với một số tính năng như Tự động hóa Cái gì Nhắc nhở , và Mẫu để quản lý các dự án của bạn.
Chuyển sang Quản lý tác vụ UDN vì miễn phí hôm nay để trải nghiệm sức mạnh của một thạo Công cụ quản lý dự án. 😎.
