Wirtualny zespół: 10 sposobów na budowę kultury współpracy

Jeśli nauczyliśmy się jednej rzeczy w 2020 roku, to ta praca jest możliwa. Mity, że wirtualne zespoły są mniej produkcyjne, niemożliwe jest połączenie przez tylko ekran, albo ta praca zdalna zmniejsza wzrost kariery oficjalnie został urwany.

Według stanu 2020 zdalnego raportu roboczego,Prawie 70% pracowników w pełnym wymiarze godzinW U.S. Pracował z domu podczas pandemii Covid-19. Z większą ilością zespołów pracujących z domu i wielu organizacji oferujących pełnoetatową pracę zdalną, jest kluczowy dla menedżerów i przywódców, aby zrozumieć, co sprawia, że ​​udane zespoły wirtualne.

Jako menedżer wirtualnego zespołu prawdopodobnie zapytałeś, jak możesz uprawiać silną kulturę zespołową w odległym świecie, tworzyć skuteczne i wydajne przepływy pracy, oraz walka samotność i brak motywacji. Jesteśmy tutaj, aby zapewnić pewne rozwiązania.

Jak zarządzać wirtualnymi zespołami

Kluczowe elementy do prowadzenia i zarządzania udanym zespołem wirtualnym nie są różniące od tych potrzebnych dla tradycyjnych zespołów. Jednak wdrażanie tych elementów w wirtualnym zespole jest szczególnie krytyczne dla stworzenia środowiska, w którym członkowie zespołu są zaangażowani, produktywne i wydajne:

Zaufanie:Trust Umuszarki z drużyny, sprawia, że ​​wszyscy są bardziej elastyczni i tworzą bardziej satysfakcjonujące środowisko pracy od samego początku. Zachęcaj swojego zespołu do podjęcia rozsądnych zagrożeń i rozwiązywania problemów samodzielnie w razie potrzeby.

Motywacja:Kiedy nie możesz mieć pięciu członków zespołu do osiągnięcia czegoś lub mieć motywacyjny czat na lunch, musisz znaleźć bardziej kreatywne sposoby, aby wszyscy zaangażowali się i zachęcili.

Autonomia:Nie możesz monitorować, co robi twój zespół, gdy pracują w domu - a ty nie powinieneś! Daj im autonomię do stworzenia własnego harmonogramu i zaufania, że ​​otrzymają pracę na czas. W porządku, jeśli robią pranie w środku dnia pracy, dopóki spełniają swoje terminy.

Komunikacja:Być może jeden z najtrudniejszych, ale kluczowych elementów do prowadzenia udanego zespołu wirtualnego jest jasna i skuteczna komunikacja. Interakcje twarzą w twarz będą prawdopodobnie rzadkie tak priorytetySkuteczna komunikacja w miejscu pracyAby zapewnić, że członkowie zespołu czują się usłyszeni, widziani i wspierani.

Współpraca:Oprócz umysłowy zespołowej, będziesz musiał zapewnić zespołowi odpowiednich narzędzi do poprawyWspółpraca w miejscu pracy. Udostępnione dokumenty, narzędzia do przesyłania wiadomości i narzędzia do zarządzania współpracące są kluczowymi komponentami do tworzenia wirtualnego zespołu.

Mając na uwadze te kluczowe elementy podczas zarządzania zdalnym zespołem, ale także wiedzą, że istnieją dodatkowe czynniki, które budują fundament dla udanego zespołu wirtualnego. Oto runda naszych ulubionych wskazówek, aby zatrudnić i prowadzić bardzo współpracujący i dobrze wykonujący zdalny zespół.

1. Wynajmuj właściwą drużynę

Zdalne zatrudnienie otwiera cały nowy świat możliwości i wyzwań. Nie jesteś już ograniczony do znalezienia ludzi w Twojej okolicy i może zatrudnić z większego basenu talentu. Jednak zespoły geograficznie rozproszone muszą polegać na więcej niż tylko talent. Członkowie zespołu muszą wykazywać doskonałe umiejętności komunikacyjne i być samowystarczalnym, napędzanym wynikami i zdolnych do utrzymywania się motywowanych w izolowanym środowisku.

Mit, że wirtualne zespoły są mniej produkcyjne niż tradycyjne zespoły zostały zniszczone podczas pandemii. Faktycznie,75% osóbzgłoszono jako równie lub bardziej produktywny podczas pracy w domu.

Aby znaleźć odpowiednich osób do wirtualnego zespołu, zadawaj konkretne pytania dotyczące ich etyki pracy podczas wywiadu, aby uzyskać lepsze uczucie, czy będą dobrze działać w zdalnym świecie. Oto kilka przykładów:

Dlaczego wolisz pracować w domu?

Czego potrzebujesz w swojej fizycznej przestrzeni pracy, aby być produktywnym?

Jak bądź koncentruje się na swoich zadaniach?

Jak wyłączasz się z pracy pod koniec dnia?

Należy również rozważyć rozmiar twojego zespołu. Pomyśl o sportach zespołu - w większości sportów, zespoły składają się z pięciu do 12 graczy na polu. Jak tylko dodajesz więcej członków zespołu (w pracy lub w sporcie), ryzykujesz, że ludzie czują się jak ich wkład w projekt nie ma już znaczenia. Ten efekt jest nazywanyRozwiązanie społeczneI jest to dobry powód, aby utrzymać zespoły do ​​około 10 członków lub mniej.

2. Tworzenie integracyjnego doświadczenie po założeniu konta

Onboarding członków zespołu wirtualnegojest zupełnie inna niż Onboarding Park piłka ludzi w środowisku biurowym. Musisz stworzyć możliwości dla nowych członków, aby poznać swoich kolegów z drużyny, bo nie będzie po prostu wpadają na siebie w korytarzu.

Oto kilka pomysłów, aby stworzyć bardziej niezapomniany, integracyjnego po założeniu konta doświadczenie dla zdalnych przyjęć:

Wyślij pakiet powitalny:Aby nowy członek czujesz się mile widziany i budować emocje o dołączeniu firmę, należy rozważyć wysłanie pakietu powitalnego za pośrednictwem poczty. Czy to jest kubek z logo firmy, karty prezent na kawę lub pęczek markowych przyjęć papierniczych nowy docenią ten gest.

My je skonfigurować:Oprócz wysyłania prezentów, upewnij się, że nowy członek zespołu wyposażony jest wszystko, czego potrzebują przed datą ich rozpoczęcia. Czy to laptop, ich nowe informacje logowania lub telefon, aby je założyć na czas, aby mogli zacząć od razu.

Powiązać je z mentorem: A Program mentoringJest to kolejny sposób, aby zapewnić, że nowych członków zespołu czuje się mile widziany. Mentorzy mogą odpowiedzieć na wszystkie rodzaje pytań nowych pracowników nie może czuć się komfortowo prosząc ich menedżera i są doskonałą strategią, aby zminimalizować syndrom oszusta.

Według naszych badań, prawieosiem z 10 nowych pracownikówpoinformował, że doświadczyli oni poczucie zwątpienia związane z ich dokonań roboczych w roku 2020. Mając wyznaczona osoba do rozmowy z i skręcić na pytania mogą zwiększyć zaufanie nowy członek doświadcza w ciągu pierwszych kilku miesięcy w pracy. Mentorzy mogą również funkcjonować jako wytyczne, jeśli chodzi o zrozumienie kultury firmy.

3. Budowanie silnej kultury firmy

Kultura organizacyjnaskłada się z celami biznesowymi, wartości firmy, ludzi, a ludzie touchpoints. Silna kultura firma pozwala na zbudowanie zespołu zorientowanych praktyk, zmniejszyć tarcie pomiędzy członkami zespołu, zapewnić przestrzeń roboczą integracyjnego i połączyć wszystko, co robisz z powrotem do misji firmy. Poprzez określenie wspólnych celów i dzielenie sięjasne określenie wizjiBędziesz skutecznie napędzać wyników biznesowych i zdrowia organizacji.

Najnowsze badania pokazują, że pomimo coraz większej liczby zespołów pracujących zdalnie w czasie pandemii, kultury firmy pozostaje ważnym czynnikiem, czy ktoś ubiega się o pracę. Faktycznie,86% respondentówże kultura firma jest nieco bardzo ważnym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji.

Silna kultura firma może być odczuwane przez zespół ale pokazuje również dzięki pracy, którą dostarczają iw sposób organizacja jest postrzegana z zewnątrz. Potencjalni kandydaci sprawdzić mediów społecznościowych, witryn ocenę pracy, a informacje na swojej stronie internetowej, aby uzyskać poczucie swojej kultury firmy. Jeśli obecnie zatrudniania, upewnij się, że kanały te odzwierciedlają utworzoną kulturę!

4. Definiowanie procesów pracy wyraźnie

W ramach swojej Onboarding procesu (lub przejścia do zdalnej firmy), należy zdefiniować procesy wyraźnie. Praca w domu daje swojej drużyny wolność oni prawdopodobnie nie będą występować w środowisku biurowym. Mimo, że wolność jest wielka i część z tego powodu zespół pracuje zdalnie, brak interakcji twarzą w twarz może również tworzyć nieporozumień i nieporozumienia.

Istnieje kilka obszarów, w których powinny być jasno ustalone zasady i procesy robocze. Na przykład, ponieważ44% pracowników zdalnychnie uważa za konieczne, aby ubrać się na połączenie wideo, można skonfigurować pewneetykieta biznesudo spotkań online.

Nip nieporozumienia i utraconych rozmów w zarodku, użyjPlan komunikacjiaby jasno określić, które kanały używać do jakiego rodzaju komunikacji. Slack jest idealne dla szybkich zameldowaniu lub prywatnych rozmowach, ale pytania są specyficzne dla projektu prawdopodobnie lepiej przekazanych udostępnionego dokumentu lub oprogramowania.

Zgodnie z 2021 rokuAnatomia Główna Work, 60% czasu danej osoby w pracy spędza się na praca o pracy (np. Komunikacja o pracy, poszukiwania informacji, przełączania między aplikacjami itp.). Cały ten czas spędzony na ręczne, duplikatywne zadania zamiast wykwalifikowanych prac może negatywnie wpłynąć na wydajność twojego zespołu. Definiowanie procesów pracy wyraźnie może zminimalizować ilość Pracuj o pracyTwój zespół ma do czynienia.

5. Skutecznie komunikować się

Wszyscy słyszeliśmy o magii nadmiernej komunikacji. Choć wspaniale jest zawsze upewnić się, że wszyscy wiedzą, co się dzieje, może być również męczące. Zamiast nadmiernie komunikować się, skupić się na komunikacie skutecznie.

Zadaj sobie pytanie, czy konieczne jest przekazanie informacji zwrotnej na coś lub jeśli możesz zaufać osobom odpowiedzialnym za obsługę go bez twojego wejścia. Zastanów się, czy uczestniczy w spotkaniu, przyniesie Ci Cię i innych uczestników lub jeśli możesz po prostu przeczytać za pośrednictwem notatek. A co najważniejsze: zawsze upewnij się, że wartość, którą dodajesz do projektu przewyższają drugą wartość, którą możesz dostarczyć w czasie.

Gdy twoje wejście lub frekwencja zostanie poproszona, możesz skutecznie komunikować się przez:

Cięcie do pościgu. Dać opinie z miłością, ale tępo. Zawsze prowadzą z założeniem, że wszyscy w twoim zespole dają najlepiej. Kiedy coś nie spełnia twoich oczekiwań ani standardów projektu, podaj jasne i konstruktywne informacje zwrotne, więc wiedzą, jak poprawić swoją pracę.

Zapętle tylko w odpowiednich członkach zespołu.Jeśli Ray z niego nie będzie w stanie pomóc Ci w rozwiązaniu problemu, nie przyczyniaj się do jego już przepełnionego skrzynki odbiorczej.

Dostarczanie dat.Upewnij się, że każde zadanie lub projekt ma powiązaną datę, aby uniknąć utknięcia w pętli monitorowanej.

Agendy wysyłające.Spotkania są bardziej wydajne i zabawne, gdy następuje porządek obrad. Pozwala członkom zespołu zrozumieć, co będzie zakryte i jak długo zajmie spotkanie. Zacząć, spróbujSpotkanie szablon agendy .

Nie lekceważ braku wizualnych wskazówek i wirtualnych zespołów językowych. Regularnie łączą się z kolegami z drużyny, aby zapewnić, że każdy czuje się jak część zespołu i nieporozumienia, można uniknąć.

6. Połącz się ze członkami zespołu

Nie możesz mieć miejsca biurowego, w którym można spotkać się osobiście, ale nadal możesz mieć wirtualne spotkania, aby połączyć się ze sobą. Regularne spotkania 1: 1, wirtualne przerwy na kawę i szczęśliwe godziny pomogą twoim zespołem radzić sobie z każdą wirtualną izolacją.

Nie musisz ograniczać tych osobistych interakcji do zabawy. Robić czas na zwykłe rozmowy na początku spotkania, tak jak w biurze. Pięć minut rozmowy o planach weekendowych, gra do piłki nożnej dziecka lub psa po raz pierwszy w Groomer pomoże Ci połączyć się z zespołem na poziomie osobistym i stworzyć ciepłe i pielęgnujące środowisko pracy.

Gry budowlane zespołuCzy kolejny świetny sposób na zdobycie całego zespołu. Niezależnie od tego, czy jest to szybki lodołamacz na początku konferencji wideo, miesięcznej nocy ciekawostki lub opłaconej przez firmę warsztatów osobistych - to małe wymiany osobiste i możliwości łączące zespołu, które stanowią brak interakcji twarzą w twarz na co dzień.

7. Motywuj swój wirtualny zespół

Idealnie, twój wirtualny zespół składa się z osób, które są świetne w utrzymaniu odpowiedzialności i motywowanych. Jednak nawet najbardziej wystarczający członek zespołu potrzebuje zachęty każdego razu.

Aby spełnić wirtualny zespół zaangażowany i zmotywowany, musisz dać im poczucie celu. Twój zespół poczuje znacznie bardziej połączony z projektem i organizacją, gdy są zaznajomieni z misją Twojej firmy. Będą również potrzebować możliwości rozwoju i nauki, aby czuć się, jakby postępują w swojej karierze.

Świętuj urodziny, rocznice pracy i ważne kamienie milowe, aby Twój zespół wiedział, że doceniasz je i ich pracę. Twórz możliwości dla kolegów z drużyny doceniając się z małymi prezentami lub dostać krzyki przez swojego menedżera, aby zwiększyć pewność siebie. Wszystkie te rzeczy mogą przyczynić się do szczęścia twojego zespołu i wpływu ich wydajności.

8. Bądź świadomy stref czasowych

Przyprowadzanie zespołu razem na projekty, połączenia wideo i wirtualne szczęśliwe godziny jest świetne, ale uważaj, gdzie znajdują się członkowie zdalnego zespołu. Jeśli masz członków zespołu w różnych strefach czasowych, dowiedz się, jaką jest połączenie.

Chociaż zdalne zespoły są znacznie bardziej elastyczne, nadal możesz zapewnić zespołowi z rdzeniowymi godzinami pracy (np. 11:00 do 15:00). W tych podstawowych godzinach pracy każdy powinien być online i dostępny dla swoich kolegów z drużyny (oprócz przerwy na lunch). Studia to pokazują74% pracownikówUwierz, że koncepcja godzinowych godzin pomaga zdalnym zespołom.

Aby zminimalizować tarcie między kolegami z drużyny, nie planuj spotkań, zanim rozpoczęły się godziny pracy na wszystkich podstawowych godzinach. Idealnie nikt nie powinien obudzić się wyjątkowo wcześnie lub zostać późno, jeśli są lepsze czasy w ciągu dnia, aby połączyć. Będąc świadomym harmonogramem pracy, pokaże Twój zespół, który cenisz swój czas i pozwala im mieć zdrowe saldo życia zawodowe.

Może to stać się szczególnie trudne z globalnymi zespołami. NaMenedżer zadań UDN., Dokładamy wszelkich starań, aby wszyscy czuli się wliczali przez planowanieObracanie powtarzających się spotkań. Na przykład, jeśli cały zespół spotyka się raz w tygodniu, przełączmy czasy spotkań co kilka tygodni między rankiem w USA a popołudniem w USA. Umożliwia to członkom zespołu z siedzibą w Europie dołączyć do jednego tygodnia, podczas gdy członkowie zespołu APAC mogą oglądać nagrane spotkanie w swoim czasie i odwrotnie.

Pod koniec dnia liczy się, aby jak najlepiej znaleźć rutynę spotkania, która działa dla twojego zespołu. Można nawet rozważyć cotygodniowy dzień wolny od spotkania, aby dać swojemu zespołowi przerwę od pracy wokół połączeń i szansę na czas głowy bez przerw.

9. Wykorzystaj narzędzia do pracy zdalnej

Jeśli nie udostępniasz swojego zespołu z narzędziami, które muszą komunikować się i wspólnie współpracować, twój wirtualny zespół nie ma szans na sukces. W szybkim tempie, wysyłanie dokumentów tam iz powrotem za pośrednictwem poczty e-mail nie przeniesie go. Skorzystaj z interaktywnych platform i oprogramowania, takich jak Google Docs lubMenedżer zadań UDN.Zostały zaprojektowane z myślą o współpracy wirtualnej zespołu.

10. Zorganizuj spotkania twarzą w twarz

Wreszcie nie lekceważ znaczenia spotkań twarzą w twarz. Jeśli to możliwe, spróbuj zabrać swój zespół razem dla osobistego wydarzenia regularnie. Jeśli koledzy z drużyny znajdują się w pobliżu, może być możliwe co tydzień lub raz w miesiącu. Jeśli twój zespół jest dystrybuowany w różnych stanach, krajach i strefach czasowych, możesz zaoferować lokalne spotkania dla mniejszych grup lub pobieranie wszystkich na większą imprezę (np. Letnie spotkanie, impreza wakacyjna lub inne wydarzenia firmy).

Przywracając zespół razem osobiście może być drogi i czasochłonne, przynajmniej jedna osoba osobista rocznie może zrobić cuda dla twojego zespołu. Spotkanie się osobiście może zbudować zaufanie, wzmocnić relacje między kolegami z drużyny i zwiększyć zaangażowanie zespołu.

Korzyści i wyzwania wirtualnych zespołów

Zespoły wirtualne umożliwiają organizacjom rozproszenie swoich wysiłków zatrudniających i znaleźć najlepszych kandydatów z dużej puli talentów. Ponieważ jednak członkowie zespołu nie dzielą przestrzeni biurowej, istnieje wiele wyzwań, które mogą pojawić się z wirtualnymi zespołami.

Ale z odpowiednim zarządzaniem i pozytywnym sposobem myślenia przywódcy mogą zmienić wyzwania związane z wirtualnym zespołem do możliwości.

PRO: Twój zespół jest bardziej elastyczny

Jednym z największych przywilejów zespołów wirtualnych jest elastyczność, która prowadząca pracę z domu. Jeśli twój zespół posiada wiele konferencji wideo, mogą być w stanie uniknąć umieszczania profesjonalnych ubrań i cieszyć się pracą w spodnie dresowych i wygodnej koszuli.

Twój zespół jest również bardziej elastyczny, jeśli chodzi o tworzenie własnych harmonogramów pracy. Mogą wstać wcześnie i pracować z drogi, zanim ich dzieci wracają do domu ze szkoły lub pracy późno w nocy, jeśli jest to ich najbardziej produktywny dzień dnia.

Twój zespół może pracować z kuchni, pójść do kawiarni lub spotkać się z innymi zdalnymi pracownikami w przestrzeni komunalnej. Mogą nawet mieć możliwość przejścia do ich wymarzonego miasta. Możliwości są nieskończone.

Con: Homes stają się biura

Podczas gdy niektórzy z drużyny mogą cieszyć się zdolnością do rozpoczęcia dnia, odpowiadając na e-maile z łóżka, może być również wyzwaniem do pracy w domu. Oprócz izolacji zespół może spotkać się bez współpracy z drużyny, niektórzy mogą również doświadczyć wyższego poziomu rozrywek we własnych domach.

Są brudne naczynia w zlewie, kot, który prowadzi nad klawiaturą, dzieciak, który jest dom ze szkoły i wymaga lunchu od razu, wszystkie te czynniki mogą pracować z domu wyzwanie. Kiedy nie ma miejsca biurowego do ucieczki, mogą być trudne do zarządzania dla niektórych kolegów z drużyny.

Należy pamiętać, że nie każdy ma luksus oddzielnego pokoju w swoim domu, który może działać jako przestrzeń biurowa. Odłączone pod koniec dnia może być walką o wirtualne zespoły, zwłaszcza jeśli ich przestrzeń pracy zderza się z ich żywą przestrzenią.

PRO: Zapisywanie czasu i pieniędzy

Czas, w którym twój zespół oszczędza, nie dojeżdżając do biura każdego dnia, można spędzić z ich rodzinami i przyjaciółmi, kultywując hobby i ładowanie z pracy.

Nie posiadając miejsca biurowego oszczędza również pieniądze firmy. Twoja organizacja nie musi już płacić za powierzchnię biurową ani zapewnić parkowaniu lub dojazdom do pracy ze stipendami dla członków zespołu.

Con: Będziesz musiał pracować w różnych strefach czasowych

W zespole rozproszonym geograficznie koledzy z drużyny mogliby być w dowolnym miejscu. Kwestie komunikacyjne i współpracujące mogą pojawić się, gdy nie jesteś świadomy różnych stref czasowych i harmonogramów pracy kolegów z drużyny.

Jeśli nie zbliżasz się do komunikacji wirtualnej zespołu z zamiarem, nieporozumienia mogą komplikować projekty i codzienne działalność. Upewnij się, że podaj wyraźne wskazówki i użycie narzędzia, które utrzymuje wszystkich podłączonych i na tej samej stronie o swoich projektach.

Priorytet komunikacji i współpracy

Niezależnie od tego, czy zarządzanie wirtualną lub tradycyjną drużyną, skup się na jasnej komunikacji, empatyzują się z kolegami z drużyny iprowadzić na przykładpromować zdrowe środowisko pracy.