Echipa virtuală: 10 moduri de a construi o cultură colaborativă

Dacă am învățat un lucru în 2020, este posibilă lucrarea la distanță. Miturile pe care echipele virtuale sunt mai puțin productive, este imposibil să se conecteze doar printr-un ecran sau că munca la distanță reduce creșterea carierei au fost oficial blocate.

Potrivit statului 2020 al raportului de lucru la distanță,aproape 70% dintre lucrătorii cu normă întreagăÎn U.S. a lucrat de la domiciliu în timpul pandemiei Covid-19. Cu mai multe echipe care lucrează de la domiciliu și multe organizații care oferă lucrări la distanță cu normă întreagă, este esențial ca managerii și liderii să înțeleagă ceea ce face ca echipele virtuale să aibă succes.

În calitate de manager al unei echipe virtuale, ați întrebat-vă cum puteți cultiva cultura puternică a echipei într-o lume îndepărtată, creați fluxuri de lucru eficiente și eficiente și combaterea singurătății și lipsa motivației. Suntem aici pentru a oferi câteva soluții.

Cum de a gestiona echipele virtuale

Elementele cheie pentru conducerea și gestionarea unei echipe virtuale de succes nu sunt atât de diferite de cele necesare echipelor tradiționale. Cu toate acestea, implementarea acestor elemente pe o echipă virtuală este deosebit de importantă pentru crearea unui mediu în care membrii echipei sunt angajați, productivi și eficienți:

Încredere:Trust împuternicește coechipierii dvs., face ca toată lumea să fie mai flexibilă și creează un mediu de lucru mai plăcut de la început. Încurajați-vă echipa să ia riscuri rezonabile și să rezolve problemele pe cont propriu atunci când este cazul.

Motivația:Când nu puteți ridica cinci membrii echipei dvs. pentru a obține ceva sau aveți un chat motivațional la prânz, trebuie să găsiți mai multe modalități creative de a păstra pe toți cei angajați și încurajați.

Autonomie:Nu puteți monitoriza ceea ce face echipa dvs. atunci când lucrează de acasă - și nu ar trebui! Dați-le autonomia pentru a-și crea propriul program și pentru a avea încredere că își vor face munca la timp. Este în regulă dacă își fac rufele în mijlocul zilei de lucru, atâta timp cât își îndeplinesc termenele limită.

Comunicare:Poate că unul dintre cele mai provocatoare, dar esențiale elemente pentru a conduce o echipă virtuală de succes este o comunicare clară și eficientă. Interacțiunile față în față vor fi probabil rare, deci prioritateComunicarea eficientă la locul de muncăPentru a vă asigura că membrii echipei dvs. se simt auziți, văzuți și susținuți.

Colaborare:În afară de o mentalitate concentrată în echipă, va trebui, de asemenea, să oferiți echipei dvs. instrumentele potrivite pentru a îmbunătățiColaborare la locul de muncă. Documentele partajate, instrumentele de mesagerie și instrumentele de gestionare a lucrărilor de colaborare sunt componente cheie pentru a face o echipă virtuală.

Păstrați aceste elemente cheie în minte atunci când gestionați echipa la distanță, dar știți, de asemenea, că există factori suplimentari care construiesc fundația pentru o echipă virtuală de succes. Iată o rotundă a sfaturilor noastre preferate pentru a angaja și a conduce o echipă îndepărtată de colaborare și bine performantă.

1. Închiriați echipa potrivită

Angajarea la distanță deschide o lume nouă de oportunități și provocări. Nu mai sunteți limitat la găsirea oamenilor în zona dvs. și puteți închiria dintr-o piscină mult mai mare de talente. Cu toate acestea, echipele dispersate din punct de vedere geografic trebuie să se bazeze mai mult decât talentul. Membrii echipei trebuie să arate abilități excelente de comunicare și să fie auto-suficiente, conduse de rezultate și capabile să se mențină motivate într-un mediu izolat.

Mitul că echipele virtuale sunt mai puțin productive decât echipele tradiționale au fost blocate în timpul pandemiei. De fapt,75% dintre oameniraportate fiind la fel de sau mai productiv în timp ce lucrați de acasă.

Pentru a găsi oamenii potriviți pentru echipa dvs. virtuală, puneți întrebări specifice despre etica lor de lucru în timpul interviului pentru a obține un sentiment mai bun dacă vor lucra bine într-o lume îndepărtată. Iată câteva exemple:

De ce preferați să lucrați de acasă?

De ce aveți nevoie în spațiul dvs. fizic de lucru pentru a fi productiv?

Cum stai concentrat asupra sarcinilor tale?

Cum opriți de la locul de muncă la sfârșitul zilei?

De asemenea, ar trebui să luați în considerare dimensiunea echipei dvs. Gândiți-vă la echipa de sport - în majoritatea sporturilor, echipele sunt formate din cinci până la 12 jucători pe teren. De îndată ce adăugați mai mulți membri ai echipei (la locul de muncă sau în sport), riscați că indivizii se simt ca contribuția lor la un proiect nu mai contează la fel de mult. Acest efect este numitinactivitate socialeȘi este un motiv bun pentru a păstra echipele la aproximativ 10 membri sau mai puțin.

2. Creați o experiență incluzivă de onboarding

Onboarding Membrii echipei virtualeeste un parc de minge complet diferit de onbordarea oamenilor într-un cadru de birou. Va trebui să creați oportunități pentru noii membri să-și cunoască coechipierii, deoarece nu vor intra doar în alta pe hol.

Iată câteva idei pentru a crea o experiență mai memorabilă, inclusiv Onboarding pentru angajații de la distanță:

Trimiteți un pachet de bun venit:Pentru a face ca noul membru să se simtă binevenită și de a construi entuziasm despre aderarea companiei dvs., luați în considerare trimiterea unui pachet de bun venit prin poștă. Indiferent dacă este o cană cu logo-ul companiei, un card cadou pentru cafea sau o grămadă de papetărie de marcă-nou angajați va aprecia gestul.

Luați-le înființată:Pe lângă trimiterea de cadouri, asigurați-vă că noul dvs. membru al echipei dvs. este echipat cu tot ce are nevoie înainte de data începerii lor. Indiferent dacă acesta este un laptop, noile lor informații de conectare sau un telefon, ia-le înființată la timp, astfel încât să poată începe imediat.

Se împerechează cu un mentor: A Programul de mentoratEste un alt mod de a vă asigura că noul dvs. membru al echipei se simte binevenit. Mentorii pot răspunde la toate tipurile de întrebări noi nu pot să se simtă confortabil să întrebe managerul lor și sunt o mare strategie pentru a minimiza sindromul impostorului.

Potrivit cercetărilor noastre, aproapeopt din 10 angajați noiA raportat că au experimentat un sentiment de îndoială de sine legată de realizările lor de lucru în 2020. Având o persoană desemnată de a discuta cu întrebările poate crește încrederea un nou membru se confruntă în primele câteva luni la locul de muncă. Mentorii pot, de asemenea, să funcționeze ca ghiduri atunci când vine vorba de înțelegerea culturii companiei.

3. Construiți o cultură puternică a companiei

Cultura organizationalaeste alcătuită din obiectivele dvs. de afaceri, valorile companiei, oamenii și oamenii cuprinde. O cultură puternică a companiei vă permite să construiți practici orientate spre echipă, să reduceți frecarea între membrii echipei, asigurați-vă un spațiu de lucru incluziv și conectați tot ce faceți înapoi la misiunea companiei dvs. Prin definirea obiectivelor comune și împărtășirea unuiȘtergeți declarația de viziune, veți combina efectiv rezultatele afacerii și sănătatea organizației dvs.

Studiile recente arată că, în ciuda unui număr din ce în ce mai mare de echipe care lucrează de la distanță în timpul pandemiei, cultura companiei rămâne un factor important în cazul în care cineva se aplică sau nu pentru locul de muncă. De fapt,86% au raportatAceastă cultură a companiei este un factor oarecum foarte important în decizia lor.

O cultură puternică a companiei poate fi simțită de echipa dvs., dar arată și prin munca pe care o livrează și în modul în care organizația dvs. este văzută din exterior. Candidații potențiali vă vor verifica social media, site-urile de revizuire a locurilor de muncă și informațiile de pe site-ul dvs. web pentru a obține un sentiment al culturii companiei dvs. Dacă angajați în prezent, asigurați-vă că aceste canale reflectă cultura pe care ați creat-o!

4. Definiți clar procesele de lucru

Ca parte a procesului dvs. de onbord (sau trecerea la o companie la distanță), trebuie să definiți clar procesele. Lucrul de la domiciliu oferă echipei de coechipieri, ei probabil că nu vor experimenta într-un cadru de birou. În timp ce libertatea este minunată și o parte din motivul pentru care lucrează echipa dvs. de la distanță, lipsa interacțiunii față în față poate crea, de asemenea, neînțelegeri și necorespunzătoare.

Există mai multe domenii în care procesele de lucru și regulile ar trebui să fie clar stabilite. De exemplu, deoarece44% dintre lucrătorii la distanțăNu vă consideră necesar să vă îmbrăcați pentru un apel video, poate doriți să configurați un anumitEticheta de afaceripentru întâlniri online.

Pentru a șterge necorespunzătoare și a pierdut conversații în mugur, utilizați aPlan de comunicarepentru a defini în mod clar ce canale să folosească pentru ce fel de comunicare. Slack este mare pentru check-in-uri rapide sau conversații private, dar întrebările specifice proiectului sunt probabil mai bine comunicate într-un document sau un software partajat.

Potrivit lui 2021Anatomia indexului de lucru, 60% din timpul unei persoane la locul de muncă este cheltuit pentru a lucra despre muncă (de exemplu, comunicare despre muncă, căutarea informațiilor, comutarea între aplicații etc.). Tot timpul petrecut pe manual, sarcini duplicative în loc de muncă calificată poate influența negativ performanța echipei dvs. Definirea proceselor de lucru în mod clar pot minimiza suma de lucrează despre muncăEchipa ta trebuie să se ocupe.

5. Comunicați eficient

Am auzit cu toții de magia supra-comunicare. În timp ce este minunat să vă asigurați întotdeauna că toată lumea știe ce se întâmplă, poate fi obositoare. Mai degrabă decât supra-comunicarea, concentrați-vă pe comunicarea eficientă.

Întrebați-vă dacă este necesar să oferiți feedback despre ceva sau dacă aveți încredere în persoana responsabilă să o gestioneze fără intrarea dvs. Luați în considerare dacă participarea sau nu participarea la o întâlnire vă va aduce beneficii pe dvs. și de ceilalți participanți sau dacă puteți citi doar prin notele după aceea. Și, cel mai important, asigurați-vă întotdeauna că valoarea pe care o adăugați la un proiect depășește cealaltă valoare pe care ați putea oferi-o cu timpul dvs.

Când se solicită intrarea sau participarea, puteți comunica eficient de:

Tăierea la urmărire. Oferiți feedback cu iubire, dar cu blândețe. Întotdeauna conduceți cu presupunerea că toată lumea din echipa dvs. oferă tot posibilul. Când ceva nu îndeplinește așteptările dvs. sau standardele proiectului, oferă feedback clar și constructiv, astfel încât ei să știe cum să-și îmbunătățească activitatea.

Looping numai în membrii echipei relevante.Dacă raza de la ea nu va putea să vă ajute cu rezolvarea problemei dvs., nu contribuiți la căsuța de e-mail deja revărsată.

Furnizarea de date.Asigurați-vă că fiecare sarcină sau un proiect are o dată asociată pentru a evita blocarea într-o buclă de urmărire.

Trimiterea agendelor.Întâlnirile sunt mult mai eficiente și mai distractive atunci când există o agendă de urmat. Acesta permite membrilor echipei dvs. să înțeleagă ce vor fi acoperite și cât timp va dura întâlnirea. Pentru a începe, încercați noiÎntâlnirea șablonului de agendă .

Nu subestimați lipsa de indicii vizuale și a limbajului corpului se ocupă de echipele virtuale. Conectați-vă cu colegii dvs. în mod regulat pentru a vă asigura că toată lumea se simte ca o parte a echipei și neînțelegerile pot fi evitate.

6. Conectați-vă cu membrii echipei dvs.

Este posibil să nu aveți un spațiu de birouri în care vă puteți întâlni în persoană, dar puteți avea în continuare întâlniri virtuale pentru a vă conecta unul cu celălalt. Reuniuni regulate 1: 1, pauze de cafea virtuale și ore fericite vă vor ajuta echipa să facă față oricărei izolații virtuale.

Nu trebuie să reduceți aceste interacțiuni personale la apelurile distractive. Faceți timp pentru conversații ocazionale la începutul unei întâlniri, la fel cum ați fi în birou. Cinci minute de chat despre planurile de weekend, jocul de fotbal al copilului dvs. sau prima dată câinele dvs. la groomer vă va ajuta să vă conectați cu echipa dvs. la nivel personal și să creați un mediu de lucru cald și de îngrijire.

Jocuri de construcție a echipeisunt o altă modalitate excelentă de a-ți angaja întreaga echipă. Indiferent dacă este vorba de un gheață rapidă la începutul unei conferințe video, o noapte de trivia lunară sau o atelier de lucru plătit în companie - sunt mici schimburi personale și oportunități de îmbinare a echipei care alcătuiesc lipsa interacțiunii față-în-față zilnic.

7. Motivați echipa dvs. virtuală

În mod ideal, echipa dvs. virtuală este formată din oameni care sunt minunați la păstrarea responsabilă și motivată. Cu toate acestea, chiar și cel mai autosuficient membru al echipei are nevoie de încurajare din când în când.

Pentru a vă menține echipa virtuală angajată și motivată, trebuie să le oferiți un sentiment de scop. Echipa dvs. se va simți mult mai conectată la proiect și de organizare atunci când sunt familiarizați cu misiunea companiei dvs. De asemenea, vor avea nevoie de oportunități de creștere și de a învăța să simtă că avansează în cariera lor.

Sărbătoriți zilele de naștere, aniversările de lucru și etapele importante pentru a permite echipei dvs. să știe că le apreciați și munca lor. Creați oportunități pentru coechipieri să se aprecieze reciproc cu mici cadouri sau să obțină Shoutouts de către managerul lor pentru a spori încrederea. Toate aceste lucruri pot contribui la fericirea echipei dvs. și pot influența performanța lor.

8. Fiți atenți la zonele de timp

Aducerea echipei dvs. împreună pentru proiecte, apeluri video și orele fericite virtuale sunt minunate, dar aveți grijă de locul în care sunt localizați membrii echipei de la distanță. Dacă aveți membri ai echipei în diferite zone de timp, dați seama ce este cel mai bun moment să vă conectați.

Deși echipele la distanță sunt mult mai flexibile, puteți oferi în continuare echipa dvs. cu ore de lucru de bază (de exemplu, 11am la 3pm). În timpul acelor ore de lucru de bază, toată lumea ar trebui să fie online și disponibilă colegilor lor (în afară de pauza de prânz). Studiile arată că74% dintre lucrătoriCredeți că conceptul de ore de bază ajută echipele la distanță.

Pentru a minimiza frecarea între colegii de echipă, nu programați întâlniri înainte ca orele de lucru ale fiecărei ore să înceapă sau după ce au terminat. În mod ideal, nimeni nu ar trebui să se trezească mai devreme sau să rămână târziu dacă există vremuri mai bune în timpul zilei pentru a vă conecta. Fiind conștient de programul de lucru al fiecăruia vă va arăta echipa pe care o apreciați timpul și să le permiteți să aibă un echilibru sănătos de viață.

Acest lucru poate deveni mai ales provocator cu echipele globale. LaManager de sarcini UDN., facem tot ce putem pentru a face ca toată lumea să se simtă inclusă prin programarerotirea întâlnirilor recurente. De exemplu, dacă întreaga echipă se întâlnește o dată pe săptămână, vom trece timpul de întâlnire la fiecare două săptămâni între dimineața în SUA și după-amiaza în SUA. Acest lucru permite membrilor echipei cu sediul în Europa să se alăture unei săptămâni în timp ce membrii echipei APAC pot viziona întâlnirea înregistrată în timpul propriului timp și invers.

La sfârșitul zilei, ceea ce contează este că faceți tot posibilul pentru a găsi o rutină de întâlnire care funcționează pentru echipa dvs. Ați putea chiar să luați în considerare o zi liberă săptămânală pentru a oferi echipei dvs. o pauză de a fi nevoie să lucrați în jurul apelurilor și o oportunitate de timp fără întreruperi.

9. Utilizați unelte pentru munca la distanță

Dacă nu oferiți echipei dvs. instrumentele de care au nevoie pentru a comunica și lucra împreună, echipa dvs. virtuală nu are nici o șansă de a reuși. Într-o lume rapidă, trimiterea de documente înainte și înapoi prin e-mail nu o va tăia. Profitați de platforme interactive și de software cum ar fi Google Docs sauManager de sarcini UDN.care au fost concepute cu colaborarea echipei virtuale în minte.

10. Organizați întâlniri față-în-față

În cele din urmă, nu subestimați importanța întâlnirilor față-în-față. Dacă este posibil, încercați să aduceți echipa împreună pentru evenimente în persoană în mod regulat. Dacă coechipierii dvs. sunt situați în imediata apropiere, acest lucru poate fi posibil în fiecare săptămână sau o dată pe lună. Dacă echipa dvs. este distribuită în diferite state, țări și zone de timp, puteți oferi întâlniri locale pentru grupuri mai mici sau puteți obține pe toți împreună pentru un eveniment mai mare (de exemplu, întâlnirea de vară, petrecerea de vacanță sau alte evenimente ale companiei).

În timp ce aduceți echipa dvs. împreună în persoană poate fi costisitoare și consumatoare de timp, cel puțin un eveniment în persoană pe an poate face minuni pentru echipa dvs. Aprecierea în persoană poate construi încredere, consolidarea relațiilor dintre colegii de echipă și creșterea angajamentului echipei.

Beneficiile și provocările echipelor virtuale

Echipele virtuale permit organizațiilor să-și disperseze eforturile de angajare și să găsească cei mai buni candidați dintr-o piscină mare de talente. Cu toate acestea, deoarece membrii echipei nu împărtășesc un spațiu de birouri, există o serie de provocări care pot apărea cu echipele virtuale.

Dar, cu conducerea corectă și o mentalitate pozitivă, liderii pot transforma provocările de a lucra cu o echipă virtuală în oportunități.

Pro: Echipa dvs. este mai flexibilă

Una dintre cele mai mari avantaje ale echipelor virtuale este flexibilitatea care vine cu munca de la domiciliu. Cu excepția cazului în care echipa dvs. deține o mulțime de conferințe video, acestea pot fi capabile să evite să facă haine profesionale și să se bucure de a lucra în sudoare și o cămașă confortabilă.

Echipa dvs. este, de asemenea, mai flexibilă atunci când vine vorba de a crea propriile programe de lucru. Ei se pot ridica devreme și pot lucra din cale înainte ca copiii lor să vină acasă de la școală sau să lucreze târziu noaptea dacă sunt cele mai productive timp al zilei.

Echipa dvs. poate lucra din bucătăria lor, du-te la o cafenea sau se va întâlni cu alți lucrători la distanță într-un spațiu comun. Ei pot avea chiar și ocazia de a se deplasa în orașul lor de vis. Posibilitățile sunt nesfârșite.

Con: Casele devin birouri

În timp ce unii dintre colegii dvs. se pot bucura de abilitatea de a-și începe ziua, răspunzând la e-mailuri din pat, poate fi, de asemenea, o provocare de a lucra de la domiciliu. Pe lângă izolarea, echipa dvs. se poate întâlni fără a avea colegii în jurul valorii, unii pot, de asemenea, să experimenteze un nivel mai ridicat de distragere în casele lor.

Există mâncăruri murdare în chiuvetă, pisica care continuă să meargă peste tastatură, copilul care este acasă de la școală și are nevoie de prânz imediat, toți acești factori pot face să lucreze de la domiciliu o provocare. Când nu există spațiu de birouri pentru a scăpa, acestea pot fi dificil de gestionat pentru unii colegi de echipă.

Rețineți că nu toată lumea are luxul unei camere separate în casa lor care poate funcționa ca spațiu de birouri. Deconectarea la sfârșitul zilei poate fi o luptă pentru echipele virtuale, mai ales dacă spațiul lor de lucru se ciocnește cu spațiul lor de locuit.

PRO: economisiți timp și bani

Timpul pe care echipa ta îl salvează prin faptul că nu călătorește în birou în fiecare zi poate fi petrecut cu familiile și prietenii lor, cultivând hobby-urile și reîncărcarea de la locul de muncă.

Nu are un spațiu de birouri, de asemenea, salvează banii companiei dvs. Organizația dvs. nu mai trebuie să plătească pentru un spațiu de birouri sau să furnizeze parcare sau burse de comutare pentru membrii echipei.

Con: Va trebui să lucrați în jurul diferitelor zone de timp

Într-o echipă dispersată din punct de vedere geografic, colegii dvs. de echipă ar putea fi localizați oriunde. Problemele de comunicare și colaborare pot apărea atunci când nu sunteți conștienți de diferitele zone de timp și programele de lucru ale colegilor dvs. de echipă.

Dacă nu vă apropiați de comunicarea echipei virtuale cu intenția, neînțelegerile pot complica proiectele și afacerile de zi cu zi. Asigurați-vă că oferiți instrucțiuni clare și pentru a utiliza un instrument care păstrează toată lumea conectată și pe aceeași pagină despre proiectele dvs.

Prioritizați comunicarea și colaborarea

Indiferent dacă gestionați o echipă virtuală sau tradițională, concentrați-vă pe o comunicare clară, empatizați cu colegii dvs. șicondus de exemplupentru a promova un mediu de lucru sănătos.