الفريق الافتراضي: 10 طرق لبناء ثقافة تعاونية
إذا تعلمنا شيئا واحدا في عام 2020، فهذا العمل عن بعد ممكن. الأساطير أن الفرق الافتراضية أقل إنتاجية، من المستحيل الاتصال من خلال شاشة فقط، أو أن العمل البعيد يقلل من النمو الوظيفي قد تم ضبطه رسميا.
وفقا لتقرير العمل البعيد 2020،ما يقرب من 70٪ من العمال بدوام كاملعملت في الولايات المتحدة من المنزل خلال جائحة كوفي 19. مع المزيد من الفرق التي تعمل من المنزل والعديد من المنظمات التي تقدم عمل بعيد بدوام كامل، فإنه أمر بالغ الأهمية للمديرين والقادة لفهم ما يجعل الفرق الافتراضية ناجحة.
كمدير لفريق افتراضي، فمن المحتمل أن تسأل نفسك كيف يمكنك زراعة ثقافة فريق قوية في عالم بعيد، وخلق سير عمل فعالة وفعالة، ومكافحة الشعور بالوحدة ونقص التحفيز. نحن هنا لتوفير بعض الحلول.
كيفية إدارة الفرق الافتراضية
إن العناصر الرئيسية لقيادة وإدارة الفريق الافتراضي الناجح ليست كلها تختلف عن تلك اللازمة للفرق التقليدية. ومع ذلك، فإن تنفيذ هذه العناصر على فريق افتراضي أمر بالغ الأهمية بشكل خاص لإنشاء بيئة حيث يشارك أعضاء الفريق وإنتاجية وفعالة:
يثق:الثقة تمكن زملائك في الفريق، يجعل الجميع أكثر مرونة، ويخلق بيئة عمل أكثر مكافأة من البداية. شجع فريقك على اتخاذ مخاطر معقولة وحل المشاكل من تلقاء نفسها عند الاقتضاء.
تحفيز:عندما لا تتمكن من ارتفاع خمسة أعضاء فريقك لتحقيق شيء ما أو لديهم دردشة تحفيزية على الغداء، فأنت بحاجة إلى إيجاد طرق أكثر إبداعا للحفاظ على الجميع يشاركون وتشجيعهم.
الحكم الذاتي:لا يمكنك مراقبة ما يفعله فريقك عندما يعملون من المنزل - ولا يجب عليك! امنحهم الاستقلال الذاتي لإنشاء جدولهم الخاص والثقة بأنهم سيحصلون على عملهم في الوقت المحدد. لا بأس إذا قاموا بتصميمهم في منتصف يوم العمل طالما أنهم يلتقون مواعيدهم النهائية.
تواصل:ربما واحدة من أكثر العناصر الصعبة ولكنها حاسمة لقيادة فريق افتراضي ناجح هو اتصال واضح وفعال. من المرجح أن تكون التفاعلات وجها لوجه أمرا نادرا جدا التواصل الفعال في مكان العمل للتأكد من أن أعضاء فريقك يشعرون بالسمع، ورأيت، ودعموا.
تعاون:إلى جانب عقلية تركز على العمل الجماعي، ستحتاج أيضا إلى تزويد فريقك بالأدوات المناسبة لتعزيزها التعاون في مكان العمل وبعد المستندات المشتركة وأدوات المراسلة وأدوات إدارة العمل التعاونية هي مكونات أساسية لإجراء عمل فريق افتراضي.
احتفظ بهذه العناصر الرئيسية في الاعتبار عند إدارة فريقك البعيد، ولكنها تعرف أيضا أن هناك عوامل إضافية تبني الأساس لفريق افتراضي ناجح. إليك جولة من نصائحنا المفضلة لاستئجار وتقيئة فريقا عن بعد متعاونا للغاية وأداء جيدا.
1. استئجار الفريق المناسب
استئجار عن بعد يفتح عالم جديد تماما من الفرص والتحديات. لم تعد تقتصر على العثور على أشخاص في منطقتك ويمكنهم الاستئجار من تجمع موهوب أكبر بكثير. ومع ذلك، فإن الفرق المشتتة جغرافيا يجب أن تعتمد على أكثر من موهبة فقط. يتعين على أعضاء الفريق إظهار مهارات الاتصال الممتازة وأن تكون مكتفية ذاتيا، وقيادة النتائج، وقادرة على إبقاء نفسها متحمسة في بيئة معزولة.
أسطورة أن الفرق الافتراضية أقل إنتاجية من الفرق التقليدية قد تم ضبطها أثناء الوباء. حقيقة،75٪ من الناسأبلغ عن كونها أكثر إنتاجية أو أكثر أثناء العمل من المنزل.
للعثور على الأشخاص المناسبين لفريقك الافتراضي، اطلب أسئلة محددة حول أخلاقيات عملهم أثناء المقابلة للحصول على شعور أفضل بما إذا كانوا سيعملون جيدا في عالم بعيد أم لا. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:
لماذا تفضل العمل من المنزل؟
ماذا تحتاج في مساحة عملك البدنية لتكون منتجة؟
كيف يمكنك البقاء مركزا على مهامك؟
كيف تغلق من العمل في نهاية اليوم؟
يجب عليك أيضا النظر في حجم فريقك. فكر في الفريق الرياضي - في معظم الألعاب الرياضية، تتكون الفرق من خمسة إلى 12 لاعبا في هذا المجال. بمجرد إضافة المزيد من أعضاء الفريق (في العمل أو في الرياضة)، فإنك تخاطر بأن يشعر الأفراد بأنهم يشعرون بأن مساهمتهم في مشروع لا يهم أكثر من ذلك بكثير. هذا التأثير يسمى التسكع الاجتماعي وهو سبب وجيه للحفاظ على الفرق إلى ما يقرب من 10 أعضاء أو أقل.
2. إنشاء تجربة شاملة على متن
أعضاء الفريق الظاهريهي حديقة الكرة مختلفة تماما من الناس في إعداد مكتب. سيتعين عليك إنشاء فرص لأعضاء جدد للتعرف على زملائهم لأنهم لن يديروا بعضهم البعض في الرواق.
فيما يلي بعض الأفكار لإنشاء تجربة أكثر لا تنسى، شاملة على التنازل عن استئجار البعيد الخاص بك:
إرسال حزمة ترحيب:لجعل العضو الجديد يشعر بالرحاة وبناء الإثارة حول الانضمام إلى شركتك، فكر في إرسال حزمة ترحيب عبر البريد. سواء كان ذلك قدما مع شعار الشركة، فإن بطاقة هدية للقهوة، أو مجموعة من القرطاسية ذات العلامات التجارية ذات العلامات التجارية، ستقدر الإيماءة.
الحصول عليها إعداد:إلى جانب إرسال الهدايا، تأكد من أن عضو فريقك الجديد مجهز بكل ما يحتاجه قبل تاريخ البدء. سواء كان ذلك كمبيوتر محمول، أو معلومات تسجيل الدخول الجديدة، أو الهاتف، فاحصل عليها في الوقت المحدد حتى يتمكنوا من البدء على الفور.
زوجهم مع معلمه: أ برنامج التوجيههناك طريقة أخرى للتأكد من أن عضو فريقك الجديد يشعر بالرحاة. يمكن للموجهين الإجابة على جميع أنواع الأسئلة التي قد لا تشعر بها المستأجرات الجديدة مريحة مطالبة مديرها وهي استراتيجية كبيرة لتقليل متلازمة المقاومة.
وفقا لأبحاثنا، تقريباثمانية من 10 استئجار جديدةذكرت أنهم شهدوا إحساسا بالشك الذاتية المرتبطة بإنجازات عملهم في عام 2020. يمكن أن يزيد وجود شخص معين للدردشة مع الأسئلة والبدلة لصالح الثقة التي يواجهها عضوا جديدا خلال الأشهر القليلة الأولى في الوظيفة. يمكن للموجهين أيضا أن تعمل أيضا كأدلة عندما يتعلق الأمر بفهم ثقافة الشركة.
3. بناء ثقافة شركة قوية
الثقافة التنظيميةيتكون من أهداف عملك وقيم الشركة والأشخاص والأشخاص الذين يلمسون. تتيح لك ثقافة شركة قوية بناء ممارسات موجهة نحو الفريق، وتقليل الاحتكاك بين أعضاء الفريق، وضمان مساحة عمل شاملة، وتوصيل كل ما تفعله مرة أخرى إلى مهمة شركتك. عن طريق تحديد الأهداف المشتركة ومشاركةبيان واضح في الرؤية، سوف تغذي نتائج الأعمال بشكل فعال وصحة مؤسستك.
تظهر الدراسات الحديثة أنه على الرغم من عدد متزايد من الفرق التي تعمل عن بعد خلال الوباء، تظل ثقافة الشركة عاملا مهما في ما إذا كان شخص ما ينطبق على الوظيفة أم لا. حقيقة،وبلغ 86 ٪.إن ثقافة الشركة هي عامل مهم للغاية في قرارهم.
يمكن أن يشعر فريقك ثقافة قوية بالشركة ولكنه يظهر أيضا من خلال العمل الذي يقدمونه وفي طريقة عرض مؤسستك من الخارج. سيقوم المرشحون المحتملون بالتحقق من وسائل التواصل الاجتماعي ومواقع المراجعة الوظيفية والمعلومات الموجودة على موقع الويب الخاص بك للحصول على شعور بثقافة شركتك. إذا كنت توظف حاليا، فتأكد من أن هذه القنوات تعكس الثقافة التي قمت بإنشائها!
4. تحديد عمليات العمل بوضوح
كجزء من عملية Onboarding (أو الانتقال إلى شركة نائية)، يجب عليك تحديد العمليات بوضوح. العمل من المنزل يعطي حرية زملائك في الفريق من المحتمل أن يختبرون في بيئة مكتبية. في حين أن هذه الحرية رائعة وجزء من السبب في أن فريقك يعمل عن بعد، فإن الافتقار إلى التفاعل وجها لوجه يمكن أن يخلق أيضا سوء فهم ومخطأ.
هناك العديد من المجالات التي يجب أن تكون فيها عمليات العمل والقواعد بوضوح. على سبيل المثال، منذ44٪ من العمال عن بعدلا تجد أنه من الضروري الحصول على ارتداء مكالمة فيديو، قد ترغب في إعداد بعضآداب العملللاجتماعات عبر الإنترنت.
إلى NIP سوء القسم والمحادثات المفقودة في برعم، واستخدامخطة تواصللتحديد بوضوح القنوات التي تستخدم لأي نوع من الاتصالات. الركود أمر رائع بالنسبة للمحادثات السريعة أو المحادثات الخاصة ولكن من المحتمل أن يتم إبلاغ الأسئلة الخاصة بالمشروع في وثيقة أو برامج مشتركة.
وفقا ل 2021تشريح مؤشر العمل، ينفق 60٪ من وقت الشخص في العمل على العمل حول العمل (على سبيل المثال، الاتصالات حول العمل، والبحث عن المعلومات، والتبديل بين التطبيقات، وما إلى ذلك). كل ذلك الوقت الذي يقضيه في المهام الدوائية المتكررة بدلا من العمل المهرة يمكن أن يؤثر سلبا على أداء فريقك. تحديد عمليات العمل بوضوح يمكن أن تقلل من كمية العمل عن العمليجب على فريقك التعامل معه.
5. التواصل بشكل فعال
لقد سمعنا جميعا بسحر الإفراط في الاتصال. في حين أنه من الرائع أن نتأكد دائما من يعرف الجميع ما يجري، يمكن أن يكون أيضا متعبا. بدلا من الإفراط في التواصل، ركز على التواصل بشكل فعال.
اسأل نفسك إذا كان من الضروري تقديم ملاحظات حول شيء ما أو إذا كنت تستطيع الوثوق بالشخص المسؤول عن التعامل معه دون إدخالك. النظر في ما إذا كان سيؤديك حضور الاجتماع أو الحاضرين الآخرين أو إذا كنت تستطيع أن تقرأ فقط من خلال الملاحظات بعد ذلك. والأهم من ذلك: تأكد دائما من أن القيمة التي تضيفها إلى مشروع تفوق القيمة الأخرى التي يمكن أن تقدمها مع وقتك.
عند طلب إدخالك أو حضورك، يمكنك التواصل بفعالية عن طريق:
قطع إلى مطاردة. إعطاء ملاحظات بمحبة ولكن بصراحةوبعد يؤدي دائما إلى افتراض أن الجميع في فريقك يعطي قصارى جهدهم. عندما لا يلبي شيء ما توقعاتك أو معايير المشروع، امنح ردود فعل واضحة وبناءة حتى يعرفوا كيفية تحسين عملهم.
حلقات في أعضاء الفريق ذي الصلة فقط.إذا لم تكن شعاعا منه قادرا على مساعدتك في حل مشكلتك، فلا تسهم في صندوق الوارد الذي يفيض بالفعل.
توفير التواريخ.تأكد من أن كل مهمة أو مشروع لها تاريخ مرتبط بتجنب التعلق في حلقة المتابعة.
إرسال جداول الأعمال.الاجتماعات هي طريقة أكثر كفاءة وممتعة عندما يكون هناك جدول أعمال لمتابعة. يسمح لأعضاء فريقك بفهم ما سيتم تغطيته وكم من الوقت سوف يستغرق الاجتماع. للبدء، حاول لدينااجتماع قالب جدول الأعمالوبعد
لا تقلل من عدم وجود إشارات مرئية وكلية الجسم الافتراضية التي تتعامل معها. قم بالتواصل مع زملائك في الفريق على أساس منتظم للتأكد من أن الجميع يشعرون بأنهم جزء من الفريق وسوء الفهم يمكن تجنبه.
6. تواصل مع أعضاء فريقك
لا يجوز لك الحصول على مساحة مكتبية حيث يمكنك التجمع شخصيا، ولكن لا يزال بإمكانك إجراء اجتماعات افتراضية للتواصل مع بعضها البعض. منتظم 1: 1 اجتماعات، فواصل القهوة الافتراضية، وساعات سعيدة ستساعد فريقك على التعامل مع أي عزل افتراضي.
ليس عليك تقليل تلك التفاعلات الشخصية للمكالمات الممتعة. جعل الوقت للحصول على محادثات عارضة في بداية الاجتماع تماما كما لو كنت في المكتب. سيساعدك خمس دقائق من الدردشة حول خطط عطلة نهاية الأسبوع، أو لعبة كرة القدم لطفلك، أو أول مرة الكلب في المرنة تساعدك في التواصل مع فريقك على مستوى شخصي وإنشاء بيئة عمل دافئة ورعاية.
ألعاب بناء الفريقهي طريقة رائعة أخرى للحصول على فريقك بالكامل. سواء كان ذلك كاسحة لاسلكية سريعة في بداية مؤتمر فيديو، أو ليلة توافه شهرية، أو ورشة عمل مدفوعة من الشركة - إنها التبادلات الشخصية الصغيرة وفرص ترابط الفريق التي تعوض عدم وجود تفاعل وجها لوجه بشكل يومي.
7. تحفيز فريقك الافتراضي
من الناحية المثالية، يتكون فريقك الافتراضي من أشخاص رائعين في الحفاظ على مساءلة وتحفيزهم. ومع ذلك، حتى أكثر عدد أعضاء الفريق الأكثر ما يكفي يحتاج إلى التشجيع في كل فترة.
للحفاظ على فريقك الافتراضي يشارك وتحفز، تحتاج إلى منحهم شعور بالغرض. سيشعر فريقك بأكثر توصيلا بالمشروع والمنظمة عندما يكونون على دراية بعثة شركتك. سيحتاجون أيضا إلى فرص للنمو والتعلم أنهم يشعرون بأنهم يتقدمون في حياتهم المهنية.
احتفل أعياد الميلاد، والاحتفال بعمر العمل، والمعالم الهامة لترك فريقك يعرف أنك تقدرهم وعملهم. قم بإنشاء فرص زملاء الفريق لتقدير بعضهم البعض مع الهدايا الصغيرة أو الحصول على الصراخ من قبل مديرهم لتعزيز الثقة. كل هذه الأشياء يمكن أن تسهم في سعادة فريقك وتأثير أدائها.
8. كن في اعتبارك مناطق الزمن
إن إحضار فريقك معا للمشاريع، ومكالمات الفيديو، والساعات السعيدة الافتراضية رائعة ولكنها تكون في اعتبارك مكان وجود أعضاء فريقك بعيد. إذا كان لديك أعضاء فريق عبر مناطق زمنية مختلفة، فاكتشف ما هو أفضل وقت للاتصال.
على الرغم من أن الفرق البعيدة أكثر مرونة، لا يزال بإمكانك تزويد فريقك بأجوال العمل الأساسية (على سبيل المثال، 11 صباحا إلى الساعة 3 مساء). خلال ساعات العمل الأساسية، يجب أن يكون الجميع عبر الإنترنت ومتاح لزملائهم في الفريق (بصرف النظر عن استراحة الغداء). الدراسات تظهر ذلك74٪ من العمالنعتقد أن مفهوم الساعات الأساسية يساعد الفرق البعيدة.
لتقليل الاحتكاك بين زملائه في الفريق، لا يجوز جدولة اجتماعات قبل بدء ساعات العمل الأساسية للجميع أو بعد انتهائها. من الناحية المثالية، لا يجب أن يستيقظ أي شخص إضافي في وقت مبكر أو البقاء في وقت متأخر إذا كانت هناك أوقات أفضل خلال اليوم للاتصال. إن عدم اعتباره لجدول العمل للجميع سيظهر فريقك الذي تقدره وقتهم والسماح لهم بميزان صحي - حياة حياة.
هذا يمكن أن يصبح تحديا خاصة مع الفرق العالمية. في UDN مدير المهام ، نبذل قصارى جهدنا لجعل الجميع يشعرون بتضمينه بواسطة الجدولةتناوب الاجتماعات المتكررةوبعد على سبيل المثال، إذا كان الفريق بأكمله يجتمع مرة واحدة في الأسبوع، فسوف تبديل أوقات الاجتماع كل أسبوعين بين الصباح في الولايات المتحدة وبعد الظهر في الولايات المتحدة. هذا يتيح لأعضاء الفريق مقرها في أوروبا الانضمام إلى أسبوع واحد بينما يمكن لأعضاء فريق APAC مشاهدة الاجتماع المسجل في وقتهم والعكس صحيح.
في نهاية اليوم، ما هي التهم في أنك تبذل قصارى جهدك لإيجاد روتين اجتماع يعمل في فريقك. يمكنك حتى النظر في يوم أسبوعي خالي من الاجتماعات لإعطاء فريقك استراحة من الاضطرار إلى العمل حول المكالمات وفرصة للمرة الأولى دون انقطاع.
9. الاستفادة من الأدوات للعمل عن بعد
إذا لم تقدم فريقك بالأدوات التي يحتاجون إليها للتواصل والعمل معا بفعالية، فلن يكون لدى فريقك الافتراضي فرصة للنجاح. في عالم سريع الخطى، لن يقوم إرسال المستندات ذهابا وإيابا عبر البريد الإلكتروني إلى قطعه. استفد من المنصات التفاعلية والبرامج مثل مستندات Google أو UDN مدير المهام التي صممت مع تعاون الفريق الافتراضي في الاعتبار.
10. تنظيم اجتماعات وجها لوجه
أخيرا، لا تقلل من أهمية اجتماعات وجها لوجه. إذا كان ذلك ممكنا، فحاول إحضار فريقك إلى الأحداث الشخصية على أساس منتظم. إذا كانت زملائك في الفريق موجودون على مقربة، فقد يكون هذا ممكنا كل أسبوع أو مرة واحدة في الشهر. إذا تم توزيع فريقك عبر دول مختلفة، والبلدان والمناطق الزمنية، فيمكنك تقديم اجتماعات محلية للمجموعات الأصغر أو احصل على الجميع من أجل الحدث الأكبر (على سبيل المثال، أولي الصيف، وحفلة العطلات، أو أي حدث آخر).
في حين أن جلب فريقك معا شخصيا يمكن أن يكون مستهلكا باهظ الثمن والوقت، فإن حدث واحد على الأقل في السنة يمكن أن يفعل عجائب فريقك. إن التجمع بين الأشخاص يمكنهم بناء الثقة، وتعزيز العلاقات بين زملائه في الفريق، وزيادة مشاركة الفريق.
فوائد وتحديات الفرق الافتراضية
تسمح الفرق الافتراضية للمؤسسات بتغطية جهودها التوظيف وإيجاد أفضل المرشحين من تجمع موهب كبير. ومع ذلك، نظرا لأن أعضاء الفريق لا يشاركون مساحة مكتبية، فهناك عدد من التحديات التي يمكن أن تنشأ مع فرق افتراضية.
ولكن مع الإدارة المناسبة وعقلية إيجابية، يمكن للقادة تحويل تحديات العمل مع فريق افتراضي في الفرص.
برو: فريقك أكثر مرونة
واحدة من أكبر الامتيازات للفرق الافتراضية هي المرونة التي تأتي مع العمل من المنزل. ما لم يكن فريقك يحمل الكثير من مؤتمرات الفيديو، فقد يكونون قادرين على تجنب وضع الملابس المهنية والاستمتاع بالعمل في Sweatpants وقميص مريح.
فريقك هو أيضا أكثر مرونة عندما يتعلق الأمر بإنشاء جداول العمل الخاصة بهم. يمكنهم الاستيقاظ مبكرا واحصل على العمل بعيدا عن الطريق قبل أن يعود أطفالهم إلى المنزل من المدرسة أو العمل في وقت متأخر من الليل إذا كان هذا هو الوقت الأكثر إنتاجية في اليوم.
يمكن لفريقك العمل من مطبخهم، أو الذهاب إلى مقهى، أو يجتمع مع العمال عن بعد الآخرين في الفضاء المشتبكي. قد تتاح لهم الفرصة للانتقال إلى مدينة أحلامهم. الاحتمالات لا حصر لها.
يخدع: تصبح المنازل مكاتب
في حين أن بعض زملائك في الفريق قد يتمتعون بالقدرة على بدء يومهم من خلال الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني من السرير، إلا أنه يمكن أن يكون أيضا تحديا للعمل من المنزل. إلى جانب العزلة قد يواجه فريقك دون وجود زملائه في الفريق، فقد يواجه البعض أيضا مستوى أعلى من الانحرافات في منازلهم.
هناك الأطباق القذرة في الحوض، القط الذي يحتفظ بالمشي على لوحة المفاتيح، والطفل في المنزل من المدرسة ويحتاج إلى الغداء على الفور، كل هذه العوامل يمكن أن تجعل العمل من المنزل تحديا. عندما لا يكون هناك مساحة مكتبية للهروب منها، قد يكون من الصعب إدارة هذه لبعض زملائك في الفريق.
ضع في اعتبارك أن كل شخص لديه رفاهية غرفة منفصلة في منزلهم يمكن أن تعمل كمساحة مكتبهم. يمكن أن يكون تفصيله في نهاية اليوم صراعا للفرق الافتراضية، خاصة إذا كانت مساحة عملها تنفذ مع مساحة معيشتهم.
برو: أنت توفير الوقت والمال
الوقت الذي يحفظ فريقك من خلال عدم التنقل إلى المكتب كل يوم يمكن إنفاقه مع أسرهم وأصدقائهم، والهوايات المزروعة، وإعادة شحن من العمل.
عدم وجود مساحة مكتبية توفر أيضا أموال شركتك. لم تعد مؤسستك بحاجة إلى دفع ثمن مساحة مكتبية أو توفير وقوف السيارات أو التنقل لأعضاء الفريق.
يخدع: عليك أن تعمل حول مناطق زمنية مختلفة
في فريق مشتت جغرافيا، يمكن أن تكون زملائك في الفريق في أي مكان. يمكن أن تنشأ مشكلات الاتصال والتعاون عندما لا تكون مدركة مناطق زمنية مختلفة وجداول العمل في زملائك في الفريق.
إذا كنت لا تقترب من اتصال الفريق الافتراضي بهدف، فإن سوء الفهم يمكن أن تعقد المشاريع والأعمال اليومية. تأكد من إعطاء اتجاهات واضحة واستخدام أداة تحافظ على اتصال الجميع وعلى نفس الصفحة حول مشاريعك.
إعطاء الأولوية للاتصال والتعاون
سواء كنت تدير فريقا افتراضيا أو تقليديا، ركز على اتصال واضح، تعاطف مع زملائك في الفريق، ومثالا يحتذى بهلتعزيز بيئة عمل صحية.
