Virtual Team: 10 måder at opbygge en samarbejdskultur på

Hvis vi lærte en ting i 2020, er det, at fjernarbejde er muligt. Myterne, som virtuelle teams er mindre produktive, er det umuligt at forbinde gennem bare en skærm, eller at fjernarbejdet reducerer karrierevækst, er officielt blevet busted.

Ifølge 2020-staten af ​​fjernbetjeningsrapport,Næsten 70% af fuldtidsansatteI U.S. arbejdet hjemmefra under COVID-19-pandemien. Med flere hold, der arbejder hjemmefra og mange organisationer, der tilbyder fuldtids fjernbetjening, er det afgørende for ledere og ledere at forstå, hvad der gør virtuelle hold succesfulde.

Som leder af et virtuelt team, har du sandsynligvis spurgt dig selv, hvordan du kan dyrke stærk holdkultur i en fjern verden, skabe effektive og effektive arbejdsgange og bekæmpe ensomhed og manglende motivation. Vi er her for at give nogle løsninger.

Sådan styrer du Virtual Teams

Nøgleelementerne til at lede og styre et vellykket virtuelt team er ikke alt andet end dem, der er nødvendige for traditionelle hold. Imidlertid er implementering af disse elementer på et virtuelt team særligt kritisk for at skabe et miljø, hvor holdmedlemmer er engageret, produktivt og effektivt:

Tillid:Tillid bemyndiger dine holdkammerater, gør alle mere fleksible og skaber et mere givende arbejdsmiljø fra starten. Opmuntre dit team til at tage rimelige risici og løse problemer på egen hånd, når det er relevant.

Motivering:Når du ikke kan høje dine holdmedlemmer til at opnå noget eller have en motiverende chat i løbet af frokosten, skal du finde mere kreative måder at holde alle engageret og opmuntret.

Autonomi:Du kan ikke overvåge, hvad dit hold gør, når de arbejder hjemmefra - og du bør ikke! Giv dem autonomi for at skabe deres egen tidsplan og stole på, at de får deres arbejde udført til tiden. Det er okay, hvis de gør deres tøj i midten af ​​arbejdsdagen, så længe de opfylder deres frister.

Meddelelse:Måske er en af ​​de mest udfordrende, men afgørende elementer til at lede et vellykket virtuelt team klar og effektiv kommunikation. Ansigt til ansigt interaktioner vil sandsynligvis være sjældne, så prioritererEffektiv arbejdspladskommunikationFor at sikre, at dine holdmedlemmer føler sig hørt, set og støttet.

Samarbejde:Udover et teamwork-fokuseret tankegang skal du også give dit team de rigtige værktøjer til at forbedreSamarbejde på arbejdspladsen. Fælles dokumenter, Messaging Tools og Collaborative Work Management Tools er nøgle komponenter til at lave et virtuelt teamarbejde.

Hold disse nøgleelementer i tankerne, når du styrer dit fjernbetjening, men også ved, at der er yderligere faktorer, der bygger fundamentet for et vellykket virtuelt team. Her er en rundup af vores yndlings tips til at ansætte og lede et meget samarbejdsmæssigt og godt udført fjernhold.

1. Leje det rigtige hold

Fjernudlejning åbner en helt ny verden af ​​muligheder og udfordringer. Du er ikke længere begrænset til at finde folk i dit område og kan ansætte fra en meget større talentpulje. Men geografisk spredte hold skal dog stole på mere end bare talent. Teammedlemmer skal vise fremragende kommunikationsevner og være selvforsynende, resultater-drevet og i stand til at holde sig motiveret i et isoleret miljø.

Myten, som virtuelle hold er mindre produktive end traditionelle hold, blev busted under pandemien. Faktisk,75% af befolkningenrapporteret at være lige som eller mere produktiv, mens du arbejder hjemmefra.

For at finde de rigtige mennesker til dit virtuelle team, så spørg specifikke spørgsmål om deres arbejdsetik under interviewet for at få en bedre følelse af, om de vil fungere godt i en fjern verden. Her er et par eksempler:

Hvorfor foretrækker du at arbejde hjemmefra?

Hvad har du brug for i dit fysiske arbejdsområde for at være produktiv?

Hvordan forbliver du fokuseret på dine opgaver?

Hvordan slukker du fra arbejde i slutningen af ​​dagen?

Du bør også overveje størrelsen af ​​dit hold. Tænk på teamsport-i de fleste sportsgrene, består hold af fem til 12 spillere på banen. Så snart du tilføjer flere holdmedlemmer (på arbejde eller i sport), risikerer du, at personer, der føler, at deres bidrag til et projekt ikke betyder noget mere end mere. Denne effekt kaldessocial dagdriveriOg det er en god grund til at holde holdene til omkring 10 medlemmer eller mindre.

2. Lav en inklusiv ombordsoplevelse

Onboarding Virtual Team medlemmerer en helt anden boldpark end ombord på folk i en kontorindstilling. Du bliver nødt til at skabe muligheder for nye medlemmer for at lære deres holdkammerater at kende, fordi de ikke bare løber ind i hinanden i gangen.

Her er et par ideer til at skabe en mere mindeværdig, inklusiv indbygget oplevelse for dine fjernningsudlejninger:

Send en velkomstpakke:For at få det nye medlem til at føle sig velkommen og opbygge spænding om at blive medlem af din virksomhed, overveje at sende en velkomstpakke via mail. Uanset om det er et krus med firmaets logo, et gavekort til kaffe eller en flok mærket papirvarer-nye hyrer vil sætte pris på gestus.

Få dem oprettet:Udover at sende gaver skal du sørge for, at dit nye holdmedlem er udstyret med alt, hvad de har brug for før deres startdato. Uanset om det er en bærbar computer, deres nye loginoplysninger eller en telefon, får dem til at sætte op på tiden, så de kan komme i gang med det samme.

Par dem med en mentor: EN Mentorskabsprogramer en anden måde at sikre, at dit nye holdmedlem føles velkommen. Mentorer kan svare på alle slags spørgsmål Nye ansættelser kan ikke føle sig godt tilpas med at spørge deres leder og er en stor strategi for at minimere impostorsyndrom.

Ifølge vores forskning, næstenotte ud af 10 nye ansættelserRapporteret, at de oplevede en følelse af selvtillid relateret til deres arbejdskompleks i 2020. At have en udpeget person til at chatte med og vende sig til spørgsmål kan øge tilliden Et nyt medlem oplever i de første par måneder på jobbet. Mentorer kan også fungere som vejledninger, når det kommer til at forstå virksomhedens kultur.

3. Byg en stærk virksomhedskultur

Organisationskulturbestår af dine forretningsmål, firma værdier, folk og folk berøringspunkter. En stærk virksomhedskultur giver dig mulighed for at opbygge teamorienterede praksis, reducere friktionen mellem holdmedlemmer, sikre et inklusivt arbejdsområde og forbinde alt, hvad du gør tilbage til din virksomheds mission. Ved at definere fælles mål og dele enklar vision erklæring., vil du effektivt brænde virksomhedsresultater og din organisations sundhed.

Nylige undersøgelser viser, at trods et stigende antal hold, der arbejder fjernt under pandemien, er virksomhedskulturen fortsat en vigtig faktor i, om nogen anvender jobbet. Faktisk,86% rapporteretDenne virksomhedskultur er en noget for meget vigtig faktor i deres beslutning.

En stærk virksomhedskultur kan mærkes af dit hold, men viser også gennem det arbejde, de leverer, og i den måde, din organisation ses udefra. Potentielle kandidater vil kontrollere dine sociale medier, job reviews websteder og oplysningerne på din hjemmeside for at få en følelse af din virksomhedskultur. Hvis du for øjeblikket ansætter, skal du sørge for, at disse kanaler afspejler den kultur, du har oprettet!

4. Definer arbejdsprocesser klart

Som en del af din onboarding-proces (eller overgang til et fjernvirksomhed), bør du klart definere processer. Arbejde hjemmefra giver dine holdkammerater frihed, de sandsynligvis ikke vil opleve i en kontorindstilling. Mens den frihed er stor, og en del af grunden til, at dit hold arbejder eksternt, kan manglen på ansigt til ansigt interaktion også skabe misforståelser og fejlkommunikation.

Der er flere områder, hvor arbejdsprocesser og regler bør klart fastslås. For eksempel, siden44% af fjernbetjeningerneFind det ikke nødvendigt at klæde sig på et videoopkald, du vil måske oprette en bestemtBusiness Etiquette.til online møder.

Til nip miscommunication og tabte samtaler i knoppen, brug enKommunikationsplan.at klart definere, hvilke kanaler der skal bruges til hvilken form for kommunikation. Slack er fantastisk til hurtige check-ins eller private samtaler, men projektspecifikke spørgsmål er sandsynligvis bedre kommunikeret i et delt dokument eller software.

Ifølge 2021Anatomi af arbejdsindeks, 60% af en persons tid på arbejdspladsen bruges på arbejde om arbejde (fx kommunikation om arbejde, søger efter oplysninger, der skifter mellem apps osv.). Hele den tid, der bruges til manuel, kan duplikative opgaver i stedet for faglært arbejde negativt påvirke dit holds ydeevne. Definerer arbejdsprocesserne klart kan minimere mængden af Arbejde om arbejdeDit hold skal håndtere.

5. Kommuniker effektivt.

Vi har alle hørt om Magic of Over-Communication. Mens det er dejligt at altid sørge for, at alle ved, hvad der foregår, kan det også være trættende. I stedet for at overkommunikation fokusere på at kommunikere effektivt.

Spørg dig selv, om det er nødvendigt at give feedback om noget, eller hvis du kan stole på den person, der er ansvarlig for at håndtere det uden din input. Overvej, om et møde vil være til gavn for dig og de andre deltagere, eller hvis du bare kan læse bogen efterfølgende. Og vigtigst af alt: Vær altid sikker på, at den værdi, du tilføjer til et projekt, opvejer den anden værdi, du kunne levere med din tid.

Når din input eller deltagelse bliver bedt om, kan du kommunikere effektivt af:

Skæring til jagten. Giv feedback kærligt men bluntly. Altid bly med antagelsen om, at alle på dit hold giver deres bedste. Når noget ikke opfylder dine forventninger eller projektets standarder, giver du klar og konstruktiv feedback, så de ved, hvordan de skal forbedre deres arbejde.

Looping kun i relevante holdmedlemmer.Hvis Ray fra det ikke vil være i stand til at hjælpe dig med at løse dit problem, skal du ikke bidrage til hans allerede overfyldte indbakke.

Giver datoer.Sørg for, at hver opgave eller projekt har en tilknyttet dato for at undgå at sidde fast i en opfølgningssløjfe.

Sender dagsordener.Møder er langt mere effektive og sjove, når der er en dagsorden at følge. Det giver dine holdmedlemmer mulighed for at forstå, hvad der vil blive dækket, og hvor længe mødet vil tage. For at komme i gang, prøv voresMeeting Agenda Template. .

Undervurder ikke manglen på visuelle tegn og kropssprogede virtuelle hold omhandler. Opret forbindelse med dine holdkammerater regelmæssigt for at sikre, at alle føles som en del af holdet, og misforståelse kan undgås.

6. Forbind med dine holdmedlemmer

Du må ikke have et kontorlokale, hvor du kan komme sammen personligt, men du kan stadig have virtuelle møder til at forbinde med hinanden. Regelmæssig 1: 1 møder, virtuelle kaffepauser, og glade timer vil hjælpe dit hold med at klare enhver virtuel isolation.

Du behøver ikke at reducere disse personlige interaktioner til sjove opkald. Gør tid til afslappede samtaler i begyndelsen af ​​et møde, ligesom du ville på kontoret. Fem minutters chatter om weekendplaner, dit barns fodboldkamp, ​​eller din hunds første gang på GROOMER vil hjælpe dig med at forbinde med dit team på et personligt plan og skabe et varmt og plejende arbejdsmiljø.

Team Building Games.er en anden god måde at få hele dit hold engageret i. Uanset om det er en hurtig isbryder i begyndelsen af ​​en videokonference, en månedlig trivia nat eller et firma-betalt personligt værksted - det er de små personlige udvekslinger og teambunding muligheder, der udgør for manglen på ansigt til ansigt interaktion på daglig basis.

7. Motiver dit virtuelle team

Ideelt set består dit virtuelle team af mennesker, der er gode til at holde sig ansvarlige og motiverede. Men selv det mest selvforsynede holdmedlem har brug for opmuntring hver gang imellem.

For at holde dit virtuelle hold engageret og motiveret, skal du give dem en følelse af formål. Dit hold vil føle sig meget mere forbundet med projektet og organisationen, når de er bekendt med din virksomheds mission. De vil også have brug for muligheder for vækst og lære at føle, at de fremmer i deres karriere.

Fejr fødselsdage, arbejdsområder og vigtige milepæle for at lade dit hold vide, at du sætter pris på dem og deres arbejde. Skabe muligheder for holdkammerater for at sætte pris på hinanden med små gaver eller få shoutouts af deres leder for at øge tilliden. Alle disse ting kan bidrage til dit holds lykke og påvirke deres ydeevne.

8. Vær opmærksom på tidszoner

Bringer dit team sammen til projekter, videoopkald og virtuelle lykkelige timer er fantastisk, men vær opmærksom på, hvor dine eksterne holdmedlemmer er placeret. Hvis du har holdmedlemmer på tværs af forskellige tidszoner, skal du finde ud af, hvad den bedste tid er at forbinde.

Selvom fjernbetjeninger er meget mere fleksible, kan du stadig give dit hold kerne arbejdstimer (fx 11:00 til 3 pm). Under disse kerne arbejdstid bør alle være online og tilgængelige for deres holdkammerater (bortset fra deres frokostpause). Undersøgelser viser det74% af arbejdstagerneTro på, at begrebet kernage hjælper med at fjerne fjernbetjeninger.

For at minimere friktion mellem holdkammerater, må du ikke planlægge møder, før alles kerne arbejdstid er begyndt eller efter at de er overstået. Ideelt set bør ingen være nødt til at vågne ekstra tidligt eller blive sent, hvis der er bedre tider i løbet af dagen for at forbinde. At være opmærksom på alles arbejdsplan viser dit hold, som du værdsætter deres tid og giver dem mulighed for at få en sund balance mellem arbejde og liv.

Dette kan blive særligt udfordrende med globale hold. PåUDN Task Manager, vi gør vores bedste for at få alle til at føle sig inkluderet ved planlægningroterende tilbagevendende møder.. For eksempel, hvis hele holdet mødes en gang om ugen, vil vi skifte mødetider hvert par uger mellem morgen i USA og eftermiddag i USA. Dette gør det muligt for holdmedlemmer baseret i Europa for at deltage i en uge, mens APAC-teammedlemmerne kan se det optagede møde på egen tid og omvendt.

I slutningen af ​​dagen, hvad tæller er, at du gør dit bedste for at finde en møde rutine, der virker til dit team. Du kan endda overveje en ugentlig mødeløsningsfri dag for at give dit hold en pause fra at skulle arbejde rundt om opkald og en mulighed for head-down tid uden afbrydelser.

9. Udnyt værktøjer til fjernarbejde

Hvis du ikke giver dit hold de værktøjer, de har brug for til at kommunikere og arbejde effektivt sammen, har dit virtuelle team ingen chance for at lykkes. I en hurtig verden vil sende dokumenter frem og tilbage via e-mail ikke skære det. Udnyt interaktive platforme og software som Google Docs ellerUDN Task Managerder var designet med virtuelt team samarbejde i tankerne.

10. Organiser ansigt til ansigt møder

Endelig undervurderer ikke betydningen af ​​ansigt til ansigt møder. Hvis det er muligt, prøv at bringe dit hold sammen til personlige begivenheder regelmæssigt. Hvis dine holdkammerater alle er placeret inden for nærhed, kan det være muligt hver uge eller en gang om måneden. Hvis dit hold distribueres på tværs af forskellige stater, lande og tidszoner, kan du tilbyde lokale møder for mindre grupper eller få alle sammen til en større begivenhed (fx sommermødet, ferieparti eller anden virksomhedsbegivenhed).

Mens du bringer dit team sammen i person, kan være dyrt og tidskrævende, kan mindst en personlig begivenhed pr. År gøre vidundere til dit team. At komme sammen i person kan bygge tillid, styrke forholdet mellem holdkammerater og øge holdets engagement.

Fordele og udfordringer i virtuelle hold

Virtuelle teams tillader organisationer at sprede deres ansættelsesindsats og finde de bedste kandidater fra en stor talentpool. Men fordi holdmedlemmer ikke deler et kontorlokale, er der en række udfordringer, der kan opstå med virtuelle teams.

Men med den rigtige ledelse og et positivt tankegang kan ledere gøre udfordringerne til at arbejde med et virtuelt team i muligheder.

Pro: Dit hold er mere fleksibelt

En af de største frynsegoder i virtuelle hold er den fleksibilitet, der følger med at arbejde hjemmefra. Medmindre dit hold har mange videokonferencer, kan de muligvis undgå at sætte professionelt tøj og komme til at nyde at arbejde i sweatpants og en comfy skjorte.

Dit hold er også mere fleksibelt, når det kommer til at skabe deres egne arbejdsplaner. De kan stå op tidligt og få arbejde ud af vejen, før deres børn kommer hjem fra skole eller arbejde sent om aftenen, hvis det er deres mest produktive tid på dagen.

Dit hold kan arbejde fra deres køkken, gå til en cafe eller mødes med andre fjerntliggende arbejdere i et fælles rum. De kan endda have mulighed for at flytte til deres drømmeby. Mulighederne er uendelige.

CON: Homes bliver kontorer

Mens nogle af dine holdkammerater kan nyde evnen til at starte deres dag ved at besvare e-mails fra sengen, kan det også være en udfordring at arbejde hjemmefra. Udover isolationen kan dit hold støde på uden at have holdkammerater rundt, nogle kan også opleve et højere niveau af distraktioner i deres eget hjem.

Der er de beskidte retter i vasken, katten, der fortsætter med at gå over tastaturet, barnet, der er hjemme fra skolen og har brug for frokost med det samme, kan alle disse faktorer gøre arbejdet hjemmefra en udfordring. Når der ikke er noget kontorrum til at flygte til, kan disse være vanskelige at klare nogle af dine holdkammerater.

Husk på, at ikke alle har luksusen af ​​et separat rum i deres hjem, der kan fungere som deres kontorlokaler. Unplugging i slutningen af ​​dagen kan være en kamp for virtuelle teams, især hvis deres arbejdsplads kolliderer med deres boligareal.

Pro: Du sparer tid og penge

Den tid, dit hold sparer ved ikke at pendle til kontoret, kan hver dag bruges sammen med deres familier og venner, dyrkning af hobbyer og genopladning fra arbejde.

Ikke at have et kontorrum sparer også dine firma penge. Din organisation behøver ikke længere at betale for et kontorlokale eller give parkering eller pendler stipendier for holdmedlemmer.

Con: Du bliver nødt til at arbejde omkring forskellige tidszoner

I et geografisk spredt team kan dine holdkammerater være placeret overalt. Kommunikations- og samarbejdsproblemer kan opstå, når du ikke er opmærksom på de forskellige tidszoner og arbejdsplaner for dine holdkammerater.

Hvis du ikke nærmer dig virtuel teamkommunikation med hensigt, kan misforståelser komplicere projekter og den daglige forretning. Sørg for at give klare anvisninger og for at bruge et værktøj, der holder alle tilsluttet og på samme side om dine projekter.

Prioritere kommunikation og samarbejde

Uanset om du styrer et virtuelt eller et traditionelt hold, skal du fokusere på klar kommunikation, empati med dine holdkammerater ogføre ved eksempel.at fremme et sundt arbejdsmiljø.